Тайм-менеджмент: конспект
После парочки недавних тем, решила поделиться. Конспект писала сама для себя пару лет назад.
Вдохновением послужил однодневный тренинг (Core Business School), актуальности вроде как не утратило.
Применимо: везде.
1. Отдых.
Вроде как все очень просто, но о простом чаще всего надо себе напоминать. Задерживаться на работе, игнорировать обед, недосыпать — это не трудоголизм, а идиотизм. Организму необходим отдых, усталось же снижает эффективность, увеличивает риск неправильного решения. К тому же, задержки и переработки — это признак собственной неорганизованности.
Для отдыха — сменить вид деятельности. Если вы только что читали что-то по работе, а тут решили на 5мин. отвлечься на новости — это не отдых, т.к. организму все равно новости в какой сфере вы читаете. Если вы только что говорили с заказчиком, а потом позвонили маме — это опять-таки тоже самое. Напряжение не снимается, а растет. Как снять? Выйдите на улицу, помахайте руками. Закройте и расслабьте глаза, поделайте что-то другое в принципе а не по содержанию.
2. Самая острая память тупее самого тупого карандаша.
Не нужно запоминать свои дела. Вообще. Не забивайте свою оперативную память, она должна быть свободна для того чтобы было чем думать. Что кому должен — записать: ежедневник, календарь, задачи Outlook, средств много.
3. Лучшее время — утреннее (у каждого свое утро, да).
Рекомендация такая: до 12 — зона своего функционала. Решать тяжелые задачи, которые требуют времени и концентрации. По возможности не отвлекаться и не давать себя отвлекать. С 12 до 15 — подвижная зона. Сюда лучше вынести всю беготню, консультации с коллегами, встречи. Как раз чтоб не заснуть после обеда. На вечер остаются совещания, подготовка к отчетам и пр.
Утреннее время фигней не забивать, даже если «хочется поскорее с себя спихнуть».
4. Планирование по контекстам.
Жесткий график как правило в наших условиях просто не работает. Планирование — по месту, по человеку, по обстоятельству. Простой пример — список вопросов к шефу. Они возникают в течение недели — записать, и при случае задать их все сразу. Сэкономив тем самым и свое и его время.
5. Задачи по времени.
Жесткие, гибкие и бюджетируемые. Последние из списка — значит не срочные, но тем не менее важные, которые требуют времени. Время на них нужно выделять обязательно, как на жесткую задачу, например — два часа ежедневно. Иначе — приходит срок и начинается пожар. Мелочь, которая поджимает по срокам, не должна съедать весь день. Мало того — часто ее вообще можно не делать.
6. Обязательный воздух.
Всегда иметь запас по времени между жесткими задачами. Если есть уже встреча на 10.00, не нужно назначать вторую на 11.00 — должен быть достаточный разрыв. Свободное время всегда можно заполнить мелочевкой, а спешки и «трудовых подвигов» лучше не допускать вообще. Проверка на реалистичность — 40% «воздуха» в течение рабочего дня.
7. Формулировка имеет значение.
Активный глагол + результат.
Задачи формулировать самому себе четко. Не «позвонить Петрову» (смотришь потом и думаешь — о чем это я должен был поговорить с Петровым?), а например «узнать у Петрова то-то».
Про тему писем — как оказалось, в некоторых компаниях внутренними правилами официально регулируется что письмо без темы может быть удалено без прочтения.
8. Отсеивать лишнее.
Это больше даже не к тайм-менеджменту а к «приемам управленческой борьбы» — но тем не менее. «Нет» всегда нужно говорить четко.
Не распространяясь в объяснениях, т.к. объяснение — это слабая точка, всегда можно начать переубеждать. Не перенося на потом — лишняя надежда. Не перебрасывая мяч, в духе «а если то-то, то я сделаю». Если вы не хотите и не должны что-то делать — просто откажите.
Дать надежду и не оправдать ожидания — это обман. Даже если вы даете эту надежду неосознанно. А четкость формулировок — это просто и честно. Не хотите обидеть? Можно смягчить комплиментом, или же проявить внимание, но уже после отказа.
27 коментарів
Додати коментар Підписатись на коментаріВідписатись від коментарів