Договор аренды офиса: где искать подводные камни?

Рано или поздно каждый ІТ-бизнес «вырастает» до уровня, когда работа на дому или в коворкинге перестает быть эффективной. Как правило, это происходит тогда, когда в портфеле появляются крупные клиенты, проекты которых требуют постоянной, системной и слаженной работы большой команды. Эффективность работы по таким проектам достигается часто не только благодаря хорошим техническим скиллам, опыту и качественному управлению, но и через размещение команды в едином офисе, где каждый имеет возможность в любой момент коммуницировать друг с другом. Соответственно встает вопрос о том, чтобы снять офис в аренду.
На первый взгляд, процедура аренды выглядит очень просто: нужно найти подходящее помещение, подписать договор аренды, сделать ремонт (если нужно) и заехать. В то же время, как показывает практика, начинающие ІТ-предприниматели часто сталкиваются со сложностями, заключая свой первый договор аренды офиса. Собственно о некоторых из них, мы решили рассказать.

«Зачем мне возиться с этими бумажками?»
Начнем с простого, нужно ли вообще оформлять договор аренды. Часто, особенно, когда речь идет о небольших или начинающих ІТ-компаниях или startup-проектах, отношения между ними и арендодателем строятся на полуформальных началах. Желая сэкономить на налогах или на юристах, арендодатель и арендатор не подписывают договор и устно договариваются об условиях сделки. И вроде все бы ничего. ІТ-компания пользуется помещением, а его собственник получает арендную плату. Все довольны. Но в этой ситуации, по классике жанра, есть 2 новости — хорошая и плохая.
Хорошая заключается в том, что даже если арендодатель и ІТ-компания договорились устно и не подписали «бумажный» документ, договор все-таки считается юридически заключенным, вполне действительным и даже обязательным для сторон. Плохая новость: если Вы поссоритесь с арендодателем, когда последний запамятует и попросит у Вас арендную плату в 2 раза выше согласованной ранее или сделает вид, что никому и ничего в аренду не сдавал, то доказать в суде свою правоту будет проблематично и необходимо искать доказательства своей позиции: какие-либо документы, звуко- и видеозаписи. «На слово» суд в таком случае верить не имеет права в силу прямого запрета, установленного законом (ст.218 Гражданского кодекса Украины).
Таким образом, чтобы Ваша команда не осталась на улице в самый не подходящий момент, у Вашего арендодателя не развилась амнезия и, при необходимости, Вы могли отстоять свои права в суде, договор аренды необходимо все-таки подписать.

«Особый случай»
Отдельно надо обратить внимание на те случаи, когда попадается ориентированный на клиента арендодатель: предлагает невысокую цену и готов ее зафиксировать на длительный срок. В такой ситуации договор тем более необходимо изложить на бумаге и подписать. Но не всегда этого достаточно. Если срок, на который Вы заключаетесь с арендодателем, составит 3 года или больше, то:
- договор должен быть не просто подписан на бумажном носителе, но и обязательно удостоверен у нотариуса. Если это не сделать, то договор будет считаться изначально недействительным;
- право аренды по договору должно быть зарегистрировано у нотариуса или в Государственной регистрационной службе. Если это не сделать, то можно попасть в ситуацию, когда платить арендную плату по договору Вы обязаны, а вот права на помещение у Вас нет, поскольку они юридически возникнут только с момента государственной регистрации.

«Чего бы такого сочинить...»
Чтобы договор аренды офиса считался заключенным необходимо согласовать ряд обязательных по законодательству условий (i.e. существенные условия договора):
- что передается в аренду (описание, адрес нахождения, этаж, площадь, кому принадлежит);
- на какой срок передается в аренду (меряется любым удобным форматом — дни, недели, месяцы, годы);
- какой размер арендной платы (может устанавливаться в иностранной валюте, но оплачиваться только в гривне) и когда происходит ее индексация;
- как должны использоваться амортизационные отчисления (лучше написать, что «на усмотрение арендатора» и забыть об этом положении);
- как и в каком виде нужно вернуть арендодателю помещение.
Отсутствие хотя бы одного из них в договоре формально может спровоцировать у Вашего арендодателя новый приступ «амнезии», поскольку юридически договор будет считаться незаключенным — никто никому и ничего не должен.

«... опять на те же грабли ...!!!»
Подписывая договор аренды офиса необходимо помнить о некоторых подвохах, заложенных в законодательстве в виде некоторых правил по умолчанию.
Во-первых, Вы как арендатор обязаны обеспечивать текущий ремонт помещения за свой счет. Как результат, если у Вас в офисе сыпется потолок, прорвало трубу или отваливается плитка, то чинить все это придется Вам самим или нанятому Вами подрядчику. Арендодатель по умолчанию делать этого не обязан.
Во-вторых, необходимо строго соблюдать срок возврата помещения арендодателю. Если этот срок нарушить, то в силу прямых предписаний закона есть риск того, что Вы будете должны за период просрочки тройную арендную плату. Дело в том, законодательство дает арендодателю право как получить арендную плату за время невозврата, так и неустойку в размере двойной арендной платы (ст. 785 Гражданского кодекса Украины).
В то же время, оба эти правила по умолчанию могут быть отменены или изменены в договоре аренды. Поэтому при заключении договора следует обратить внимание, что в нем сказано на счет этих двух положений. Если ничего, то есть повод поработать над текстом, чтобы обезопасить себя в будущем от «неожиданных» требований арендодателя.

Договор аренды офиса является одним из первых и базовых юридических документов, с которыми сталкивается ІТ-бизнес. К его составлению можно подойти по разному: скачать template в Google и самому доработать текст или привлечь юриста для разработки договора. Важно, чтобы договор был подписан и содержал все существенные условия. Если в ходе заключения договора Вы засомневались, можно или нет включать какое-либо положение в договор, лучше включите. Как показывает практика, в последующем убедить арендодателя изменить условия договора аренды офиса бывает крайне проблематично.