×Закрыть

Когда риск ивент-формата оправдан

Меня зовут Эллина Медынская, более 5 лет занимаюсь организацией мероприятий в самых разнообразных сферах и форматах. На текущий момент я — консультант по маркетингу и PR в GlobalLogic, ранее занималась международным сотрудничеством и позиционирование, в том числе работала во время реформ в ХНУРЭ. В феврале этого года меня пригласили в качестве менеджера по организации мероприятий и связям с общественность, в молодежный проект «Ukrenergo Laboratories». Компания поддержала это мое начинание, которое реализовывала помимо основной деятельности в ИТ, и вдохновляла на реализацию таких массовых ивентов, прокачки профессиональных скиллов.

Выбор рискованного формата

Всегда в ивент-менеджменте, планируя очередное мероприятие — отталкиваешься от целей, аудитории и планируемого контента, а после используешь старые проверенные форматы ивентов. Мы редко рискуем, ведь организация мероприятия — это уже огромный риск, как финансовый, так и репутационный. Но так же хочется креатива! Форумом (пусть даже с особенными спикерами) или конференцией (даже с самой актуальной темой) все сложнее удивить, а тем более запомниться, передать заряд мотивации и энергетики на длительное время, волшебный «пинок» на ближайшие несколько лет.

Этот формат ко мне пришел не из ниоткуда, но глубоко вошел в профессиональную жизнь. Проведение на протяжении всей ночи до самого утра 9 часового образовательного нон-стоп small-talks от харизматичных профессионалов своей индустрии. Идея не уникальна, но неожиданная и неформатная. Большинство же считает, что ночью нужно спать, обучение в это время невозможно. Я посчитала иначе и не прогадала. И вот уже более 1500 человек из 13 областей Украины оценили этот формат во время «Ночи Стартапов» и «Ночи Энергетики» в Харькове, Киеве и Львове.

С чего все началось

Впервые двери национального университета открылись для харьковской молодежи до утра — приблизительно с такими заголовками выходили релизы во всех городских сми. Год назад с 21.00 до 6.00 ребятам было предложено создать с нуля landing page своего проекта. Все довольно просто — эксперт показывает как делать, ребята повторяют и на утро получают не только пошаговые инструкции, но и основной инструмент для продаж.

Идея этого ивента пришла к нам от студентов ХНУРЭ. Они и не надеялись, что смогут получить когда-либо поддержку администрации университета и реализовать эту идею, ведь она требует решения многих организационных вопросов. Например, у каждого участника должен был быть с собой ноутбук и постоянная возможность для его заряда. Даже в университете радиоэлектроники возникли вопросы пожарной безопасности, а о количестве переносок и говорить не стоит. Кроме того — точки питания. Кто сталкивался знают, в государственном учреждениях не так просто организовать дополнительную смену, завоз продуктов, а подписание договора с внешним подрядчиком — головоломка на добрых несколько месяцев. Охрана, ее усиление, скорая — мы во всем ребятам помогли, в т.ч. и с привлечением участников.

Неожиданно для всех, на призыв зарегистрироваться откликнулось более 2000 человек. Далее пришлось проводить достаточно жесткий конкурсный отбор — наша самая большая аудитория вмещала лишь до 300 человек.

Столько горящих глаз от мотивации и желания узнать что-то новое я никогда не видела. Фото знаковое — это 2 ночи. По итогам захотелось сделать неординарный ивент еще раз, но в этот раз прокачать soft-скиллы и дать ребятам то, что не дает ни один ВУЗ за все время обучения в такой концентрации — познакомить с успешными практиками и дать заряд, толчок к последующему развитию и реализации идеи.

И ответ пришел сам — у ребят же много идей, но вот что с ними делать они не знают, а тем более как создать из идеи продукт и вырастить собственный бизнес. Это стало основной для появления ночь стартапов.

12 экспертов, стены ХНУРЭ (что дает дополнительную загадочность), студенты из 29 университетов города, активная молодежь и предприниматели.Итого — ребята сидели даже в проходах, ведь мы собрали более 370 человек, а регистрация ушла далеко за отметку в 600. Об ивенте написали все новостные агентства Харькова — ведь еще никогда не было такого, чтобы топ-менеджеры, бизнес-ангелы, самые успешные украинские стартаперы как очно, так и по скайпу из 4 стран мира делились с молодежью своим опытом, знаниями и энергией на протяжении всей ночи. Мероприятие имело свое продолжение в двух битвах стартапов, где проекты оценивались 12 реальными инвесторами,а сотрудничество с победителями продолжилось после участия в битве.

Таким образом стало ясно — формат не только привлекает внешних наблюдателей, представителей СМИ, участников, спикеров — он вполне, и даже более чем, реализует поставленные цели — обучение и мотивация, но еще и дает ребятам возможность установить контакт с успешными мира сего.

Выход на национальный уровень

И да, мероприятие стало известным за пределами Харькова, тем более в комплексе со всеми проектами, которые мы сделали за 1 год в ХНУРЭ. Подробнее можно увидеть в этой презентации. После ухода из университета, было предложено реализовать еще более амбициозный проект. Государственное предприятие НЭК «Укрэнерго» анонсировало в декабре 2016 года комплексную программу по привлечению студентов к реформированию и развитию электроэнергетической отрасли — создание инкубатора идей «Ukrenergo Laboratories». Фактически проект имеет цель аккумулировать идеи, стартапы и заниматься выработкой решений в сфере энергетики и на стыке индустрий. Т.е. проекты и решения, которые отвечают текущим или будущим потребностям «Укрэнерго» и отрасли в целом, будут реализованы компанией. Наиболее талантливые ребята — студенты и аспиранты разных областей знаний, молодые специалисты и предприниматели получат приглашение на работу или попадут в кадровый резерв крупнейшей энергетической компании.

Нас же пригласили в качестве внешних консультантов для создания и реализации программы мероприятий по мотивации, обучению и конкурсному отбору лучших. В качестве первого этапа, призванного привлечь внимание к индустрии, направлениям электроэнергетики, ее позиционированию среди молодежи и выявления самых мотивированных — идеально подошел формат Ночи.

Второй этап — школа прикладных навыков. Исходя из опыта «Битв стартапов» — ребята могут круто проработать техническую сторону своей идеи, но презентационные навыки, работа в команде, коммуникации — те направления, которые не даются в стандартной программе высшего образования, но которые так важны в карьере и бизнесе.

Третий этап — битва проектов и энергетический хакатон — призван помочь ребятам оттачивать презентационные навыки, научиться быстро принимать и находить решения, а также работать в условиях жесткой конкуренции. Победители получат шанс стать частью креативной команды ведущей электроэнергетической компании вне зависимости от возраста и сферы образования.

Энергетические ивенты

Для запуска инкубатора мы остановились на трех городах — студенческий центрах Украины, где выпускаются специалисты в самых различных областях, прежде всего — в электроэнергетике. Когда мы формировали географию проекта, мы рассматривали восемь городов, где есть большие энергосистемы. Но после приняли решение попробовать наш необычный формат пока на трех городах, собрать обратную связь, усовершенствовать этапы проекта. Даже в процессе реализации проекта мы в каждом городе придумывали что-то новое и уникальное, ведь аудитория очень неоднородна.

В трех мероприятиях приняло участие 59 спикеров топ-уровня страны и индустрий. В качестве специальных гостей проекта прочитать лекции были приглашены: Заместитель Министра энергетики и угольной промышленности Украины — Наталья Бойко, Экс-министр экономического развития и торговли Украины — Павел Шеремета, Экс-министр энергетики и угольной промышленности Украины — Владимир Демчишин; Исполняющий обязанности директора ОАО «Укрпочта» — Игорь Смелянский и многие другие. Программа была разделена на пять блоков: мотивирующие лекции, умные, карьерные, практические и лекции для тех, кто хочет изменить мир вокруг. Кстати,последний блок начинался около 5 утра. Таким образом, профессионалы передают свой опыт, делятся идеями и мечтами с молодежью. Ребята получают те знания, которые они не могли бы получить во время учебы, они знакомятся между собой, со спикерами, получают заряд мотивации и прикладные инструменты для реализации собственных идей в проекты и для построения карьеры.

Запуск проекта произошел в родном Харькове в ночь с 22 на 23 апреля. В то время у нас еще была задача — растопить снег. К сожалению, из-за него мы не смогли организовать выставку электрокаров до ивента. Кстати, эта Ночь началась интерактивным и зрелищным Тесла-шоу, а также выставкой в помещении самого экономичного автомобиля украинского производства от лаборатории скоростных автомобилей Lsa KHadi Харьковского национального автомобиле-дорожного университета.

В ночи приняли участие более 400 человек, а среди них и много студентов, молодых представителей и, даже, руководителей ИТ-компаний, стартаперов. В целом мы собрали 550 регистраций, участников из 3 областей страны и 29 вузов. Признаюсь честно, хоть город и родной, есть большая поддержка у университетов, студенческих организаций и дружба со СМИ — было достаточно сложно собрать такое большое количество участников — ощущалась специфика темы, но мы справились. Кроме этого вызова, был и личностный — модерация на протяжении 9 часов, не исключая решение организационных вопросов.

Находясь в Харькове, через месяц мы организовали «Ночь энергетики во Львове». Неформатом стало место проведения — помещение Львовской ратуши прямо в Большом сессионном зале. Локация сложная, т.к. не приспособлена к студенческим ивентам, но в этом и была некая загадочность — всю ночь провести в здании ЮНЕСКО с многовековой историей. Дата проведения была выбрана не случайно, в ночь с 10 на 11 июня для Украины начался безвизовый режим. Этим мы хотели показать — что в этот момент для молодежи все границы становятся открытыми, в том числе в государственные предприятия, а развитие и успешная карьера возможны в Украине.

Всех участников встречали на главном входе в Ратушу припаркованные на площади Рынок электромобили и мечта многих — Tesla, а в помещении Ратуши — Тесла-опыты от представителей Львовской Политехники. Мы даже подсветили небо Львова, запустив воздушные шары со светодиодами равное количеству участников ивента — 200 из 7 областей Украины. Что примечательно — во Львове процент оставшихся до утра был равен 70%, в Харькове — 60%.

В Киеве более 230 участников были выбраны на конкурсной основе среди полутысячи зарегистрированных из 13 областей Украины и 51 высшего учебного заведения. Для киевского мероприятия мы выбрали более молодежное место — креативный Fedoriv Hub. На удивление для нас самих — 90% зала осталось до самого утра, были и такие ребята, которые после Львова приехали к нам в Киев. Также мы расширили формат выставки электромобилей, включив автомобили украинского производства — итого 8 машин различных марок, также мы пригласили и Тесла-шоу, причем еще более интерактивное.

FAQ

Отвечу сразу на вопросы, которые мне задают относительно таких мероприятий:

1) Меня всегда спрашивают — почему ночью? И сразу добавляют — так же дешевле? Давайте думать логически. Выход персонала ночью — дополнительные затраты. Аренда помещения и оборудования, кейтеринг — это расходы, от которых не денешься никуда, вне зависимости от времени проведения, при этом в три раза больше кофе, чем для дневного форума. Дополнительные расходы — охрана. Я не говорю о жизненной энергии ивент-менеджера — днем сложно проводить, а ночью еще сложнее физически. Дополнительный расход времени — спикерам необходимо донести необычный формат и уговорить выступать, например, в 4 утра. Иногда спикеров приходилось даже отпрашивать у вторых половинок. Не забываем — участников тоже необходимо зажечь идеей синвестировать время не в ночной клуб или мирный сон, а в саморазвитие и знания, а это дополнительная контент-работа. Поэтому мой ответ — нет, так не дешевле в финансовом смысле, но явно «дороже» со стороны человеческих усилий.

2) Дальше идет возмущение — ночью? «Разве так можно чему-то научиться и что-то запомнить»? Мой ответ — а вы днем на лекциях никогда не засыпали? А интересная книга/фильм не увлекали вас так,что вы забывали о счете времени? Мы запоминаем то,что нам интересно, то, что близко нам эмоционально и ментально, то, что никогда в жизни мы больше не сможем ощутить или услышать, то,что говорят наши кумиры и люди, встреча с которыми еще раз маловероятна. Для этого в качестве спикеров мы всегда приглашали харизматичных, энергичных людей с неординарной подачей материала, с абсолютно практическим опытом, известных людей в своей сфере. Также для удержания внимания мы очень трепетно подходили к таймингу и формированию контента ивента — лекции по 20 минут, перерыв на кофе каждые 2,5 часа, больше интерактива с аудиторией. Из опыта — в 5 утра участники не только слушают, но и активно задают вопросы спикерам, и уже на следующий день активно требуют презентации выступлений, чтобы воплощать все услышанное в жизнь как можно скорее.

3) «Они наверно у вас к утру засыпают или расходятся»? Конечно же есть процент тех, кто уходит еще до полуночи. До утра, в зависимости от региона проведения ивента, доходило 60-90% аудитории. Никто в зале не спал, а в самое сложное «переходное» время 2-3 часа ночи мы успешно проходили благодаря самым интересным темам и позитивным спикерам с интерактивными методиками общения с залом во время выступления.

4) «Студентам может и интересно, но взрослым же наверно нет»? Мне сложно ограничить процент «взрослой» аудитории — мы никогда не ставили возрастных ограничений, мероприятия были доступны для всех, даже не брали плату за участие. Но наши спикеры с удовольствием откликались на наше нестандартное предложение выступить ночью с субботы на воскресенье часов в 3-5 ночи. Кроме того, когда мы проводили серию ивентов «Ночи энергетики» в Харькове, Львове и Киеве, к нам приезжало много экспертов отрасли специально посмотреть из других городов формат, пообщаться с коллегами.

5) «Это плохо для здоровья не спать всю ночь» — стандартное заявление, которое идет после предыдущих ответов. Ущерб организму гораздо больше наносит алкоголь и курение. Также ночные заведения предоставляют обширные возможности проведения ночи с субботы на воскресенье. Но самым большим аргументом я считаю здесь то, что в 99 случаях из 100 студенты пишут дипломы, курсовые и готовятся к экзаменам именно по ночам. Мозг молодого человека уже автоматически к курсу второму настроен на то, чтобы воспринимать максимум информации быстро и качественно именно в ночное время.

Могу еще добавить — усидчивость и присутствие на мероприятии так легче контролировать. Все-таки есть привязка к городскому транспорту — а это существенный плюс для любого ивента.

Что же дальше?

Следующим этапом проекта станет Soft Skills School — Школа прикладных навыков, для участия в которой среди участников «Ночи» в каждом городе будет отобрано 14 наиболее мотивированных и креативных. После этого в Киеве, Харькове и Львове будут сформированы по 2 проектные команды, которые будут готовиться к Битве проектов. Этот этап уже стартовал в Харькове, ожидаем продолжение тренингов от экспертов и тренеров ДП НЭК «Укрэнерго» во Львове и Киеве.

Относительно формата проведения Ночи — для меня теперь это явно действенный способ активизации и привлечения внимания молодых специалистов, а также формирования инициативной молодежи вокруг общей идеи. Поэтому, кому интересно привлечь в компанию и индустрию молодых, активных и энергичных — с удовольствием поделюсь секретами и опытом. Рискуйте и воплощайте свои, пусть даже самые неординарные, идеи в реальность!

LinkedIn
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Естественно профессионально.

нон-стоп small-talks от харизматичных

Это было краткое полное содержание текста. Просто добавь воды!

Подписаться на комментарии