Как автоматизировать HR и перестать тратить время на рутинные задачи

Здравствуйте! Меня зовут Наталья Онищук. Я управляющий партнер компании SMART business и одна из создателей продукта SMART HCM & LMS. Сегодня хочу поделиться с вами опытом работы над системой, которая смогла автоматизировать львиную долю HR-задач.

Накануне выхода этой статьи мы выпустили новый релиз продукта SMART HCM & LMS, в котором оптимизировали такие процессы как рекрутинг, развитие, оценку и обучение персонала. В материале расскажу, как возникла идея создания системы, на что она способна, какие технологии были использованы, а также как все работает «изнутри».

Идея

Негативный опыт взаимодействия кандидата или сотрудника с компанией может погубить ваш тщательно построенный HR-бренд. Именно поэтому за последние 5 лет в стратегиях компаний начал появляться принцип «people first» — управление человеческим капиталом вышло на первую линию.

Параллельно развивался и продолжает развиваться другой тренд. Боты, цифровые сервисы и приложения настолько органично вплелись в жизнь людей, что они ожидают увидеть этих цифровых помощников и на своих рабочих местах.

Главная цель SMART HCM & LMS — оцифровать «employee journey», путь работника в компании. Сделать его прозрачным и понятным, как для HR-менеджеров, так и для самих сотрудников. Система не решит все проблемы с персоналом, но за счет цифровизации она освободит HR-специалистов от большинства рутинных задач, освободив время для развития и обучения персонала.

Инсайты создания и архитектура продукта

Работа над продуктом началась в момент, когда мы осознали, что наши HR-менеджеры перестали справляться с загрузкой. Можно было бы продолжать набирать рекрутеров и T&D-менеджеров, но SMART business — это компания с 10-летним опытом автоматизации бизнес-процессов, поэтому, когда на рынке не нашлось решения, что полностью отвечало бы нашим потребностям, мы решили разработать его самостоятельно. В состав команды вошли эксперты в бизнес-анализе, профильные специалисты в HR и обучении, разработчики порталов, приложений и чат-ботов. Всего на протяжении более 2-х лет в создании продукта были задействованы 12 сотрудников.

Система состоит из двух частей: CRM и непосредственно самого портала. CRM Dynamics 365 Customer Engagement отвечает за администрирование базы тестов и мероприятий. Для прохождения учебных материалов и просмотра списка доступных мероприятий используется LMS портал, который представляет собой ASP.NET Core приложение, опубликованное на облачной платформе Azure App Service.

Основой для Back-End выступает набор сервисов облачной платформы Microsoft Azure. Например, портал интегрируется с другими компонентами путем использования периодических заданий и брокера сообщений Azure Service Bus. Мониторинг и аналитика состояния портала и статистики его посещений реализованы на высокоэффективном компоненте — Azure Application Insights. Для хранения пользовательской и служебной информации использованы Azure Storage и SQL Database.

Согласно трендам HR Tech и Ed Tech — спрос на автоматизацию HR будет лишь расти, поэтому мы решили предложить продукт рынку и опубликовать его в открытом каталоге бизнес-приложений Microsoft — App Source.

Чтобы достичь этой цели команда решила следующие задачи:

  1. Доработала существующие части продукта и собрала их в единое коробочное решение.
  2. Сформировала список необходимой функциональности и реализовала его для официального запуска продукта. Чтобы построить работу в команде по принципам методологии Scrum, были использованы инструменты сервиса Azure Boards. В нём можно найти гибкие инструменты для планирования, отслеживания и обсуждения работы в команде.
  3. Выстроила процесс непрерывной интеграции и выпуска релизов продукта на платформе CI/CD Azure DevOps, а именно — используя Azure Pipelines, который работает с любым языком программирования, платформой и облаком.
  4. Обеспечила высокое качество готовых продуктов за счет использования автоматизированных тестов на платформе Azure Test Plans.
  5. Прошла валидацию решения от Microsoft, что состояла из таких этапов: Sanity Check, Code Validation, Deployment Validation, Functionality Validation и Security Validation.
  6. Разработала рекламные материалы, посадочную страницу, демо продукта.

Чтобы обеспечить удобство работы с системой с мобильных устройств, кроме портала в продукте так же доступны боты для Telegram и Microsoft Teams, которые реализованы с помощью Microsoft Bot Framework.

Какой же проект без сложностей?

При разработке наибольшие трудности возникли при интеграции с CRM и Teams, а также при поддержке большого количества типов вопросов для Quiz\Survey.
Сложность состояла в том, что не существует «best practices» в контексте интеграции веб-приложений и CRM. Поэтому при интеграции с Microsoft Dynamics 365 большинство решений были приняты вследствие проб и ошибок.

Несмотря на то, что Teams считается стандартным каналом связи для бот-приложений, в нем используется другое форматирование сообщений, чем, например, в Telegram. Поэтому нужно было дописать обработчик сообщений конкретно для пользователей Teams.

Команда стремилась построить архитектуру, которая позволяла бы легко добавлять новые типы вопросов в Quiz, и в то же время была простой для изучения для разработчика. В итоге в первой версии мы получили архитектуру, для изучения деталей которой новоприбывшему разработчику требовались недели. При этом часть функционала работала некорректно. Команде пришлось утвердить новую архитектуру, которая бы позволяла реализовать наиболее приоритетный функционал в области Quiz\Survey, но в то же время была бы простой для разработчиков.

Microsoft доступен каждому

Многие думают, что решение на базе Microsoft Dynamics 365 имеет облачные цены. Нет! SMART HCM & LMS — это доступное решение. И я легко могу объяснить почему. Наша компания уже 10 лет является золотым партнером Microsoft, поэтому при создании сертифицированного решения на базе Dynamics 365 мы получили значительные скидки на лицензии. Это позволило нам предложить украинскому рынку систему с конкурентоспособной ценой.

SMART HCM & LMS легко интегрируется со всеми продуктами Microsoft, а если компания уже пользуется Dynamics 365, внедрение системы происходит в кратчайшие сроки.

Как работает продукт: 8 модулей, искусственный интеллект и чат-боты

Модули SMART HCM & LMS:

  • рекрутинг;
  • адаптация;
  • работа с сотрудниками;
  • ивент-менеджмент;
  • дистанционное обучение и тестирование;
  • развитие навыков и компетенций;
  • геймификация;
  • оценка сотрудников.

В модулях SMART HCM & LMS используются алгоритмы искусственного интеллекта, которые дают возможность собирать данные о поведении сотрудников и определять факторы влияния на их увольнение. С помощью алгоритмов машинного обучения система не только прогнозирует риски оттока персонала, но и предлагает наилучшие сценарии их удержания, помогает спланировать ресурсы по подбору новых сотрудников.

Еще одной незаменимой частью решения стал цифровой помощник-ассистент. Чат-бот доступен в самых популярных мессенджерах и закрывает много рутинных HR-вопросов, как со стороны административной части, так и в вопросах обучения, адаптации и планирования личных задач.

Ниже я коротко раскрою возможности основных модулей системы.

Рекрутинг

Модуль «Рекрутинг» интегрируется с сайтами по трудоустройству, такими как hh.ua, rabota.ua, work.ua, dou.ua, что позволяет размещать вакансии и легко управлять ими в едином интерфейсе. А для того, чтобы было проще отсеять неподходящих кандидатов, мы создали в системе воронку подбора кандидатов.

Адаптация

В модуле «Адаптация» мы настроили автоматическое назначение онбординг-плана каждого сотрудника согласно его компетенциям и должности. В нашей системе менеджеры могут выстраивать индивидуальный адаптационный план и прописывать не только курсы, но и задачи, которые сотрудник должен выполнить в заданный период. А на протяжении всего периода ментор может отслеживать прогресс обучения не только через систему, но и через популярные мессенджеры: Viber, Microsoft Teams, Facebook Messenger, Telegram.

Ивент-менеджмент

В модуле «Ивент-менеджмент» есть возможность создания единого информационного пространства по всем мероприятиям компании. Это включает корректировку списков событий, настройку автоматических оповещений необходимым отделам или группам сотрудников через почту, мессенджеры и по смс. Управление участниками мероприятий, список ожидания, регистрация, отклонение заявок на участие, а также сбор обратной связи через опросники — все это доступно в единой системе. Удачным примером использования является проведение офлайн-тренингов.

Дистанционное обучение и тестирование

Постоянный доступ ко всем обучающим материалам и возможность обучаться 24/7 с любого устройства — необходимость в эру цифровых технологий. Благодаря интуитивному дизайну мы сделали тестирование сотрудников и составление планов дальнейшего обучения максимально удобным для HR, T&D-менеджеров. В системе создаются индивидуальные учебные планы, можно следить за уровнем прогресса каждого сотрудника и работать с материалами разных форматов: видео, аудио, PDF, SCROM.

Управление навыками и компетенциями

Управление навыками кадров позволяет не только контролировать существующие знания кадров, но и понять какие задачи лучше всего подходят отдельному сотруднику. Задачи по проектам автоматически связываются с информацией о сотрудниках, сокращая поиск наилучших кадров для их выполнения. Имея данную информацию по каждому члену команды, можно назначить обучение, необходимое под проект или задачу, в процессе дополняя карточку сотрудника полученными навыками.

Оценка сотрудников

Оценка своих кадров позволяет компании предельно точно понимать их возможности. С помощью модуля оценки менеджерам становится доступным мониторинг персонала 360°. Вся история результатов и анкетирования сохраняется в системе, руководители видят вовлеченность каждого сотрудника, и, как результат, могут правильно выстроить систему мотивации по каждому члену команды.

Геймификация

Вовлекать сотрудников в жизнь компании нужно с первого дня. И лучше всего для этой цели подходит игровой формат! Игровые методики и интерактивный интерфейс — модуль использует привычные игровые инструменты для повышения продуктивности сотрудников: бейджи, баллы, рейтинги, достижения. С помощью этого модуля создается уникальная корпоративная культура, а сотрудники могут привлекать друг друга к активностям вне рабочего времени.

Чат-бот: умный ассистент HR

Чат-бот создан для облегчения коммуникации по разным задачам. Он позволяет получать необходимую информацию в удобном для пользователей интерфейсе и идеально подходит для компаний, в которых работает много полевых сотрудников. Чат-бот — это моментальный доступ к рутинным запросам: дни отпуска, зарплатные листы, анкеты и дистанционные курсы. Доступен в интерфейсах Telegram, Teams, Viber и Facebook Messenger.

Результаты в 5 предложениях

Я могу выделить такие особенности продукта SMART HCM & LMS:

  1. Это полная система — помогает не только в поиске кандидатов, но и в их адаптации и последующем развитии.
  2. SMART HCM & LMS масштабируема. Её возможно использовать как на 100, так и на 50000 сотрудников.
  3. Система имеет гибкую платформу на back end.
  4. Демократичная цена.
  5. В команде разработки присутствуют отраслевые эксперты, которые на собственном опыте прочувствовали потребности HR-сферы.

Выводы

Большинство продуктов на рынке покрывают только часть HR-процессов — либо только обучение, но не управление персоналом, либо наоборот. Уникальность SMART HCM & LMS заключается в том, что он является комплексной системой, одновременно автоматизируя процессы по управлению человеческим капиталом (Human Capital Management) и по управлению обучением (Learning Management System).

Интерфейс системы уже доступен на трех языках: украинском, русском, английском, но имеет возможности к расширению. Мы приложили много усилий для того, чтобы создать действительно комплексный инструмент, в котором все шаблоны унифицированы, а данные и информация хранятся в единой системе.

Планы на ближайшие полгода легко обозримы и вполне реальны: все доработки будут направлены на улучшение существующих моделей, настройку системы уведомлений и разработку отчетности. Также планируем перенести 100% функциональности в чат-бот.

Позвольте своему HR-отделу заняться развитием команды, передав часть рутинных задах системе SMART HCM & LMS. Попробуйте функционал новой системы, или оставляйте заявки на тест-драйв и персональную презентацию продукта.

👍НравитсяПонравилось0
В избранноеВ избранном0
LinkedIn
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Вот неплохой способ автоматизировать то, что в Украине называют HR

Учитывая, что «иногда они возвращаются», я б казав еще найти куда вставить в Вашу систему exit-интервью, и ей таки цены не будет. Зачот.

Как автоматизировать? Ручками по клавиатуре клац-клац! А не вот это вот всьо...

Было предложение написать систему подбора персонала на нейронке, руководство пока думает, если интересно дайте знать в личку

Лучшая замена картам Таро и интуиции простидевочки

Подписаться на комментарии