От митапа на три доклада до самого массового IT-ивента Харькова NIXMultiConf

Как вы думаете, чем занимается организатор конференций? Если вы представили себе человека с планшетом, который пальчиком показывает подрядчикам, что и куда поставить, то у меня для вас есть новость. Так система не работает :).

Будь это митап на сотню участников, или NIXMultiConf на тысячи человек — вам всегда хватит поводов побегать по локации и разрядить телефон звонками.

Быть ивентщиком — это неделю после конфы всем офисом питаться маффинами и круассанами, потому что лихо просчитались с заказом. Это быть грузчиком, оператором у ролл-апа, баристой, ведущим и спикером одновременно, контролером всех и вся, тайм-менеджером, пожарным, охранником, да кем угодно!

Сегодня я расскажу о своих организаторских факапах. Покажу, как маленький ивент стал самой большой IT-конференцией Харькова. И поделюсь тем, что вслух никогда не скажет ни один организатор.

Меня зовут Антон. Мне 36 лет. И я болею ивентами (здесь звучит: «Здравствуй, Антон, и спасибо, что присоединился к группе»). Первый ивент случился со мной в 2012 году.

Первый опыт, он самый-самый неза... разнообразный. Поэтому на одном из первых своих ивентов я побывал и в роли ведущего, и докладчика, и грузчика, и извозчика. Начинающим организаторам такой расклад хорошо знаком :)

Так ThinkPHP стал не только одним из моих первых ивентов, но и первым в череде харьковских митапов для PHP-разработчиков. Здесь мы с командой набили свои первые шишки и усвоили первые уроки:

• всегда проверяйте зал до начала выступления — посетите выбранную локацию в то время суток, на которое запланирован ваш ивент, — оцените особенности освещения и поймите реальную вместимость зала;
• запомните, для хорошей картинки и качественной видеосъёмки необходим хороший свет и профессиональное оборудование.

Внутри: конференц-зал Металлист. Зал забит, спикер волнуется, проектор настроен, лекция набирает обороты, вопросы летят один за другим. Снаружи: солнце опускается за горизонт. Видит наши окна. Заглядывает в зал. Ему становится очень интересно, поэтому оно заглядывает сразу во все окна. Внутри: комната залита светом. На экранах камер видео-команды сплошное белое пятно. Спикер не видит зал, зал не видит спикера. Зал также не видит ничего на проекторе. Затемнение окон и жалюзи не спасают. Спасает хорошее чувство юмора и вечерняя мгла.

Что «болит» у оргов

За первым ThinkPHP потянулись WordPress Kharkiv Meetup, ThinkJava, Sync.Net. Мы искали новые локации, экспериментировали со временем и форматом проведения. А когда митапов стало ну оооочень много, мы объединили их в одну большую конференцию — NIXMultiConf.

Вот так маленький митап ThinkPHP превратился в большое событие. И я скажу, что мне есть чем гордиться. Ну и после чего отсыпаться тоже :)

Да, пусть к NIXMultiConf #3 мы шли 7 лет! И все же оно того стоило — по нашим ощущениям и отзывам участников ивентов.

Кофе-брейк. Участники ведут светские беседы, бариста наливают капучино за капучино, а менеджер видеокоманды бежит к оргам с паникой в глазах и дымящимся креслом-мешком в руках. Это организаторы, они же декораторы-любители, поставили кресло рядом со светящейся конструкцией в зале, потому что «так участникам фоткаться будет удобнее, давайте поставим, что с ним случится-то».

Для участников конференция стала большой айти-тусовкой, где было много общения, докладов, селфи и новых знакомств. После такого ребята должны просыпаться в понедельник если не senior’ами, то как минимум с желанием еще раз вернуться на NIXMultiConf ;)

А для оргов это прошло как 8-часовой перелет с младенцем на руках, когда в голове проверяешь, «всё ли ты взял и ничего ли не забыл» ©. За время конфы мы искали ноут для докладчика, изучали шибари с проводами и удлинителями, играли в найди переходник и «включи этот ...й проектор», помогали участникам подобрать гардероб и собрать коллекцию блокнотов, теряли и находили спикеров на локации. Всё произошедшее как наглядная демонстрация закона Мерфи — «если что-то может пойти не так, оно пойдет не так».

Если вы все же ступили на тропу организаторов, вот вам ещё несколько моментов, которые часто «болят» у ивентщиков и «болели» конкретно у меня и нашей команды:
Синхронизация потоков. Синхронизировать потоки так, чтобы они матчились между собой по темам, а похожие направления не шли одновременно, довольно сложно. Грамотная логистика позволяет слушателю, которого интересуют сразу несколько докладов, посетить практически их все.

Правильный подбор организаторов по технической части. Если спикеры будут из компании, нужно найти человека, который их правильно пробрифует, расскажет о поведении на сцене и т. п. Если найдете человека, который проведет небольшой мастер-класс по ораторскому искусству, будет идеально.

Любите чаек. И не только морских, но и тех, которые приходят к вам на ивент с пустым рюкзаком, а уходят уже с полным. Не жадничайте на маффины, чиабатты, яблоки и печеньки. До тех пор, пока не увидите, как рюкзак уже во второй, нет, в третий, ой, погодите, уже в четвертый О_о раз за ивент возвращается пустым, а уходит полным :)

• Видеозапись выступления. Во-первых, это важно для аудитории, которая не успела прийти, а во-вторых, для самого спикера, чтобы он потом мог посмотреть на себя со стороны, увидеть свои сильные и слабые стороны, поработать над ошибками.
• Видеозапись экрана. Это актуально для тех, кто планирует монтировать видео с захватом экрана спикера. Это наша большая боль — многие спикеры забывают нажать кнопку записи, и приходится контролировать это с особой внимательностью.
• Аренда помещения. За 7 лет все наши направления набрали обороты. Появилась необходимости аренды зала, который сможет вместить более 400-500 человек. А таких помещений в Харькове практически нет.

Уже полчаса, как спикер активно рассказывает об Azure. Тут со своего места резко вскакивает девушка со словами, что, кажется, она ошиблась залом О_о. Потому что иногда так бывает: идешь на лекцию от Amway, а перепутав этажи за полчаса уже «входишь в айти» :)

• Комфортные условия для спикера. Учитывая, что выступления на публике программистам, как правило, даются достаточно сложно и стоять на сцене с микрофоном — это всегда определенный стресс, лучше подготовить «рабочее» место индивидуально под каждого.
• Постоянный контроль хронологии и тайминга абсолютно всего. Пингуйте спикеров, пингуйте ведущих, чтобы не затягивать время докладов. В противном случае вы можете переплатить, например, за аренду помещения. При всём при этом необходимо быть максимально лояльным. Особенно, когда ты показываешь на часики, намекаешь, что время вышло, и чувствуешь себя злым вахтером.
• Дополнительное помещение «на всякий случай». Особенно если ты понимаешь, что тема очень интересна публике. В таких случаях блок «вопрос-ответ» растягивается на о-очень долгое время. Заранее организуйте место для продолжения неформального общения. Это позволит не занимать зал, в котором уже запланированы следующие лекции.
• Кейтеринг. Когда конференция приходится на пострабочее время, учитывайте это в подготовке кофе-брейка. Большинство участников придут к вам голодными. Позаботьтесь о том, чтобы они могли выпить чашечку кофе и съесть что-нибудь вкусненькое. Чем гостеприимнее будет кофе-брейк, тем выше вероятность, что даже при слабом выступлении спикера (а такое тоже случается) гостеприимный кейтеринг сможет уравновесить этот баланс.

Один из самых больших страхов ивентщика — не угадать с едой и оставить участников голодными. Наверное поэтому после первых митапов мы привозили в офис огромные коробки с нетронутыми кексами и печеньками. Конечно, круто, когда у тебя столько еды, но питаться всю неделю подсыхающими маффинами — это же потом так много часов отработки в зале :)

• Кейтеринг. Part 2. Мой опыт показывает, что ивенты, проводимые впервые, собирают на 10-15% меньше количества зарегистрированных участников. Но это не аксиома. Потому что другой мой опыт подсказывает, что может случиться аншлаг, и вместо 300 ожидаемых участников придет на 50-70 человек больше. Поэтому числа числами, но лучше перестраховаться. На первых ThinkPHP были скромные кофе-брейки. Тогда мы сами везли все на себе и на такси, сами выгружали и расставляли на столах. А когда не хватало еды или молока, приходилось бежать в ближайший супермаркет и закупать все недостающее. Было и такое, что мы закупали больше, чем было необходимо. А потом везли всё обратно в офис и раздавали ребятам, потому что нужно было это быстро съесть :)
• Кейтеринг. Part 3. Кофебрейки — это не только конфеты и маффины, сэндвичи тоже отлично заходят :)
• Своевременное закрытие регистрации. Особенно если у вас ограничен зал. Чтобы потом не пришлось паниковать так, как однажды паниковал я, когда мы сделали то, что я как раз не советую делать вам :)

Конфа позади. Мы довольны, спикеры спокойны, участники пишут крутые отзывы. А значит, пришло время учета инвентаря. И тут ты открываешь в себе таланты Соньки Золотой Ручки. Ведь еще в твоем стаффе могут оказаться лишние удлинители, чужие ролл-апы (которые кто-то отчаянно ищет в Киеве) и даже банкетные скатерти, заботливо увезенные с локации в офис.

Цифры, литры и человеки

Подготовиться ко всему невозможно. Но можно быть готовым к тому, что тебе придется ездить несколько раз в офис, потому что ты обязательно что-то забудешь.

А иногда забыть можете не вы, а ваши подрядчики. И даже не забыть, а перепутать «Fabrica.space» и Арт-завод «Механика», доставив ОЧЕНЬ важное оборудование в другой конец города как раз ко времени начала конференции.

Мой совет — будьте реалистами и заранее оставьте место для пошаливания нервишек. И припасите рядом пластинку успокоительного или бутылочку чего покрепче. При отсутствии факапов сможете отпраздновать успех, а при их наличии — поднять настроение себе и своей команде. Я, конечно же, так никогда не делаю :)

Вот еще в копилку советов — анализируйте качество ивента после его завершения, подбивайте сметы, считайте цифры, собирайте фидбэки и учитесь на своих ошибках. Эксклюзивно для ДОУ, NIXMultiConf #3 в цифрах:

• сто дней подготовки;
• две недели «жары» непосредственно перед ивентом;
• 4 организатора;
• один контент-менеджер;
• один райтер-редактор;
• 5 человек из команды, которые помогают в дни конференции;
• 10 офис-менеджеров, которые помогают с закупками, доставками и проведением;
• 2 фотографа;
• 4 хостес;
• 5-6 человек из видео-команды;
• 4 администратора локаций;
• 13 человек из кейтеринга;
• более 4 тысяч пакетов для участников;
• 54 часа на организацию и проведение, включая монтаж и ключевую подготовку локации к мероприятию;
• с десяток «избранных» контактов в телефоне;
• 24 баннера;
• 20 удлинителей;
• 2 брендвола;
• 1-2 фотозоны.

Если затрагивать сторону бюджета (а это тоже цифры, и цифры достаточно большие), то его лучше закладывать не только в целом по конференции, но и по отдельным статьям.

Например, если вы договариваетесь с фотографом, то на момент проведения конференции цена на его услуги вряд ли изменится. А вот если вы договариваетесь о кейтеринге, печати бейджей или пакетов участников, будьте готовы к тому, что цифры будут постоянно меняться.

Первые регистрации мы проводили через форму на сайте, собирали указанные имена участников, печатали их на бейджах, чтобы все было красиво. Конечно, типографии было весело печатать бейджи для cowboygirl_95, Illidan33 или gummy bear :). А еще веселее на ивенте было участникам, которые забывали, что они gummy bear и cowboygirl, разыскивая бейджи для Васи и Кати :)

Плюс в самый неожиданный момент может понадобится что-то докупить, допечатать, привезти/увезти на такси, что-то может сломаться, поэтому всегда продумывайте запасной план для всего, что только приходит на ум. Даже удлинители стоят денег, и от них может зависеть успех если не всей конференции, то как минимум одного из докладов :)

Факапы NIX MultiConf #3

Опыт проведения десятков митапов, работа с большими площадками, жонглирование десятком направлений — и все равно даже на третьей нашей мультиконфе нашлось место для мелких факапов:

• Check the sound.
Даже предварительный прогон звука и подключения компа спикера не гарантирует, что все пройдет хорошо во время докладов. Когда у тебя одновременно происходит подключение звука на разных этажах, где параллельно выступает несколько спикеров, вполне возможно, что уже не за горами масштабный сбой работы микрофонов. Поэтому лучше разбивать все по разным каналам.
• Не ослепи ближнего своего.
Мы проводим ивент, а потом готовим подробный видеоотчет. Это не только промо-ролик ивента, но еще и 27 сюжетов с выступлениями каждого спикера. Получив фидбек, что в прошлый раз картинка была не такой светлой, в этот раз ребята из видеокоманды засучили рукава и взяли с собой самые мощные световые приборы. Поэтому на конфе у нас были собственные агенты «MiB», которые буквально ослепили весь зал. Простите нас за это, мы так больше делать не будем :) Когда во время доклада спикера кто-то празднует свадьбу в соседнем зале — это, конечно, «горько». И молодым, и докладчику, которого посреди презентации перебивает тост соседей или «Первый танец молодых!» :). Зато после ивента можно заглянуть на фуршет. Ведь после определенного момента на свадьбах чужих гостей не бывает, как говорится :)
• Don’t mess with a warrior.
Мы всегда рады четвероногим гостям. Есть у нас и свои частые посетители (Йолка и Йока). Плюс на территории Фабрики часто находятся и другие пушистые гости. Будьте готовы к тому, что в их дискуссионном клубе могут разойтись взгляды и мнения на счет актуальности того или иного фреймворка. Поэтому они тоже могут перейти на повышенные тона. Так что готовьтесь выступать медиатором в таких дебатах и применять все ваши знания из курса конфликтологии. Чтобы не было никаких «гав» во время выступления спикера :)

Подслушано у спикеров

Изнанка ивента — это страшно весело (иногда страшнее, иногда веселее). Однако факапы в основном заметны только оргам, запасы кексов в офисе — вещь в целом даже полезная, а кофе наши бариста делают отличный. Кофе-брейки и декор создают атмосферу, но все-таки главная фишка любой конференции — это годный контент. И вот о нем-то я вам пока не рассказал. Исправляюсь и делюсь ссылками на видео докладов.

Ну и в памяти есть еще кое-что стоящее, чем хочу поделиться и с вами. Все рассказать вряд ли получится, поэтому остальное смотрите на YouTube каналах. А пока ловите краткое содержание докладов от самих спикеров.

ThinkJava #10

Никита Сычев. «Реактивное программирование и реактивный драйвер для реляционных баз R2DBC».

Мы говорили о том, что такое NoSQL, и какие есть варианты, если вы хотите такое же хранилище у себя в приложении. Останавливались на Cassandra, вариантах ее использования и когда это вообще имеет смысл. Рассматривали ее архитектуру и то, как с ней работать. Затрагивали тему Cassandra + Java, сравнивая ее с другими СУБД.

Антон Семаник. «Что такое NoSQL и виды NoSQL хранилищ»:

Вспомнили, что такое реактивное программирование, для чего оно используется, где может пригодиться. Поговорили о том, используем ли мы это в продакшене. Рассказали о Mono, Flux, спецификации reactive streams, спецификации R2DBC, низкоуровневой имплементаци дайверов, клиентской имплементации (pure reactor, spring data). А в завершение поговорили в целом о производительности Webflux.

ThinkJS #2

Ткаченко Татьяна. «Вам действительно нужен Redux?»

Мы познакомились с историей появления Redux, принципом его работы и почему не стоит использовать в качестве альтернатив Redux другие варианты.

Антон Золотухин. «Angular, с чего начать?»

Поговорили о фреймворке Angular, используемом для построения одностраничных приложений (SPA). Дефолтное окружение, предоставляемое фреймворком Angular, позволяет «из коробки» решать вопросы высокой сложности, а также сразу приступать к работе, не отвлекаясь на подключение разных вендорных вспомогательных библиотек. Согласно неофициальной статистике, многие приложения большого масштаба в качестве реализации front-end части используют фреймворк Angular. Мы выяснили, что Angular — один из тех инструментов, которые отлично зарекомендовали себя в качестве продвинутого front-end фреймворка мирового уровня, имеющего за плечами большое комьюнити и авторитетного разработчика Google.

Подписывайте докладчиков у себя в телефоне, берите контакты их мобильных, Telegram и Instagram, следите за ними, пока они не закончат доклад, оговаривайте время и место встречи перед началом доклада. Иначе за 3 минуты до начала лекции вам придется искать, не находить, переживать, и все это время не переставать искать Сашу Иванова. Который, вполне возможно, отправится послушать другой доклад :)

ThinkQA #3

Александр Болжеларский. «QA: ожидание VS реальность»

Тестирование преподают в университетах и больше на IT курсах, о нем можно прочесть множество всего в интернете. При этом по личному опыту проведения собеседований видно, что кандидаты часто не до конца понимают, чем именно ежедневно занимается тестировщик. Спикер провел опрос среди 100+ тестировщиков и спросил, чего они ожидали, когда еще не были тестировщиками, и что получили на самом деле. Во время доклада мы познакомились с результатами опроса, к которым спикер добавил свои выводы и комментарии.

Сергей Могилевский. «Когда надоело быть мануальным QA. Возможные пути развития тестировщика»

Существует расхожее мнение о том, что работа QA — это что-то монотонное и не всегда интересное, и что мечта любого QA — это стать менеджером или разработчиком и побыстрее уйти от рутины. В ходе лекции мы попробовали доказать, что оба утверждения в корне неверны, а те, кто так считают, просто не знают, в какую сторону смотреть.

ThinkDesign #1

Алена Запорожец. «Service Design Thinking»

Сегодня мы наблюдаем трансформацию ролей в сфере дизайна. Поэтому мы обсудили актуальные направления, над которыми сейчас работают дизайнеры. И познакомились с относительно новым направлением — сервис-дизайном, где были рассмотрены следующие подтемы.

• что обязан знать дизайнер;
• что такое сервис дизайн;
• какие задачи он решает;
• проектирование сервисного сценария.

Юлия Федотова. «Дизайнер = Бизнес-аналитик. Миф или реальность?».

В тот момент, когда вы просите клиента заполнить бриф и задаете уточняющие вопросы, вы становитесь немного бизнес-аналитиком. Это особенно важно, если у вас нетривиальный проект, а крупный сервис или продукт с большим количеством ролей.

Мы поговорили о том, как ничего не упустить и в результате получить хороший продукт. Описанный пошаговый сценарий взаимодействия с клиентом позволит дизайнерам стать более качественными и полезными для проектной команды

ThinkPHP #19

Александр Павленко. «Грабли в проекте на 10 000 часов»

За время доклада мы поговорили о SEO проблемах, с которыми сталкивается SPA приложение, правилах подготовки Redis и Elasticsearch при большом количестве запросов и нагрузке, важности постоянной поддержки актуальности зависимостей и версий и многом другом.

Максим Колодезный. «Building large and scalable Data Pipelines»

Исходя из личного опыта архитектора продукта CreatorIQ, лидера отрасли социального маркетинга и цифровой рекламы в социальных сетях, было решено раскрыть тему построения масштабных и надёжных конвейеров обработки данных.

Доклад был построен вокруг обширного демо с теоретическим вступлением о конвейере обработки данных, основных стадиях его построения (обогащение, трансформации, группировки и т. д.), а также условиях достижения надежности и масштабирования процессов обработки (параллельный сбор исходных данных, быстрая запись входящего потока, отложенная обработка за счёт аккумуляторов данных, независимая обработка порций данных и т. д.). Дополнительно аудитория от начала и до конца участвовала в создании настоящего конвейера обработки данных. Вишенкой на торте доклада стало сравнение цен на использованные в демо основные и вспомогательные сервисы AWS и ссылки на полезные ресурсы.

ThinkPM #3

Александр Дьяченко. «Put yourself in client’s shoes»: management of expectations: почему это важно?

В докладе рассматривается вопрос важности управления ожиданиями клиента в проектах независимо от сферы их реализации. На примере 6 проектов было показано, как ожидания клиента влияют на успешность проекта, счастье клиента, а также рассказал о том, что можно получить, если делать немного больше, чем ожидает клиент.

Дмитрий Автионов. «Геймификация, или Как не дать уснуть на ретроспективе»:

Мы поговорили о том, что что такое геймификация и с чем её едят, познакомились с целями ретроспективы. Раскрыть тему помогли реальные кейсы, в которых мы изучали особенности использования геймификации. С их помощью мы выяснили, геймификация — отличный инструмент, позволяющий сделать обыденный процесс интереснее и продуктивнее. Благодаря ей во время ретроспективы команда более вовлечена в процесс, участники проактивны и позитивны. Они с большей отдачей участвуют в сборе данных и принятии решений, а это — два самых важных этапа.

Докладчиков много не бывает. Бывает много анонсированных тем, непредвиденные обстоятельства и необходимость в 2 часа ночи пилить презентацию на завтра, потому что кто, если не я. А если таких «я» в вашей команде нет, вспоминаем про припасенную бутылочку чего покрепче, открываем и ищем решение все вместе.

В общем, это я все к чему. Подготовка и проведение всех ивентов — это сложная штука. Она отнимает много времени, сил и энергии. И если вы думаете, что я говорю это с кислым выражением лица, то нет, я теперь всегда хожу и улыбаюсь :)

Потому что чем больше конференций, тем больше я становлюсь ивентозависимым. Ведь когда делаешь что-то с любовью, во благо города и всех харьковчан ©, то начинаешь любить даже факапы.

Пилите ивенты. Не спите ночами. Стартуйте. Делайте ошибки, учитесь на них и рассказывайте другим.

И пусть эта и другие истории не спасут вас от всех возможных ляпов, но помогут понять, что нет идеальных ивентов и ивентщиков — есть нереально крутой опыт и одно большое дело, которое помогает кому-то найти себя, дело своей жизни или способ реализации большой мечты.

Всем побольше ивентов. И до встречи на NIXMultiConf #4 :)