Привезти рок-зірку на конференцію і не налажати

Можна довго сперечатись, чи існують рок-стар розробники, та врешті решт якщо є рок зірки, то такі розробники існують також. Запросити таку людину конференцію так саме складно, як справжню рок зірку на концерт.

Нам з командою організаторів DevOps Days Kyiv минулого року вдалось привезти до Києва Ендрю Шафера — одного з засновників DevOps руху, а в цьому році Джона Уіліса — співавтора «Beyond the Phoenix Project» і «DevOps Handbook». Саме цим досвідом я хочу поділитись. Багато речей стане в нагоді, якщо ви організовуєте конференції чи мітапи і поки що не не збираєтесь запрошувати когось з-за кордону.

Рок-зірок створюють фанати

Перш ніж запрошувати, ми запитали DevOps спільноту, кого б вони хотіли бачити на конференції із закордонних спікерів. Це звичайна справа — збирати зворотній з’язок після заходу, але почути свою аудиторію до івенту не менш важливо, адже саме для них ви це робите :)

Далі вже почалось полювання на спікерів: багато у кого можно знайти пошту та посилання на соцмережі в профілі на GitHub. Twitter, доречі, дуже популярний на заході, також — це гарне місце для першого контакту. Атмосфера там менш формальна, ніж в Linkedin, а потім вже можна перейти і до спілкування поштою чи в мессенджерах. Крім того, в соцмережах можна побачити, чим людина займається, що її цікавить крім IT. На жаль, для багатьох рок-зірок Україна не становить бізнес-інтересу, тобто людину треба чіпляти чимось іншим. Можливо, ваш потенційний спікер має хобі, яке популярне в Україні або ніколи не бував у країнах Східної Європи, можливо, хтось з його предків родом із-під Чернівців — для кожного важливо знайти індивідуальний підхід. Джон, наприклад, хотів подивитись нову країну. А після виходу серіалу HBO, багато хто хоче відвідати Чорнобиль ;)

Спікери можуть і будуть розпитувати вас про конференцію. Багатьох людей зі Сполучених Штатів цікавить diversity доповідачів. Відповідайте чесно. Якщо ви тільки почали добирати доповіді або тільки но відкрили call for papers — так і скажіть. Запитайте, чи може вона або він порекомендувати когось із недостатньо представлених меншин. Розкажіть, що ви вже зробили задля балансу спікерів тощо.

Декого може хвилювати безпека в країні, будьте готовими і до таких запитань. Можливий варіант, що спікер читав альтернативну версію подій в Україні.
Будьте терплячими. Цим людям пишуть сотні листів на день, частина з них, скоріше за все, пропозиції щодо виступу на різноманітних подіях. Це нормально, якщо ви не отримаєте відповіді одразу. Не соромтесь періодично нагадувати про себе, та якщо вам і далі не відповідають — так і буде. Наша переписка із Джоном зайняла більше 50 листів, а на відповідь ми інколи чекали по декілька днів.

Найкраще працює особисте знайомство. Якщо ви відвідуєте якусь подію, де виступає ваша зірка, просто познайомтесь в кулуарах коли людина самотньо п’є погану «конференційну» каву. Ви можете розповісти про себе та запросити на подію, це працює краще за email. Також у нагоді стануть спільні знайомі, котрі можуть порекомендувати ваш івент. Ви можете бути здивовані, але існують великі шанси що декілька минулих спікерів можуть гарно знати людину, котру ви хочете запросити. Світ спікерів на одну тему досить малий.

Хто оплачує бенкет?

Ідеально, якщо компанія, де працює ваш герой, погодиться компенсувати це як відрядження. Деякі великі компанії так і роблять, але, на жаль, далеко не всі. Якщо компанія згодна на таке — відзначте її як спонсора, це — правило гарного тону. Іноді спікери мають особисті домовленості щодо спонства, зазвичай це open source діячі, яких підтримує та чи інша фондація, але це скоріше виключення із правил.

В будь-якому випадку будьте готові заплатити спікеру за трансфер і житло. Це може бути досить дорого, особливо якщо ви збираєтесь везти когось із протилежної півкулі, тому плануйте свій бюджет із поправкою на це.

Вам сказали «так»! Що далі?

Важливо пам’ятати, що єдиним дійсним підтвердженням є квитки на руках. Питати про таке не завжди тактично, але тут є один лайфхак: скажіть, що хочете зустріти людину в аеропорті і вам потрібно знати, о котрій вона прилітає. Зрозуміло, що зустрічати іноземних спікерів необхідно і це не тільки прояв гостинності. На жаль, англійською мовою в Україні достатньо володіє не переважна більшість людей, додайте до цього надписи кирилицею і майже відсутність англомовних оголошень і стане зрозуміло, що дістатись від аеропорту до готелю не завжди проста задача. Якщо ви колись їздили в країни, де не користуються ні кирилицею, а ні латиницею, ви розумієте, як почуває себе англомовний іноземець. Також уявіть, яке враження можуть справити машини та водії нашого Uber на іноземця.

Та іноді навіть квитки не є стовідсотковою гарантією. У житті всяке трапляється, тож будьте готові до того, що людина відмовиться виступати в останню мить. В нас стався такий випадок всього за кілька днів до конференції, коли виступ вже був анонсований. Може навіть статись так, що людину затримали на кордоні. Тому про всяк випадок зробіть воронку із 1-2 погоджених спікерів на заміну. Це може бути хтось із локальної спільноти, адже так простіше домовлятись.

Однак навіть у такому випадку не поспішайте спалювати мости. Якщо у людини з будь-яких причин не вийшло приїхати цього року, можливо вона зможе наступного — будуйте довгострокові відносини. Так само, якщо вам одразу відповіли «ні», запитайте чи можливий виступ наступного року, та не забудьте потім нагадати про себе.

Ми відповідальні за тих, кого запросили

Окрім зустрічі з аеропорту сплануйте інші активності для доповідачів напередодні конференції. Завжди гарна опція — екскурсія містом. Та не забудьте запитати у людей, що саме вони хотіли б побачити, Київ, наприклад, велике місто і подивитись все за один раз не вийде.

Запросіть спікерів на вечерю або день-0 (в залежності від кількості доповідачів і розміру конференції). Їм цікаво поспілкуватись між собою не менше ніж безпосереднім учасникам заходу. Тим більш, що дехто з цих людей давно знайомі, але бачаться тільки на конференціях.

Іноді трапляються цікаві ситуації. Наприклад, DevOps Days Kyiv 2019 був одразу після Дня вишиванки, під час екскурсії містом, спікери звернули увагу на велику кількість людей у вишиванках і коли ми пояснили, що це є національний одяг і чому люди одягли його саме в цей день, вони купили вишиванки у найближчий крамниці і виступали потім у них.

У однієї із наших спікерок був день народження в день конференції, ми знайшли, де неподалік купити Київського торта і вітали її прямо зі сцени. А для Джона потрібна була футболка великого розміру, який ми в загальній масі не друкували. Довелось буквально за кілька годин шукати друкарню, яка погодилась зробити футболку в єдиному екземплярі. Нащастя, в Києві це можна зробити, та про всяк випадок перепитайте ваших гостей про розміри.

Супроводження, до речі потрібно не тільки офлайн. Дуже важливо затвердити, як правильно представити спікера, як підписати на сайті, посада, як правильно пишеться назва компанії і назва доповіді. Інколи самим доповідачам потрібно це затверджувати зі своїми PR-відділами. Також, буде супер, якщо сам спікер розповість про вашу конференцію у своїх соцмережах, це може бути просто одне-два речення про те що вона або він виступатиме у вас і посилання на сайт конференції. Це не складно, а ви отримаєте додатковий відгук у соцмережах. Після конференції відберіть фото з людиною і надішліть окремим альбомом з подякою.

Що у підсумку

Якщо дуже коротко про роботу із іноземними спікерами:

• Шукайте, що може зацікавити людину, навряд це буде бізнес складова.
• Шукайте спільних знайомих, вони точно існують.
• Слідкуйте за diversity спікерів, американці та європейці вас про це обов’язково запитають.
• Пропонуйте позначити компанію спонсором, якщо вона готова компенсувати витрати людині.
• Починайте спілкування заздалегідь, бо скоріше за все це триватиме довгий час, намагайтесь створити довгострокові стосунки зі спікерами.
• Єдине підтвердження виступу — це квитки! (але і це не точно).
• Last minute cancel трапляється.
• Проявіть гостинність: зустріти в аеропорті, організувати екскурсію та вечерю — це просто; але це великі плюси до вашою репутації як організатора.
• Не соромтесь простити людей писати про свій виступ у соціальних мережах.
• Подякуйте спікеру по закінченню, та скиньте фотки.