Как в IT оцифровывают командировки

Половину моей жизни я работала на фрилансе, и когда нужно было поехать по работе в другой город (и дважды в соседнюю Польшу), я оплачивала все из своего кармана. Когда я устроилась в крупную аутсорс-компанию и в прошлом месяце впервые отправилась командировку за счет работодателя. Ощущение, конечно, приятное, но не без ложки дегтя. Если я до этого была уверена, что в 21-м веке я могу все рутинные операции делать в смартфоне, то при оформлении командировки у меня появилось ощущение, что я вернулась в прошлое, с кучей непонятных бумаг и документов, отчетов от руки, сбором чеков по всем карманам. Компания у нас большая и девочки в бухгалтерии тоже наслаждаются этим процессом постоянно.

Мне стало интересно, есть ли какие-то цифровые решения для управления командировками? Как оказалось, есть много интересных сервисов, но у нас о них мало кто знает, как минимум в нашей IT отрасли.

Надеюсь, эта статья будет полезна бизнесам разного масштаба. И однажды мы перестанем все дружно ходить в бухгалтерию на поклон и вести сотни бессмысленных переписок.

У нас целый банк в смартфоне, но отчеты по командировкам мы пишем от руки

Сотрудники компаний-аутсорсеров (к которым отношусь и я) время от времени отправляются в командировки, и таких сотрудников довольно много. Бизнес тратит на командировки тысячи, а иногда и сотни тысяч долларов в год. Если вы дружите с кем-то из финотдела, то можете узнать, сколько человек у вас в компании путешествуют по работе, а там прикинуть примерные цифры. Понятно, что при таких объемах бухгалтерия не может просто на руки выдавать деньги и позволять сотруднику распоряжаться ими по своему желанию. Во многих, даже очень продвинутых компаниях оформление командировок — очень долгий, муторный процесс, который еще и сам по себе обходится бизнесу довольно дорого. Это справедливо и для моей компании. Когда я впервые получила от руководителя инструкцию, как мне оформить командировку, мне захотелось просто поехать за свой счет, лишь бы не встревать в эту бюрократию. Вот как выглядел процесс согласования и оплаты командировки в моем случае.

7 кругов командировочного ада

1. Когда стало понятно, что мне нужно лететь по работе в Испанию, мой прямой руководитель направил об этом запрос в бухгалтерию нашей компании. Через несколько дней (!!!) она оформила бумажный приказ на командировку.
2. После этого мне сказали написать письмо контрактному тревел-агентству, описать критерии подбора вариантов перелета (или другого транспорта) и проживания. У агентства было почему-то всего 3 часа на выбор вариантов.
3. Я увидела письмо от агентства уже на следующий день, и написала, что мне бы хотелось забронировать. Но агентство ответило, что цена на самолет уже поменялась, и это выходит за рамки тревел-политики моей компании. Пришлось весь процесс инициировать заново.
4. Когда подходящий вариант наконец был найден, я переслала все детали своему руководителю на почту и ждала почти целый день утверждения, и только потом дала агентству отмашку на бронирование нужных билетов и отелей.
5. Агентство оформило все необходимые документы и переслало их мне на почту. Я выдохнула и полетела в командировку.
6. После того как я вернулась, бухгалтерия мне выдала бумажный авансовый отчет о командировке, мне нужно было заполнить его от руки. Меня, собственно, никто особо не предупреждал, что нужно сохранить каждый чек и квитанцию. Поэтому мне пришлось перерывать все карманы, распечатывать выписки с личной карты, и все это прикладывать к отчету для бухгалтерии. И все равно, по моим ощущениям, многие траты были не покрыты, так как у меня уже не было чеков на них.
7. На этом процесс для меня закончился, а тревел-агентство выставило бумажный счет моей компании. Бухгалтерия вручную сверила счет агентства и мой отчет, и рассчиталась с агентством.

По моим ощущениям, здесь слишком много бюрократии и ручного труда, как для прогрессивной IT-компании. Фактически, все участники процесса играют в «пинг-понг», обмениваясь сотней сообщений и документов. То, что занимает несколько дней, можно уместить в 15 минут, если воспользоваться специальными программами, которые на западе называются corporate travel solutions или corporate booking tools. Ниже я привожу самые популярные из них и рассматриваю, какие из них могут эффективно работать в наших реалиях.

Какие есть решения для диджитализации командировок?

Ниже я сделаю краткий обзор таких сервисов, а потом возможности и недостатки каждого вы увидите в таблице, в конце статьи.

Concur

Concur — онлайн-сервис управления расходами на поездки. Concur делится на три отдельных сервиса: Concur Expense, Concur Travel и Concur Invoice. Concur Expense автоматизирует и объединяет все дорожные квитанции в процессе управления расходами. Concur Travel упрощает для компаний бронирование командировок, помогая контролировать расходы компании, использует TripLink для сбора данных о рейсах, отелях и аренде. Эти данные помогают компаниям получить представление о расходах на поездки еще до того, как деньги потрачены. Concur Invoice упрощает процесс после командировки, автоматизируя кредиторскую задолженность и формируя прозрачные отчеты о расходах. Одной из очень удобных функций Concur является возможность использовать сфотографированные квитанции в качестве отчета, а не привозить из командировок целый ворох бумажек. Используя смартфон, сотрудник может загрузить квитанции и чеки непосредственно в отчет — как раз та самая полезная функция, которой мне не хватало по возвращению из командировки.

GetThere

Онлайн система управления поездками, предназначенная для управления договорами с несколькими поставщиками (авиа компаниями, отдельными сетками) и сложной политикой в отношении поездок. Сервис GetThere в первую очередь нацелен на малый и средний бизнес, помогает контролировать свою политику командировок, отслеживать соответствие установленным правилам и нормам. Главная и уникальная фича — GetThere Virtual Payments Processing, которая позволяет использовать программу как виртуальную кредитную карту и делать онлайн-покупки, которые затем легко поместить в отчет о командировке и получить возмещение от компании.

Amadeus Cytric

Amadeus Cytric чаще используется в Европе, чем в США, и представляет собой целую экосистему AcTE. Она включает множество сервисов, так или иначе связанных с бронированием бизнес-поездок и отчетностью. Например, в мобильном приложении можно воспользоваться AI-помощником, интеграцией с календарями и встроенным мессенджером.Помощник дает рекомендации по бронированию в зависимости от предпочтений пользователя и внутренних правил компании. Он также поможет изменить маршрут и/или перебронировать билеты и отели. AcTE избавляет от необходимости собственноручно вести командировочные расходы, писать отчеты и отправлять письма руководителям для утверждения. Здесь также можно фотографировать чеки, вместо того чтобы хранить их до конца поездки.

Symphony Corporate

Пользуясь этим сервисом, предприятие получает доступ к более 1200 авиакомпаний по всему миру. Здесь можно настроить автоматическое и ручное подтверждение запросов на командировку — например, если сотрудник нашел для себя рейс и отель, которые не противоречат политике компании, он получает автоматическое подтверждение, и его линейный руководитель не тратит на это время. Сервис включает множество фильтров и гибких настроек политики компании — какие рейсы можно бронировать, какие отели нельзя, каким классом может полететь тот или иной сотрудник. Помимо обычных отчетов сотрудника о командировке, можно генерировать отчеты за год, чтобы изучить общую сумму, затраченную на командировки, среднюю стоимость одной поездки, самые часто используемые авиалинии и сети отелей, найти точки, где можно было сэкономить.

CTN iON

Сервис, созданный в рамках компании TTN BTM, работает уже во многих странах восточной Европы, включая Украину, Россию и Беларусь. Помимо онлайн-платформы, здесь есть удобное мобильное приложение, а также выделенный тревел-консультант, который «по-старинке» может забронировать все за вас и решить вопрос, если, например, сотруднику отказали в заселении в забронированной гостинице. Все настройки системы администратором делаются примерно за час, выстраивается внутренняя тревел-политика компании. Есть гибкие настройки интерфейса, подсказки и фильтры. Доступна интеграция в бухгалтерские системы учета.

Raketa

Платформа, полностью адаптированная под рынок Украины. Это значит, что есть много локальных возможностей: от интеграции с 1С, до заказа билетов в Укразализныце. Концептуально отличается тем, что переносит весь процесс организации командировки в онлайн — от создания приказа до автозаполнения авансового отчета. Внутри системы можно настраивать профили сотрудников, тревел-политику компании, принципы согласования поездки. Также доступно генерирование отчетов по разным критериям и интеграция в 1С и SAP. Raketa готова к интеграциям по API с ERP-системами и другими внешними решениями. Также сервис может показывать пользователю ту сумму, которую он мог бы сэкономить, если бы выбрал более дешевый вариант. Помимо веб-платформы, есть мобильное приложение для Android и iOS.

Egencia

Мобильный сервис основывается на пользовательских данных и базе от «родительской компании», Expedia. Приложение доступно на Android,и iOS, также есть онлайн-платформа. Egencia подключила примерно 400 авиакомпаний и 200 000 отелей к своей системе, и растет с каждым годом. Здесь есть обширные опции для генерирования отчетов, а сотрудник, ответственный за командировки работников, может просматривать внутреннюю аналитику, следить за расходами по каждой командировке, более подробно изучить любые детали, находить точки, где можно в следующий раз сэкономить. Также сервис предлагает Egencia Global Alliance (EGA) — возможность пользоваться сетью партнерских договоренностей с другими поставщиками тревел-решений в 55 странах мира, получить обслуживание на своем языке. Но главное преимущество сервиса — принадлежность к крупному узнаваемому бренду Expedia.

А теперь посмотрим на сводную таблицу всех этих сервисов и их возможностей в Украине:

*GDS — Глобальные системы бронирования (Amadeus, Travelport, Sabre, прочие). Каждая из них имеет свое корпоративное онлайн решение с отображением исключительно своего контента.

**TMC — бизнес тревел агентства. Некоторые из них также имеют собственные решения, которые не предлагаются без привязки к контракту с ними.

Итоги

Каким сервисом пользоваться для оформления бизнес-поездок, решает каждая компания самостоятельно — как можно понять выше, возможности для этого обширные. Одно можно сказать точно: в век цифровых технологий тратить часы на общение с агентством, согласование вариантов и написание отчетов «от руки» — непозволительная роскошь. Оцифровка командировки в компании — это оптимизация времени, денег и нервов. Надеюсь, что уже скоро такие сервисы внедрят в наших реалиях, и работа многих отделов сильно упростится. Поэтому ссылка на эту статью отправляется нашему CEO с надеждой на принятие решения по оптимизации бизнеса, чего и и вам желаю!