Microfronteds, Tests, React, Redux i бiльше на JavaScript fwdays у суботу
×Закрыть

Пекельна кухня, або Як організувати конференцію на 4000 людей

Інтерв’ю з головним організатором конференції IT Arena Юрієм Огоновським

Я організовував конференцію три роки — 2016, 2017 та 2018 . Ми з командою робили неймовірні речі, аби поєднати сотні людей: підрядників, команди, спікерів. За шість років конференція виросла до майже 4000 учасників з понад 30 країн.

Бюджет — понад 500 000 доларів, 3816 учасників, понад 1000 іноземних гостей, 100 медій, 91 спікер, 42 партнери події, задіяний весь стадіон Арена Львів — якщо коротко описати масштаби ІТ Арена 2019. Не згадуючи вже про спікерів, які прибувають на гвинтокрилі чи приватному літаку.

Вперше як учасник я відвідав конференцію минулого року. Це дозволило відчути, скільки покладено зусиль заради цих трьох днів. По суті, цей текст — методичка з підготовки конференції подібного масштабу та ‘must have’ речі, які мають зробити усі, хто планує розвиватись у цьому бізнесі. Створити ‘ІТ Арена чекліст’ допоміг головний організатор події та івент-директор Львівського ІТ Кластеру Юра Огоновський.

Нескінченний проект

«Конференція для мене — це горизонтальна цифра 8, тобто безкінечність. І так вже шість років поспіль. Не встигли ми закрити звіти за 2019 рік, як 2020-й в підготовці: вже маємо першого партнера», — розповідає Юра.

Підготовка нон-стоп — необхідність. Адже зібрати у Львові таку кількість людей, які готові заплатити не менше 100 доларів за квиток (плюс проживання і дорога), продумати логістику для 100 спікерів з-за кордону і знайти 500 000 доларів — неможливо, якщо почати навіть за півроку до події.

Підготовка конференції ділиться на кілька етапів, які дозволяють створювати продукт без хаосу:

  • Жовтень, 2019 (наступний день після конференції) — підготовка партнерських звітів. Збір фідбеку та аналіз.
  • Листопад, 2019 — початок роботи програмного комітету та запрошення спікерів.
  • Грудень, 2019 — нарада з підрядниками, технічне завдання, концепт.

«І це лише початок», — додає Юра.

Далі більше — процеси стають паралельними, а не послідовними. У січні 2020-го стартує робота над дизайном конференції. Ідея, прототип, валідація, знову прототипування і наприкінці — робоча модель, в яку входить все: від афіш і банерів для соцмереж до вигляду залів, колон і заставок.

Очевидно, що одночасно починається робота з діджитал-маркетингом та піаром. Адже достукатись, переконати та знайти 4000 учасників (а на конференцію приїжджають не тільки з Тернополя, а й з Австралії) — не справа кількох годин чи днів.

«Вже зараз ми акцентуємо увагу на діджитал маркетинг, але піар-служба працює з медіа-партнерами, пише статті, поширює інфу в соцмережах і, зрештою, ми маємо декілька ітерацій, які прискорюють продаж квитків, даючи контент учасникам, які ще не були у нас (кожного року таких 70%). Початок продажів вже близько», — додає організатор.

Кількість процесів зростає із зменшенням часу до події. Івент-директор Львівського ІТ Кластеру запевняє, що одночасно може тривати від 30 до 50 завдань. Усі завдання розподілені та закріпленні за конкретними людьми в команді, зі своїми дедлайнами та метрикама. Усе ж не без своїх нюансів.

«Протягом року я проводжу більше 200 зустрічей, додає Юра. — За місяць до конференції у мене та команди щодня на пошту приходить не менше 50 листів. А журнал дзвінків просто не стягує кількості розмов. Він вже не зберігає номери ти людей, з ким я говорив зранку. Це питання щодо спікерів, організації, підрядників, якихось проблем і так далі».

Команда, стреси та як їх вирішувати

«Ну реально, горить все. Палає просто. І будь-яка команда, яка б вона не була досвідчена — не витримує. Моя порада — просто дати змогу виговоритись. Якщо ти хочеш матюкатися — матюкайся, хочеш кричати — кричи», — так коментує питання про стрес в команді організатор.

Юра продовжує і додає, що вся команда працює на максимумі. А в останній місяць перед конференцією стрес досягає піку. Якщо ж усе тримати в собі, то емоційний вибух буде під час події, а вигорання — ще раніше.

Кістяк організаторів конференції складається з 11 людей Львівського ІТ Кластеру. Четверо з PR та троє з івент відділів, двоє дизайнерів, бухгалтер та юрист. Решта менеджерів поетапно додається і допомагає.

ІТ Арена хоч і один із найбільших проектів Кластеру, але не єдиний. Є ще IT Jazz, IT Park, IT Research.

«Якщо людині треба виговоритись, вибухнути — це окей. Якщо інші члени команди цього не розуміють, то це просто неправильні люди. Тому що після конференції всі видихають, всі тиснуть один одному руки, а коли виходите з кабінету після сварки, всі так само продовжують працювати, як ні в чому не бувало», — пояснює Огоновський.

Також важливо розуміти, що Кластер тримає ‘in house’ продажі, маркетинг та PR, дизайн і проектний менеджмент. Кейтеринг і технічне забезпечення — на аутсорсі. Втім, курують підрядників — менеджери Кластеру. Юра доповнює, що до підрядників ставлення як до частини команди — це заради довіри і бачення спільної місії, якою є реалізація проекту ІТ Арена.

Саме такий підхід вибудовує правильне ставлення, каже Юра: «Так підрядник бачить навіть маленьку багу і сам її виправляє. Це може стосуєтьсь хоч якогось криво підвішеного банера. Їм не треба зайвий раз показувати і водити за руку».

В останній тиждень підготовки на місці події присутні близько 300 людей. Більше сотні з них монтують світло, сцени, конструкції, банери. Ще сто людей — технічні представники 42-х партнерів, які встановлюють стенди. Решта — охорона, команда організаторів, технічні служби стадіону тощо.

Основний продукт конференції

«Контент — найважливіший продукт конференції!», — переконує Юра.

Конференція пропонує користувачам чотири продукти:

  • контент;
  • нетворкінг;
  • партнерство;
  • розваги.

Учасники можуть скористатись усім чи задовільнитись чимось окремо. З цього переліку найважливіший контент — саме тому програмний комітет починає роботу за місяць після завершення попередньої конференції.

IT Arena має чотири контентні напрями: Business, Product, Tech та Startup. Відповідно, програмний комітет ділиться на мікрокоманди на кожен з них. Кожна така команда має свого лідера: бізнес очолює співзасновник Mate Academy Максим Лисак, продуктовий напрям — керівниця продакт-менеджмент офісу SoftServe Оксана Крикун, техтрек — Орест Фургала, Executive assistant to CEO з N-iX, стартап — СЕО Startup Depot Іван Дмитрасевич.

«Ми стаємо однією командою майже на цілий рік: комунікуємо, спілкуємося в різних чатиках і зустрічі офлайн. Зрештою, коли люди — відповідальні менеджери, які класно ведуть фахівців своїх напрямів, виходить найкраща синергія», — додає Юрій Огоновський.

У 2019 році ІТ Арена знайшла та запросила 91 спікера. Це значна цифра, адже понад 60% доповідачів з-за кордону, а загальний список потенційних кандидатів на виступ в рази більший. Як і комунікації, впринципі. Важливо, що програмний комітет — це люди, які працюють ‘full time’ у свої компаніях.

Як каже Юра, особливо таке об’єднання команди програмного комітету та команди організаторів проявляється під час пошуку кіноута події. Для аудиторії конференції важко знайти людину, яка їх вразить. Аудиторія — це власники бізнесів (і не лише ІТ), менеджери з 7+ років досвіду, розробники, інженери, стартапери.

«Ми не шукаємо когось найрозумнішого, ми шукаємо когось, хто найбільше може надихнути нашу аудиторію. Тому що нетворкінг і контент, можливі контракти, партнери, яких ви знайдете на ІТ арені — це великий шмат праці, на який ми мотивуємо. От чому кіноут конференції насамперед має мотивувати людей», — пояснює Огоновський.

У 2019-му таким мотиватором став журналіст та блогер Уба Батлер. Він розповідав про критичне мислення у сприйнятті інформації та фільтрування фейків. Фідбеки учасників показали, що ця доповідь була найкращою.

Чого чекати від ІТ Арена 2020

«Перший крок — це величезний акцент на технічні спеціальності. Окремі технічні воркшопи, спікери, знайти яких допомагатимуть наші амбасадори — Діма Малєєв, Микола Максименко, Олег Гриник, Антон Мінашкін, Михайло Тис та багато інших людей, які розуміються на своїх технологіях чи не найкраще на нашому ринку», — ділиться організатор.

Другий крок — остаточне розташування всіх залів і треків. Так як конференція відбувається на стадіоні і постійно росте в кількості учасників, виникають проблеми зі зручністю залів та їх розмірами. Наприклад, будиночок зі стартапами, який був інновацією 2019 року, переноситимуть у інше місце. Попередні роки стартапи кочували між поверхами та залами бізнес потоку та продуктового потоку.

Третій крок — зміна контенту треків конференції. Для цього програмний комітет збирає фокус-групи, аби контент та спікерів кожного з напрямів пропрацювати якомога детальніше. Також це дасть змогу точніше відповісти на запит ринку.

«Найбільша точка болю ІТ Арени та її росту — це локація. Ми не маємо місця, щоб прийняти 5 тисяч людей чи більше. І це те, що диктує нам правила. Ми змушені стримувати ріст конференції, яка могла би бути більшою вже цього року», — ділиться організатор.

Важливо розуміти, що навіть з бюджетом у пів мільйона доларів конференція не може дозволити собі з нуля будувати тенти та локацію так, як це робить Леополіс Джаз Фест. Потреби аудиторії різні і з усіма елементами, які критично важливі для конференції — від ідеї будівництва локації з нуля поки відмовляються.

"ІТ Арена — це про зміни, за якими варто стежити. Це про майбутнє’’ - підсумовує Юра.

P. S. ІТ Арена 2020 розпочинає продаж квитків 3 березня о 9:00 на сайті за найдешевшими цінами — не пропустіть. Побачимось там вже 2 жовтня ;-)

LinkedIn
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Подписаться на комментарии