Карантин: Как эффективно управлять удаленной командой

Некоторые владельцы бизнеса не верят в идею эффективной удаленной работы. Кто будет контролировать разработчиков? Как им доверять? Как установить с ними четкую связь, если они на 100% находятся удаленно?

Как владелец компании, начинавший 5 лет назад полностью удаленно, мне есть чем поделиться. В этом материале я постараюсь рассказать о некоторых практиках удаленного управления командой которые считаю наиболее эффективными (по крайней мере, они до сих пор успешно работают для UppLabs). Карантин коснулся всех. И независимо от вашего типа бизнеса, если вы вынуждены работать из дому, попробуйте применить мой подход. Главное — не сдаваться и помнить, что когда-то это все закончится, и бизнес нужно будет поднимать заново. Так что лучше вообще не останавливаться. У вас все получится!

Лучшие практики по удаленному управлению командой

Методы управлением проектами могут дать много пользы! Выберите или постройте наиболее подходящий для вашей команды и проекта и следуйте ему!

Ваша удаленная команда должна постоянно коммуницировать между собой, но при этом не впадать в крайности. За это как-раз и ответственный ваш рабочий процесс, который скорее всего базируется на одном из методов управления описанных ниже или выборе артефактов, которые подходят вам лучше всего. Ваша задача — построить или выбрать процесс который даст вам, вашему клиенту и/или команде в целом прозрачности ситуации, повысит производительность и даст необходимую гибкость. Удачно выбранный процесс и использование общих инструментов, таких как системы управления задачами, системы контроля версий кода, может помочь вашим менеджерам контролировать прогресс эффективней.

Есть несколько методов управления проектами, которые пригодятся вам в работе:

Agile — сотрудничество для итеративного выполнения любых работ.

Agile представляет собой набор руководств, изложенных в манифесте Agile, состоящего из четырех принципов:
Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов;
Работающий продукт важнее исчерпывающей документации;
Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта;
Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.
Таким образом Agile — это скорее философия и набор ценностей, а не процесс, который вы можете напрямую применить к проекту. И с этой философией не поспоришь. К семейству Agile методологий управления проектов относятся Scrum, Kanban, XP.

Scrum — метод, позволяющий небольшой, многофункциональной, самостоятельной команде быстро достигать результата.
Scrum состоит из следующих артефактов: итерация (Sprint), список задач (Product Backlog), список задач отобранных в текущую итерацию (Sprint Backlog), диаграмма сгорания задач (Burn-Down Chart), ежедневное совещание с командой (Daily (Standup) Meeting), планирование итерации, демонстрация результата итерации, ретроспектива итерации, канбан доска (Kanban-board) и некоторых других. Цель Scrum — улучшить общение, командную работу и скорость разработки проекта и добавить возможности некоторого планирования с помощью оценок сложности задач (Story Points). Scrum наиболее подходит для разработки продуктов, где достаточно большой и приоритезированный список задач (Product Backlog), а также клиент готов ждать окончания итерации (в среднем 2 недели), чтобы получить результат работы. Также Scrum позволяет контролировать эффективность команды (Velocity).

Kanban — используют для повышения скорости и качества результата проекта за счет повышения наглядности выполняемой работы и ограничения многозадачности. Во многом он похож на Scrum — речь идет выше, но в нем нет итераций и всего что с ними связано: диаграмма сгорания задач (Burn-Down Chart, планирование итерации, демонстрация результата итерации и т.д. Основными методами являются визуализация рабочего процесса с помощью канбан доски (Kanban-board), ограничение выполняемой работы. Эта методология подходит для более динамичных проектов, где задачи и/или их приоритеты могут меняться в любое время.

Метод Xtreme Programming (XP) — надежное выполнение разработки для обеспечения качества.
eXtreme Programming (XP) определяет ценности и процессы для улучшения качества программного обеспечения и влияет на процесс реагирования в связи с меняющимися требованиями клиентов. Ценности или принципы очень похожи на Scrum в отношении простоты, общения, обратной связи, уважения и смелости. Что действительно отличает этот метод от Scrum, так это определение правил или предписывающих процессов. Некоторые из них похожи на Scrum, но существуют правила, касающиеся технических приемов разработки кода и тестирования, которые делают его специфичным для проектов разработки. Эти правила изучение поведения пользователей, TDD (test-driven-development), парное программирование и непрерывную интеграцию между участниками.

Lean — оптимизация и устранение лишнего, чтобы достигнуть «большего результата с меньшими затратами».
Метод Lean — это метод управления проектами, с фокусом на теме эффективности. Предполагают, что главная идея Lean — делать больше с меньшими затратами. Он начинается с определения ценности, а затем максимизирует ее за счет постоянного улучшения путем оптимизации ценности и устранения лишнего. Он предполагает, что вы можете делать больше с меньшими затратами, устраняя три дисфункции, которые создают лишнее (3 M):
1. Mуда (об искоренении лишнего — деятельность, которая направлена на удаление процесса или чего-либо, что в конечном итоге не увеличивает ценность для клиента).
2. Mура (об устранении отклонений — устранение издержек, которые создаются посредством отклонений от стандартного процесса).
3. Мури (об устранении перегрузки — оптимальная мощность работает на 60-70%).

Waterfall — планирование проектов целиком, затем выполнение по этапам.
Метод Waterfall имеет очень простой подход, основанный на детальном планировании, которое совершается только раз, в отличие от поэтапного и итеративного метода Agile. Принцип методологии легко понять, потому что он состоит в том, что вы просто составляете хороший план и выполняете его. Конечно же, в действительности все отнюдь не «просто». Менеджер проекта, как правило, несет полную ответственность за проект. Работы планируются заранее, а затем выполняются в строгой последовательности в соответствии с требованиями, для того чтобы обеспечить выполнение проекта за один очень долгий цикл. У клиента уже нет никакой гибкости изменить план работы, до его завершения. Так что в чистом виде этот подход уже не очень актуальный, хотя некоторые его артефакты используют и сейчас, например: очень часто от клиентов можно услышать запрос на точную оценку проекта.

Зачем столько методов? Потому что каждый проект и каждая команда имеют свои особенности. Но если проанализировать подход, удобство, или взять артефакты из какой-то методологии и работать по оговоренном вашей командой подходе в итоге окажется намного проще. Определенный процесс принимается для всех, и все по нему работают.

● Автоматизируйте ваши настройки, там где это возможно
Для каждого вида деятельности или задачи создайте простое руководство к тому, как начать работу. Поначалу это может быть сложно, но когда все будет готово, это существенно упростит и ускорит множество процессов.

● Всегда устанавливайте четкое определение выполненной задачи
Объясните, что вы имеете в виду под определением «выполненная задача», чтобы впоследствии не возникало вопросов и недоразумений. Кроме того, необходимо описать параметры такой выполненной задачи в документе, к которому каждая удаленная команда имела бы доступ.

● Всегда устанавливайте дедлайны
Если у вашего сотрудника нет строгих сроков выполнения задачи, работа может длиться бесконечно, потому что некоторые задачи могут оцениваться как задачи с более высокими приоритетами. И каждый раз он будет отвлекаться на что-то «более важное», не завершив начатое ранее. Таким образом, финишная черта таких задач может быть сдвинута на неизвестное время.

● Установите каналы связи
Не стоит недооценивать разницу часовых поясов. Необходимо установить время, которое лучше всего подойдет для ежедневных звонков со всей вашей командой. Воспользуйтесь лучшими каналами управления бизнесом и коммуникациями в 2020 году:

Коммуникация:
— Slack
— Google Hangouts
— Skype
— Zoom
— RingCentral

Задачи управления проектами:
— Jira
— Trello
— GitLab
— Asana
— Zapier (для интеграции)
— Redmine

Обслуживание клиентов:
— Zendesk
— Hubspot
— Hootsuite
— MailChimp
— Zoho
— Calendly
— Basecamp

Управление файлами:
— Dropbox
— Google Docs и другое... Не пренебрегайте электронной почтой для важных соглашений и переговоров с вашими клиентами.

● Сообщайте обо всех принятых решениях вашей команде
Критические решения часто принимаются в неформальной обстановке. Такой подход может привести к потере большого количества времени, прежде чем каждый участник команды узнает об обновлениях и начнет выполнять работу по-новому. Кроме того, иногда неформальный тон вызывает недопонимание, поскольку ваши сотрудники не могут понять уровень серьезности вопроса, о котором вы говорите. Вместо того, чтобы рассылать решения по электронной почте или в чате, будет эффективней, если вы добавите их в корпоративную wiki или руководство для более быстрого распространения среди всех участников. Вы также можете попросить членов команды настроить почтовые уведомления для важных страниц или групп.

● Используйте видео чаты, чтобы сохранить «человеческое лицо» при общении со своими сотрудниками и клиентами
Эта опция напоминает вам о важности живого общения. Кроме того, создание и развитие личных связей добавляет доверия, сводит к минимуму пропущенные ожидания и повышает самоорганизацию. Этот подход положительно влияет на ежедневные звонки по рабочим статусам, которые вы организовываете с вашей удаленной командой. Когда ваши коллеги видят вас звонящим из дома, это снимает уровень официального давления, который обычно присутствует, когда вы проводите ежедневные статусы из офиса в официальной атмосфере.

● Автоматизируйте все, что можете
Автоматизация процессов позволяет членам команды тратить свое время и усилия на эффективную работу, вместо того чтобы пытаться выяснить обыденные рутинные процессы.

Буду откровенен, что каждый проект несет какие-то сложности и организовать идеально процесс не так просто! Но я надеюсь, что эта статья будет хоть немного полезна вам. Я готов ответить на вопросы и помочь вам с советом в будущем, если будет такая необходимость!