Опыт менеджеров: как управлять командой в условиях кризиса и к чему готовиться по выходу в офис

Карантин стал вызовом для многих менеджеров: управлять командой на удаленке, еще и в условиях кризиса и определенной доли стресса — нелегкая задача. Рекрутинговое IT-агентство The Gravity Agency попросило своих заказчиков — ТОП-менеджеров продуктовых IT-компаний — рассказать о том, как они и их команды переходили на новый формат работы и как они справлялись с новыми вызовами. А также о том, что помогает менеджерить команду на удаленке и к каким новым сложностям бизнесу готовиться сейчас, когда карантин подходит к концу.

Артем Манаенко, Chief Technical Officer ASKfm

Как происходил переход на удаленку в вашей компании?

ASKfm ушел на удаленку достаточно быстро и с минимальными изменениями в процессах. Команду ASKfm составляют из специалисты из Латвии и 4-х городов Украины. Процессы и коммуникация выстроены исходя из того что люди не находятся в одном офисе. Поэтому с уходом на карантин, для нас мало что поменялось в рабочем плане.

Для себя я выделил три правила эффективного менеджмента на удаленке:

Больше коммуникации и обратной связи, чтобы компенсировать оффлайн.
Ежедневный контроль через формулу запланировано/сделано.
Подавать личный пример дисциплины и результативности.

В удаленной работе есть момент недоверия со стороны менеджмента. Находясь в офисе, мы видим, что все работают; можем подойти напрямую и что-то спросить, обсудить. На удаленке теряется это ощущение контроля и может рождаться недоверие. Но реальность такова, что с уходом на карантин, команда стала работать как минимум дольше. Это один из самых распространенных фидбеков, что переработки стали обычным делом, потому что появилось время, которое раньше тратили на дорогу.

Утренний стендап в формате «было запланировано / фактически сделано» — это, по моему мнению, самый эффективный подход к контролю и управлению на удаленной работе. Недоверие и другие эмоциональные факторы просто теряют смысл.

Что помогает сохранить боевой дух команды?

Каждое утро в 9 часов мы проводим стендапы, на которых не просто делимся статусами и планами, а еще и заряжаем друг друга на продуктивную работу. У нас очень дружный коллектив: немного пошутим, обсудим какие-то новости и с хорошим настроением врываемся в работу.
Также стоит отметить, что в ASKfm работает система OKR. Каждую пятницу команда получает еженедельный отчет о показателях. Так команды могут оценить, насколько мы продвинулись в целях и где нужно поднажать.

С какими сложностями и вызовами сейчас могут столкнуться многие компании после окончания карантина?

Например, часть сотрудников будет неохотно возвращаться в офисы. Особенно это касается крупных городов, в которых более 2-х часов ежедневно тратится на дорогу. Каждый получил возможность потратить эти часа на себя и на семью. Многим это понравилось и отказываться будет сложно. Добавим сюда социальное дистанцирование, фобии, которые развились на карантине, ограничения в общественном транспорте и т.д. Для многих компаний карантин стал переломным моментом. В ближайшем будущем будет пересмотрено многое: устои, традиции, режимы работы, площади офисов и подходы к найму. Уже видим, что удаленка на рынке вакансий стала обычным делом.
Тем не менее, я не вижу особых сложностей для бизнесов, по которым кризис не ударил напрямую. Это скорее хороший шанс к тому, чтобы измениться, повысить лояльность команды и даже сэкономить средства.

Александр Михайленко, СТО Maxpay

Как вы настраивали процессы при переходе на удаленку?

Мы из тех компаний, которые в принципе постоянно оптимизируют свои процессы, поэтому для нас было не впервой что-то менять. Для начала мы настраивали уже существующие процессы: например, актуализировали вопрос обновления задач в JIRA, ведь если раньше можно было просматривать их раз в неделю, а в остальном статус задачи был понятен из личного общения, то сейчас банально проще просмотреть нагрузку где-то в одном месте, чем спрашивать апдейт у каждого лично.

Второй важный момент — это постановка амбициозных целей. Но цели должны быть максимально прозрачными, четкими, выполнимыми и со сроками. Удобно для постановки целей и оценки эффективности их выполнения использовать те инструменты, которые можно измерить в цифрах: fail rate, delivery rate, например.

Важно также получать обратную связь: мы можем со стороны менеджмента многое придумать, но важно, как на наши идеи отреагирует команда. Для этого необходимо регулярно проводить опросники, синкапы.

Вообще наша компания еще за месяц до карантина точно понимала, к чему следует готовиться, в своих действиях мы ориентировались на опыт западных коллег. Так, мы предварительно попросили наших сотрудников провести дома check: настроить все доступы, проверить наличие мессенджеров, необходимого технического обеспечения.

С какими сложностями пришлось столкнуться в первое время?

Так как наши офисы находятся в разных городах, у нас уже была налажена часть процессов и инструментов для удаленной работы. В реальности мы, конечно, столкнулись с несколькими сложностями, в том числе и техническими. Многие поняли, что есть разница между работой из дома в течении нескольких дней и на постоянке. Встал вопрос, останавливать ли рекрутинг. Но карантин и кризис — это хороший шанс набрать хороших специалистов и показать им лояльность команды. Выход некоторых специалистов мы отложили, но все же вывели Developer’ов, QA, Product’ов. Благодаря HR’ам прооптимизировали процессы онбординга.

Как не превратить работу на удаленке в день сурка? Как поддерживаете атмосферу в команде?

Важно соблюдать ряд моментов, характерных для привычного образа жизни. Разумеется, валяясь в кровати и начиная в ней рабочий день, ты будешь не в тонусе. Ежедневная рутина, наличие привычных ритуалов позволяет тебе начинать день правильно, со свежей головой.

У нас в компании есть ряд традиций, например, ежемесячные встречи с CEO, в рамках которых можно задать ряд вопросов. Они обычно проходят в достаточно непринужденной атмосфере, так что мы сохранили эту традицию, а сами встречи просто сместили в Zoom.

Чтобы не терять ощущения присутствия, мы делимся фотографиями с текущих рабочих мест. А недавно запустили несколько флешмобов: например, «Home look’и не для скуки», где делились веселыми фото в стиле pillow dress challenge.

В целом со стороны компании очень важно поддержать свою команду, показать заботу о ней. Пусть это будет корпоративный врач или регулярное информирование о том, как обезопасить себя от болезни: важно, чтобы люди чувствовали, что о них заботятся.

Каким представляете себе выход из карантина?

Когда мы выйдем из карантина, мы обязательно что-то пересмотрим: ведь у нас уже есть опыт перенесения многих процессов в онлайн, который заставит переосмыслить, что стоит оптимизировать или взять на вооружение, а от чего можно избавиться. Что касается выхода: я не думаю, что он будет простым, ведь многие уже привыкли работать из дому. Даже возврат в плане безопасности сотрудников будет вызовом: например, необходимость держать дистанцию и работать в средствах индивидуальной защиты.

В целом карантин — это большой челлендж. Он учит не только оптимизировать внутренние процессы, но и внешние. Например, поездки по бизнес-конференциям, которые дают лидогенерацию и отлично повышают узнаваемость бренда, невозможны в условиях закрытого авиасообщения. Это заставляет тебя искать другие пути и возможности, находить, как привлекать новых клиентов и получать новый трафик. В конечном итоге на выходе из карантина ты, помимо старого опыта, будешь иметь еще и новый, который, как я считаю, будет очень полезен для бизнеса.

Ольга Галушко, Chief Administrative Officer GDM Group

Что, по вашему опыту, важно для удаленного менеджмента?

Для нас удаленная работа не была большим вызовом, потому что офисы нашей команды находятся по всему миру. Единственный сложный момент заключался в том, что теперь из офисов в онлайн ушли все.

На самом деле, многое зависит от нашего восприятия. У человека есть определенный стереотип действий: ты приходишь в офис, пьешь кофе, общаешься с коллегой и садишься за рабочий стол. Вот именно этот момент перестройки, когда привычной рутины нет, был, наверное, самым сложным для команды. Поэтому мы постарались сплести оффлайн- и онлайн-практики. Например, если встречи и стендапы у нас всегда были в один и тот же день и время, то мы в те же дни стали проводить коллы, так что часть рутины сохранились и это помогло многим адаптироваться. Если же менеджер сталкивается с необходимостью достраивать целиком какие-то подходы в онлайн-режиме, нужно делать это постепенно: заранее предупредить людей об изменениях, позволить их свыкнуться с мыслью о новых процессах или процедурах контроля.

Вообще, если можно что-то проговорить голосом — лучше созвониться и не уходить в бесконечные переписки. Это, наверное, ключевой момент.

Если сейчас появляются новые идеи, мы собираем рабочую группу, которая созванивается и обсуждает задачи. Участие в этих группах по нескольку человек (а не только коллы one-to-one) тоже помогают ощущать тот момент, что мы все-таки команда и работаем сообща.

Важно поддерживать и неформальную командную атмосферу. Например, мы вовлекали людей в челленджи, проводили совместные зарядки — в целом делали различные активности, чтобы не терялось это ощущение — командности.

У нас есть четкое понимание зон ответственности, KPI, все процессы давно выстроены и абсолютно прозрачны. Если раньше кто-то откладывал построение системы общих целей и каскадирование их на подзадачи, то опыт карантина мог показать многим менеджерам, что самое время этим заняться. У меня сейчас, например, нет ощущения того, что кто-то где-то недорабатывает, как и нет необходимости в дополнительных системах контроля: ведь я вижу результаты работы каждого. Это тоже определенный челлендж для руководителя: правильно организовать себя и транслировать эту организованность на свою команду.

С какими трудностями столкнулись команды?

Организационные трудности в основном были связаны с тем, что какие-то административные моменты резко понадобилось перевести в онлайн. Важно было это обсудить со всеми командами, зафиксировать новые алгоритмы и обязательно — всех прокоммуницировать. Лучше всего максимально задействовать разные каналы коммуникации: ведь сообщения могут потеряться, чат может быть замьючен, можно банально что-то пропустить. Кроме того, важно иметь официальные каналы коммуникации: например, какой-то чат, где сообщаются только важные новости, поэтому на его обновления будут более активно реагировать.

На каком-то моменте были трудности с видеозвонками: некоторые пытались их избегать по различным причинам (например, многие ощущали себя неуютно, кому-то мешали дети). Поэтому, чтобы разрядить обстановку, мы после weekly-коллов оставались на неформальное общение.

Домашняя обстановка, разумеется, немного расслабляет, поэтому важно в каких-то моментах помогать людям адаптироваться. Каждый сотрудник должен понимать, что ему необходимо выстроить какую-то рутину, чтобы сохранить продуктивность, внедрять определенные ритуалы и в целом поддерживать рабочую дисциплину, чтобы избежать смешивания домашнего и рабочего. Через ритуалы происходит переключение, получается зафиксировать начало и конец рабочего дня.

С какими сложностями и вызовами сейчас могут столкнуться многие компании после окончания карантина?

Основные сложности будут связаны с тем, что для сотрудников уже сама ситуация пребывания в карантине является стрессом, а смена форматов работы — это дополнительный стресс. И самое важное: по моим наблюдениям, еще не пришло осознание того, что не будет полного возвращения к тому, как было. И понимание, как и что изменилось, как жить и работать в новых реалиях, еще не сформировалось.
Компаниям однозначно надо быть готовыми, что ситуация карантина может повториться осенью, зимой. Также стоит подумать, какие преимущества дает формат удаленной работы и можно ли его дальше применять частично. Стоит уделить внимание психологической поддержке сотрудников, поскольку такой уровень стресса, с которым нам приходится сейчас сталкиваться каждый день, если еще и не дал полностью о себе знать, очень скоро начнет проявляться более явно. Это может отражаться на эффективности работы, на взаимоотношениях с коллегами. Вот к таким вызовам менеджерам стоит готовиться уже сейчас, не откладывая поиск решений в надежде, что вас это не коснется.

Наталья Пянтковская, CEO The Gravity Agency

Если говорить о внутренних сложностях, с которыми бизнес столкнется в ближайшее время, то это необходимость пересмотреть и реструктуризировать большинство процессов. Многих карантин заставил задуматься о целесообразности определенных методик: оказалось, много всего вполне успешно можно делать онлайн. Также, полагаю, многим карантин «подсветил» проблемные места: непрозрачные процессы, несогласованность действий команды, проблемы с внутренней коммуникацией и т.д. Со всем этим массивом проблем придется разбираться, многое переосмыслять. С другой стороны, те, кто сможет наладить и улучшить процессы, в итоге только останутся в плюсе. Тем более, что, если говорить именно о ситуации с карантином, он вполне еще может повториться позже.

Что касается формата удаленной работы, которая уже стала привычной и полюбилась многим, то тут все не так однозначно: полагаю, ряд компаний могут пойти на определенные уступки: сделают график более гибким, пойдут навстречу отдельным специалистам, которые захотят остаться дома. Однако массового перехода на удаленку все же не стоит ожидать: если в Силиконовой долине все компании-гиганты сейчас только привыкают к такому формату, то до нас этот тренд тем более может дойти с задержкой.

LinkedIn
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Рекрутинговое IT-агентство The Gravity Agency

Дальше можно не читать.

Подписаться на комментарии