[Опрос, 2 мин] Учет личных финансов в таблице, пример таблицы

• Google Sheets
  
  • Плюсы
  • Минусы
  • Шаблон «Montly budget»
• Собственный шаблон
• Короткий обзор
  
  • Плюсы
  • Минусы
• Как пользоваться шаблоном
  
  • Вкладка Logs
  • Вкладка Summary
  • Вкладка с названием месяца
  • Методика
    
    • Как вносить данные?
    • Как часто вносить данные?
    • Как разделять чеки?
    • Затраты времени
• Результаты опроса

На ДОУ уже были статьи, где обсуждались разные способы учета персональных финансов. Там было и про таблицы, и про приложения.

В этом опросе интересует исключительно опыт пользователей таблиц: forms.gle/qJfHRdbGirkHwkNVA

Google Sheets

Плюсы

— Безопасность: ваши данные не передаются (стрёмным*) третьим лицам
— Надежность: зрелый продукт для большой аудитории, держит метрики по надежности на высоком уровне
— Быстрота: работает в быстрее, чем среднее приложение (например, homemoney)
— Гибкость: можно менять дизайн, метрики, детализацию
— Совместная работа: можно шарить с членами семьи, комментировать ячейки, ассайнить и резолвить TODO
— Доступность: хранится в облаке, можно работать с любого устройства
— Анализ: filter views и pivot table отличные инструменты для анализа данных
— Визуализация: conditional formatting подсвечивает наиболее важную информацию

Минусы

— Готовые шаблоны часто не подходят под конкретные нужды (кол-во аккаунтов, валют и т.д.)
— Неудобно вручную вводить данные
— Сложно самостоятельно сделать хорошую таблицу
— Не нравится дизайн

Шаблон «Monthly budget»

В гугл таблицах есть стандартный шаблон «Montly budget».

Плюсы:
— Простой в использовании
— Симпатичный дизайн
— Хороший вариант для тех, кто только начинает вести учет финансов в таблице

Минусы:
— Каждый месяц нужно создавать новый документ

Собственный шаблон

Несколько лет веду учет личных финансов. Начал с простой таблицы, потом она разрослась и перестала быть простой, понятной и полезной. Перешел на приложения, но они тоже со временем разочаровали. Вернулся в гугл таблицы, начал с простого шаблона «Montly budget», но мне не хватало обзора на год, поэтому в итоге сделал свой шаблон, с транзакциями, обзором на год и планированием на каждый месяц.

docs.google.com/...​cppmq0SM/edit?usp=sharing

Конструктивная критика, замечания и предложения приветствуются!

Обратную связь по шаблону можно оставить тут: forms.gle/8hrPbx9SRD5A48a88

Короткий обзор

Плюсы

— Обзор года: по балансу, доходам, расходам (по месяцам и категориям)
— Нет ограничений на категории (по-умолчанию около 30)
— Планирование бюджета на месяц
— Разделение чеков (например, снятие по кредитным карточкам)
— Дизайн: более-менее ОК

Минусы

— Нет мобильной версии, лучше всего работает на компьютере (из-за размера экрана)
— Только 1 счет/аккаунт
— Только 1 валюта
— Вручную ввод транзакций
— Вручную разметка категорий
— Вручную планирование и ретроспектива бюджета на месяц
— Разделение чеков ручная и очень трудозатратная работа

Как пользоваться шаблоном

Скопируйте шаблон используя «File» -> «Make a copy».

Вкладка Logs

Во вкладке «Logs» для примера приведены фейковые транзакции.

Самые важные поля для транзакций это дата, сумма и описание в свободной форме. Сумма транзакции может быть как положительной (для доходов), так и отрицательной (для расходов).

Дополнительно некоторые транзакции помечены категориями. Колонка «Split ID» нужна для разбиения чеков.
Колонка «Month» автоматически считает короткое название месяца из даты транзакции (например, Jan, Feb, Mar и тд).
В верхней части таблицы нужно указать баланс счета на начало года (Starting balance).

Эти фейковые данные во вкладке «Logs» нужно удалить перед использованием.

Вкладка Summary

Вкладка Summary представляет обзор года, доход, расход и баланс по месяцам. Доходы и расходы разбиты по категориям.

Категории указанные на этой странице появятся автоматически в выпадающем списке Category во вкладке Logs.

Неразмеченные по категориям транзакции указываются в строке undefined.

Вкладка с названием месяца

Вкладка с названием месяца предназначена для месячного плана и ретроспективы. Она отвечает на вопрос «Куда были потрачены деньги в этом месяце?», не детально (как список транзакций), а на чуть более высоком уровне (купили новый телефон, прошли курс лечения и тд).

В таблице слева нужно указать планируемые доходы и расходы. В течение месяца или по его завершению нужно добавить недостающую информацию, например, неожиданные расходы (ремонт машины, возврат долга и тд).

В таблице справа автоматически суммируются доходы и расходы по категориям, как запланированные, так и реальные.

Методика

Методика ведения учета самая простая — регулярно переносим транзакции из онлайн аккаунта банка во вкладку Logs, размечаем категории, оцениваем состояние счета во вкладке Summary, планируем и ведем ретроспективу в ежемесячных вкладках.

Как вносить данные?

Перенос данных из онлайн банка в таблицу лучше делать на компьютере.
Открываем два окна браузера рядом друг с другом (сайт банка и таблицу) и переносим.
Мобильными устройствами это сделать будет затруднительно.

Как часто вносить данные?

Предполагается, что в месяц может быть 50-200 транзакций, в среднем 100. Рекомендую вносить данные раз в неделю, это в среднем по 25 транзакций за раз, что занимает около 10-15 минут. В месяц выходит 0.5-1 часов.

Как разделять чеки?

Для разделения счета
— Скопируйте сумму транзакции в описание транзакции. Было сумма −100, описание «кредитка». Стало сумма 0, описание «кредитка −100». Так вы не потеряете сумму транзакции если что-то пойдет не так.
— Заполните поле «Split ID», используйте дату транзакции.
— Скопируйте транзакцию в конец списка транзакций, чтобы под ней были свободные строки. Это позволит добавлять новые транзакции.
— Внесите суб-транзакции из чека, для каждой заполняйте «Split ID» и «Date» значениями из родительской транзакции. Таким образом при сортировке по дате, все эти транзакции будут идти друг за другом.
— В описании суб-транзакций используйте префикс (для обозначения родительской транзакции). Например, «кредитка: новый телефон», «кредитка: онлайн курсы», «кредитка: онлайн магазин».
— Укажите категории для суб-транзакций
— Проверьте правильность заполнения родительских и дочерних транзакций
— Отсортируйте транзакции по дате

Разбиение чеков — очень трудозатратная операция, не стоит ею злоупотреблять. Разбивайте только самые большие чеки, если они вносят существенную неопределенность в ваш анализ.

Затраты времени

Еженедельно
— Вносить транзакции 10 мин (40 мин в месяц)

Ежемесячно
— Разбить 1-2 чека 20 мин
— Ретроспектива прошлого месяца 10 мин
— Планирование следующего месяца 10 мин

Итого: 1 ч 20 мин в месяц

Результаты опроса