Подробный разбор — Jira, Redmine, Worksection

Выбор системы управления проектами может занять как десять минут, так и несколько дней или даже недель. Если вы не готовы тратить дни и недели на выбор, тогда наш обзор — это десять минут чтения, после чего софт для управления проектами будет выбран правильно. Каждый из обзоров, который мы создаем для малого, среднего, крупного бизнеса и даже фрилансеров (которые хотят упростить и автоматизировать процесс работы над проектами/задачами) строится на ключевых критериях:

• Ценообразование. Что сколько стоит? Редмайн или Жира? А может Ворксекшн? Рассмотрим в обзоре тарифы и определимся с оптимальным для вас.
• Функционал родной + интеграции. Мы еще не перешли к рассмотрению функционала, но уже хочется кое-что важное сказать: например, Redmine не балует интеграциями (только с amoCRM и Git). Еще, за «полный фарш» в Redmine нужно заплатить 999$ (это за набор плагинов, которых нет в бесплатном доступе).
• Техническая поддержка и безопасность. Если в таск-менеджеры, который вы выберете умом (и сердцем, конечно) совпадет оптимальное для вашей компании ценообразование, богатая родная «начинка» + быстрая техническая поддержка и безопасность хранения данных — это лучшее, что может случиться при выборе софта для управления проектами и задачами.

Теперь переходим к детальному обзору Jira vs Redmine vs Worksection.

Сравнительная таблица Jira, Redmine и Worksection по ключевым критериям:

Какие выводы можно сделать из сравнительной таблицы?

Первый вывод: язык интерфейса Jira только английский. Это не будет проблемой для небольшой команды, где все отлично владеют английским и может быть проблемно в компаниях, где несколько десятков или сотен сотрудников (и не все могут владеть английский на достаточном для использования английского софта уровне).

Система управления проектами Redmine бесплатна навсегда. То есть: установили, запустили и пользуетесь без какой-либо платы неограниченное количество времени. «Есть ли здесь подводные камни?» — спросите вы. Да, они есть для среднего и крупного бизнеса и могут быть незаметны для небольших команд. Но обо всем по порядку.

Немного вводных о каждой из систем управления проектами

Jira — система отслеживания ошибок, управления задачами, управления agile-проектами с облачной и серверной версиями. Открытый исходный код для скачивания. Разработчик: австралийская компания Atlassian. Софт — любимчик айтишников и разработчиков ПО. Язык интерфейса: английский. Интерфейс замысловат, для IT — не будет проблемой. Есть три тарифных плана и онлайн калькулятор для просчета стоимости использования софта от 1 до 5000 пользователей.

Redmine — софт для управления проектами с открытым кодом. Бесплатно всегда и без ограничения в количестве пользователей, но за плагины нужно платить дополнительно. Интерфейс на английском и русском языках (достаточно прост для понимания). Но люди, избалованные хорошими интерфейсами при заведении их в Redmine могут расстроиться. Все данные hosted ( хранятся на серверах клиента), (нет облачной версии).

Worksection — популярный софт для управления проектами и задачами. Разработан в Украине в 2009 году. Интерфейс переведен на 8 языков. В том числе — русский и украинский. Большой набор родной «начинки», десятки интеграций. Вариативность отчетов (по задачам, по людям, детальные и т.д.). Встроенный тайм-трекинг — одно из главных преимуществ (расчет затрат в формате время/деньги). Пять тарифных планов (как для команды из 3-4 человек, так и для команды из 50+ сотрудников).

Итог: Jira — для IT и разработчиков ПО, Redmine — для небольших команд (бесплатный, мало родного функционала, нет выбора сторонних интеграций, дополнительные плагины стоят денег). Worksection — для компаний с почасовкой и потенциальными проблемами с английским языком, где важно ежедневно управлять проектами/задачами с максимально детальной аналитикой, отчетностью, возможностью делегировать.

Jira, Redmine, Worksection. Ценообразование

Jira:

• Бесплатно навсегда, не больше 10 пользователей.
• Standard. 7,00$/за пользователя в месяц. Возможно подключение до 5000 пользователей.
• Premium. 14,00$/за пользователя в месяц. Возможно подключение до 5000 пользователей.

Redmine:

• Бесплатно всегда без ограничений в количестве пользователей.

Worksection:

• Free. Бесплатно навсегда, для команды до 5 пользователей.
• Мини. 29$/месяц и доступ для 10 сотрудников.
• Базовый. 49$/месяц и доступ для 20 сотрудников.
• Бизнес. 99$/месяц и доступ для 50 сотрудников.
• Премиум. 199$/месяц и доступ для 50 и больше сотрудников.

Начнем с главного:

Бесплатно — не равно выгодно

Поговорка о том, что «бесплатный сыр только в мышеловке» отлично подходит под описание бесплатности софта Redmine. Почему? Родного функционала не так много, чтобы было где «разогнаться» среднему или крупному бизнесу. Более того! Даже малому бизнесу, который стремится к масштабированию, будет тесно рано или поздно (скорее, первый вариант). Один или два раза в году софт требуется обновить. И что дальше? Правильно, за обновление нужно заплатить.

Где еще подводные камни в «бесплатном сыре» от Redmine? Если вы почитаете в сети отзывы, то увидите, что многие пользователи жалуются на одно и то же: «виснет», «тормозит», «глючит».

Наша рекомендация: убрать из списка своей выборки Redmine, если не горите желанием терпеть, когда что-то «виснет» или не рассчитываете платить за обновление и коммерческие плагины.

Кстати, стоимость коммерческих плагинов от Redmine стартует от 69 долларов. Полный набор — 999$.

Теперь посчитаем, сколько нужно платить за Jira и Worksection

Допустим, в компании 20 человек. В Worksection это будет тариф «Базовый», а в Jira — «Standard».

Стоимость для 20 сотрудников: Worksection — 49$ ежемесячно, jira — 140$ ежемесячно.

То есть, за пользование Jira вы заплатите почти в 3 раза больше, чем за функционал Worksection. Учитывая сравнительную таблицу и приличный набор родного функционал Worksection, не видим смысла переплачивать.

Как разобраться самостоятельно с функционалом и обучить сотрудников?

Как работать с таск-менеджером легко и обучиться максимально быстро? Здесь каждый из нашей обзорной тройки постарался подготовить обучающие материалы и базу знаний, чтобы всем сотрудникам внедрение в систему управления проектами и задачами было максимально комфортным.

Старт в Jira — это непросто. Напомним, что интерфейс софта только на английском. Но разработчики Jira, предугадывая возражения потенциальных клиентов со слабой базой английского, хорошенько постарались. Для обучения они подготовили: базу знаний, обучающие уроки, FAQ, блог и даже создали комьюнити для клиентов. Если блоги, FAQ, и базы знаний есть у 99% таск-менеджеров, то Atlassian Community — это интересно. В этом сообществе каждый может получить поддержку и ответы на свои вопросы от клиентов, которые уже являются пользователями Jira и имеют приличный опыт использования функционала австралийской системы.

Старт с Redmine. Так, как Redmine, за счет открытого кода, дает разработчикам зеленый свет, на сайте достаточно информации именно для тех, кто занимается разработкой плагинов и дополнительных модулей. Есть Кодовая документация, тесты, пошаговое руководство по написанию плагина Redmine, описание внутренней обработки плагинов, описание API подключения модулей, список часто задаваемых вопросов о плагинах Redmine. И это помимо форума, раздела с вопросами и ответами и дорожной картой. В целом, для разработчиков на Redmine все понятно и прозрачно. А вот для пользователей, которые никак не связаны с разработкой и IT, пользование данным софтом может превратиться в настоящее испытание на прочность нервов и ад. Мы серьезно.

Старт в Worksection будет мягким, комфортным и быстрым благодаря таким возможностям для новых клиентов: техническая поддержка в чате и по e-mail, FAQ, консультации по телефону и даже в Zoom, обучающие видеоролики, статьи с ответами на самые распространенные вопросы клиентов. При подборе платного пакета (еще в процессе бесплатного тестирования) клиенты Worksection получают также бесплатно демо-презентацию.

Проекты, задачи и подзадачи. Структура таск-менеджеров

Структура Jira:

• Проекты
• Задачи
• Подзадачи

Одна из полезных функций в Jira — это возможность создавать рабочие процессы. В рабочем процессе можно видеть путь задачи: от момента ее создания до финального решения. Рабочие процессы имеют ряд дополнений: создание условий, триггеров, пост-функций. Возможность создавать рабочие процессы больше необходима для крупных компаний. Это даст точное понимание, на какой этапе находится каждая отдельная задача. Сами разработчики софта говорят, что не рекомендуют редактировать, например, активные рабочие процессы, чтобы не возникло путаницы.

Так выглядит интерфейс Jira:

Структура Redmine:

• Проекты
• Задачи

Каждый из проектов может быть «подвязан» под отдельный почтовый ящик. Внутри проекта есть несколько трекеров. Выбрать трекеры можно индивидуально. Например: контактное лицо, поставщик, запрос, спонсоры, потенциальные заказчики, стоимость, задача и многое другое. Трекеры добавляются вручную. По проекту можно видеть: статус, затраты времени, историю переписки, плановую дату завершения существующего проекта и старт нового. По задачам можно создавать диаграмму Ганта, но есть ограничения (только информативный вариант, без возможности сделать дополнительные настройки). Задачи можно выводить на досках, но для этого нужно установить дополнительные плагины. С помощью плагина можно создать нечто вроде канбан-доски.

Так выглядит интерфейс Redmine:

Структура Worksection:

• Компании
• Проекты
• Задачи
• Подзадачи первого уровня
• Подзадачи второго уровня

Все проекты в Worksection можно группировать по папкам (командным и обычным). Создается проект с помощью зеленого плюса (на «Главной» или на странице «Проекты) и функции «Новый проект». Проекты присваиваются в работу конкретным командам. Для этого есть функция «Добавить в команду», где в один клик добавляются необходимые сотрудники.

Задачи можно создавать как с «Главной», так и с подраздела «Задачи». В правом верхнем углу на «Главной» выведены подразделы «Мои проекты» и «Мои задачи». Создавать новые задачи и управлять ими максимально удобно. Также задачи можно сортировать по фильтрам внутри списков, «по людям», «канбан», «закрытые» и «открытые». Также можно отображать задачи «в виде», «переключиться на вид» и т.д.

Внутри задач создаются подзадачи с указанием срока исполнения или без них. Также в подзадаче можно ограничить видимость для определенных сотрудников, указать метки и статусы. Кроме того, в подзадачах, как и в задачах, есть возможность указать стоимость работы сотрудника за час и необходимое количество времени для выполнения поставленной подзадачи. После запуска функции тайм-трекинг, будет считаться время/деньги для конкретной задачи.

Так выглядит интерфейс Worksection:

Тайм-трекинг. Почему эта функция важна?

Только Worksection даст отчет по тайм-трекингу в формате время/деньги.

Это значит, что только у Worksection можно указать не только количество рабочих часов, затраченных на проект или задачу, но и стоимость одного часа. В результате такой комбинации, по окончанию дня, недели, месяца или года можно вывести отчет по трудозатратам с уже готовыми данными по стоимости работы каждого отдельного сотрудника. Для бухгалтерии это: автоматизация, отсутствие ручных подсчетов и сбора информации. Для руководителя проектов — это понимание узких мест в проекте. Для СЕО — это информация какие клиенты и проекты выгодны и плюсовые и какие околонулевые/убыточны.

В Jira и Redmine функция тайм-трекинга работает только в формате указания затраченного времени на выполнение той или иной задачи. При этом, на осваивание функции в Jira нужно будет потратить немало времени (сложно назвать интерфейс Jira удобным и понятным интуитивно).

Отчет и анализ. Что предлагают Jira, Redmine, Worksection?

Эффективное приложение для управления проектами — то, где есть подробный автоматизированный отчет. То есть, управление проектами и задачами — не единственная обязательная функция. Получить детальную отчетность можно далеко не во всех таск-менеджерах. В некоторых придется сделать несколько сторонних интеграций (за деньги), чтобы собрать информацию для отчета и выгрузить его в нужном формате.

Отчеты в Jira. Здесь предложено несколько вариантов отчетности. Есть Project Roadmap, который позволяет просматривать загрузки каждого отдельного пользователя. Это делает управление проектами максимально эффективным. Увидеть управление проектами в Jira можно на приборной панели.

Доступные отчеты в Jira:

• Отчет по высокоприоритетным задачам
• Отчет по количеству задач, созданных одним пользователем
• Отчет по среднему количеству затраченного времени для решения задачи
• Отчет по количеству задач, созданных в день, неделю, месяц, год
• Отчет по популярным задачам (которые набрали большинство голосов)
• Отчет задач по статусам
• Отчет по приоритетности задач
• Отчет по затраченному времени в конкретной задаче

Для получения более детализированного отчета с учетом потребностей компании, можно сделать интеграции со сторонними приложениями. Также есть возможность подключения Google Analytics.

Отчеты в Redmine. В данном таск-менеджере есть только отчет по трудозатратам в работе над конкретной задачей. Например, у нас есть сотрудник N и при создании задачи была запущена функция тайм-трекинга, которая в итоге покажет количество затраченного времени на выполнение задачи. Можно выводить отчет по конкретным сотрудникам и конкретным задачам за день, неделю, месяц или год. Есть и другие категории, которые можно в отчете настроить индивидуально. Отчет экспортируется в CSV формате. Для более глубокого отчета по другим (важным для вашей компании) категориям необходимо установить плагин (платно). Например, это может быть Redmine Reporting Plugin. С его помощью можно анализировать бюджет проекта в режиме реального времени, ограничивать доступ для определенных пользователей, вести журнал регистраций для детального прослеживания изменений по задачам.

Отчеты в Worksection. Не будет преувеличением сказать, что Worksection позаботился об отчетности до мелочей. Вы сможете видеть результаты как по отдельным проектам, задачам, так и по результатам работы отдельных сотрудников. Продуманный интерфейс, расширенная «начинка» и возможность использовать важные для бизнеса функции без обращения к каким-либо сторонним ресурсам.

Несколько способов сделать отчет в Worksection:

• Отчет общий
• Отчет по проектам
• Отчет по людям
• Отчет подробный
• Отчет по запланированным и закрытым задачам
• Отчет по задачам, которые не были выполнены в срок
• Отчет по ресурсу время/деньги (функция тайм-трекинга, о которой мы писали в начале обзора)
• Отчет по срокам в диаграмме Ганта

Отчеты экспортируются в XLS формате для просмотра в Excel.

Техническая поддержка Jira, Redmine, Worksection

В технической поддержке главное что? Правильно. Скорость решения вашего вопроса и вариативность (отправить тикет, но в идеале — еще и доступ к технической поддержке по телефону).

В разделе «Техническая поддержка» на сайте Jira достаточно информативны ресурсы-помощники: обучающая документация, поиск ответов по заданным словам, помощь сообщества и даже обучение с последующей сертификацией. Если вы не найдете ответ на свой вопрос — нужно написать в поддержку. Ответ может быть не сразу (как и в случае с Asana). Причина — разные часовые пояса (напомним, что Jira — австралийский таск-менеджер).

C технической поддержкой Redmine все очень непросто и запутано. На официальном сайте не удалось найти раздела с одноименным названием или хотя бы контактных данных. Но удалось найти на сторонних ресурсах почту, написав на которую, можно получить ответ от русскоязычной поддержки Redmine. Скорее всего, это компания-посредник, которая решит ваш вопрос по Redmine за определенную плату. И с хороших новостей: Redmin имеет активный форум, где можно написать свой вопрос и, скорее всего, удастся получить ответ. Но это никак не повлияет на то, что функционал данной системы очень ограничен, а разбираться с интерфейсом придется долго, с затратами не только драгоценного времени, но и не менее драгоценных нервов (если вы не представитель IT-сферы, конечно. Хотя, и это не гарантия простоты работы с Redmine).

Украинский таск-менеджер Worksection даст вам первый отклик на письмо через 2 минуты, а через 5 минут — подробный ответ. Если вы хотите, чтобы вопросы технические решались максимально быстро, конечно, лучше выбрать систему управления проектами, где техническая поддержка работает в одном с вами часовом поясе.

Облачный сервис, рабочий стол или мобильное приложение?

Jira: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS, приложение Windows iPhone.

Redmine: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Unix.

Worksection: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS.

В данном случае, Jira имеет приложение для Windows iPhone. Но нужно ли оно, если 99% телефонов на Android и IOS?

То есть, Redmine не имеет ни версии для Mac, ни мобильных приложений (Android, IOS). Если выбрать Redmine, значит, все сотрудники должны быть на Windows или Unix (а «яблочные» пользователи не смогут присоединиться).

Безопасность и конфиденциальность Jira, Redmine, Worksection

Безопасность в Jira обеспечивается: шифрованием данных, системой управления доверием Atlassian (ATMS). Разработчики утверждают, что безопасность проходит тщательное тестирование, создается моделирование угроз и регулярно проводится сканирование. Инструменты безопасности Jira: SSO на основе SAML, SCIM, принудительная двухуровневая аутентификация (2FA).

Безопасность в Redmine. На сайте компании указаны все те уязвимые места, которые когда-то мешали безопасности клиентов и были исправлены. С одной стороны, прозрачность — это хорошо. Но с другой — это говорит о том, что безопасность у системы «хромала» и, скорее всего, ситуация остается неизменной. Система безопасности выглядит так: есть проблемы — ищем решение. Разработчики предлагают проверить наличие уязвимых мест в своей системе с помощью Redmine Security Scanner.

Безопасность в Worksection обеспечивается шифрованием, а соединение с сервисом происходит по защищённым каналам, с использованием 256-битного SSL-шифрования (такое шифрование используют банки по всему миру). Worksection создает автоматические резервные копии для всех клиентов. Есть FTP-хранилище — собственный сервер, где можно хранить все рабочие файлы. Worksection работает в кластере из четырех дата-центров, находящихся в Германии и Украине, которые соответствуют Tier-3 классу надежности. Всё комплектующие сервером продублированы для того, чтобы обеспечить безотказную работу кластера.

Вывод:

Учитывая многие недочеты в Redmine, мы бы поставили данную систему на третье место среди обзорной тройки. То есть, этот софт можно использовать для управления проектами, но: ограничение функционала, оплата за плагины, сложный интерфейс, сомнительная безопасность и трудности с технической поддержкой. С плюсов: для небольшой команды (не больше 10-ти человек), Redmine может быть неплохим таск-менеджером, но только на начальной стадии развития компании. При масштабировании система просто не справится с новыми задачами и загрузкой, а дополнительные плагины будут стоять денег.

Worksection vs Jira. Обе системы достаточно функциональны, дают доступ к детальным отчетам и обеспечивают высокий уровень безопасности для своих клиентов. Напомним, что в Jira тайм-трекинг работает только на учет затраченного количества времени (то есть нет системы время/деньги), а для команды в 20 сотрудников и больше, данная система обойдется в 3 раза дороже чем, например, Worksection.

Еще раз проанализируйте по каждой из систем: ценообразование, функционал, безопасность и техническую поддержку. Делайте свой правильный выбор и получайте от выбранного таск-менеджера максимум пользы за разумные деньги.