Як ми підвищували продуктивність команди за допомогою Pomodoro і до чого тут тимбілдинг

Привіт, я Валя, і я працюю як BA/PM в одному британському стартапі. В цій статті я буду ділитися досвідом про підвищення продуктивності команди на короткий термін, а саме за технікою Pomodoro.

Ілюстрація Аліни Самолюк

Опис техніки:

  • Визначена ціль і чіткі задачі. Щось, на що не було натхнення, що мільйони років відкладав, що треба зробити терміново. Будь-що, але головне, щоб був чіткий список з розумінням, що треба зробити.
  • Робота має тривати 25 хвилин (це і вважається «pomodori»). Всього 25 хвилин роботи, що не є багато. Але це має бути 25 хвилин чесної, сконцентрованої роботи без відволікання на сторонні чинники. Без месенджерів, розмов і навіть музики. Уся увага тільки на задачу.
  • Відмітки зроблених задач. Після кожної зробленої задачі варто це зазначати у своєму списку. Так буде відчуватися мотивація від виконаної роботи.
  • Короткий відпочинок між підходами (35 хвилин). Час для того, щоб відволіктися від роботи: пройтися, випити води, медитувати або поговорити з кимось.
  • Кожних 4 pomodori (сет) варто робити довгу перерву (1530 хвилин). Час для засвоєння мозком інформації, яка надійшла за період роботи. Під час цієї перерви можна повноцінно розслабитися, щоб підготуватися до наступного сету.

Техніка зазвичай описується як прикладна для збільшення продуктивності окремої людини, але ніяк не команди, і пояснюється це тим, що виключається можливість нормальної комунікації. Але, знаючи цю проблему, ми знайшли вихід, і ретроспективно можна сказати, що наш досвід виявився вдалим.

Проблема, яку мали вирішити, і зародження ідеї

Так вийшло, що за короткий термін (близько півтора місяця) треба було зробити MVP, при наявності трохи більше ніж готового логіну в системі. Тож при мозковому штурмі розглядалися різні варіанти, як з цим впоратися, щоб вийшло максимально продуктивно, без ризиків, пов’язаних із залученням нових людей «з вулиці» та без значної втрати грошей. І вибір пав на планування кемпу в Карпатах, де вся команда буде працювати за технікою Pomodoro.

Порадившись з командою, дійшли висновку, що можна втілювати в життя і всі підтримують цю ідею. Ми вибрали наше житло на тиждень і готові були вриватися в роботу.

Планування

Для команди з 8 девелоперів (5 з нашої команди + 3 девелопери з сусідніх команд) слід було правильно розробити беклог. Задача була непроста, але ми добре підготувалися. Для якісного беклогу нам треба було врахувати такі пункти:

  • достатня кількість задач для всіх програмістів з урахуванням збільшення продуктивності х2. Для мене як бізнес-аналітика це був ще той челендж написання тасок у супершвидкому режимі;
  • задачі мали бути максимально маленькими (у нас це були задачі по 1 сторі поінту), щоб їх вистачало на всіх, водночас не хотілося не блокували решту задач. Також це був наче ще більший стимул до роботи, коли закриваєш сторі поінт;
  • всі задачі мали пройти рефаймент та мати естимацію;
  • були окремі задачі для створення UI-компонентів;
  • мали бути додаткові задачі у разі збільшення продуктивності більше ніж вдвічі;
  • дизайни для тасок мали бути зроблені та апрувнуті клієнтом.

Крім беклогу, треба було вирішити всі організаційні питання: проживання, харчування, а особливо розклад на тиждень.

Ось наш приклад:

Скласти правильний розклад було дуже важливим завданням, треба було врахувати час на комунікацію, підлаштувати всі активності так, аби кожному члену команди було комфортно працювати.

Також ми модифікували стандартний метод Pomodoro, щоб збільшити час взаємодії між членами команди. З попередніми міркуваннями залишили 25 хвилин роботи, але вирішили, що час на перерви між «помідорами» варто збільшити до 10 хвилин. Довгі перерви могли варіюватися від 30 хвилин до півтори години (у випадку обідньої перерви).

Стандартний розклад на день був такий:

  1. Кожен день підйом близько 7-ї ранку, щоб о 08:00 бути готовим до першої «помідорки».
  2. О 08:00 вся команда вже сидить за своїми робочими місцями, всі в одній кімнаті і чекають це «дзинь», яке сповіщає про початок роботи.
  3. 25 хвилин роботи у повній тиші (мені як BA/PM цього давно не вистачало).
  4. 10 хвилин відпочинку, де вирішуються всі проблеми щодо задач команди, фізіологічні потреби або просто абстрагування від роботи.
  5. О 09:00 ранку сет з двох «помідорок» вже закінчений, ура. І ти ідеш на сніданок з усвідомленням того, як багато вже встиг за цей початок дня.
  6. Далі ще 2 сети по 3 «помідорки» в кожному, з перервою в пів години між ними. Це найпродуктивніша частина, коли команда закриває більшу частину задач.
  7. З 13:30 до 15:00 у нас був час обіду. Період для відновлення сил, комунікації з командою, можлива прогулянка околицями.
  8. Після обіду з 15:00 до 16:30 останній сет, де вже відбувається «підчищення» фіч та доведення їх до «done».
  9. 16:30 ми проводили Summing up, де підсумовували все зроблене за день та планували роботу наступного дня (такий собі замінник стендапу).
  10. Після нашого підсумовування кожен вже мав час на вечерю та обмін знаннями. У нас під це закладалось проведення часу з командою без робочих проблем, де ми піднімалися разом на схил, дивилися документалку від Netflix або розмовляли на різні теми.
  11. У п’ятницю була запланована вечірка з приводу успішного закриття спринту.

Кемп у дії

Маючи план та задачі, наш кемп пролетів дуже швидко. Загалом в день виходило близько 4 годин і 35 хвилин роботи за Pomodoro «чистими», що дозволило бути продуктивним і мати час на відпочинок з командою.

Часу на роботу загалом вистачало, і за відведені проміжки кожен встигав виконати свої задачі й при тому розуміти свою зону відповідальності.

Складно було спершу звикнути до таймерів та цих постійних «дзинь», але так можна було не відволікатися навіть на годинник під час роботи. До речі, користувалися ми безкоштовною версією застосунку для Mac Be focused pro, але ресурсів для вимірювання проміжків часу є чимало й онлайн. Наприклад, можете спробувати Pomodoro Tracker або Pomodoro Timer Online.

Тестування

Окремою темою варто зазначити також тестування. На команду з 8 девів було 2 тестувальники, ще частина коду покрита автотестами. Задачі на UI-компоненти тестував дизайнер, тому третину всіх задач можна було забрати для самих QA.

Тож загалом на тестувальників було навантаження більше, ніж зазвичай, але в умовах Pomidoro пройшло успішно і жоден баг не потрапив на продакшн.

Чим займалися БА та дизайнер

Ми також працювали за технікою разом з усіма. Правда, наша робота була орієнтована на майбутні фічі і спринти. Для команди відігравали найбільшу роль саме під час тих 10 хвилин комунікацій, коли відповідали на всі питання девів і тестувальників.

Демо

Уся наша робота вела до основного — зробити MVP, тож логічним закінченням кемпу мало бути саме демо. Кожен мав розуміти, який мінімум стабільного продукту маємо показати замовнику, але краще — більше. Маючи чітку загальну картину та деталізовані задачі, це демо перестало вважатися недосяжним.

Отже, ми підготували до демо MVP, яке успішно продемонстрували. Задачі, які зробили для «збагачення» MVP на момент демо були в тестуванні, тому їх показати вже не вдалося.

Висновки

Ми використали техніку Pomodoro і залишилися задоволені. Це була комфортна робота і тимбілдинг одночасно.

Варто пам’ятати про головні складові:

  1. Сформована команда. Не знаю, наскільки такий підхід буде актуальний для нових команд, але для команди, яка вже працювала близько пів року разом — було чудово.
  2. Заплановані задачі. Опис, пріоритет, естимейт, розуміння всіх архітектурних аспектів — має бути готово до початку кемпу.
  3. Чіткий розклад. Який відомий всій команді, з урахуванням фізіологічних потреб та потреб у комунікації з іншими.
  4. Правила. Чітко прописані, яких мають дотримуватися всі в кемпі (25 хвилин роботи над своєю задачею, не відволікати колег, не вмикати музику, не відволікатися на соцмережі тощо).
  5. Всі в одному місці. Вся команда має бути поруч, в одній кімнаті, щоб ця атмосфера роботи була однією на всіх.

Якщо у вас на початку статті було питання, чи можна цю техніку використовувати для буденної командної роботи, то моя відповідь — ні. Хоча цей період був досить продуктивним, водночас ми мали час на відпочинок, але сконцентровані 4 години роботи разом з обмеженою комунікацією все ж є челенджем для команди. Також в нинішніх реаліях з віддаленою роботою і командою в різних містах складніше буде синхронізувати усіх на «помідорки».

Загалом я рекомендую цю техніку для «стареньких» команд, які знають, скільки стабільно можуть віддати сторі поінтів, та згодні поїхати кудись на тиждень разом зі своїми колегами.

👍НравитсяПонравилось11
В избранноеВ избранном3
LinkedIn
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Тут такая история, что это не всегда работает. Вроде как и дисциплинирует, но вроде как и ограничивает. На большие задачи нужно и больше времени, которое нужно балансировать и компенсировать полноценным последующим отдыхом. Система может сработать, если у тебя полдня забито простенькими тасками типа поревьюшить, подфиксить итд, или же когда горим. А такие интенсивы ни к чему, кроме выгорания преждевременного не приведут.

Для меня 25 мин. это только войти в поток, для нормальной продуктивности нужны спринты по 45 — 80 мин.

поддержу пожалуй. часто случается, что типичное время погружения в отладку на нетривиальном окружении — минут 30-40, и это только до того места где собственно начинается работа, потом собственно ещё столько же нужно побыть в контексте. правда бывают и неглубокие задачи.

Я думаю что нельзя жестко детерминировать время под нагрузкой и время отдыха, так как это очень сильно зависит от сложности задачи и текущего состояния человека, иначе заработать истощение можно очень быстро. Сама идея трекинга времени имеет смысл, и оказывает влияние на продуктивность, но к этому нужно привыкать и искать свой ритм работы, так как мозги у всех разные.

Команді заплатили за овертайми понад 8 годин?

Ага, щяс. Ніби не для того то все вигадали щоб не платити.

12 часов херачинга — ну, такое...
Начало в 8 утра — данунах.
А платили, естессно, как за 8?

Вспоминается анекдот:

Пациент (П) в кабинете у Доктора (Д):
Д (разглядывая снимки и анализы): — Хорошо, хорошо, очень хорошо
П: — Доктор, все в порядке, я буду жить, да?
Д (продолжает бубнеть себе под нос): — Ммммм, да, очень хорошо
П: — Доктор, да что хорошо-то?
Д: — Хорошо, что у меня такого нет

Если задача реально серьезная, мне, как разработчику, нужен 2-4-часовой интервал без отвлечения на митинги, на коллег, на менеджера и т.д.
Если дробить это на 25-минутные кусочки — какая-то фигня получается.
С простыми задачами работает неплохо, не спорю — статьи на Хабре почитать, комменты на ДОУ и Линкедине пописать.
А вот с разработкой вяжется не очень.

Я попробовал, волне так можно так работать. Ставишь мини цель от задачи на 25 минут (это не мало), скажем : поправить конфиг, накидать класс, написать юнит тест, сделать код ревью, написать юзер стори и т.п. — выполнил, 5 минут пере-спорт. Следующая цель и т.д. Как раз проще менеджить вот эти все срочные отвлечения, 25 минут только на цель и больше ни на что. 5 минут можно и на DOU заглянуть или еще куда.

Практика показує що 5 хв перерви просто ігноряться, якщо ти в цей час щось дебажиш чи «майже» вирішив поточну задачу.

Могу сказать одно: запретите реальные помидоры вообще совсем. Потому что в случае забастовки, а она у вас будет — угадайте что станет её символом, летающим в головы эффективных сов.

Чисто интересно, а кто оплачивал жилье?) Инициатор или компания? :)

Почитал, подумал.
В целом техника помодорро хорошая, но работа в этом вашем стартапе дикий стресс и потогонка.
Вставать в семь утра!
Работать по 12-ть часов.
Я не сторонник силовых мер, но чем так работать, лучше бандитствовать. Не долго, зато поживёшь. Много лучше, чем сдохнуть от инсульта/инфаркта за работой в этом вашем стартапе

Иногда кажется, что лучше сдохнуть от инфаркта, чем жить эту жизнь и бесконечно жать на кнопки

Как показывает практика за скучную работу платят больше, чем за интересную. А успеха можно достичь и вне айти.
Хотя иногда и не хватает кранча, когда реализация фичи ограничивается только максимальной скоростью набора кода. Без всех этих бесполезных код ревью на каждую строчку с доебом до каждого пробела и 20 митингов в день ради митингов по закрученному агайл подобному процессу, когда говоришь о какой-то малоприоритетной и никому ненужной фигне больше, чем пишешь код.

Есть работа, которую можно так работать. Но она не должна эксплуатировать твою память, работа должна быть видимой, то есть так чтобы ничего запоминать не приходилось. Это не про программирование, точно говорю — здесь недописанный код нужно держать в голове. Иначе эти хвосты так и останутся в коде, и что ещё важнее, пройдут все тесты.

От кратковременной работы по 12 часов можно словить кайф, особенно если мотивация соответствующая.
Но в 90% случаев из моего опыта — это никто не оценит, а если и оценит то с 0 выхлопом для тебя, разве что репутацию качнешь.

Читал и офигевал немного — эффективность, продуктивность, четкие правила, обмен опытом, документалки от нетфликс, дружная команда, подъем в 7 утра... А как насчет времени на собственные интересы, побыть немного одному. Или главное MVP любой ценой?

Каждый мог проводить своё свободное время как ему хотелось. Не обязательно кушать вместе, не обязательно проводить вечер вместе. Некоторые ребята собирались и шли гулять, некоторые оставались в домике чисто поваляться, кто-то смотрел фильмы. С батогом никто никого не загонял 🤷🏻‍♀️

Ок я понял. Чисто интересно, не в качестве стеба — команда состояла в основном из джунов которым интересны эксперименты и малой части энтузиастов? Просто трудно представить человека возраста 30+, а то и 25+, который просто так согласится на подобный распорядок в ущерб собственным интересам.

3 синьёра, 2 мидла, 3 джуна были в кемпе и один синьёр остался дома
по возрасту были от 19 лет до 35 лет.
Тут сама идея сменить обстановку и поработать в другом месте оказалась интересной для всех.

Вы ж работаете 12 часов в день. Какое свободное время? Потом только и останется трупиком «в домике чисто поваляться».

MVP любой ценой — достигается жёсткими мерами аж бегом. Вот только выйти из стадии MVP может занять и 10 лет, и более. Не у всех продуктов столько есть.

Ну вот взять хотя бы «эффективную» разработку Киберпанка: эффективные менеджеры эффективно спланировали сроки, показали что эффективно разработка в них укладывается и положили себе в карман за это эффективную денежку. А дальше была жопа.

Забыли сказать, что всем выдали серую форму и ходили строем.

всем выдали серую форму

Юные цукерята

Прочитал. Похвально что вы справились, но честно, я бы в такой команде не работал принципиально. Явно видно что девелоперы прогнулись (или ещё молодые, или где вы таких находите?), а эффективный менеджер — вообще страшный человек :) считаю что такой стиль работы — это прямая дорога к «Arbeit macht frei».

Спасибо за комментарий, Игорь. Поэтому я и писала, что этот метод будет работать в командах где тиммейты хорошо друг друга знают. На уровне дружбы поехать в горы поработать было вполне комфортно:)

А зачем в команде дружба? (Если это не сырок, конечно)

Не сырок. Бензопила!

Даже самая дружная команда перестаёт занимать место в сознании гребца в момент его увольнения :) сколько раз такое наблюдал! Так что я бы разделял дружбу и работу. Бывает ещё и дружба на работе, но это, как правило, касается очень узкого круга людей, человека 2-3-4. Но если у вас получилось так сплотить сразу 8 девелоперов и 2 кьюэя — браво! Я бы очень хотел узнать, как у вас такое вышло. Ещё вопрос: если не секрет, кто оплачивал поездку, проживание и питание всей толпы в горах? Каждый сам и добровольно или компания на это выдала денежку? Если всё оплачено и гребцы заранее знали об этом — то вполне ок съездить на такой эксперимент. А если каждый со своего кармана — это выглядит очень странно для девелоперов...

Потім перечитав, обдумав, плюнув три рази через плече і ще раз перехрестився.

Сидіти на роботі не 8 годин, а 12, щоб компанії зробити ефективні 8 годин? Я щось не зрозумів, чи це скидається на працю на заводі українського заробітчанина? Лише у заробітчанина 40 годин на тиждень, він не щодня паше по 12.

А давайте так: ваші співробітники попрактикуються, і підуть на Апворк збільшивши рейт в півтора-два рази. Робота в такому ж режимі.

А якщо, скажімо із ймовірністю 100% це призводить до падіння реальної продуктивності, до накопичення проблем, які не будуть вирішені ніколи, і звичайно ж до купи проблем, які знаходяться в процесі вирішення нескінченно довго?

Чому так? А ви вже розробили спосіб, яким мозок може відправити в Hibernate якусь задачу в дуууже нестабільному стані, а потім продовжити звідки почав? Ви знайшли спосіб записати все, що зараз в пам′яті людини, щоб потім все це відновити — витративши на це 0 секунд?

Є мільйон способів отруїти пам′ять. І жодного — щоб вберегти від безжального винищення та розривання слабких зв′язків більш пріоритетними задачами. Обробка сигналів саме і пріоритетом мозку, а зовсім не робота.

Тому все, що ви насправді «покращили» — так це бюрократичну імітацію та ріст «ЧСВ» манагера. За рахунок формалізації більш дрібних задач, які раніше тупо ніхто в окремі таски не виділяв через їх дріб′язковість.

100%. Робота по 25 хвилин це повна маячня. Мінімум година.

Майже завжди квантований мінімум — доба, або задача в цілому, якщо займає менше. Якби сон не був фізичною необхідністю, квант був би ще більшим.

Якщо квантувати менше, виходить багато «сміття» в пам′яті, яке не мітиться як сміття (нема природного алгоритму), а отруює процес. Я вже цей аспект пояснював нещодавно.

не стьоб, але й не лестощі: ви не думали написати книжку, де б були упорядковані всі ваші коменти з психологічних тем? я б купив).

Ні, бо те, що є впорядкованим з вашої точки зору, є сміттям з точки зору інших.

До того ж, про деякі питання (і таких питань більшість) є табу говорити прямо. Тому дається інша відповідь, яка з одного боку, не є чистою брехнею — але містить лише частинку правди, яка формує протиріччя. Спроба підтвердити або спростувати сказане — дасть вам необхідну відповідь. Але відповідь буде вже ваша, а не моя, тому ви не станете її знецінювати та намагатися довести, що її дав дурень.

Итого работа с 7 утра до 8 вечера. А жить когда?

та ну, с чего вы так решили?) ориентировочно проснуться в 7 — не означает с 7 работать:) И считать работой ужин и обменивание знаниями — тоже нельзя.

И считать работой ужин и обменивание знаниями — тоже нельзя.

Это с чего вдруг? Мне нахрен не нужны эти знания, если бесплатно

всё добровольно:) если нет желания — не нужно.

Судя по всему как в колхозе: все добровольно, но если нет — расстреляем/уволим. Хорошо, что я отверг предложение от вашей предыдущей хрюши

а музику за що?

щоб чути коли починається і закінчується час помідорки :)

В мене звук помідорки стоїть гучніше ніж музика грає, тому не складно це налаштувати і працювати з музикою)

Подписаться на комментарии