Як ми підвищували продуктивність команди за допомогою Pomodoro і до чого тут тимбілдинг

Привіт, я Валя, і я працюю як BA/PM в одному британському стартапі. В цій статті я буду ділитися досвідом про підвищення продуктивності команди на короткий термін, а саме за технікою Pomodoro.

Ілюстрація Аліни Самолюк

Опис техніки:

• Визначена ціль і чіткі задачі. Щось, на що не було натхнення, що мільйони років відкладав, що треба зробити терміново. Будь-що, але головне, щоб був чіткий список з розумінням, що треба зробити.
• Робота має тривати 25 хвилин (це і вважається «pomodori»). Всього 25 хвилин роботи, що не є багато. Але це має бути 25 хвилин чесної, сконцентрованої роботи без відволікання на сторонні чинники. Без месенджерів, розмов і навіть музики. Уся увага тільки на задачу.
• Відмітки зроблених задач. Після кожної зробленої задачі варто це зазначати у своєму списку. Так буде відчуватися мотивація від виконаної роботи.
• Короткий відпочинок між підходами (3–5 хвилин). Час для того, щоб відволіктися від роботи: пройтися, випити води, медитувати або поговорити з кимось.
• Кожних 4 pomodori (сет) варто робити довгу перерву (15–30 хвилин). Час для засвоєння мозком інформації, яка надійшла за період роботи. Під час цієї перерви можна повноцінно розслабитися, щоб підготуватися до наступного сету.

Техніка зазвичай описується як прикладна для збільшення продуктивності окремої людини, але ніяк не команди, і пояснюється це тим, що виключається можливість нормальної комунікації. Але, знаючи цю проблему, ми знайшли вихід, і ретроспективно можна сказати, що наш досвід виявився вдалим.

Проблема, яку мали вирішити, і зародження ідеї

Так вийшло, що за короткий термін (близько півтора місяця) треба було зробити MVP, при наявності трохи більше ніж готового логіну в системі. Тож при мозковому штурмі розглядалися різні варіанти, як з цим впоратися, щоб вийшло максимально продуктивно, без ризиків, пов’язаних із залученням нових людей «з вулиці» та без значної втрати грошей. І вибір пав на планування кемпу в Карпатах, де вся команда буде працювати за технікою Pomodoro.

Порадившись з командою, дійшли висновку, що можна втілювати в життя і всі підтримують цю ідею. Ми вибрали наше житло на тиждень і готові були вриватися в роботу.

Планування

Для команди з 8 девелоперів (5 з нашої команди + 3 девелопери з сусідніх команд) слід було правильно розробити беклог. Задача була непроста, але ми добре підготувалися. Для якісного беклогу нам треба було врахувати такі пункти:

• достатня кількість задач для всіх програмістів з урахуванням збільшення продуктивності х2. Для мене як бізнес-аналітика це був ще той челендж написання тасок у супершвидкому режимі;
• задачі мали бути максимально маленькими (у нас це були задачі по 1 сторі поінту), щоб їх вистачало на всіх, водночас не хотілося не блокували решту задач. Також це був наче ще більший стимул до роботи, коли закриваєш сторі поінт;
• всі задачі мали пройти рефаймент та мати естимацію;
• були окремі задачі для створення UI-компонентів;
• мали бути додаткові задачі у разі збільшення продуктивності більше ніж вдвічі;
• дизайни для тасок мали бути зроблені та апрувнуті клієнтом.

Крім беклогу, треба було вирішити всі організаційні питання: проживання, харчування, а особливо розклад на тиждень.

Ось наш приклад:

Скласти правильний розклад було дуже важливим завданням, треба було врахувати час на комунікацію, підлаштувати всі активності так, аби кожному члену команди було комфортно працювати.

Також ми модифікували стандартний метод Pomodoro, щоб збільшити час взаємодії між членами команди. З попередніми міркуваннями залишили 25 хвилин роботи, але вирішили, що час на перерви між «помідорами» варто збільшити до 10 хвилин. Довгі перерви могли варіюватися від 30 хвилин до півтори години (у випадку обідньої перерви).

Стандартний розклад на день був такий:

1. Кожен день підйом близько 7-ї ранку, щоб о 08:00 бути готовим до першої «помідорки».
2. О 08:00 вся команда вже сидить за своїми робочими місцями, всі в одній кімнаті і чекають це «дзинь», яке сповіщає про початок роботи.
3. 25 хвилин роботи у повній тиші (мені як BA/PM цього давно не вистачало).
4. 10 хвилин відпочинку, де вирішуються всі проблеми щодо задач команди, фізіологічні потреби або просто абстрагування від роботи.
5. О 09:00 ранку сет з двох «помідорок» вже закінчений, ура. І ти ідеш на сніданок з усвідомленням того, як багато вже встиг за цей початок дня.
6. Далі ще 2 сети по 3 «помідорки» в кожному, з перервою в пів години між ними. Це найпродуктивніша частина, коли команда закриває більшу частину задач.
7. З 13:30 до 15:00 у нас був час обіду. Період для відновлення сил, комунікації з командою, можлива прогулянка околицями.
8. Після обіду з 15:00 до 16:30 останній сет, де вже відбувається «підчищення» фіч та доведення їх до «done».
9. 16:30 ми проводили Summing up, де підсумовували все зроблене за день та планували роботу наступного дня (такий собі замінник стендапу).
10. Після нашого підсумовування кожен вже мав час на вечерю та обмін знаннями. У нас під це закладалось проведення часу з командою без робочих проблем, де ми піднімалися разом на схил, дивилися документалку від Netflix або розмовляли на різні теми.
11. У п’ятницю була запланована вечірка з приводу успішного закриття спринту.

Кемп у дії

Маючи план та задачі, наш кемп пролетів дуже швидко. Загалом в день виходило близько 4 годин і 35 хвилин роботи за Pomodoro «чистими», що дозволило бути продуктивним і мати час на відпочинок з командою.

Часу на роботу загалом вистачало, і за відведені проміжки кожен встигав виконати свої задачі й при тому розуміти свою зону відповідальності.

Складно було спершу звикнути до таймерів та цих постійних «дзинь», але так можна було не відволікатися навіть на годинник під час роботи. До речі, користувалися ми безкоштовною версією застосунку для Mac Be focused pro, але ресурсів для вимірювання проміжків часу є чимало й онлайн. Наприклад, можете спробувати Pomodoro Tracker або Pomodoro Timer Online.

Тестування

Окремою темою варто зазначити також тестування. На команду з 8 девів було 2 тестувальники, ще частина коду покрита автотестами. Задачі на UI-компоненти тестував дизайнер, тому третину всіх задач можна було забрати для самих QA.

Тож загалом на тестувальників було навантаження більше, ніж зазвичай, але в умовах Pomidoro пройшло успішно і жоден баг не потрапив на продакшн.

Чим займалися БА та дизайнер

Ми також працювали за технікою разом з усіма. Правда, наша робота була орієнтована на майбутні фічі і спринти. Для команди відігравали найбільшу роль саме під час тих 10 хвилин комунікацій, коли відповідали на всі питання девів і тестувальників.

Демо

Уся наша робота вела до основного — зробити MVP, тож логічним закінченням кемпу мало бути саме демо. Кожен мав розуміти, який мінімум стабільного продукту маємо показати замовнику, але краще — більше. Маючи чітку загальну картину та деталізовані задачі, це демо перестало вважатися недосяжним.

Отже, ми підготували до демо MVP, яке успішно продемонстрували. Задачі, які зробили для «збагачення» MVP на момент демо були в тестуванні, тому їх показати вже не вдалося.

Висновки

Ми використали техніку Pomodoro і залишилися задоволені. Це була комфортна робота і тимбілдинг одночасно.

Варто пам’ятати про головні складові:

1. Сформована команда. Не знаю, наскільки такий підхід буде актуальний для нових команд, але для команди, яка вже працювала близько пів року разом — було чудово.
2. Заплановані задачі. Опис, пріоритет, естимейт, розуміння всіх архітектурних аспектів — має бути готово до початку кемпу.
3. Чіткий розклад. Який відомий всій команді, з урахуванням фізіологічних потреб та потреб у комунікації з іншими.
4. Правила. Чітко прописані, яких мають дотримуватися всі в кемпі (25 хвилин роботи над своєю задачею, не відволікати колег, не вмикати музику, не відволікатися на соцмережі тощо).
5. Всі в одному місці. Вся команда має бути поруч, в одній кімнаті, щоб ця атмосфера роботи була однією на всіх.

Якщо у вас на початку статті було питання, чи можна цю техніку використовувати для буденної командної роботи, то моя відповідь — ні. Хоча цей період був досить продуктивним, водночас ми мали час на відпочинок, але сконцентровані 4 години роботи разом з обмеженою комунікацією все ж є челенджем для команди. Також в нинішніх реаліях з віддаленою роботою і командою в різних містах складніше буде синхронізувати усіх на «помідорки».

Загалом я рекомендую цю техніку для «стареньких» команд, які знають, скільки стабільно можуть віддати сторі поінтів, та згодні поїхати кудись на тиждень разом зі своїми колегами.