Як впровадити нову ERP-систему швидко та безболісно

Привіт! Мене звати Ольга Мейлус. Я керую сектором розробки облікових систем в INTERTOP Ukraine. Наша компанія цього року завершила перехід на ERP-систему SAP S/4HANA. Ми стали першим фешн-ритейлером в Україні, який наважився на використання SAP як цифрового ядра.

Для початку є сенс пояснити, що INTERTOP Ukraine — вже давно не просто офлайновий продавець взуття, а омніканальна фешн-компанія з величезним асортиментом одягу, взуття, аксесуарів та косметики. Ще у 2015 році ми вирішили впровадити у себе модель click-and-collect і наразі продовжуємо її вдосконалювати, досягаючи повної інтеграції між сайтом, мобільним застосунком, більш ніж 140 офлайн-магазинами, терміналами, складами, постачальниками та системами обліку, а також запустили маркетплейс на базі власної онлайн-платформи.

Впровадження SAP стало для нас логічним кроком у процесі повної IT-трансформації компанії та водночас драйвером цієї трансформації. Прагнення впровадити систему якнайшвидше змусило переглянути підходи до внутрішнього менеджменту та ухвалення рішень, а також особливу увагу приділити коректній взаємодії з партнером. INTERTOP Ukraine, до речі, став фіналістом премії SAP Quality Awards 2021 у номінації «Трансформація бізнесу». Експерти SAP відзначили суттєві зміни, які пройшла компанія для впровадження нової ERP-системи: у запуску були залучені всі її підрозділи.

Інсайти, які ми виокремили в роботі, як на мене, будуть корисними не тільки тим, хто планує перехід на нову ERP-систему, зокрема систему SAP S/4HANA, а й фахівцям, які ініціюють будь-які трансформаційні процеси у себе в компанії.

Навіщо потрібен SAP (і чи потрібен взагалі)

У нашому випадку ключове завдання полягало в тому, щоб замінити морально застарілу облікову систему, яка за минулі роки стала дуже важкою і неповоротною в підтримці та розвитку. Ми розглядаємо впровадження digital-технологій як необхідну умову для зростання і розвитку бізнесу в конкурентному середовищі. Відтоді як ми впровадили систему Oracle JD Edwards, минуло вже 13 років. У системі було багато старих і «кривих» процесів, але головне, що ми не могли її масштабувати.

Цілі проєкту

Єдина облікова система. Вузьким місцем для розвитку та сталого зростання компанії стало ведення логістики та фінансів у різних системах. Впровадження SAP дозволило уникнути дублюючого обліку і забезпечило єдиний погляд на ситуацію в компанії. Раніше ж часто виникали ситуації, за яких дані у різних системах в результаті збоїв не збігалися, і багато часу витрачалося на визначення цих помилок. Якщо ми помічали незначні розбіжності у сумах одного замовлення, то для врегулювання цієї ситуації нам доводилося під’єднати три робочі групи: підтримку ERP-системи, бухгалтерської системи, а також самої інтеграції.

Прозора управлінська та фінансова звітність у режимі реального часу. Упродовж проєкту ми переглянули управлінську політику з деяких питань. Якщо раніше підсумкову звітність ми могли отримати тільки наприкінці місяця, то зараз за багатьма важливими для ухвалення рішень показниками можемо спостерігати в режимі реального часу, серед них собівартість залишків, продажі тощо. Це впливає на швидкість ухвалення управлінських рішень, наприклад рішень про ефективність або релевантність якої-небудь акції в конкретний проміжок часу.

Автоматизація ручних процесів. Частина процесів, які раніше велися тільки в екселі і не відображалися в жодній з систем, тепер автоматизовані в SAP, наприклад контролінг і МСФЗ оренда. Завдяки цьому ми позбулися «людського фактора» з погляду можливих помилок. Наприклад, людина може банально не протягнути формулу в екселі. Через це багато зайвого часу йшло на контроль коректності операцій.

Скорочення та оптимізація інтеграційних процесів. Нова система дає змогу швидко реагувати на зміни. Ми змогли оперативно запустити точки видачі на період локдауну, долучити нового перевізника тощо. Крім того, було переглянуто багато омніканальних процесів.

10 складових успішного запуску

На старті ми вирішили, що більшість процесів впроваджуватимемо як типові, але, як не крути, наша індустрія зумовлює особливу структуру товарного довідника, наприклад поділ на колекції та сезони. Тож процеси з товароруху, логістики нам потрібно було модифікувати під себе. Я виділила 10 ключових принципів, які забезпечили максимальну швидкість та ефективність переходу на SAP S/4HANA.

1. Приділяйте увагу основам

Важливо правильно закласти основу — обрати та провести попередню оцінку необхідної інфраструктури. На етапі підготовки нашим ключовим завданням був вибір хостингу та компанії-партнера з досвідом роботи в релевантному напрямі, щоб мати змогу консультуватися, отримувати рекомендації та поради з best practices.

Першим хостингом був обраний SAP HEC. Ми зупинилися на ньому, бо цей сервіс надає послуги комплексно: як із самого хостингу, так і з його підтримки та розгортання. Завдяки цьому ми змогли мінімально відволікатися на базові речі та приділити час налаштуванню і розробці процесів. Тільки через рік, зрозумівши специфіку роботи, ми вирішили перейти на AWS, бо він виявився для нас вигіднішим як фінансово, так і з точки зору запропонованого партнера з впровадження хостингу відповідно до вимог тендеру. Тут ми керувалися вже не комплексним підходом, а чітко розуміли свої запити.

2. Забезпечуйте підтримку проєкту на всіх рівнях

Робоча група складалася приблизно з 40 осіб. Це була кросфункціональна команда, куди входили люди, яких ми поділили за напрямами: фінанси та бухгалтерія, логістика й роздріб, закупівлі. У робочій групі були керівники відділів, яких ми залучали для оперативного ухвалення рішень, а також фахівці з рівнем участі 50% і вище. Підтримки тільки вищого керівництва недостатньо, потрібна зацікавленість і участь в проєкті керівників усіх рівнів, адже стислі терміни проєкту вимагають ухвалення більшості рішень на рівні робочої групи.

Структура команди, що була залучена під час впровадження SAP в INTERTOP

3. Залучайте внутрішню команду

Повністю покладатися на партнера — не спрацює. Проєкт неможливо було б ефективно реалізувати, якби впровадженням і спілкуванням з бізнесом опікувалася тільки зовнішня команда. Партнер приходить зі своїми ідеями та намагається нав’язати те, що йому знайоме, і те, що простіше зробити. Такий підхід може не закрити всі потреби бізнесу. Як мінімум, на перших етапах потрібні «перекладачі» між бізнесом і партнером з технічної мови на бізнесову та навпаки, а згодом й люди, які гратимуть за свою команду і відстоюватимуть інтереси компанії. Важливо не нехтувати людьми, які налаштовували та підтримували попередню систему, водночас коректно доносити їм специфіку і переваги нової системи, щоб уникнути заперечення.

4. Розмовляйте однією мовою

Якщо на проєкті відбувається робота із зовнішнім партнером, він приходить зі своїм професійним лексиконом. Часто партнер нічого не знає про галузь, в яку заходить. Бізнес використовує сформовану роками специфічну лексику. Спільний словник потрібно виробляти ще на стадії підготовки, щоб комунікація проходила легше, швидше і не вимагала постійної присутності «перекладача». На старті проєкту нам важко було пояснити специфічні для ритейлу терміни. Наприклад, те, що для нас «ростовка», тобто коробка, в якій міститься одна модель різних розмірів, в системі SAP за замовчуванням називається «партія». Проте для нас партія — це певний товар, який прийшов в одній конкретній поставці. І таких прикладів було багато. Довго ми також пояснювали партнеру специфіку сезонних замовлень товарів у фешн-ритейлі.

5. Проводьте дейлі-зустрічі та статус-репорти

На етапі збору вимог, тестування і запуску відбувається тісна взаємодія партнера і внутрішньої команди великими робочими групами. Але навіть у період розробки та внутрішнього тестування для нас важливо було постійно взаємодіяти з партнером. По-перше, щоб синхронізуватися щодо виконання завдань і домовитися про план найближчих робіт. По-друге, щоб мати можливість вчасно реагувати на проблеми та непорозуміння.

Статус-репорти допомогли компанії залишатися в курсі того, що відбувається на етапах, коли залученість представників бізнесу в процес була мінімальною. Нам важливо було забезпечити регулярний обмін інформацією про те, що відбувається з проєктною командою і керівництвом.

Крім того, ми регулярно проводили управлінські комітети, на яких було присутнє керівництво INTERTOP Ukraine, компанії підрядника і SAP.

6. Адаптуйтеся

Друга половина терміну реалізації проєкту припала на пандемію COVID-19 і карантин. Просто перевести всіх співробітників на дистанційку — вже виклик, а організувати віддалене навчання і тестування незнайомої системи — виклик подвійний. Але тільки грамотний перехід в онлайн і подальша готовність співробітників підлаштовуватися під обставини дають можливість дотриматися термінів масштабного проєкту. Навіть втілення базових принципів комунікації може зіграти вирішальну роль. Етап інтеграційного тестування ми повністю провели онлайн, а запуск відбувся вже в умовах роботи команди в офісі. Втім здобутий досвід допоміг нам в ефективній взаємодії щодо підтримки системи на всіх подальших етапах і забезпечив гнучкість в умовах періодичних локдаунів.

7. Складіть детальний план запуску

Запуск проєкту повинен був відбутися з мінімальною зупинкою процесу. Ми створили детальний план переходу, де прописували, що і в який момент мало статися, які ресурси необхідні на кожному етапі. Це дозволило запускати процеси поетапно і не переривати обслуговування клієнтів: ми окремо запускали продажі в роздрібних магазинах і онлайн-продажі, а також закупівлі. У підсумку нам вдалося уникнути повної зупинки, крок за кроком перевіряти всі процеси та сфокусуватися на вирішенні проблем у кожній галузі. Всі процеси, включно з бухгалтерськими щодо закриття місяця, були запущені за перший місяць роботи нової системи.

8. Не створюйте собі додаткових проблем

Важливо фокусуватися на проєкті. Не варто вигадувати додаткових завдань, які будуть відволікати команду і гальмувати розвиток основного проєкту.

Ми цієї помилки припустилися, протягом проєкту ми зважилися на міграцію інфраструктури між хостингами. Тобто до розгортання середовища у нас додався ще етап міграції. Це завдання було обґрунтовано з точки зору бізнесу, але створило ризик для проєкту. У нашому випадку все пройшло успішно, але змусило понервувати.

9. Умійте говорити «ні»

Скоуп проєкту — це важливо. Коли проєкт триває хоча б пів року, щось обов’язково змінюється. Потрібно чітко визначити, від чого можна відмовитися, винести за межі проєкту. У нас була домовленість, що ми впроваджуємо типові процеси й намагаємося не відходити від стандарту системи. Нетипові процеси та «забаганки» повинні були бути захищені на рівні дирекції. Тому кількість нетипових процесів знизилася, частина завдань з оптимізації ручних операцій і некритичних для запуску змін були перенесені на період після старту системи.

10. Не бійтеся ухвалювати рішення та ескалювати питання

Проєктна команда повинна мати право ухвалювати рішення про процеси, доробки тощо. Йдеться як про IT-команду, так і про ключових користувачів бізнесу. Наприклад, ми внесли зміни в процес переміщення товарів між магазинами в різних регіонах, щоб не витрачати час на доопрацювання системи та додаткові інтеграції. Ці питання були вирішені оперативно на рівні відділів, які за них відповідають.

Водночас не потрібно боятися ескалювати питання до рівня керівного комітету, якщо воно потенційно може загрожувати проєкту, його термінам або бюджету. Наприклад, у процесі проєкту ми були змушені внести зміни в організаційну структуру підприємства. За рекомендацією партнерів у нас з’явився окремий сектор, який займається веденням всієї довідкової інформації. Це питання потрібно було виносити на рівень вищого керівництва.

Висновки

Впровадження програмного забезпечення такого рівня не трапляються просто так. Потрібне ретельне планування та скрупульозне виконання запланованого. Головний фактор, який дозволив нам впровадити нову ERP-систему в максимально короткі терміни — злагоджена робота команди: залученість представників бізнесу всіх рівнів і грамотно побудована взаємодія з партнером.

Важливо не забувати, що на чолі IT-трансформації найперше стоять люди і вони є ключовими користувачами технологій. Перехід на SAP став для нас однією зі складових всебічної диджиталізації бізнесу, нова система забезпечила гнучкість і швидкість в ухваленні рішень і вивела багато управлінських процесів на якісно новий рівень.