Як впровадити нову ERP-систему швидко та безболісно

Привіт! Мене звати Ольга Мейлус. Я керую сектором розробки облікових систем в INTERTOP Ukraine. Наша компанія цього року завершила перехід на ERP-систему SAP S/4HANA. Ми стали першим фешн-ритейлером в Україні, який наважився на використання SAP як цифрового ядра.

Для початку є сенс пояснити, що INTERTOP Ukraine — вже давно не просто офлайновий продавець взуття, а омніканальна фешн-компанія з величезним асортиментом одягу, взуття, аксесуарів та косметики. Ще у 2015 році ми вирішили впровадити у себе модель click-and-collect і наразі продовжуємо її вдосконалювати, досягаючи повної інтеграції між сайтом, мобільним застосунком, більш ніж 140 офлайн-магазинами, терміналами, складами, постачальниками та системами обліку, а також запустили маркетплейс на базі власної онлайн-платформи.

Впровадження SAP стало для нас логічним кроком у процесі повної IT-трансформації компанії та водночас драйвером цієї трансформації. Прагнення впровадити систему якнайшвидше змусило переглянути підходи до внутрішнього менеджменту та ухвалення рішень, а також особливу увагу приділити коректній взаємодії з партнером. INTERTOP Ukraine, до речі, став фіналістом премії SAP Quality Awards 2021 у номінації «Трансформація бізнесу». Експерти SAP відзначили суттєві зміни, які пройшла компанія для впровадження нової ERP-системи: у запуску були залучені всі її підрозділи.

Інсайти, які ми виокремили в роботі, як на мене, будуть корисними не тільки тим, хто планує перехід на нову ERP-систему, зокрема систему SAP S/4HANA, а й фахівцям, які ініціюють будь-які трансформаційні процеси у себе в компанії.

Навіщо потрібен SAP (і чи потрібен взагалі)

У нашому випадку ключове завдання полягало в тому, щоб замінити морально застарілу облікову систему, яка за минулі роки стала дуже важкою і неповоротною в підтримці та розвитку. Ми розглядаємо впровадження digital-технологій як необхідну умову для зростання і розвитку бізнесу в конкурентному середовищі. Відтоді як ми впровадили систему Oracle JD Edwards, минуло вже 13 років. У системі було багато старих і «кривих» процесів, але головне, що ми не могли її масштабувати.

Цілі проєкту

Єдина облікова система. Вузьким місцем для розвитку та сталого зростання компанії стало ведення логістики та фінансів у різних системах. Впровадження SAP дозволило уникнути дублюючого обліку і забезпечило єдиний погляд на ситуацію в компанії. Раніше ж часто виникали ситуації, за яких дані у різних системах в результаті збоїв не збігалися, і багато часу витрачалося на визначення цих помилок. Якщо ми помічали незначні розбіжності у сумах одного замовлення, то для врегулювання цієї ситуації нам доводилося під’єднати три робочі групи: підтримку ERP-системи, бухгалтерської системи, а також самої інтеграції.

Прозора управлінська та фінансова звітність у режимі реального часу. Упродовж проєкту ми переглянули управлінську політику з деяких питань. Якщо раніше підсумкову звітність ми могли отримати тільки наприкінці місяця, то зараз за багатьма важливими для ухвалення рішень показниками можемо спостерігати в режимі реального часу, серед них собівартість залишків, продажі тощо. Це впливає на швидкість ухвалення управлінських рішень, наприклад рішень про ефективність або релевантність якої-небудь акції в конкретний проміжок часу.

Автоматизація ручних процесів. Частина процесів, які раніше велися тільки в екселі і не відображалися в жодній з систем, тепер автоматизовані в SAP, наприклад контролінг і МСФЗ оренда. Завдяки цьому ми позбулися «людського фактора» з погляду можливих помилок. Наприклад, людина може банально не протягнути формулу в екселі. Через це багато зайвого часу йшло на контроль коректності операцій.

Скорочення та оптимізація інтеграційних процесів. Нова система дає змогу швидко реагувати на зміни. Ми змогли оперативно запустити точки видачі на період локдауну, долучити нового перевізника тощо. Крім того, було переглянуто багато омніканальних процесів.

10 складових успішного запуску

На старті ми вирішили, що більшість процесів впроваджуватимемо як типові, але, як не крути, наша індустрія зумовлює особливу структуру товарного довідника, наприклад поділ на колекції та сезони. Тож процеси з товароруху, логістики нам потрібно було модифікувати під себе. Я виділила 10 ключових принципів, які забезпечили максимальну швидкість та ефективність переходу на SAP S/4HANA.

1. Приділяйте увагу основам

Важливо правильно закласти основу — обрати та провести попередню оцінку необхідної інфраструктури. На етапі підготовки нашим ключовим завданням був вибір хостингу та компанії-партнера з досвідом роботи в релевантному напрямі, щоб мати змогу консультуватися, отримувати рекомендації та поради з best practices.

Першим хостингом був обраний SAP HEC. Ми зупинилися на ньому, бо цей сервіс надає послуги комплексно: як із самого хостингу, так і з його підтримки та розгортання. Завдяки цьому ми змогли мінімально відволікатися на базові речі та приділити час налаштуванню і розробці процесів. Тільки через рік, зрозумівши специфіку роботи, ми вирішили перейти на AWS, бо він виявився для нас вигіднішим як фінансово, так і з точки зору запропонованого партнера з впровадження хостингу відповідно до вимог тендеру. Тут ми керувалися вже не комплексним підходом, а чітко розуміли свої запити.

2. Забезпечуйте підтримку проєкту на всіх рівнях

Робоча група складалася приблизно з 40 осіб. Це була кросфункціональна команда, куди входили люди, яких ми поділили за напрямами: фінанси та бухгалтерія, логістика й роздріб, закупівлі. У робочій групі були керівники відділів, яких ми залучали для оперативного ухвалення рішень, а також фахівці з рівнем участі 50% і вище. Підтримки тільки вищого керівництва недостатньо, потрібна зацікавленість і участь в проєкті керівників усіх рівнів, адже стислі терміни проєкту вимагають ухвалення більшості рішень на рівні робочої групи.

Структура команди, що була залучена під час впровадження SAP в INTERTOP

3. Залучайте внутрішню команду

Повністю покладатися на партнера — не спрацює. Проєкт неможливо було б ефективно реалізувати, якби впровадженням і спілкуванням з бізнесом опікувалася тільки зовнішня команда. Партнер приходить зі своїми ідеями та намагається нав’язати те, що йому знайоме, і те, що простіше зробити. Такий підхід може не закрити всі потреби бізнесу. Як мінімум, на перших етапах потрібні «перекладачі» між бізнесом і партнером з технічної мови на бізнесову та навпаки, а згодом й люди, які гратимуть за свою команду і відстоюватимуть інтереси компанії. Важливо не нехтувати людьми, які налаштовували та підтримували попередню систему, водночас коректно доносити їм специфіку і переваги нової системи, щоб уникнути заперечення.

4. Розмовляйте однією мовою

Якщо на проєкті відбувається робота із зовнішнім партнером, він приходить зі своїм професійним лексиконом. Часто партнер нічого не знає про галузь, в яку заходить. Бізнес використовує сформовану роками специфічну лексику. Спільний словник потрібно виробляти ще на стадії підготовки, щоб комунікація проходила легше, швидше і не вимагала постійної присутності «перекладача». На старті проєкту нам важко було пояснити специфічні для ритейлу терміни. Наприклад, те, що для нас «ростовка», тобто коробка, в якій міститься одна модель різних розмірів, в системі SAP за замовчуванням називається «партія». Проте для нас партія — це певний товар, який прийшов в одній конкретній поставці. І таких прикладів було багато. Довго ми також пояснювали партнеру специфіку сезонних замовлень товарів у фешн-ритейлі.

5. Проводьте дейлі-зустрічі та статус-репорти

На етапі збору вимог, тестування і запуску відбувається тісна взаємодія партнера і внутрішньої команди великими робочими групами. Але навіть у період розробки та внутрішнього тестування для нас важливо було постійно взаємодіяти з партнером. По-перше, щоб синхронізуватися щодо виконання завдань і домовитися про план найближчих робіт. По-друге, щоб мати можливість вчасно реагувати на проблеми та непорозуміння.

Статус-репорти допомогли компанії залишатися в курсі того, що відбувається на етапах, коли залученість представників бізнесу в процес була мінімальною. Нам важливо було забезпечити регулярний обмін інформацією про те, що відбувається з проєктною командою і керівництвом.

Крім того, ми регулярно проводили управлінські комітети, на яких було присутнє керівництво INTERTOP Ukraine, компанії підрядника і SAP.

6. Адаптуйтеся

Друга половина терміну реалізації проєкту припала на пандемію COVID-19 і карантин. Просто перевести всіх співробітників на дистанційку — вже виклик, а організувати віддалене навчання і тестування незнайомої системи — виклик подвійний. Але тільки грамотний перехід в онлайн і подальша готовність співробітників підлаштовуватися під обставини дають можливість дотриматися термінів масштабного проєкту. Навіть втілення базових принципів комунікації може зіграти вирішальну роль. Етап інтеграційного тестування ми повністю провели онлайн, а запуск відбувся вже в умовах роботи команди в офісі. Втім здобутий досвід допоміг нам в ефективній взаємодії щодо підтримки системи на всіх подальших етапах і забезпечив гнучкість в умовах періодичних локдаунів.

7. Складіть детальний план запуску

Запуск проєкту повинен був відбутися з мінімальною зупинкою процесу. Ми створили детальний план переходу, де прописували, що і в який момент мало статися, які ресурси необхідні на кожному етапі. Це дозволило запускати процеси поетапно і не переривати обслуговування клієнтів: ми окремо запускали продажі в роздрібних магазинах і онлайн-продажі, а також закупівлі. У підсумку нам вдалося уникнути повної зупинки, крок за кроком перевіряти всі процеси та сфокусуватися на вирішенні проблем у кожній галузі. Всі процеси, включно з бухгалтерськими щодо закриття місяця, були запущені за перший місяць роботи нової системи.

8. Не створюйте собі додаткових проблем

Важливо фокусуватися на проєкті. Не варто вигадувати додаткових завдань, які будуть відволікати команду і гальмувати розвиток основного проєкту.

Ми цієї помилки припустилися, протягом проєкту ми зважилися на міграцію інфраструктури між хостингами. Тобто до розгортання середовища у нас додався ще етап міграції. Це завдання було обґрунтовано з точки зору бізнесу, але створило ризик для проєкту. У нашому випадку все пройшло успішно, але змусило понервувати.

9. Умійте говорити «ні»

Скоуп проєкту — це важливо. Коли проєкт триває хоча б пів року, щось обов’язково змінюється. Потрібно чітко визначити, від чого можна відмовитися, винести за межі проєкту. У нас була домовленість, що ми впроваджуємо типові процеси й намагаємося не відходити від стандарту системи. Нетипові процеси та «забаганки» повинні були бути захищені на рівні дирекції. Тому кількість нетипових процесів знизилася, частина завдань з оптимізації ручних операцій і некритичних для запуску змін були перенесені на період після старту системи.

10. Не бійтеся ухвалювати рішення та ескалювати питання

Проєктна команда повинна мати право ухвалювати рішення про процеси, доробки тощо. Йдеться як про IT-команду, так і про ключових користувачів бізнесу. Наприклад, ми внесли зміни в процес переміщення товарів між магазинами в різних регіонах, щоб не витрачати час на доопрацювання системи та додаткові інтеграції. Ці питання були вирішені оперативно на рівні відділів, які за них відповідають.

Водночас не потрібно боятися ескалювати питання до рівня керівного комітету, якщо воно потенційно може загрожувати проєкту, його термінам або бюджету. Наприклад, у процесі проєкту ми були змушені внести зміни в організаційну структуру підприємства. За рекомендацією партнерів у нас з’явився окремий сектор, який займається веденням всієї довідкової інформації. Це питання потрібно було виносити на рівень вищого керівництва.

Висновки

Впровадження програмного забезпечення такого рівня не трапляються просто так. Потрібне ретельне планування та скрупульозне виконання запланованого. Головний фактор, який дозволив нам впровадити нову ERP-систему в максимально короткі терміни — злагоджена робота команди: залученість представників бізнесу всіх рівнів і грамотно побудована взаємодія з партнером.

Важливо не забувати, що на чолі IT-трансформації найперше стоять люди і вони є ключовими користувачами технологій. Перехід на SAP став для нас однією зі складових всебічної диджиталізації бізнесу, нова система забезпечила гнучкість і швидкість в ухваленні рішень і вивела багато управлінських процесів на якісно новий рівень.

👍НравитсяПонравилось5
В избранноеВ избранном2
LinkedIn
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

"

Раніше ж часто виникали ситуації, за яких дані у різних системах в результаті збоїв не збігалися, і багато часу витрачалося на визначення цих помилок.

" — да ладно, всего-то пару дней в месяц чеки посверять)

Отчетность в фискальные органы в SAP делаете или другом продукте, каком? Спасибо.

Отчетность в фискальные органы готовим в SAP. Много что покрывается локализацией от SAP Украина. Часть специфических для ритейла вещей, конечно пришлось доработать.

В темі вказано «швидко» тому цікавлюсь — як швидко відбулось впровадження?

Полный цикл внедрения от организационных вопросов и приказа о старте проекта до запуска в продакшн или GoLive — меньше года. При этом внедрялся полный спектр процессов управления предприятием модули SD, MM, FI, CO, RE-FX. Также в скоуп проекта был включен большой объем объектов интеграции с другими информационными системами как внутри компании так и с системами партнеров.

Учетная транзакционная система реализована на SAP HANA? Ваш девиз — нашим пользователям не нужна быстрая работа и легкая жизнь?

Які додаткові SAP рішення використовувалися? SAP BW? SAP MDG? SAP HYBRIS? Чи обмежелися стандартом для Retail?

На першому етапі обмежилися SAP S/4HANA та SAP CAR як цільовою архітектурою для рітейла. Та звичайно ж є плани та роудмап для подальшого розвитку рішення.

Дякую за відповідь. Для підтримки цілей планування, прогнозу і поставок, використовували стандартний функціонал SAP S/4HANA чи також IBP або без нього? Чи планування та прогнози залишили в екселі?

По своему опыту — привлечение внутренней команды это ключевой фактор успеха в таких проектах. И зачастую про это почему-то забывают.
Но а в целом конечно же бизнес переживает в этот момент объективно позитивные трансформации. При этом страдают реально все, особенно IT и бухгалтерия. Был кейс когда бухи переходили в круглосуточный режим работы

Цікаво чи розглядали рішення Microsoft Dynamics 365 Retail? Це хмарна ERP з веб інтерфейсом та POS додатком для оффлайн магазинів та eCommerce додатком для онлайн торгівлі. Оплата за використання системи щомісячна за кількість користувачів і кількість POS. Мінімальна кількість користувачів ERP — 20. Вартість одного користувача залежно від типу максимум 180 USD. Сумніваюся, що SAP настільки сучасний, технологічний і гнучкий, як Microsoft Dynamics 365.

Коли хтось впроваджує в себе щось такого рівня, це круто, але мене особисто цікавить фінансова сторона питання. Скільки часу зайняло, яка команда була з боку «інтегратора», скільки це коштувало. Не впевнений, що тут розкриють вартість, але хоч приблизно?

Про час відповіла трохи вище. На жаль, фінансову сторону впровадження прокоментувати не можу. Лише скажу, що вона буде залежати від кількості користувачів та готовності компанії змінювати процеси під стандартні рішення. Другий пункт також сильно впливає на строки впровадження. В цьому плані нам пощастило, тому что ми переходили на SAP з ERP системи міжнародного рівня і багато процессів вже були вистроєні близько до бестпрактіс SAP.

Дякую за цікаву розповідь.

Дуже добре, що була концентрація на проекті та замотивовані представники, а також планування.

Маю питання, розумію, що не все можна відповідати, особливо про гроші, але все ж запитаю:

1. Який реальний термін впровадження, можливо навіть поетапно.
2. Що працює на касі в магазині? САП? Наскільки деталізована інформація по обліку в магазинах в САП? До чека? Дисконтна програма також в САП працює?
3. Бухоблік ведеться в САП? Податкові накладні формуються та реєструються в САП?
4. Чому для хостингу вибрано AWS, а не, наприклад, Hetzner? Там різниця в бюджеті явно колосальна. Через необхідність сертифікації обладнання?
5. Наскільки зараз змінилося інформаційне середовище компанії. Не дуже віриться, що абсолютно ве було переведене в САП.
6. Можете навести декілька прикладів, яким чином прийняття рішень вийшло на інший рівень?

Питання без негативу, реально цікаво.

Почну відповідати по пунктах:
1. Про повний строк проекту до моменту запуску відповідала трохи вище — проект зайняв менше року.
2. На касах магазинів залишилося власне ПЗ, на першому етапі вирішили його не включати в скоуп проекту, бо воно справляється на даний час зі своїми задачами та повністю забеспечує як роботу касс, так і дисконтну програму.
3. Бухоблік ведеться у SAP. Податкові накладні формуються у SAP та передаються у MEDoc.
4. Саме так, основна причина — необхідність сертифікації.
5. Впроваджені були модулі SD, MM, FI, CO, RE-FX. На попередніх інформаційних системах, як я вказала трохи вище, залишилися каси у магазинах та сайт.
6. По-перше, прийняття рішень стало більш швидким та точним за рахунок можливості стежити за найбільш важливими показниками в реальному часі. По-друге, ми отримали єдине джерело інформації шляхом об’єднання бухгалтерського та управлінського обліку у єдиній системі.

SAP це дійсно гранд ERP попереднього століття — гляньте на легку-дешеву-модульну і конфігурабельну систему пост-модернових клаудних технологій яка зробить те саме що SAP і легко заскейлиться до глобал рівня з нативною підтримкою Укр і міжнародних фінансових і бухгалтерських стандартів — B.Jet ERP — bjetpro.com — яскрава альтернатива 1С і інших олд-скульних систем на ринку України

«ха ха ха». Нельзя вот так просто прийти и сказать «SAP ацтой». Клиент SAP-а не ищет «дешевле», а ищет «большой опыт во внедрении ERP», и как связанное «наличие консультантов и разработчиков по этой ERP в любой момент времени», а не «ой, у нас 2.5 консультанта и 1.5 разработчика, но они заняты до Нового Года».

Ну и конечно же — «вы серьезно? вот сейчас, когда уже ВСЕ внедрили, предлагать «а у нас лучше»? :)

Типове передьоргування по факту — Юрій де ви знайшли фразу «SAP ацтой» — натомість — «SAP це дійсно гранд» і «а у нас лучше» натомість «гляньте» на альтернативу ;) - давайте все-таки по суті — Ви дивилися на B.Jet ERP? чи так, як колись «я не читал, но я скажу»?

скорее намек на «качество» рекламы ))) эмоционально высказанный ) потму как весьма смешно сравнивать мультимиллиардного монстра с «местечковой конторой» (не обижайтесь, хорошо если вы «хорошие»)) мне это не известно, оценивать не буду). Масштаб настолько разный, что прямое сравнение будет совершенно некорректным (да и невозможным).

Хотя с покупок сапа я всегда ржу.

Корисно було б на сайті мати розділ «вартість» або «калькулятор вартості». Може я не побачив, він там далеко захований?

Звичайна реклама. Типу у всіх погане, а ось у нас найкраще. Будемо дивитися правді у вічі, SAP найбільший ERP провайдер зараз і на 7-10 років це точно

Для 1C ще може й альтернатива по окремим кейсам (не всім) і якщо закрити очі на доступність підтримки мало не на кожному куті, але до SAP-а вам, вибачте, як до неба рачки.

Віктор, дякую за свою думку — не все так однозначно — у кожної ERP є свій клієнт і якщо взяти до уваги, що та сама 1С домінує на ринку України з оцінками від 95% до 98% то робіть висновки самі, — тим більше що я працював з усіма популярними впровадженнями ERP систем і можу дати плюси в мінуси кожної імплементації. А Ви з якими ERP працювали? Є реальний бойовий і головне успішний досвід впроваджень? Яких систем?

Сергію, дякую за цікавість. Звичайно що є. В нас двічі цілком успішно впроваджували SAP (різні модулі) і мігрували на HANA. Я обидва рази був в проектній команді з боку замовника. Що стосується 1Ски то впровадження я її не застав — прийшов вже на готову. 1Ска це більше про малий та середній бізнес. Повертаючись до SAP — ABAP як мова програмування мені, якщо чесно, не дуже подобається, але це просто інструмент, і у всякому разі краще ніж вбудована в 1C.
Ну й наостанок про Ваше рішення: навіть при беззаперечних перевагах (якби такі були) це не підходить для банківської сфери, оскільки хмарні технології несумісні з банківською таємницею.

Проводьте дейлі-зустрічі та статус-репорти

Якщо це «безболісно», у мєня всьо

HANA

Тонкий намек на будущее)

там багацько натяків і відсилок. ну наприклад версія гуї 7.40 теж породила тріхо лулзів ))

Подписаться на комментарии