У чому перевага хмарних модульних ERP перед застарілими серверними системами

Я Сергій Харитонов, CEO компанії JetSoftPro, а також співвласник і співзасновник компанії BJet ERP, в ІТ працюю 33 роки, з яких понад 20 в аутсорсі та продукті. У цій статті я розповім про те, як краще організувати та автоматизувати роботу підприємства за допомогою системи планування ресурсів (Enterprise Resource Planning System — ERP) нового типу. Вона побудована на базі опенсорс-версії Odoo ERP і адаптована до українських реалій: це робота з ФОПами третьої групи, налаштування бухгалтерської, податкової та фінансової звітності під потреби аутсорсингових ІТ-компаній, підтримка мультивалютності, ведення кількох юридичних осіб у різних країнах, автоматичне інвойсування і розрахунок компенсації ФОП-контракторам і багато іншого.

1С та Excel Spreadsheets

Із самого початку ми вели наше підприємство за допомогою аутсорсу бухгалтерії іншої компанії в програмі 1С та широко використовували різноманітні Excel-таблиці. Внутрішню операційну діяльність, розрахунки, виплату й нарахування зарплат, аналіз ефективності виконували в Excel Spreadsheets. Недоліки такої роботи очевидні:

• відсутність консолідованої звітності;
• брак загального бачення фінансового стану компанії;
• нечітке розуміння кешфлоу, доходів і витрат;
• неможливість адекватного планування.

Крім того, система 1С сама собою має низку недоліків:

• неможливість ведення обліку в динаміці;
• невисока швидкість проведення обчислень і робота зі стороннім агентом без глибокого розуміння ІТ-специфіки;
• для певної діяльності використовують певну версію, де в 1С не враховується ця специфіка в нашій галузі.

Ця програма не має високої гнучкості при розрахунках різноманітних завдань, як це роблять програми-конструктори. До того ж для впровадження програми «1С: Бухгалтерія» потрібні системи високої комп’ютерної потужності. На сайті української версії 1С запевняють, що для стабільної роботи системи достатньо комп’ютера на базі процесорів Intel x86 і Intel x86_64 з мінімальним розміром RAM 512 мегабайтів.

Але одна зі статей про 1С, що так і називається «Чому гальмує 1С: причини та вирішення проблеми», пропонує врахувати такі мінімальні системні вимоги для нормальної роботи програми:

• швидкість ядра: 2,4 ГГц (для клієнт-сервера), 3 ГГц (для файлового значення);
• пам’ять (ОЗП): 8 Гб (файловий варіант), 4 Гб (для клієнт-сервера);
• швидкість інтернет-з’єднання — не менше як 100 Мб/с;
• вільна пам’ять на жорсткому диску — не менше як 2 Гб.

«Якщо ваш комп’ютер не відповідатиме хоча б одній із цих системних вимог, то програма 1С або взагалі не запуститься, або гальмуватиме», — попереджають автори статті.

Малюнок 1. Поради для прискорення гальмівної 1С (джерело)

Крім того, численні рекомендації для користувачів 1С щодо стабілізації роботи програми нерідко супроводжуються таким коментарем: «Незважаючи на популярність і повсюдність програми 1С, існують деякі недоробки системи».

1С також має «дитячі» хвороби, пов’язані із попереднім клієнт-серверним варіантом, який погано масштабується в інтернеті. Через це в неї перевантажений «товстий» клієнт і достатньо CPU-вимогливий інтерпретатор, який потребує багато пам’яті та високих обчислювальних потужностей у клауд-середовищі.

Одне слово, ми стикнулися із багатьма викликами, які рано чи пізно спіткають будь-яку IT-компанію середнього розміру, яка швидко зростає. Маючи тільки 1С та Excel, ми могли бачити орієнтовний стан підприємства з часовим лагом до місяця. Натомість хотілося бачити бізнес онлайн. Я розумів, що це не могло тривати довго, адже рухатись навпомацки у швидкому світі сучасних технологій та конкурентної боротьби просто небезпечно. У такій ситуації не йдеться про ефективність роботи, а швидше про мінімізацію ризиків, пов’язану із фіскальними контролюючими органами.

Пошук рішення: до постмодерних ERP!

Ми розглядали різні міжнародні рішення для цієї проблеми, але стикнулися з тим, що вони не відповідали українському законодавству та потребували значних інвестицій на адаптацію до наших реалій ведення бізнесу. Я хотів знайти просту ERP-систему для управління компанією, яка б дозволила уніфікувати все в одній програмі та відмовитись від набору не пов’язаних між собою програмних рішень. Я шукав сучасну, гнучку платформу, що зможе масштабуватись та змінюватись в умовах швидкого розвитку та адаптації компанії до зовнішніх викликів.

Вимоги до нової системи були надзвичайно амбітними. ERP мала б поєднати функціонал набору спеціалізованих програм, забезпечити взаємодію між ними, відповідати міжнародним стандартам, бізнес-процесам підприємства і при цьому залишатись гнучкою до будь-яких змін і відкритою до нових модульних розширень. Сьогодні такі ERP називаються «постмодерними».

Малюнок 2. Еволюція ERP0систем від першого покоління до постмодерної (джерело)

Згідно із визначенням американської компанії Gartner, inc. постмодерна ERP не залежить від сервера власника і не є жорстко зв’язаною, натомість є вільною колекцією хмарних застосунків, які можна поєднувати та замінювати на бажання замовника, який самостійно будує свою стратегію ERP. Водночас кожна бізнес-функція охоплюється окремим програмним рішенням.

Головна перевага постмодерної ERP — швидкість і гнучкість реагування на несподівані зміни в бізнес-процесах або на організаційному рівні. Адже більшість її програм мають відносно вільне з’єднання, тому їх досить легко замінити або оновити, коли це потрібно. Традиційну ERP можна порівняти із машиною, яку треба міняти кожні 10 років, натомість постмодерна ERP — це вічна машина, в якій ви просто змінюєте застарілі або вже непотрібні компоненти.

Від Odoo до BJet: рішення прийшло з Бельгії

Для мене було надзвичайно важливо позбутися 1С-залежності. Адже, окрім суто технологічних, вона має інші, не менш серйозні недоліки. 1С — це російська компанія, і користування її продуктом має певні політичні ризики. Відомо, що 1С домінує на ринку України, маючи частку у понад 90%. Її використовують близько пів мільйона підприємств. Але ж треба пам’ятати про рішення українського уряду щодо обмеження використання сервісів із російським корінням. Нагадаю, що ще у травні 2017 року президент Петро Порошенко своїм указом ввів обмежувальні заходи щодо російської компанії «1С» та її дочірніх підприємств в Україні.

Малюнок 3. Указ Президента України про блокування 1С в Україні (джерело)

Під санкції також потрапили такі російські постачальники ERP-систем, як ЗАТ «Галактика Центр» і ТОВ «Корпорація «Парус». У травні 2020 року президент Володимир Зеленський продовжив ці санкції. Звісно, обмеження торкаються тільки державних закупівель цих продуктів, але немає жодної гарантії, що вони не будуть поширені на комерційне використання. А серйозному бізнесу треба насамперед замислюватись про надійне майбутнє. Сайт opendatabot.ua попереджає приватних користувачів 1С, що у них можуть виникнути труднощі з установкою оновлень і купівлею нових програм із пакета 1С. До того ж завдяки 1С може збиратися інформація про компанії, які користуються нею, потім її можуть використати для підриву економіки країни.

В результаті пошуку ми зупинилися на комплексному рішенні з відкритим кодом на базі бельгійської ERP-системи Odoo компанії BJet.

Чому Odoo? Odoo — це набір програмних інструментів для управління бізнесом, що охоплюють CRM, електронну комерцію, виставлення рахунків, бухгалтерський облік, виробництво, склад, управління проєктами, управління запасами тощо.

Серед клієнтів Odoo є такі міжнародні компанії як Danone, Toyota, Hyundai, Shell, Wahoo, Alta Motors, McKinsey&Company, WWF. В Україні клієнти Odoo — ApiX-Drive, Prozorro, Tabletochki, Auchan та Служба безпеки України.

Odoo займає стабільно високі місця у міжнародних рейтингах ERP-систем. Так, у рейтингу Finances Online (reviews for business) Odoo на 8-му місці з 433 розглянутих систем і випереджає таких лідерів, як Oracle ERP Cloud, Microsoft Dynamics GP та ERP in Cloud.

Малюнок 4. Odoo в рейтингу Finances Online (джерело)

Локалізацію Odoo в Україні розробила компанія BJet. Перевагою BJet є модульність системи, гнучка кастомізація та функціонал для бухгалтерського та управлінського обліку, що відповідає законодавству України та особливостям українського ІТ-середовища.

Малюнок 5. Головна сторінка сервісу BJet

Команда розробників BJet ретельно проаналізувала структуру даних і бізнес-процесів в українських компаніях і створила комплексне рішення для управління бізнесом.

Перевага BJet полягає в її міжнародній адаптації. Адже існують певні вимоги до ведення міжнародного обліку з боку Федеральної резервної системи США, і BJet це враховує. Якщо вам буде потрібно підтримувати діяльність вашої компанії в США, то відповідні модулі для цього вже готові.

Крім того, BJet має модулі онлайн-навчання, CRM, HRM і добре прописану документацію. Для IT-компаній є інтеграція з виробництвом, яке базується на системі Jira та інших продуктах корпорації Atlassian. Ви можете автоматизувати вашу звітність і процес виставлення рахунків.

Дуже важливим для IT-компаній є вікно селф-сервісу. Це самообслуговування для працівників, коли кожен може самостійно побачити розрахунок своєї зарплатні, лікарняних, нарахувань і днів відпустки. Це значно зменшує час на роз’яснення цієї інформації, а також допомагає уникати можливих конфліктів. Надалі це вікно буде розвиватися й отримає додаткові можливості для контролю з боку менеджерів. Особливо це корисно у період довгого локдауну, який вимагає працювати віддалено.

Малюнок 6. Вікно селф-сервісу користувача

Як відбувалася міграція

Перехід з 1С на BJet був безпроблемним. Наші фінансисти інтуїтивно впоралися із цим за два тижні. Я спеціально контролював процес переходу і можу запевнити, що будь-яка компанія легко зможе опанувати BJet за той самий термін.

«Мені дуже допомагає інтеграція з банками, зокрема міжнародними платіжними системами Payoneer та Paypal, — каже фінансовий менеджер компанії JetSoftPro Оксана Тацій. — Крім того, можна створити будь-який шаблон первинного документа чи договорів, що значно спрощує співпрацю з контрагентами. Реалізований управлінський облік для IT-компаній.

Малюнок 7. Дашборд Project Accounting

З базою у нас синхронізовані декілька систем, зокрема логування часу, відпустки/лікарняні, проєкти та таски щодо них. Бухгалтеру не потрібно нічого створювати вручну. Як тільки у нас з’являється новий проєкт, він автоматично створюється і в BJet. Усі працівники також автоматично відображаються в системі. Бухгалтеру для нарахування зарплати/компенсації потрібно лише задати параметри (правила) для нарахування згідно з домовленостями з контрагентами. Нарахування компенсації максимально спрощене. Ми повністю контролюємо весь обсяг залогованих годин.

Малюнок 8. Дашборд Customer Analytics

Є достатня кількість звітів для аналізу ситуації як щодо компанії загалом, так і щодо окремих проєктів. Повністю контрольований бенч та внутрішні проєкти. Якщо працівник працює на декількох проєктах, незалежно від того, зовнішні вони чи внутрішні, його виплата разом зі всіма додатковими затратами пропорційно розподілиться на витрати за відповідними проєктами. Великою перевагою є те, що вам не потрібно працювати з існуючим звітом, ви можете його налаштувати під себе без технічної підтримки. Дашборди чудово покажуть ситуацію в компанії та параметри, які вас цікавлять.

Малюнок 9. Дашборд BJET Profit and Loss

Загалом система гнучка, сучасна, має багато можливостей, я не перестаю створювати все нові та нові шаблони звітів, групувати чи, навпаки, розгортати дані до найменших деталей. Зважаючи на те, що система має європейське походження, вести облік іноземних компаній дуже просто».

На етапі імплементації нової ІТ-коробки ERP-системи команда BJet разом із JetSoftPro допрацювали низку бізнес-процесів компанії, здійснили міграцію та структурну консолідацію даних з інших систем. Ми відмовились спочатку від Excel Spreadsheets, а потім від бухгалтерського аутсорсу. У результаті нова платформа була повністю адаптована під потреби та специфіку IT компанії JetSoftPro.

Які результати переходу на BJet

Я задоволений результатами. Візуальний комплекс аналітики та графіків дають змогу бачити бізнес у реальному часі. Різні аналітичні зрізи реального стану компанії дозволили швидко ухвалювати ефективні рішення.

Малюнок 10. Дашборд BJET Cash Control

BJet дав змогу бачити ефективність працівників, завантаження проєктів, бенч-звітність щодо залучення спеціалістів, пейсліп стосовно зарплати із прив’язкою до валютного курсу для кожного працівника індивідуально, а також показники ефективності за заданими параметрами.

Платформа BJet міститься у хмарному середовищі й доступна при наявності інтернет-з’єднання будь-де цілодобово. Наразі вона нараховує 97 застосунків, побудованих на основі 876 доступних модулів. Система BJet також готова до підключення нових модулів і кастомізації наявних з адаптацією до нових бізнес-процесів сучасного підприємства.

BJet дала можливість імпортувати дані, дописувати логіку роботи старих модулів та створювати нові модулі, використовуючи Python. Платформу можна інтегрувати до інших зовнішніх систем і сервісів через API.

Малюнок 11. Синхронізація BJet з іншими системами

Суттєво скоротилась кількість операційної роботи та витрат на залучення ресурсу для адаптації до податкових змін. Сьогодні виставлення рахунків та нарахування зарплати відбувається автоматично протягом 15 хвилин, у той час як раніше відповідні підрахунки та укладання документації могли розтягнутися на кілька днів. Якщо в ІТ-компаніях зазвичай є цілий штат бухгалтерів, які обслуговують ФОПів, то у нас із цією роботою справляються двоє людей.

Особливість BJet в тому, що вона є онлайн-сервісом, який надається за підпискою при щомісячній оплаті. Компанія надає технічну підтримку при впровадженні протягом 40 годин, а далі клієнт може звертатися із питаннями протягом дня. Доступний переклад на 78 мов, активними за замовчуванням є англійська та українська.

Якщо ви вирішили спробувати BJet, то я б порадив почати ознайомлення з безкоштовних тестових акаунтів. Нова ERP-система — це крок вперед, який не треба відкладати на завтра.

Підписуйтеся на Telegram-канал «DOU #tech», щоб не пропустити нові технічні статті