Від ініціативи до оферу. Для чого проводити стажування

Я працюю на позиції Back-end Developer Team Lead в Chatbots.Studio вже майже три роки. І починала, як і більшість, через стажування, де успішно отримала офер на роботу. Відтоді я була менторкою тричі. І після першого досвіду менторства зацікавилася:

  • як дати стажерам максимум користі за півтора місяці;
  • як разом зі стажерами стати командою «робінгудів» та безкорисно допомагати розв’язувати соціальні проблеми;
  • які підходи до організації процесів працюють, що і як можна автоматизувати, та які результати можна отримати.

Тоді мене підтримала сильна команда з HR, маркетингу, технічних менторів та всіх, хто критикував, радив, долучався та допомагав. І завдяки великій працьовитій команді з вогником в очах ми змогли втілити всі плани у життя, за що їм дуже дякую!

Відтоді я допомагаю в організації стажування.

За ці три насичені роки ми почали працювати зі стажерами в групах, повністю переробили формат реєстрації, змінили тестові завдання, почали відстежувати фідбек та аналітику. Останнє відразу дало можливість чітко бачити, коли є найбільший відсоток втрати «сил», і виправляти помилки. Аналіз став ключовим у всьому — інакше команда наосліп кілька років намагалася б знайти слабкі місця.

Ця стаття буде корисною всім, хто тільки запускає або вже залучений у процес стажування та прагне його покращити.

Трохи про нас

Чотири роки тому наша компанія тільки виходила на ринок ІТ без великих постійних клієнтів та сталого бренду.

Chatbots.Studio у перші роки свого життя стикнулася із суворою реальністю конкуренції на ринку. І питання: «Де шукати хороші робочі кадри?» було не єдиним у списку перешкод до існування. Але важливо вміти розуміти свої проблеми та вчасно шукати вихід із будь-яких ситуацій.

Перше, Chatbots,Studio звернула увагу на пошук робочих кадрів. Аналіз ринку праці та факт новоствореної компанії підштовхнув команду до думки про стажування. Адже саме воно дозволяло ближче познайомитися із кандидатом до початку роботи та навчити його тому, що для компанії дійсно важливо.

З одного боку, рішення було правильним, але з іншого, тоді ми навіть не уявляли, що на нас чекає попереду.

Від заснування компанії 2018 року до сьогодні стажування пройшло складний шлях розвитку, включно з розробкою технічного забезпечення та нативного впровадження процесу в робочі будні. За цей час ми провели 13 стажувань, під час яких заповнили форму 1500 аплікантів, 380 виконали тестове завдання, і 99 стали стажерами.

Варто зазначити, що середня кількість аплікантів під час перших стажувань у 2018 році складала близько шести осіб. Для порівняння, у 2021 році кількість аплікантів сягає 150 осіб. І до речі, у нашій компанії й досі працюють програмісти, яких запросили після найперших стажувань.

Для кого ми проводимо стажування

Стажування створені для талановитих хлопців та дівчат, які ще не мали досвіду комерційної роботи, але хочуть навчатися та розвиватися як у команді, так і самостійно.

Мета стажування — визначити рівень знань, з якими людина може чи не може почати працювати над комерційними проєктами.

Щоб потрапити на стажування до компанії, стажерам потрібно мати:

  • знання JS (Express.js), хоча б однієї бази даних та мови програмування;
  • знання Typescript (бажано);
  • вміння презентувати роботу з гітом;
  • мінімум два роки здобутої технічної освіти.

Ці технічні знання необхідні для виконання тестового завдання. Якщо апліканти не знають, як вирішити таску в тестовому — ми додаємо посилання на гайдлайн його виконання чи відповідні курси.

Крім того, ми дуже налаштовані на розвиток стажерів в усіх аспектах діяльності. Тому до початку стажування ми говоримо про hard and soft skills, які хочемо бачити у наших стажерах, наприклад:

Оплата стажувань. Ми керуємося наступним принципом: Chatbots.Studio не оплачує стажування та не бере кошти за його проходження. Стажери не займаються комерційними проєктами, а ми залишаємо за собою право не гарантувати стовідсоткове працевлаштування у компанії. Тому наші стосунки з кожним учасником залишаються відкритими.

Форми та тестове

Набір аплікантів відбувається за допомогою взаємопов’язаних гугл-форм:

Стажер вказує основну інформацію про себе та додає CV. Потім аплікант автоматично отримує лист із тестовим завданням та деталями про нього. Щоб створити гугл-форми із автоматичним фідбеком (листом-відповіддю на заповнену форму), ми використовуємо плагін Form Notification.

Ця форма автоматично додається до листа із тестовим завданням. Завдання форми № 2 — зібрати посилання на гіт-репо чи .env-файли.

На виконання тестового завдання ми даємо 2 — 3 тижні. Опісля ментори опрацьовують їх протягом 7 — 10 робочих днів, а HR дають фінальний фідбек: хто пройшов на стажування, а хто, на жаль, не пройшов.

Chatbots.Studio постійно оновлює та змінює зміст тестового завдання, щоб уникнути зловживання інформацією стажерами/кандидатами. Крім того, це допомагає знайти золоту середину під час визначення складності завдання. Тестове повинне бути таким, щоб перевірити мінімальну базу знань, але не забирати багато часу та не бути заскладним. Адже це може відштовхувати стажерів, для яких стажування — один з перших проєктів.

Де шукати проєкти/ініціативи

Оскільки ми забезпечуємо реальні умови роботи та водночас залишаємося на некомерційних умовах — ми зупинилися на проєктах, які розв’язують соціальні проблеми.

Коли наближається час підготовки нового стажування, ми розміщуємо дописи на інформаційних каналах, через які шукаємо соціальні ініціативи. Або вмикаємо сарафанне радіо. Нерідко ми звертаємося самостійно до громадських організацій із пропозицією технічної модифікації їхньої діяльності нашою розробкою.

На що ми звертаємо увагу під час вибору ініціативи/проєкту?

  1. Проєкт має розв’язувати будь-яку соціальну проблему: місцевого чи глобального характеру.
  2. Проєкти на стажування пов’язані з розробкою чат-бота.
  3. Розроблений чат-бот має функціонувати на некомерційній основі, тобто не приносити власникам гроші.
  4. Нам важливо, щоб проєкт можна було реалізувати за допомогою технологій NodeRed та Node.js.

Зацікавлені в участі компанії заповнюють форму. Ось декілька важливих моментів:

  • треба чітко описати, які нагальні потреби чат-бот має вирішити;
  • які проблемні зони є в поточній роботі проєкту;
  • які проблеми має розв’язувати чи допомогти розв’язати чат-бот.

Приклади некомерційної та напівкомерційної розробки, що були на стажуваннях Chatbots.Studio:

Matema — напівкомерційний проєкт зі створення чат-боту для компанії, яка займається онлайн-навчанням дітей з математики.
Проєкт напівкомерційний — це означає, що сам чат-бот не розв’язує соціальну проблему, проте ми його робимо на безкоштовній основі. А компанія надає безкоштовне навчання з математики 10-ом дітям-сиротам чи дітям з дитячих будинків зі всієї України.

«Чат-бот — віртуальний помічник перинатального центру для матусь» — чат-бот, розроблений на стажуванні Chatbots.Studio за підтримки Дніпропетровського обласного перинатального центру. Його мета — це допомога матусям, які після народження дитини мають питання щодо грудного вигодовування. І функціонує вже більше року.

«Вступ на кафедру ІСМ» — це чат-бот, розроблений студентами на стажуванні. Він має на меті допомогти абітурієнтам мобільно дізнаватися інформацію про спеціальності на кафедрі Інформаційних систем та мереж Національного університету «Львівська політехніка». Також тут надається вся інформація щодо пакету документів та адреси, куди їх потрібно подати. Це, напевно, один із перших чат-ботів, що стосується вступу до закладів вищої освіти.

Інформаційні канали — аналітика

Інформаційні канали — це канали поширення інформації від компанії. Це може бути соціальна мережа, блог, сайт тощо. Під час організації стажування компанії поширюють оголошення про його початок на таких каналах. І серед популярних та ефективних каналів ми виокремлюємо:

  • DOU;
  • Facebook;
  • LinkedIn;
  • Websites (companies, IT-clusters, universities).

Згідно з нашою практикою, найкращим каналом для поширення оголошень є DOU. Адже кількість аплікантів, що надійшли через цей сайт, сягає більше 80%. Проте ця статистика має похибку, тому рекомендуємо вам провести власну внутрішню аналітику щодо ефективності каналів, порівнюючи кількість аплікацій на стажування.

Ми робимо це так: для кожного каналу — окреме посилання на форму для реєстрації. Це спрощує аналітику. І так з часом ви зможете скоротити цей список лише до найефективніших, і не витрачати ресурсу на інші канали.

Щоб зрозуміти, наскільки успішним було стажування, ми створюємо воронки, в яких вказуємо: скільки аплікантів було, скільки з них виконало тестові завдання, скільки стажерів, та скільки студентів отримало офер.

Нижче додаємо інформацію за чотири проведенні стажування протягом періоду «літо 2020 — зима 2021»:

Апліканти — це ті, хто зареєструвався на стажування, їх 579. Тих, хто виконав тестові завдання — 119. На цьому етапі вже відсіюється багато охочих.

Із всіх людей, що виконали тестове завдання, ми відбираємо в середньому вісім стажерів. За всі стажування цього часового періоду було 35 стажерів. Ми видали 12 оферів особам, які успішно пройшли стажування та співбесіди.

Цікавий факт: якщо на етапі виконання тестового завдання наші рекрутери помічають особливості чи/та міцні технічні навички в аплікантів, то вони запрошують їх на співбесіду ще до початку стажування або в його процесі. За чотири роки ми видали 11 оферів таким кандидатам.

Хто такі ментори

У нашій практиці процес стажування контролюють ментори.

Ментор — це ви або ваш колега, який курує студентів під час стажування, відповідає на їхні запитання та дає підказки і навчальні матеріали за потреби.

На наших проєктах менторів має бути двоє, щоб мати змогу розподілити обов’язки та уникнути суб’єктивного оцінювання стажерів. Ментори — це розробники, які мають як мінімум декілька років досвіду роботи над комерційними проєктами та сотні пропрацьованих технічних кейсів.

Під час самого процесу лише вони комунікують із стажерами. Їхні обов’язки:

  • раз на тиждень до щотижневого дзвінка робити хайлевельне код-рев’ю, давати фідбек і рекомендації текстом;
  • раз на тиждень проводити дзвінок зі стажерами, щоб голосом обговорити статус за Скрамом і пройтися наступним спринтом;
  • читати чат, відповідати на запитання, давати підказки (але не розв’язувати проблеми стажерів);
  • відповідати на питання щодо експертизи компанії, напрямків, проєктів.

Ментори відіграють важливу роль і після стажування — саме вони дають змістовні фідбеки щодо кожного стажера. Правильний зворотній зв’язок допомагає студентам зрозуміти свої переваги та недоліки, і після стажування покращити навички чи вивчити щось нове.

Компанія має правильно мотивувати працівників ставати менторами. Вони мають бути зацікавленими в залученні до стажування, адже, хоч це не забирає надто багато часу (дивись Діаграму Ганта), менторство вимагає витрату власного ресурсу. Тому варто побудувати двосторонню комунікацію із працівниками та запропонувати їм хороші умови участі. Наприклад:

  • одна й та сама людина не може бути ментором двічі поспіль — це запобіжник від професійного вигорання;
  • додаткову діяльність у вигляді менторства потрібно цінувати: це треба враховувати при планових review, перепрацьовані години — оплачувати;
  • менторство допомагає розвивати hard та soft скіли. Наприклад, вміння мотивувати, навички вести перемови, організовувати роботу, вміння читати чужий код, лаконічно давати коментарі чи відповіді на технічні питання;
  • також це можливість поділитися своїми знаннями та досвідом.

Залученість до процесу дає менторам багато досвіду, а саме:

  • розвиває навичку пояснення складних речей простими словами;
  • дає змогу попрактикуватися у формулюваннях, постановці та контролі технічних задач;
  • дає змогу покерувати міні-проєктом та включити креатив, думати з точки зору замовника;
  • формулює навичку давати позитивний чи негативний фідбек стажерам.

Проте у кожній бочці меду має бути ложка дьогтю: ментори мають нерівномірне навантаження роботи на початку та в кінці стажування, а крім того, це серйозна перевірка працівників на стресостійкість.

Процес стажування у шести пунктах для кожного

Наш процес організації та проведення стажування описаний у внутрішньому гайдлайні у 19-ти чітко прописаних кроках. Ознайомитися із ними ви можете на Діаграмі Ганта нижче.

Після обробки виконаних тестових завдань ми обираємо вісьмох кандидатів, які показали відмінні знання під час тестової розробки.

1. Проаналізувавши ефективність роботи у великих командах, та зважаючи на невеликі масштаби проєктів, ми вирішили запрошувати на стажування вісім осіб. Стажери діляться на дві команди по чотири людини. І кожна команда працює над одним і тим самим проєктом паралельно.

Чому так?

Раніше, на перших стажуваннях, кожен аплікант розробляв весь проєкт самостійно. Але така система не давала їм розвивати свої soft skills з комунікації у команді. Зараз ми створюємо цілі групи, навіть більше — створюємо конкуренцію між ними, щоб заохотити вчитися та працювати.

2. Вся діяльність проходить віддалено. До самого процесу стажування залучені лише ментори та власне стажери, які комунікують через створені чати та через заплановані дзвінки.

3. На початку стажування відбувається перший дзвінок. Запрошуємо всіх, хто долучався до організації стажування, та власників/співзасновників компанії. Залучати власників до таких дзвінків дуже важливо! Адже це додає впевненості команді та мотивації стажерам.

Кожного тижня відбувається кол стажерів з менторами за стратегією скраму, де обговорюють, хто що зробив, що планує робити, та чи є складнощі у виконанні поставлених завдань. Чому ми обрали роботу за стратегією скраму? Це доступна для розуміння стратегія, де:

  • всі учасники розуміють, на якому етапі перебуває проєкт;
  • кожен висловлюється та презентує свої напрацювання;
  • кожен отримує зворотній зв’язок від менторів та колег у разі блоків.

Цю стратегію ми використовуємо в комерційній роботі програмістів також, щоправда, не класичну версію.

4. Ментори мають звертати особливу увагу на розподіл завдань та встановлення зон відповідальності стажерів. Звісно, є такі студенти, які зроблять це самостійно. Проте менторам все ж таки варто підстрахувати команду, тому розподіл завдань здійснюється через Trello, Jira тощо.

5. Чи буває так, що мотивація у стажерів падає? Що робити та чим зарадити?
У кожній гарній казці є свій злий персонаж. І у нашій це демотивація.

Нерідко буває, що стажери мають ще навчання, роботу, сезонні віруси чи сімейні справи. І під тиском навантаженості вони втрачають інтерес до стажування або фізично не можуть впоратися по часу.

Ми дуже вдячні стажерам, які пишуть менторам/HR та пояснюють причину своєї пасивності, і:
а) попереджуючи, покидають проєкт;
б) просять більше часу на виконання завдань.

Але були й такі випадки, коли студенти зникали зі зв’язку на декілька тижнів, не відповідали на повідомлення та дзвінки. Ми маємо, звичайно, різні кумедні теорії, але любимо, коли нас попереджають про відсутність.

Тому доволі поширеною є практика не завершувати стажування у повному складі.

Розповімо реальну історію Chatbots.Studio. Одного разу на проєкт прийшли учасники, які були абсолютно немотивовані вже з першого дня стажування. Щоб підвищити стимул стажерів завершити проєкт, ми провели декілька додаткових колів з командою організаторів стажування та співзасновниками. І все змінилось ;)

Проєкт наближається до завершення, студентів чекатиме технічна співбесіда, а одну стажерку ми вже успішно взяли на роботу!

Важливо вміти правильно мотивувати стажерів на проєкт. Але після цього випадку ми дійшли висновку: якщо стажери не вмотивовані починати проєкт, то варто його скасувати чи відтермінувати.

6. Під час стажування можуть виникати конфлікти всередині команди. І це впливає на продуктивність та мотивацію.

Ментор, як відповідальна людина за проєкт, має допомогти стажерам розібратися в ситуації та скеровувати їхню енергію в потрібне русло.

Намагаємося в негативній ситуації бачити хороше. В цьому разі — ментор може попрактикувати свої управлінські навички, а компанія, що наймає, отримає більше інформації про потенційних співробітників.

Кейс з практики Chatbots.Studio: під час виконання проєкту деякі учасники групи посварилися через технічне питання. Вони не знайшли компроміс, тому кожен з команди почав кодити проєкт окремо від інших. Це суперечило меті стажування. Тому у конфлікт втрутилися ментори та Head of HRD. Шляхом розмови, де кожен стажер мав змогу висловитися, а ментори допомогли визначитися із вирішенням технічної частини, конфлікт вирішили, а проєкт завершили!

Закриття стажування — надсилання оферу

По завершенню ми проводимо фінальний дзвінок зі стажерами, менторами, командою та засновниками/співзасновниками компанії.

На зустрічі кожна група проводить демо своєї розробки. Важливо забезпечити кожному можливість виступити, щоб надати досвід комунікації з клієнтом. Ми надсилаємо стажерам форму зі зворотнім зв’язком, щоб оцінили роботу нашої команди. І на цьому стажування вважається завершеним!

Після цього ми запрошуємо кожного студента пройти технічну співбесіду і тест на англійську.

Ті стажери, які успішно виконали поставлене технічне завдання та проявили сильні навички протягом стажування, отримують офер на позицію Junior в компанію. Джуніори приєднуються до штату, а команда починає планувати нове стажування. І все спочатку!

Підсумки

Ми рекомендуємо обирати для стажування некомерційні проєкти, які мають на меті розв’язання будь-якої соціальної проблеми.

Компанія має правильно мотивувати своїх працівників долучатися до проведення стажування (його організація або менторство).

Аналітика — це важіль змін: аналізуйте інформаційні канали, змінюйте тестові завдання та зберігайте відгуки стажерів після завершення проєкту.

Безпосередньо у процес стажування на 95% залучені лише ментори.

Під час стажування трапляються конфлікти чи втрата мотивації у стажерів. Важливо для команди вміти знайти вихід із будь-якої ситуації, а ще ліпше — запобігти її виникненню.

👍ПодобаєтьсяСподобалось4
До обраногоВ обраному2
LinkedIn
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Хлопцы не понял?Берут тольоко со Львова?Стажування будет только державною мовою, или можно и на русском проходить?У вас есть рускоговорящие менторы?

На рфії кажуть багато менторів на рфіянській викладають

На стажировке каждый использует язык который ему удобен

Гарна та цікава стаття! Дякую. Пишіть ще!
Особливо тішить, шо стаття написана державною мовою.

Підписатись на коментарі