50 оттенков бюрократии. Зарегулированность, корпоративная культура или регламентация деятельности?

Меня зовут Юрий Сергеев-Байрон, нынче занят в довольно крупной IT-компании, возглавляю ее админкорпус и координирую проекты. Ввиду этого часто сталкиваюсь с бюрократией, местами переросшей в зарегулированность, казалось бы, простых вопросов и процессов. Это и побудило меня разобраться глубже и написать эту статью, которая будет интересна каждому, кто столкнулся с зарегулированностью процессов.

Иллюстрация Марии Рыбак

Появление и проявление бюрократии

Бюрократия часто воспринимается как неизбежность в большой организации с большим количеством сотрудников. Продолжение интенсивного роста требует отхождения от спонтанности и неформальности в структуризации, внедрения норм и правил, да и просто упорядочивания хаоса.

Однако эти благие намерения часто перерастают в нездоровую стезю, где сотрудники начинают больше концентрироваться на процессе, а не результате. И имеется в виду не рабочие нюансы, а так называемые подковерные игры.

Тем не менее давайте углубимся в детали и различные варианты, постараемся вывести если и не идеальную формулу, то более приемлемую организационно-поведенческую модель исходя из нужд современного мира.

Причина внедрения бюрократических принципов

Основная причина, как правило, одна — количество сотрудников, партнеров, направлений деятельности, помноженное на интенсивный рост, подталкивает к стандартизации процедур и правил, плюс адаптации уже существующей корпоративной культуры к новым реалиям.

Более того, если организация дорастает до желания и возможности идти в IPO, это уже становится юридически необходимым ввиду требований определенной прозрачности.

Мой хороший товарищ, выросший в своей компании от рядового кодера до R&D Director, как раз сейчас находится в активной фазе упорядочивания функционирования команды и процессов (выросшей с 5 до 30+ человек). И основная проблема — это оппозиция самых первых членов команды, которые привыкли к иному положению вещей. Что любопытно, выручает особая атмосфера (культура), сложившаяся во всей команде, но об этом позже.

Какой выбрать подход к внедрению этого «неизбежного зла»

Крупные организации часто отдают системы управления, контроля и менеджмента на outsource, подключая опытных профессионалов, имеющих на вооружении не только знания, но и шаблоны необходимых документов, а также прописанные процессы. Однако это недешевое удовольствие.

И если организация все же ограничена в средствах, то перед руководителем станет ряд вопросов, на которые нужно ответить самому:

• Какова степень жесткости регламентации? Любые изменения однозначно не будут восприняты с восторгом, возможно, нужно действовать постепенно.
• Какие документы и процессы должны быть регламентированы? Возможно, уже существующие могут приобрести более упорядоченный вид.
• Кто будет ответственным? Нужно также четко обозначить задачи и временные рамки.
• Разрабатывать самостоятельно (in-house), исходя из нынешних потребностей или все же частично или полностью приобрести уже имеющуюся базу и адаптировать ее?
• Как содержать и поддерживать разработанное в дальнейшем?
• Как подготовить коллектив, четко разъяснить, зачем и почему?

Список можно продолжать дальше, однако это неизбежность, с которой сталкивается любая организация, которая успешно пережила стадию стартапа и планирует дальнейший рост и развитие.

Интересный момент: британские карьерные консультанты советуют начинать карьеру в крупной, известной, зарегулированной компании, однако позже уйти на аналогичную или выше должность в организацию меньшего размера (для кармана лучше и нервам спокойнее). Хотя, конечно, не отбрасываем вопрос амбиций и планов на жизнь.

И нет ничего страшного в словах «структуризация» и «бюрократия». Вопрос в том, насколько они здравы, и именно тут это часто становится проблемой, создавая столь популярный негативный имидж.

Нездоровая бюрократия

Нездоровую бюрократию также можно квалифицировать как нерациональную в том смысле, что создаётся не только нездоровая атмосфера, но само использование ресурсов проходит нерационально. Как понять, что бюрократия — вредоносна?

Личная ответственность менеджмента и степень самосознания находится на нижней отметке: нежелание принимать решения и неуверенность в действиях. В совокупности, не самая лучшая атмосфера для всех вовлечённых stakeholders.

Отсутствие четкого разделения должностных обязанностей и функционала — вопрос спорный для приверженцев гибкости и матричной системы организаций, однако все так же замедляющий функционал и часто создающий много лишних движений. И мне это напоминает видео Comedy Club «Прибить или приклеить» :)

Непоследовательность и частая смена направление бега. В основном, это исходит сверху, когда проделанные действия вдруг оцениваются уже по-новым правилам. Это создает полнейший хаос, всплеск негатива, да и просто попадает под терминологию самодурства. И учитывая односторонность такого явления, тотальная демотивация коллектива гарантирована.

Вышеперечисленное, конечно, добавляет градус взаимного недоверия, нивелируя возможность эффективной командной работы и даже провоцируя агрессию.

И добавим сюда классическое усложнение внутренних процедур или так званные апрувы (согласование решений и документов). Опять-таки, если кто помнит старый фильм «Формула Любви», то там был диалог: «За день почините? — Конечно!... А за месяц сможете? Нуууу, тут уже помощник нужен».

Конечно, это больше присуще госучреждениям, но современные корпорации тоже недалеко ушли. С одной стороны они аргументируют это коллективной ответственностью, due diligence и другими перекрестными проверками, но с другой — создают огромные потери времени, не говоря уже о создании соответствующего имиджа.

Что любопытно, несмотря на истории о трудоустройстве в Google, шести месяцев тестов и собеседований, это многих не останавливает. И с другой стороны, а что мы знаем о тех, кого остановило? А о потенциальных потерях для компании? Вопросы риторические.

Резюмируя нездоровую и иррациональную бюрократию, все перечисленное присуще различным организациям. И да, они продолжают существовать. Мало того, многие сотрудники привыкают и даже прекрасно себя чувствуют в такой атмосфере. Опасность в одном: в период турбулентности, неповоротливость таких компаний ставит их под удар в первую очередь.

Бывает ли бюрократия здоровой и рациональной

Учитывая человеческий фактор, давайте проведём простую параллель: одного и того же человека некоторые назовут хозяйственным, в то время как другим он будет больше похож на жмота, скрягу и скупердяя.

К чему я веду: due diligence и определенные жесткие процедуры могут уменьшить (вряд ли искоренить) воровство и махинации. И не зря говорят, что сложно заработать капитал, но ещё сложнее его удержать. Кстати говоря, мелкое воровство в больших масштабах может пустить под откос практически любую организацию.

Бюрократия — признак процесса, а КПД и эффективность могут быть довольно разными. Однако это скорее тема для отдельной статьи, учитывая различие подходов, множество моделей, и т. д.

Регламентация, стандартизация и рационализация процессов избавляет от ручного управления или так называемого микроменеджмента. И если следовать прописанным процедурам, уменьшаются различные риски. И дабы не фокусироваться исключительно на бизнесе, приведу в виде примера «Правила дорожного движения»: все нарушают, хоть и осознают реальные риски. Штрафы тоже не останавливают.

Разъяснительная работа важна, чтобы донести до всех уголков организации, почему и зачем. И ещё важнее: что будет, если этого не сделать или нарушить. Ведь незнание закона ещё не освобождает от ответственности.

Корпоративная культура

В любой организации не только присутствует корпоративная культура, но зачастую и субкультура, связанная с уровнями иерархии: видение и потребности руководства очень часто разнятся с подчиненными.

Создание «правильной» корпоративной культуры, пронизанной рациональной бюрократией, максимально допустимой организационной гибкостью, высокой степенью возможности для творчества и самореализации, при этом дающей высокий уровень комфорта сотрудникам, помноженная на чувство защищенности и комфорта, теоретически должна родить высоко конкурентную организацию.

Идеально не бывает, но к этому можно и нужно стремиться

Эмоциональная привязка и преследование личных интересов (в хорошем смысле), усиленные наличием единомышленников, вполне способны творить чудеса. В определенном смысле, создавать клуб по интересам. И вероятно, что многие крупные организации шагнут или уже шагнули в эту сторону, понимая, что бизнес-механизм с душой — это уже живой организм, который сложно загнать в рамки, но можно привить определенную культуру и нормы поведения.

И наверное, не зря все чаще встречаются идеи создания отдельных городов или поселений, объединённых идеей зелёных технологий и определенных этических норм. И наличие свободы выбора — это в некотором смысле роскошь, однако уже доступная.

Традиционно, с большим удовольствием прочту ваши комментарии, но жду взаимоуважения и толерантности. Для незарегистрированных, меня всегда можно найти в соцсетях или LinkedIn. Премного благодарен.