19 советов, как сделать рабочие созвоны вашим супероружием

С переходом на удаленку на смену живым обсуждениям в митинг-румах пришли ежедневные созвоны. И поскольку онлайн-коммуникацию в целом поддерживать сложнее, чем оффлайн, часто видеосвязь с коллегами отнимает кучу энергии и сил.

Устали от долгих Zoom-сеансов и хотите сократить их количество или длительность без потери эффективности? Я знаю, как это сделать! Меня зовут Оксана Коган, я руководитель HR-департамента компании XCDS, которая занимается разработкой комплексных продуктов для команд. Сегодня хочу поделиться с вами рекомендациями, основанными на моем личном опыте и опыте коллег, как превратить видеовстречи в ваше супероружие. Они пригодятся тем, кто организует созвоны регулярно и тем, кто только собирается это сделать.

Статистика

Еще до пандемии сотрудники Korn Ferry опросили почти 2 тысячи людей, которые регулярно участвуют в созвонах, и вот что узнали:

• 51% опрошенных считают, что частые обсуждения с коллегами отнимают слишком много времени и отвлекают их от действительно важной работы.
• 6% сотрудников тратят 10+ часов в неделю на непродуктивные встречи и звонки.
• 15% работников тратят на них от 5 до 10 часов еженедельно.
• 34% утверждают, что обсуждения отнимают у них от 2 до 5 часов в неделю.
• Еще 34% тратят всего 1-2 часа в неделю на созвоны.

После карантинных ограничений, когда почти все перешли на видеосвязь, постоянные созвоны стали еще большей проблемой. Порой участники не включены в процесс, не понимают цели звонка, выходят за рамки митинга, а порой, при отсутствии фоллоу-апов и вовсе забывают о содержании колла через неделю-две.

Мы часто обсуждаем все это с коллегами, и могу сказать, что они тоже хотели бы сделать виртуальные встречи более эффективными. Поэтому спешу поделиться с вами полезными советами для онлайн-обсуждений.

Подготовка к видеовстрече

Проведение звонка в Zoom — это лишь верхушка айсберга. На деле самый важный этап — подготовка. Делюсь советами и лучшими практиками сотрудников XCDS:

1. Заранее определите план и структуру обсуждения, начиная от темы, целей и заканчивая подготовленными для прочтения документами. Это будет намного эффективнее, чем ориентироваться по ситуации уже на самом обсуждении.

2. Подготовьте расписание (адженду) онлайн-встречи, где регламентированы выступления по каждому из пунктов (количество пунктов определяете вы сами), и отправьте его коллегам для ознакомления. Важно контролировать тайминг встречи, выделенный на каждый вопрос, а не на обсуждение целиком.

Например, раз в месяц я провожу митинг-знакомство для коллег, кто присоединился к XCDS на удаленке, и перед ним утверждаю до 20 участников от каждой команды, включая новичков. На каждого планирую 7-8 минут выступления. Если спикер не укладывается в выделенное время, вежливо напоминаю о том, что уже подошла очередь следующего человека.

3. Определите, кто будет модерировать встречу и «переключать» коллег, которые вышли за лимиты времени. Этот человек должен следить за тем, чтобы созвон происходил слаженно, он должен быть готов минимизировать проблемы и сориентироваться в случае чего.

У нас обычно в такой роли выступает или сам организатор колла, независимо от должности, или координатор проекта, если присутствуют члены нескольких команд сразу.

4. Закладывайте минимум времени на выступление. Короткие выступления и ответы всегда более сфокусированы. Это не значит, что на все про все каждому нужно выделить по три минуты. Стоит руководствоваться здравым смыслом и дать другим людям изложить мысли. Однако если нет четкого лимита, появляется соблазн рассказать даже о том, что можно было бы опустить. А если не успеваете полностью обсудить какой-то важный вопрос, лучше назначить отдельный созвон.

Если дейлики наших команд затягиваются из-за обсуждений разработки, дизайна или маркетинга, мы просто назначаем еще один колл для задействованных в вопросе сотрудников, чтоб не отвлекать от дел всех остальных.

5. Все коллы должны иметь цель. На ситуативных онлайн-встречах ее необходимо обозначать, а также озвучивать, какой вы как организатор видите наилучший результат созвона.

Например, я определяю цель встречи нанимающего менеджера и рекрутера — обсудить требования к новой вакансии, а по итогам встречи иметь список требуемых от кандидата навыков и знаний.

6. Добивайтесь понимания целесообразности созвона каждым участником. Далеко не всегда формальное озвучивание цели митинга соответствует принятию и согласию каждого. Например, человек может осознавать цель, но задаваться вопросом, нужно ли ему обязательно быть на видеовстрече. Донесите до ключевых участников, что вам необходимо их присутствие, ведь просмотра записи или прочтения ими фоллоу-апа будет недостаточно.

7. Распределите ответственность перед созвоном. Перед важными онлайн-встречами старайтесь всегда выделять людей, кто влияет на решения, и коллег, на которых повлияет решение.

Мой коллега Франклин использует для этого RACI-матрицы. Такой подход поможет системно учесть все факторы. Иначе можно не получить принципиально важное мнение или не проинформировать того, кто будет участвовать в исполнении задач, намеченных в ходе колла.

8. Пропускайте онлайн-встречи, где ваше присутствие не критично. Спросите коллег, нужно ли вам обязательно быть на колле. Если это не принципиально, то смело пропускайте созвон и узнавайте о новостях из фоллоу-ап писем. Попросите включить ваш электронный адрес в список получателей письма с итогами обсуждения и занимайтесь более приоритетными для вас делами!

9. Если вы организатор, проследите, что все важные участники смогут созвониться в указанное время. Без них колл будет неэффективным. А вот всем остальным заинтересованным можно просто выслать фоллоу-ап. Также оповещайте о событии заранее, желательно за неделю или хотя бы день-два, чтобы все смогли спланировать время.

В нашей компании мы заранее планируем ивент в календаре, потом делаем мейл-рассылку на всех участников, а затем еще отправляем напоминалки в рабочий чат за 10-15 минут до созвонов и тегаем отдельно тех, чье присутствие обязательно.

10. Последний лайфхак для экономии времени: рекомендую использовать готовые шаблоны для встреч, чтобы не писать план каждый раз заново план. Шаблоны можно скачать в интернете, написать самим или же найти их в офисных приложениях.

Например, в Collabio Spaces, разработкой которого мы занимаемся, есть такие темплейты.

Проведение эффективного созвона

Теперь пришло время провести встречу! Итак, вы все подготовили, определились, кто ведущий и кто выступает, и намереваетесь следовать четкому плану. Как же сделать митинг еще более эффективным?

1. Включайте камеру и попросите коллег сделать так же. Даже если собеседники не хотят проводить всю встречу со включенной камерой, начать и закончить созвон лучше с видео.

Когда я провожу митинги, всегда прошу ребят включить видео, чтобы поздороваться и улыбнуться друг другу, а затем делать это только когда они сами выступают, и в конце, чтобы сказать всем «пока». Обычно никто не против, и это еще одно напоминание самим себе, что все мы работаем с живыми людьми.

2. Используйте активное слушание. Другими словами, переспросите человека, если не уверены в том, что он имел в виду.

Моя коллега Анна часто использует этот прием, например: «Я слышу, ты хочешь повысить приоритет задачи по таким-то причинам, я правильно это поняла?» После этого человек либо подтверждает, либо поправляет, и вы приходите к общему знаменателю.

3. Делайте короткие чек-ины и чек-ауты. Например, все с включенными камерами, буквально по слову говорят о своем настроении, и это помогает включить людей в процесс.

В конце я лично обязательно делаю короткий чек-аут — например, спрашиваю, какие планы на вечер или как настроение по 10-балльной шкале.

4. Выносите отдельные обсуждения в специальные митинги. Как говорит мой коллега Франклин, «разделять коллы по темам — это отдельное и не самое простое искусство :)» Если обсуждение какой-либо детали затягивается и блокирует дальнейшее обсуждение того, ради чего вы и решили провести митинг, предложите обговорить этот вопрос отдельно. Как вариант, сразу запланируйте время вместе с другими участниками.

5. Делайте паузы между созвонами, как минимум на 5-10 минут. Или старайтесь ставить онлайн-встречи с часовыми промежутками и чередовать их с другими задачами. Обилие обсуждений и информации приведет к тому, что к вечеру вы забудете, о чем говорили утром, а до остальных важных дел и вовсе рискуете не добраться.

Конец созвона — начало чего-то большего

Допустим, вы увиделись в Zoom с коллегами и обсудили повестку дня или срочные вопросы. Казалось бы, все? Все молодцы, побежали работать дальше? А вот и нет :)

Даю несколько советов, как получить максимум пользы от вашего обсуждения:

1. Разошлите всем участникам фоллоу-ап письма. Резюмируйте, о чем вы говорили, что решили, какие вопросы возникли, какие планы для работы выделили в ходе разговора. Представьте, что это письмо будет читать человек, которого не было на встрече, но который должен понять, что там происходило и какие выводы сделаны. То есть ваш фоллоу-ап должен быть понятным.

Часто мы записываем митинги с важными апдейтами и отправляем ссылку на видео. В теле письма благодарим за участие, кратко резюмируем о чем была встреча, каковы ее итоги и если есть, прилагаем план дальнейших действий.

2. Отметьте ответственных людей отдельно, если во время беседы выяснилось, что нужно решить некую проблему. Если вы ведете список дел, можете сразу создавать задачи, например, в Jira или Trello.

Так, мы не только прописываем это информацию в фоллоу-апе, а и сразу передаем задачу в работу.

3. Отвечайте на вопросы постфактум в почте, если не хватило времени на созвоне. Бывает так, что участники задают очень много вопросов, а лимиты времени не позволяют ответить на все сразу. Соберите оставшиеся вопросы и направьте ответы на всех заинтересованных коллег в почте.

4. Если есть возможность, предложите коллегам оценить эффективность созвона по 10-балльной шкале. Просто спросите их, насколько продуктивно, на их взгляд, прошла встреча, что понравилось, а что можно доработать.

Я стараюсь реагировать на все отметки меньше 8 и спрашиваю у людей, что стоит улучшить в следующий раз. А затем, конечно же, использую их фидбек при подготовке новых митингов.

Хочется верить, что даже те, кто постоянно организовывает видеозвонки на удаленке, смогут почерпнуть для себя что-то новое из моего набора рекомендаций. Собираетесь ли вы попробовать применить кое-что новое из этой статьи? Возможно, вы готовы поделиться собственными лайфхаками? Очень интересен и ваш опыт! :)