19 советов, как сделать рабочие созвоны вашим супероружием

С переходом на удаленку на смену живым обсуждениям в митинг-румах пришли ежедневные созвоны. И поскольку онлайн-коммуникацию в целом поддерживать сложнее, чем оффлайн, часто видеосвязь с коллегами отнимает кучу энергии и сил.

Устали от долгих Zoom-сеансов и хотите сократить их количество или длительность без потери эффективности? Я знаю, как это сделать! Меня зовут Оксана Коган, я руководитель HR-департамента компании XCDS, которая занимается разработкой комплексных продуктов для команд. Сегодня хочу поделиться с вами рекомендациями, основанными на моем личном опыте и опыте коллег, как превратить видеовстречи в ваше супероружие. Они пригодятся тем, кто организует созвоны регулярно и тем, кто только собирается это сделать.

Статистика

Еще до пандемии сотрудники Korn Ferry опросили почти 2 тысячи людей, которые регулярно участвуют в созвонах, и вот что узнали:

  • 51% опрошенных считают, что частые обсуждения с коллегами отнимают слишком много времени и отвлекают их от действительно важной работы.
  • 6% сотрудников тратят 10+ часов в неделю на непродуктивные встречи и звонки.
  • 15% работников тратят на них от 5 до 10 часов еженедельно.
  • 34% утверждают, что обсуждения отнимают у них от 2 до 5 часов в неделю.
  • Еще 34% тратят всего 1-2 часа в неделю на созвоны.

После карантинных ограничений, когда почти все перешли на видеосвязь, постоянные созвоны стали еще большей проблемой. Порой участники не включены в процесс, не понимают цели звонка, выходят за рамки митинга, а порой, при отсутствии фоллоу-апов и вовсе забывают о содержании колла через неделю-две.

Мы часто обсуждаем все это с коллегами, и могу сказать, что они тоже хотели бы сделать виртуальные встречи более эффективными. Поэтому спешу поделиться с вами полезными советами для онлайн-обсуждений.

Подготовка к видеовстрече

Проведение звонка в Zoom — это лишь верхушка айсберга. На деле самый важный этап — подготовка. Делюсь советами и лучшими практиками сотрудников XCDS:

1. Заранее определите план и структуру обсуждения, начиная от темы, целей и заканчивая подготовленными для прочтения документами. Это будет намного эффективнее, чем ориентироваться по ситуации уже на самом обсуждении.

2. Подготовьте расписание (адженду) онлайн-встречи, где регламентированы выступления по каждому из пунктов (количество пунктов определяете вы сами), и отправьте его коллегам для ознакомления. Важно контролировать тайминг встречи, выделенный на каждый вопрос, а не на обсуждение целиком.

Например, раз в месяц я провожу митинг-знакомство для коллег, кто присоединился к XCDS на удаленке, и перед ним утверждаю до 20 участников от каждой команды, включая новичков. На каждого планирую 7-8 минут выступления. Если спикер не укладывается в выделенное время, вежливо напоминаю о том, что уже подошла очередь следующего человека.

3. Определите, кто будет модерировать встречу и «переключать» коллег, которые вышли за лимиты времени. Этот человек должен следить за тем, чтобы созвон происходил слаженно, он должен быть готов минимизировать проблемы и сориентироваться в случае чего.

У нас обычно в такой роли выступает или сам организатор колла, независимо от должности, или координатор проекта, если присутствуют члены нескольких команд сразу.

4. Закладывайте минимум времени на выступление. Короткие выступления и ответы всегда более сфокусированы. Это не значит, что на все про все каждому нужно выделить по три минуты. Стоит руководствоваться здравым смыслом и дать другим людям изложить мысли. Однако если нет четкого лимита, появляется соблазн рассказать даже о том, что можно было бы опустить. А если не успеваете полностью обсудить какой-то важный вопрос, лучше назначить отдельный созвон.

Если дейлики наших команд затягиваются из-за обсуждений разработки, дизайна или маркетинга, мы просто назначаем еще один колл для задействованных в вопросе сотрудников, чтоб не отвлекать от дел всех остальных.

5. Все коллы должны иметь цель. На ситуативных онлайн-встречах ее необходимо обозначать, а также озвучивать, какой вы как организатор видите наилучший результат созвона.

Например, я определяю цель встречи нанимающего менеджера и рекрутера — обсудить требования к новой вакансии, а по итогам встречи иметь список требуемых от кандидата навыков и знаний.

6. Добивайтесь понимания целесообразности созвона каждым участником. Далеко не всегда формальное озвучивание цели митинга соответствует принятию и согласию каждого. Например, человек может осознавать цель, но задаваться вопросом, нужно ли ему обязательно быть на видеовстрече. Донесите до ключевых участников, что вам необходимо их присутствие, ведь просмотра записи или прочтения ими фоллоу-апа будет недостаточно.

7. Распределите ответственность перед созвоном. Перед важными онлайн-встречами старайтесь всегда выделять людей, кто влияет на решения, и коллег, на которых повлияет решение.

Мой коллега Франклин использует для этого RACI-матрицы. Такой подход поможет системно учесть все факторы. Иначе можно не получить принципиально важное мнение или не проинформировать того, кто будет участвовать в исполнении задач, намеченных в ходе колла.

8. Пропускайте онлайн-встречи, где ваше присутствие не критично. Спросите коллег, нужно ли вам обязательно быть на колле. Если это не принципиально, то смело пропускайте созвон и узнавайте о новостях из фоллоу-ап писем. Попросите включить ваш электронный адрес в список получателей письма с итогами обсуждения и занимайтесь более приоритетными для вас делами!

9. Если вы организатор, проследите, что все важные участники смогут созвониться в указанное время. Без них колл будет неэффективным. А вот всем остальным заинтересованным можно просто выслать фоллоу-ап. Также оповещайте о событии заранее, желательно за неделю или хотя бы день-два, чтобы все смогли спланировать время.

В нашей компании мы заранее планируем ивент в календаре, потом делаем мейл-рассылку на всех участников, а затем еще отправляем напоминалки в рабочий чат за 10-15 минут до созвонов и тегаем отдельно тех, чье присутствие обязательно.

10. Последний лайфхак для экономии времени: рекомендую использовать готовые шаблоны для встреч, чтобы не писать план каждый раз заново план. Шаблоны можно скачать в интернете, написать самим или же найти их в офисных приложениях.

Например, в Collabio Spaces, разработкой которого мы занимаемся, есть такие темплейты.

Проведение эффективного созвона

Теперь пришло время провести встречу! Итак, вы все подготовили, определились, кто ведущий и кто выступает, и намереваетесь следовать четкому плану. Как же сделать митинг еще более эффективным?

1. Включайте камеру и попросите коллег сделать так же. Даже если собеседники не хотят проводить всю встречу со включенной камерой, начать и закончить созвон лучше с видео.

Когда я провожу митинги, всегда прошу ребят включить видео, чтобы поздороваться и улыбнуться друг другу, а затем делать это только когда они сами выступают, и в конце, чтобы сказать всем «пока». Обычно никто не против, и это еще одно напоминание самим себе, что все мы работаем с живыми людьми.

2. Используйте активное слушание. Другими словами, переспросите человека, если не уверены в том, что он имел в виду.

Моя коллега Анна часто использует этот прием, например: «Я слышу, ты хочешь повысить приоритет задачи по таким-то причинам, я правильно это поняла?» После этого человек либо подтверждает, либо поправляет, и вы приходите к общему знаменателю.

3. Делайте короткие чек-ины и чек-ауты. Например, все с включенными камерами, буквально по слову говорят о своем настроении, и это помогает включить людей в процесс.

В конце я лично обязательно делаю короткий чек-аут — например, спрашиваю, какие планы на вечер или как настроение по 10-балльной шкале.

4. Выносите отдельные обсуждения в специальные митинги. Как говорит мой коллега Франклин, «разделять коллы по темам — это отдельное и не самое простое искусство :)» Если обсуждение какой-либо детали затягивается и блокирует дальнейшее обсуждение того, ради чего вы и решили провести митинг, предложите обговорить этот вопрос отдельно. Как вариант, сразу запланируйте время вместе с другими участниками.

5. Делайте паузы между созвонами, как минимум на 5-10 минут. Или старайтесь ставить онлайн-встречи с часовыми промежутками и чередовать их с другими задачами. Обилие обсуждений и информации приведет к тому, что к вечеру вы забудете, о чем говорили утром, а до остальных важных дел и вовсе рискуете не добраться.

Конец созвона — начало чего-то большего

Допустим, вы увиделись в Zoom с коллегами и обсудили повестку дня или срочные вопросы. Казалось бы, все? Все молодцы, побежали работать дальше? А вот и нет :)

Даю несколько советов, как получить максимум пользы от вашего обсуждения:

1. Разошлите всем участникам фоллоу-ап письма. Резюмируйте, о чем вы говорили, что решили, какие вопросы возникли, какие планы для работы выделили в ходе разговора. Представьте, что это письмо будет читать человек, которого не было на встрече, но который должен понять, что там происходило и какие выводы сделаны. То есть ваш фоллоу-ап должен быть понятным.

Часто мы записываем митинги с важными апдейтами и отправляем ссылку на видео. В теле письма благодарим за участие, кратко резюмируем о чем была встреча, каковы ее итоги и если есть, прилагаем план дальнейших действий.

2. Отметьте ответственных людей отдельно, если во время беседы выяснилось, что нужно решить некую проблему. Если вы ведете список дел, можете сразу создавать задачи, например, в Jira или Trello.

Так, мы не только прописываем это информацию в фоллоу-апе, а и сразу передаем задачу в работу.

3. Отвечайте на вопросы постфактум в почте, если не хватило времени на созвоне. Бывает так, что участники задают очень много вопросов, а лимиты времени не позволяют ответить на все сразу. Соберите оставшиеся вопросы и направьте ответы на всех заинтересованных коллег в почте.

4. Если есть возможность, предложите коллегам оценить эффективность созвона по 10-балльной шкале. Просто спросите их, насколько продуктивно, на их взгляд, прошла встреча, что понравилось, а что можно доработать.

Я стараюсь реагировать на все отметки меньше 8 и спрашиваю у людей, что стоит улучшить в следующий раз. А затем, конечно же, использую их фидбек при подготовке новых митингов.

Хочется верить, что даже те, кто постоянно организовывает видеозвонки на удаленке, смогут почерпнуть для себя что-то новое из моего набора рекомендаций. Собираетесь ли вы попробовать применить кое-что новое из этой статьи? Возможно, вы готовы поделиться собственными лайфхаками? Очень интересен и ваш опыт! :)

👍НравитсяПонравилось3
В избранноеВ избранном2
LinkedIn
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Мне вот интересно, как совместить

6. Добивайтесь понимания целесообразности созвона каждым участником.

8. Пропускайте онлайн-встречи, где ваше присутствие не критично.

а то они друг другу существенно противоречат. Одни будут тянуть по максимуму участников («вдруг кто-то ценную мысль выдаст?»), другие будут отнекиваться до предела.

Например, все с включенными камерами, буквально по слову говорят о своем настроении, и это помогает включить людей в процесс.

Это тоже очень сомнительно. Дать возможность высказаться — это нормально, но фактически заставлять каждого сказать хоть слово... я бы в 99% случаев просто буркнул «норм» и передал дальше. Тем более на каждое совещание (которых может быть несколько в день). Тут вы не добьётесь того, что кто-то что-то скажет по сути — скорее добьётесь, что самый нормальный человек сначала превратится в клинического интроверта, а потом вас просто побьёт при случае.
Ну или вам очень повезло с коллективом, что его «помогает включить в процесс», вероятность на это <1%.

Про рекомендацию включить камеру — тут, конечно, 50/50. Кому-то обстановка совсем не в тему, но это редко.

Остальное, в принципе, более-менее. Хотя пропущен главный совет:

Чем меньше совещаний — тем лучше.
Разумеется, ниже какого-то уровня их плотность не может упасть, но уровень выше, условно, в среднем за неделю-две, 40 минут в рабочий день это уже звоночек на подозрение, час — надо сокращать, полтора — срочно сокращать, два — поздно, спасут только массовые расстрелы.

Ну или вам очень повезло с коллективом, что его «помогает включить в процесс», вероятность на это <1%.

ну почему же ж норм коллектив )) в котором правда не кому педалить код но то уже такое

1. Включайте камеру и попросите коллег сделать так же. Даже если собеседники не хотят проводить всю встречу со включенной камерой, начать и закончить созвон лучше с видео.

Отличный бл-ь совет! Показывать всем на звонке свой торс, труселя, усталое лицо и помещение в котором ты спишь!

Показывать всем на звонке свой торс, труселя

Хм, простите, это как у вас камера установлена и, главное, зачем? ;))

Ну не сидеть же два часа почти неподвижно. Иногда надо встать.

Там же сказано про настоятельность камеры в начале и в конце встречи, они точно не по два часа.
В остальное время выключайте камеру, звук и занимайтесь чем хотите :)
Только камеру надо выключить перед тем, как встать. И включить после того, как сел :)

Попробуйте стол развернуть на 180* :)
Я вебку включаю если надо, пусть смотрять на кусок стены и штору, мне не жалко

торс, труселя

Налаштовую камеру перед зідзвоном, навіть шиї не видно, який торс... (а труселя — ну це хіба що є любителі їх одягати на голову).

усталое лицо

Обличчя підсвічую «лампою для блогера» такою круглою що живиться від usb (в моїй є режим перемикання кольору світла на більш приємний жовтий, також регулювання яскравості щоб не сліпила очі), плюс виставляю в zoom максимум яскравості для камери, все це разом дає такий ефект який мене в результаті влаштовує.

помещение в котором ты спишь

ззаду за кріслом в мене зелений екран + встановив в zoom віртуальний фон з фоткою яку сам зняв на природі, на вибір є також різні стандартні фони котрі zoom надає на своєму сайті всім безкоштовно.

На некоторых позициях (техлид, архитект, SE менеджер) иногда приходится 7 часов в день проводить митинги. Даже у самых стойких нервы сдадут с включенной камерой сидеть.

Людина ніби з харкова, а ось українською не вміє спілкуватися, то мабуть ссср в голові мізки атрофував.

Ось недавно включив телевізор на німецькому каналі, і «прикиньте» там німці німецькою говорять, я подумав «а схули не исконно словянським» (хотя словянською була саме українська в часи київської русі а не суржик староболгарської і фразеологізмів орди) і переключив на скабаєву послухати акт дефекації про «исконо руцькую московию» в прямому ефірі, а після розбив старенького телевізора і більше ніколи з того часу не дивлюся телевізора.

Читайте історію та розвивайтесь, якщо ви не навчилися за все життя мови країни в якій мешкаєте, то до вас є багато запитань по темі айкю та психологічного розвитку, і в сфері ІТ де даний критерій є приорітарним вам таки не варто працювати, на що якраз вказує контекст цього дурдому що ви описали вище (імітація роботи без результуючого фактору).

Проблема більше у відсутності культури й поваги до своєї держави та громадян цієї держави.
Не думаю, що тут проблема у низькому інтелекті. Але не виключаю і цього моменту також.

Вы смешные, пишите

мізки атрофував
акт дефекації
а схули не исконно словянським

А

відсутность культури

почемуто у автора статьи, а не коментаторов :)

19 советов, как сделать рабочие созвоны вашим супероружием

Я бы даже сказал «грязной бомбой», отравляющей компанию до конца её недолгой жизни. Вы ещё еженедельные отчёты о проделанной работе с поминутным тайм-трекером добавьте, не менее 5 штук разных, чтоб уж не мучалась.

Заранее определите план и структуру обсуждения, начиная от темы, целей и заканчивая подготовленными для прочтения документами
Подготовьте расписание (адженду) онлайн-встречи, где регламентированы выступления по каждому из пунктов
Распределите ответственность перед созвоном
Выносите отдельные обсуждения в специальные митинги
Разошлите всем участникам фоллоу-ап письма. Резюмируйте, о чем вы говорили, что решили, какие вопросы возникли, какие планы для работы выделили в ходе разговора
Отметьте ответственных людей отдельно, если во время беседы выяснилось, что нужно решить некую проблему. Если вы ведете список дел, можете сразу создавать задачи
Соберите оставшиеся вопросы и направьте ответы на всех заинтересованных коллег в почте
предложите коллегам оценить эффективность созвона по 10-балльной шкале

Я все понимаю, но на какой позиции я должен работать, чтобы это все успевать делать? Fullstack Meeting Engineer?

какие люди :)

В принципе, если для решения своих задач пусть даже как просто девелопер провернёшь 1 совещание с полным описанным сопровождением — уже хорошо.

А о большем пусть всякие ПМы заботятся.

Включайте камеру и попросите коллег сделать так же.

Люди годами работали без видеосозвонов, без камеры, просто по телефону,
и ничего, работа шла и никто не был против.

Обычно никто не против,

просто может отказать не удобно :)

Тебя сейчас послать или по факсу?
©

Було б добре побачити наступну статтю автора вже державною мовою.
Згідно останніх соціологічних досліджень більше ніж 83% української молоді назвали рідною мовою саме українську мову.
В той же час російську мову в Україні вивчають у школах лише орієнтовно 10% громадян.
Цей факт робить статті російською мовою незручними для ознайомлення або й узагалі незрозумілими для молодших поколінь громадян України.

якщо врахувати, що дана компанія має партнерські офіси в росії, то все стає на свої місця

а —баба Яга— майстер ножового бою проти!

Згідно останніх соціологічних досліджень більше ніж 83% української молоді назвали рідною мовою саме українську мову.

Проведите сами два дослiдження. В первом задавайте вопрос «какой язык вы считаете родным?», а во втором «на каком языке вы мыслите?». Результаты вас очень сильно удивят.

Ну — Гугл вам в поміч. В наш час дуже багато інформації у відкритому доступі.
Лише будьте критичними щодо інформації, яку знайдете.

тоже верно

я рад что знаю украинский, очень люблю наш язык, и знаю что лично для меня он особенный, украинский — прекрасен там где он нужен. Украинский — не для айти, Украинский язык — для любви, искренности, выражения счастья)

Но общеразговорным просто исторически сложился русский у большинства.
Но это ни коим образом не запретило выучить английский, и спокойно общаться уже на трёх языках с совершенно разными людьми.
А считать себя лучше, говоря с собеседником, на не родном ему языке, даже если ты сам нейтив и отлично знаешь язык собеседника, даже в своей стране — я считаю невежеством и унижением того самого нейтива. То же самое и наоборот если ваш собеседник лучше понимает украинский, а вы это зная будете навязывать русский — это тоже скотство.

А надо просто быть людьми друг к другу, и тогда все проблемы мы прекрасно разруливаем.
Именно потому что мы еще относимся друг к другу как звери — мы не стали «единой цивилизацией», а просто пока что планета варваров)

Но общеразговорным просто исторически сложился русский у большинства.

False, False
Не історично склався, а нав’язано «склався»

Не більшість
2001.ukrcensus.gov.ua/...​ity_population/graphic#m4

Не треба розповсюжєувати цей фейк

.

а вы это зная будете навязывать русский — это тоже скотство.

Це основна політика держави, яка приватизувала цю говірку

Давно не секрет, что история не совершается, а пишется, так что в чем то Вы правы.
Хорошо, не большинство, но согласно пункту «Поширення української та російської мов» на графике — больше трети, то есть существенная часть. Плюс считаю необходимым учитывать еще политические мотивы для ручной корректировки статистики в сторону уменьшения. То действительный обьем разницы может быть другим. Но это предположение к сожалению невозможно доказать простому человеку.

Російська мова не для ІТ — тільки англійська. Не потрібно переконувати себе і інших в тому що хочеться самому і пропаганді раші.

Благодарю автора статьи за полезный разбор и рабочие методы!

А по Вашему, Andr, комментарию скажу что утверждение что русский изучают только около 10% — как минимум неуместно, потому что в эту сторону начались притеснения чисто политического характера, а не потому что это отображает не заангажированное, свободное волеизьявление наших граждан.
Далее вывод, что если бы власть занималась не нагребанием власти, а вместо этого занималась чем и должна, служить на благо людей, то у нас бы даже не возникало вопросов на каком языке статья, потому что, я уверен, при положительном варианте, даже молодёж могла читать бы ее и на украинском и на русском и на английском, на каком хочется, потому что уровень нашего образования существенно бы превышал текущий.

А в наше время, простите, вестись, на пропаганду, при наличии разных источников информации и при свободной (пока что) возможности делать личный анализ через факты — уже просто стыдно.

По этому если кто-то так не любит соседей, надо не воевать с ними, а у себя сделать настолько классно, что бы люди соседей сами захотели уехать к нам) Вот тогда это была бы безоговорочная победа)
Нам нужен не потребительский, а именно созидательный формат общества

Черговий рускомірєц, що прикривається тезою «мір во всьом мірє».

По этому если кто-то так не любит соседей, надо не воевать с ними

А нічого що це «сосєді» прийшли в наш дім з війною???

даже молодёж могла читать бы ее и на украинском и на русском и на английском, на каком хочется

Так, ми знаємо, на любом язикє, за умови що він буде «русскім»

а у себя сделать настолько классно, что бы люди соседей сами захотели уехать к нам)

Нех@й шаст@ть

Було б добре побачити наступну статтю автора вже державною мовою.
Згідно останніх соціологічних досліджень більше ніж 83% української молоді назвали рідною мовою саме українську мову.

1. Украина — одна из самых бедных стран Европы
2. У молодёжи нет денег
3. Статьи пишут в первую очередь для того, чтобы заработать денег

Отсюда вывод: писать статьи на украинском нет никакого смысла, не нравится — не читай

Навіщо стільки тексту та спроб у логіку, це не ваше. Хочеться написати що українська мова нікому не потрібна — так одразу і пишіть. Всім буде простіше, ви не будете напружуватись, а ми будемо розуміти з ким маємо справу.

83% української молоді

В лучшем случае хоть как-то знает суржик

Публікації на Доу зустрічаються обома мовами, бо видання читають люди з різних країн, не тільки з України, більшість коментарів під першими нашими статтями були написані російською. Але якщо буде більше фідбеку українською, наступні статті писатиму саме так. :)

Чекаю із нетерпінням на наступні статті вже державною мовою.
Буду радий їх прочитати як і багато інших читачів ДОУ.
Переконаний, що отримаєте багато схвальних відгуків.

Ось. Щоби не бути голослівним.
Подивіться які захоплені відгуки ми маємо щодо цього.

dou.ua/...​/topic/35353/?from=sbnews

Подписаться на комментарии