Зачем мы геймифицировали онлайн-конференцию и что из этого получилось

Привет! Меня зовут Александр. Я Learning & Development Specialist, вот уже 7 лет работаю в Provectus, где вместе с командой планирую, воплощаю, координирую и презентую корпоративные и смежные программы обучения, чтобы каждый желающий имел возможности для развития и совершенствования своих скиллов и компетенций.В этом материале хочу рассказать, как мы создали тематическую внутреннюю онлайн-конференцию в Provectus, и что из этого вышло.

Эта статья будет полезна L&D-менеджерам, бренд-менеджерам и всем, кто проводит внутренние ивенты — в ней описаны основные подходы проведения внутренней онлайн-конференции и пути совершенствования существующей методологии организации обучающих виртуальных ивентов, что улучшит обмен знаниями внутри компании и повысит компетенции коллег.

Такого рода ивенты помогают улучшить коммуникации среди коллег из разных команд и офисов, а также разнообразить рабочие будни внутри компании. Для инженеров внутренние конференции являются отличным способом прокачать навыки публичных выступлений и нарастить уверенность в своей экспертизе. Менеджеры по развитию бренда работодателя имеют возможность подсмотреть на подобных ивентах потенциальных лидеров мыслей и амбассадоров, которые смогут выступать спикерами и за рамками компании, чем будут продвигать экспертизу дальше по рынку.

Лекторий, созданный в gather.town

Формат удаленной работы изменил взгляд на образовательные мероприятия

Из-за удаленной работы и перехода в онлайн мы столкнулись с челенджем: как поддерживать вовлеченность сотрудников из разных локаций и команд во внутренних онлайн-ивентах, которые должны стать заменой участия во внешних конференциях. В Provectus мы проводили еженедельные Knowledge sharing сессии, на которых сотрудники делились своей экспертизой по различным направлениям. Такие встречи собирали от 30 до 70 участников и проходят до сих пор.

Параллельно с этим мы регулярно отправляли ребят на внешние конференции, где была возможность пообщаться с коллегами на технические темы. С наступлением эпохи COVID-19 многие конференции перешли в онлайн-формат или отложили проведение до «лучших времен». Мы начали думать над тем, как внутри компании своими силами создать конференцию, которая будет максимально интересной для различной аудитории и сможет приблизиться к формату оффлайн-ивента. Так родилась идея внутренней конференции Provectus под названием «Conforca», которую предложил Константин Макарычев, Engineering Manager в Provectus.

Как оказалось в итоге, подобные события способствуют погружению в техническую тематику новичков и дают участникам отличную площадку для общения на околотехнические темы и обмена знаниями. Чтобы достигнуть поставленных целей мы продумывали формат, стилистику и прочие детали с нуля.

Во-первых, нужно было решить, как и где организовать событие. Во-вторых, найти место, где мы сможем поместить всех желающих участвовать. В-третьих, решить, как разнообразить контент и держать заинтересованность на высоком уровне. Ну и наконец, продумать сюжетную линию активностей на конференции.

Для решения этих задач мы использовали онлайн-сервисы и геймификацию, превратив событие с «еще одной конференции» на яркий квест, который захватывает всех присоединившихся.

Как происходила Conforca

Почему Conforca? Все просто, слоган нашей конференции «CONference’s FORmat: Anyone CAn do it!» — отсюда и название. Мы предлагаем всем ребятам, у кого есть тема для выступления, поделиться ей внутри компании. Со своей стороны мы оказываем поддержку в подготовке структуры, дизайна презентации и прочих организационных моментов.

Проводим конференцию уже четвертый раз, до этого перепробовали несколько версий и форматов (2 и 3 дня, онлайн + оффлайн, на разных платформах), собрали фидбеки от участников и пришли к тому, что это должен быть максимально интерактивный ивент, с большим количеством активностей, разными темами докладов и длительностью 5 дней.

Тематику конференции продумываем за несколько месяцев до старта мероприятия. На этот раз событие было в стиле «Олдскульных игр 2000-х», а геймификация стала важной частью мероприятия. Все проходило в gather.town — приложении для онлайн-ивентов с возможностью перемещаться и взаимодействовать с другими участниками в зависимости от местоположения в виртуальной комнате, все как в реальной жизни. Мы рассматривали различные платформы, но наш выбор пал на gather.town по нескольким причинам:

1. Способность кастомизировать все пространство проведения конференции: комнаты, предметы в них. Добавлять баннеры и логотипы компании, интерактивные элементы.
2. Возможность участников выбирать образ их персонажа. Менять одежду, головные уборы и прочие аксессуары.
3. У организаторов появляется способность создавать зоны для спикеров, становясь на которые их будет слышно в любой части онлайн-комнаты. А также зоны для общения участников друг с другом.

Конференция длилась неделю. Каждый день спикеры презентовали 1-2 доклада, что оказалось оптимальным количеством для того, чтобы поддерживать вовлеченность зрителей, не перегружать их информацией и не мешать рабочему процессу. В течении дня ребята проходили технические викторины, касающиеся тем конференции. На этот раз у нас были темы, посвященные Amazon Web Services, ML, Big Data, поскольку именно на эти направления сделан фокус стратегического развития Provectus, а также компания является премиальным партнером AWS. После лекций отгадывали тематические загадки.

У нас получилось организовать настоящий командный тематический квест: участники могли по желанию разделиться на команды от 2 до 5 человек, шаг за шагом проходить сюжетную линию, задуманную организаторами, и получить монеты за свои победы.

Так как Conforca 4.0 проводилась в стиле «Олдскульных игр 2000-х», задания квеста так или иначе были связаны с этой тематикой. В первый день участники должны были найти в комнате с игровыми автоматами волшебника в шляпе, у которого хранится загадка для них. Если команда ответила правильно, то получала монеты, а сказочный персонаж давал подсказку, где искать следующие задание. Таким образом, пунктом назначения стал бар.

После загадок бармена участникам предстояло найти ещё девушек в зеленой и красной шляпах, светловолосого парня в зеленом костюме, помощника и соседа. Ребята столкнулись с еще несколькими заданиями, в том числе в виде ребуса и кроссворда, который и определил последние изменения турнирной таблицы.

В конце дня участники могли узнать свое место в турнирной таблице. Монеты позже можно было обменять на настоящие призы, такие как портативные игровые приставки в стиле ретро, тетрисы, тамагочи, наклейки, чашки и настольные игры. Ребята прониклись тематикой конференции, из 46 призеров третья часть отдала предпочтение тетрисам, чуть менее популярными оказались приставки «Sup» — отправили 11 штук, третье место разделили наклейки и блокноты.

Геймификация в конференции

Внедрение игровых механик в мероприятие сегодня является больше не опцией, а полноценной потребностью современного онлайн-ивента. Геймификацию используют с целью привлечения новых пользователей и повышения их вовлеченности.

Для проведения Conforca 4.0 мы задействовали разные приложения.:

• Gather.town — программа обладает широким функционалом, что позволило нам организовать как лекции на техническую тематику, так и квизы, командные активности, игры в настолки, таким образом объединив всех в одном пространстве.
• Slack — для информирования участников о правилах и этапах квеста, объявления заданий и размещения подсказок (в этот раз информация ребятам поступала в виде стихов).
• Kahoot! — для проведения live-викторин в конце дня.
• Quizizz — для создания тематических квизов дня.

Участникам особенно понравились интересные темы докладчиков и количество активностей, геймификация и формат по времени (Conforca 4.0 ежедневно начиналась в 16:00 или 15:00, когда в программе было 2 доклада; около 18:00 команды покидали gather.town), что позволило удобно совмещать конференцию с работой.

В преддверии Хеллоуина мы решили украсить пространство тыквами, паутиной и разными мелочами, что позволило создать еще более яркое ощущение праздника.

Выводы

Курсы, тренинги, корпоративные занятия, командообразующие сессии позволяют сформировать в коллективе благоприятную атмосферу и помогать сотрудникам раскрывать их потенциал и навыки, которые можно использовать при решении различных задач. Удаленная работа — это всегда вызов для командной работы, но мы смогли преодолеть препятствия и организовать захватывающую внутреннюю конференцию виртуально.

Сейчас существует много сервисов, которые обеспечат отличное времяпровождение и яркий пользовательский опыт. Мы убедились в этом на своем опыте. Ваша же задача — с помощью геймификации сохранять вовлеченность на протяжении всего мероприятия. Однако высокое качество конференции возможно только за счет слаженной работы всей команды: спикеров, организаторов и предусматривает совместную работу над деталями в рамках всего ивента.

А как у вас выстроена культура проведения внутренних конференций?