Как менеджеру проекта все успеть?

Как все успевать и ничего не забывать?

Этот вопрос изучают многие, но к сожалению не все понимают что успеть все невозможно. Все равно прийдется выбирать рано или поздно что делать а что нет. На самом деле это скорее философский вопрос а не практический. Потому я не стану углубляться в этот вопрос и оставлю изучение этого вопроса теоретикам)

Сам же постараюсь рассказать вам к чему я пришел спустя 5 лет поисков идеальных инструментов и подходов в time management. Что бы вы лучше понимали почему я остановил выбор именно на данном инструменте, точнее инструментах я бы хотел буквально в 2х предложениях рассказать о своем опыте.

У меня более 7 лет управления IT проектами в самых разных направлениях от банального e-commerce до RnD проектов. Искать инструменты по time management я начал с тех пор как лет 5 назад я занял позицию IT Portfolio Project Manager — кто не знает это менеджер проектов у кого в портфеле больше чем один проект одновременно. Итак заняв данную позицию я получил в наследство 15 проектов (да это были небольшие проекты со среднем циклом жизни 2-4 месяца) но от этого было еще больше проблем. 15 проектов, все на разных стадиях и небольшая команда 10-15 человек которая все это пыталась переварить) 70% проектов достались мне уже с слетевшими дэдлайнами и каждое мое утро начиналось с порции телефонного негатива от клиентов. Jira пестрила примерно сотней непонятных задач с непонятным статусом и все это мне предстояло разгрести за 2 квартала. В принципе картина типичная для PPM в IT аутсорсе))

Итак для яркости красок я положение своих дел описал, теперь ближе к сути. Понятно что адекватный человек с таким пулом задач справиться не может в нормальных условиях, я спал по 4-5 часов в день на протяжении полутора месяцев одновременно разгребая завалы задач и находясь в поиске инструментов которые мне помогут это сделать гораздо быстрее + недопустим попадания опять в такой же котел задач.

Критерии time management инструмента:

Я выделил для себя основные критерии такого инструмента(-ов):

1. Быстрота постановки задач — задачи должны создаваться быстро и желательно без мышки, что бы максимально все даже мелкие задачи можно было фиксировать.
2. Визуализация загрузки рабочего дня и недели — нужно для того чтобы понимать что и когда я буду делать
3. История принятых решений — все задачи должны быть сохранены в истории, для самоанализа и усовершенствования подхода в принятии решений
4. Кроссплатформенность — Список задач и дел доступен с любого устройства и всегда под рукой
5. Возможность применения матрицы Эйзенхауэра — когда задачи засыпают с горой то этот подход помогает мне решить что и когда мне делать а о чем и вовсе забыть и смериться что я это не сделаю никогда
6. Возможность расшаривать свои свободные time slot для членов команды что бы они могли без запроса в мессенджер сами выбрать когда можно поставить со мной колл

Вот такой небольшой вроде бы список требований я составил и принялся перебирать все что есть на рынке для менеджеров, перебрал больше 2х десятков, не буду на этом заострять внимание а перейду сразу к интересному, на чем остановил выбор. Одного Тула который 100% закрывает мои требования я не нашел( но нашел связку из 2х приложений которыми пользуюсь очень давно и если честно очень доволен. Это:

1. ToDoIst
2. Google calendar

И самое главное это двухсторонняя синхронизация между ними. Но обо всем по порядку.

Как это работает?

ToDoist — позволяет очень быстро добавлять задачи даже без мышки, просто пишешь «Tomorrow at 10:00 meeting dev team» и Todoist сам распознает дату и время задачи. Это очень удобно и быстро и работает одинаково хорошо что на Desktop что на телефоне. Далее в ToDoist уже есть хоть и не самый удобный но все же функционал использования матрицы Эйзенхауэра, что тоже кладет + в карму разработчикам данного приложения. Кстати в ToDoist есть внутрення система мотивации тебя не прокрастинировать это такая себе шкала баллов которые ты накапливаешь если все задачи на день закрываешь или теряешь былы если ты прокрастинируешь и ленишься закрывать задачи называется эта система мотивации «Карма» я бы не сказал что эта система сильно тебя мотивирует, но не раздражает и немного подзадоривает и это уже хорошо)

Далее идет google calendar, это всем известный тул о котором мне рассказать нового нечего, так как все его знают и все хоть раз в жизни сталкивались, потому я в вкратце какие требования он покрывает из моего списка:

1. Визуализация загрузки рабочего дня и недели
2. Возможность расшаривать свои time slot для команды
3. История принятых решений

Вот и все, но магия таится в мелочах и эта мелочь называется двухсторонняя синхронизация) То есть добавляя событие через Гугл календарь оно автоматически создастся как задача в Todoist и наоборот, создавая задачу в Todoist то событие автоматически отобразится в Гугл календарь. В настройках синхронизации я выставил что выполненные задачи в Todoist не удалятся с календаря благодаря чему в конце недели я могу посмотреть когда и какие задачи я выполнял и проанализировать правильность выбранных мною приоритетов. Про расшаривание слотов особо расписывать нечего, думаю всем известно как этим пользоваться, при создании ивента и добавлении гостей, календарь по умолчанию отобразит свободные слоты приглашенных — тут все просто.

Итого что я получил: Отличную связку пулов которая позволила мне все мои задачи выгрузить с головы в тул, при необходимости в этом Туле можно поработать с приоритезацией и самое главное что мой список задач всегда под рукой а так же я всегда могу обернуться назад и проанализировать свою загрузку и правильность правильных решений, что в принципе для менеджера проекта очень важно.