10 способов, чтобы оставаться сосредоточенным на работе и не отвлекаться

Привет! Меня зовут Владислав Копанько, я VP Delivery & Operations в компании Innovecs. В этой статье я расскажу о преимуществах сфокусированности, а также поделюсь советами, как не отвлекаться и быть продуктивными.

Мы живем в эпоху мультизадачности. Наши ноутбуки и телефоны переполнены приложениями, которые помогают выполнять работу, где бы мы ни были, и быть продуктивными. Вместе с тем каждые несколько минут приходят уведомления о новой задаче, встрече в календаре, приглашении на ивент. В рабочих чатах ведется обсуждение проектов. Сотрудники ждут от нас инпут, комментарии.

Порой желание все успеть загоняет в нас в тупик. «Режим фокстрота» обязательно приведет к стрессу, выгоранию и недугам — как физическим, так и ментальным. Речь идет не о том, как все успеть любой ценой, а о том, как при этом получать удовольствие от жизни, которая так многогранна.

Сегодня каждый из нас — сам себе менеджер. Счастье человека зависит от того, как он управляет ресурсами — временем, вниманием, навыками и всем тем, что делает нас уникальными.

Иллюстрация Марии Рыбак

Преимущества сосредоточенности

Независимо от отрасли, в которой вы работаете, увеличение концентрации внимания способствует профессиональному успеху. Если конкретнее, я бы выделил три главных преимущества сосредоточенности.

Импульс и динамика. Когда вы сосредоточены на одном задании, вы более склонны выполнять его с большей эффективностью. Знание о том, что вы добиваетесь результатов, поможет вам сохранять позитивный настрой и мотивирует на достижение следующей цели.

Повышение продуктивности. Чем больше вы сосредотачиваете внимание на задаче, тем больше задач вы сможете выполнить в целом. Сведение к минимуму отвлекающих факторов — отличный способ помочь мозгу обрабатывать информацию.

Снижение стресса. Повышая продуктивность, вы также сводите к минимуму любое напряжение и давление, которые могут возникнуть во время работы. Фокус на одной задаче позволяет освободить больше времени в своем рабочем графике. Способность направлять энергию в одно русло гарантирует, что вы не отстаете от тайминга и не торопитесь. Попытка уложиться в сроки в последнюю минуту противоречит высокому качеству выполнения задачи.

Недосып, проблемы в семье и другие неурядицы могут стать причиной простой усталости, которая становится препятствием для концентрации внимания на работе.

У меня, как и у любого человека, бывают как периоды активного всплеска, так и усталость. Чаще всего виной тому — отсутствие вызова и сложных, захватывающих задач. Снижение мотивации, лень, активная прокрастинация, все как у всех. В такие моменты я стараюсь проанализировать, разобраться в ситуации, а не винить себя или кого то это за состояние. Корить — то же самое, что и жалеть: контрпродуктивно. Нужно быть своим собственным лучшим другом: провести внутренний диалог, предложить решение, позаботиться о себе.

Кроме усталости существует выгорание, которое является более серьезной проблемой. Порой ее трудно распознать, и незнание методов борьбы имеет неприятные последствия. Поговорим о том, как выгорание влияет на способность быть продуктивным.

Фокус и выгорание: где связь

Фокус — это не только способность удерживать внимание на одной задаче. Речь также идет о способности подавлять отвлекающие факторы и игнорировать негативные эмоции. Выгорание влияет на мозг и затрудняет блокировку отвлекающих факторов.

Выгорание было официально включено в Международную классификацию болезней (МКБ-11) и является профессиональным явлением.

По данным ВОЗ, выгорание включает три аспекта:

  1. Отсутствие энергии, эмоциональное и физическое истощение.
  2. Чувство дистанцирования от работы; негатив и цинизм по отношению к задачам, сотрудникам.
  3. Снижение профессиональной эффективности.

Причины выгорания могут быть такими:

  • Несправедливое отношение руководства. Это не всегда то, что вы можете контролировать. В то же время, следует помнить, что с этим нельзя мириться. Упомянутые выше последствия в большинстве случаев просто не стоят того.
  • Рабочая нагрузка. По данным Stress.org, 46% респондентов отмечают непосильную нагрузку как основную причину стресса. Для 65% опрошенных стресс имел серьезные последствия, например, переход на крик и даже физическое насилие.

Кстати, этот пункт вытекает из предыдущего. На моей практике я встречал истории, когда руководители пользовались безотказностью сотрудников, понимали, когда использовать эту слабость. Единоразовое желание поработать дольше воспринимали как призыв к действию: если может, значит, нужно нагрузить. Овертаймы мало того, что не вознаграждались, но и становились уже требованием. Со временем я понял, насколько важно для руководителя слышать и чувствовать команду, знать особенности каждого и помогать расти, а не отравлять жизнь.

  • Незнание или непонимание своей роли. Крайне важно иметь четкое понимание своей роли в компании и знать, чего от вас ждут. В этом плане я никогда не стеснялся переспросить и уж тем более показаться непонятливым. Когда человек задает уточняющие вопросы, нормальный менеджер понимает: сотрудник нацелен на хороший результат, а значит, ему, возможно, нужно больше деталей или другое объяснение/ракурс/подход. Какой может быть фокус у сотрудника, если ему вручили рабочий компьютер, выдали тонну инструментов и приложений, а он не видит своего места в большой картине, не чувствует своей ценности. Здесь будет царить хаос.
  • Нехватка общения и поддержки со стороны менеджера. Если начальство не дает конструктивного фидбека при возникновении проблем, вы можете начать чувствовать разочарование и недооценку. Это верный путь к выгоранию. На разных этапах моей жизни в окружении находились несколько ролевых моделей, на которых хотелось равняться. Они были менторами от природы: помимо менеджерских задач и обязанностей эти люди вдохновляли, вселяли веру в себя. Даже если случилось так, что с руководителем не повезло, нужно помнить два момента. Первое — это временно. Самообразование и усердие помогут вам получить лучшее предложение. Второе — важно окружать себя теми, кто воодушевляет. Это равносильно попутному ветру.
  • Нехватка времени. Мотивированные, увлеченные сотрудники больше подвержены риску выгорания. Одна из причин заключается в том, что они заставляют себя делать больше, иногда в ущерб своему психическому здоровью.

К счастью, я ни разу не выгорал. Я нашел для себя ряд способов, как оставаться сфокусированным, продуктивным, заботиться о своем здоровье. Благоприятную рабочую обстановку нужно выстраивать по крупицам и постоянно следить за ней — это непрерывный процесс.

Поделюсь своими рецептами сосредоточенности.

1. Осознайте, чем опасна мультизадачность

Начните с понимания того, какое влияние на ваш мозг оказывают отвлекающие факторы, такие как постоянно звонящий телефонный звонок или быстрый перерыв в соцсетях. У нас есть сеть структур мозга, связанных с фокусировкой: сеть пассивного режима работы мозга (default mode network, DMN) отвечает за анализ прошлого, прогнозирование или планирование будущего, а также размышление о себе и других.

Мы находимся в этом режиме по крайней мере половину времени. Но когда нужно сосредоточить свой ум, мы подключаемся к сети прямого внимания, которая позволяет отложить размышления и сконцентрироваться на задаче. Отвлечения, в какой бы форме они ни были, возвращают вас в режим дефолта, что негативно сказывается на когнитивных способностях. Для восстановления прежнего уровня внимания может потребоваться 10–18 минут. Поэтому, с отвлекающими факторами нужно помириться и найти консенсус.

2. Запланируйте отвлекающие факторы

Каждое прерывание мешает быть сфокусированным, пусть даже вы отвлеклись на десять секунд. В условиях ремоута убрать все отвлекающие факторы невозможно, однако, сведение их к минимуму оказывает положительное влияние на ваш рабочий день. Отвлечения — это вовсе не плохо, но вам нужно заставить их работать на вас. Используйте их как награду за солидный кусок работы. Начните с того, что вам нравится, например, с тренировки или звонка друзьям.

Ограничьте количество уведомлений на телефоне. Отключите все, что не имеет отношения к работе. Рассмотрите вариант отключения всех уведомлений на пару часов в день, чтобы у вас было время на полное сосредоточение. Поделитесь своим расписанием с партнером и детьми, чтобы они знали, когда вы работаете, а когда свободны.

Запланировать отвлечение или отдых можно с учетом задач, их сложности и длительности. Например, если таски не требуют много времени, я могу выполнить три-четыре и с чистой совестью листать ленту или книгу.

3. Делегируйте и расставляйте приоритеты

Иногда большой объем работы является основной причиной потери фокуса. Возможно, вы даже пытаетесь жонглировать несколькими задачами, и, хотя это может показаться полезным, многозадачность на самом деле непродуктивна и мешает тайм-менеджменту.

Выделите время, чтобы оценить свою рабочую нагрузку и расставить приоритеты для каждого проекта. Если есть возможность, поговорите со своим руководителем. Так вы узнаете, можете ли вы делегировать задачи другим членам команды, чтобы они помогли снизить нагрузку. Если это невозможно, расставьте приоритеты для своих проектов и обязанностей и подумайте об использовании инструментов управления задачами.

В обычном режиме я привык идти от сложных задач к простым и от важных к обычным операционным. Разумеется, бывают форс-мажоры, которые требуют перестановки. Главное все организовать так, чтобы ничего не упустить. В этом случае крайне важны налаженная коммуникация и расстановка приоритетов дружно и сообща.

4. Организуйте рабочее место

На наш мозг напрямую влияют вещи, которые находятся вокруг нас. Если ваше рабочее место выглядит так, будто в него ударила молния, то такой же бардак будет у вас в голове. Весь день вас не будут покидать чувства рассеянности и потерянности.

Ваш стол — отражение ваших привычек и личности. Поддержание чистоты и порядка на рабочем месте занимает мало времени, но может иметь огромное влияние на сохранение внимания и повышение производительности.

Я никогда не стану работать, сидя на табуретке или лежа «калачиком». И читателю посоветовал бы осознать влияние удобного положения тела на концентрацию, работу мозга, настроение. Рабочее место — тоже инструмент. Позаботьтесь о нем однажды — ваш организм вас отблагодарит. Кроме того, мне иногда помогает музыка: любимый трек в наушниках настраивает на правильный лад, даже если утро планировало не задаться. Спросите себя, что вы любите, и создайте себе атмосферу, в которой вам будет хорошо.

5. Ставьте четкие цели

Составьте список ваших главных приоритетов на неделю. Это поможет вам не реагировать на все отвлекающие факторы. Каждое утро просматривайте свой список и решайте — реалистично — какие задачи вы можете выполнить в этот день. Будьте конкретны, например: «Я собираюсь завершить шаги 1-3 проекта к полудню». Мне нравится делать короткие чеклисты, в которых нет сложносочиненных предложений: все лаконично, четко, а значит, выполнимо.

6. Оставайтесь в «потоке»

У нас разные привычки и разные стили работы. Некоторые максимально продуктивны, когда работают непрерывно, другие — когда работают через небольшие промежутки времени. Важно понимать, как работают ваши тело и мозг. Мы можем использовать эту информацию, чтобы разработать технику, которая лучше всего работает для увеличения концентрации внимания.

В Чикагском университете объясняют, как «поток» может помочь вам укрепить вашу способность концентрироваться и максимизировать успеваемость. Чтобы повысить его эффективность, вы можете самостоятельно поставить себе дедлайны. Ощущение безотлагательности заставит ваш разум работать наиболее эффективно и выполнить больше работы.

7. Найдите свой метод планирования

Найдите метод планирования, который лучше всего подходит для вас, будь то списки приоритетных дел или почасовой график работы или какой-то другой. Не забывайте также планировать перерывы. Ваш мозг не может работать восемь часов подряд; ему нужно время, чтобы восстановиться.

8. Посещайте встречи с умом

Согласно опросу Atlassian, большинство сотрудников посещают более 62 встреч в месяц, а около половины этих встреч считаются неактуальными и неэффективными. Это означает, что мы проводим более 20 часов в месяц на собраниях с небольшими результатами или безрезультатно вообще. В следующий раз, когда прилетит приглашение на собрание, подумайте, действительно ли ваше участие нужно.

Раньше в плане собраний я был менее категоричным. С опытом понимаешь, что не на всех встречах стоит присутствовать. На важные встречи нужно приходить подготовленным, анализировать разговор на предмет КПД, делать выводы, follow-up и action plan. Я осознал вот что: потраченный час на нерелевантную беседу и моих два кивка головой в конце — это потраченные время и деньги.

Золотое правило продуктивности — научитесь говорить «нет» встречам, обедам, задачам, пустой болтовне и всем другим отвлекающим факторам. Каждый раз, когда вы решаете посетить собрание, убедитесь, что у него есть четкая повестка дня и конечная цель. Если кто-то сбивается с пути во время разговора, прервите разговор и верните обсуждение в исходное русло. Опять же — везде нужно оставаться дипломатом и воспитанным человеком.

9. Полуфокус — зло

Полуфокус — самый большой вредитель из всех. Явление часто встречается во время собраний в Zoom или Teams. Подумайте, как часто вы выполняете несколько задач одновременно и не уделяете должного внимания разговору, происходящему на собрании. Как часто вы имитировали на камеру задумчивый вид, параллельно отвечая на письмо или сообщение? Знаю, что так делают многие. Во-первых, вы упускаете важный момент и не можете вовремя включиться. Во-вторых, отрешенный взгляд во время звонка виден особенно тем, кто в этот момент говорит; это некультурно. В-третьих, слова, услышанные на звонке, могут «пробраться» в текст письма, которое в итоге может вызвать недопонимание. Итог — дополнительное время на извинение и разъяснение.

10. Познайте и примите себя

Вы жаворонок или сова? У вас возникают проблемы с концентрацией внимания в определенное время дня? Теряете ли вы концентрацию каждый день в одно и то же время? Один из способов найти ответ на вопрос, как быть сосредоточенным, — признать свои сильные и слабые стороны. Если вы знаете, что лучше всего работаете с утра, воспользуйтесь этим. Планируйте сосредоточиться на самой сложной или трудной части вашей задачи в наиболее продуктивное время. Повторюсь: станьте своим лучшим другом, проявите к себе деликатность, заботу, желание помочь. Только наладив отношения с внутренним «я», можно начинать выстраивать контакт с внешним миром.

И всегда помните вот что: способность концентрироваться подобна мускулам. Чем больше вы будете ее тренировать, тем лучше она будет развиваться. Вначале это может быть немного сложно, но с практикой и упорством вы можете тренировать свой мозг, чтобы лучше сосредотачиваться, быть продуктивным и счастливым.

👍ПодобаєтьсяСподобалось16
До обраногоВ обраному13
LinkedIn
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Дуже цікаво написав автор, відчувається результати самопізнання... надихає пізнати трохи і себе. Бо головне це те, що всі ми різні. Також впізнаю свого СЕО, особливо в контексті потрібних, коротких та максимально ефективних мітингів. За собою все ще помічаю бажання «не упустити» і бути на всіх мітингах, приймати участь в якомога більшій кількості ініціатив, а потім страждаю прокопстинацією від того, як багато треба тримати на контролі.

слишком много текста
коротко и по делу:

1) в 09:00 — совещание со всеми кто вчера от тебя что-то хотел (до 4х душ по 5 минут, кто не высказать что от тебя хотели за 5 минут — пускай идут учатся выражать свои мысли)

2) в 09:20 — кофе 25 минут ; остальное на собирать свои сопли и подумать че сегодня делать

3) в 10:00 — выключаешь все телефоны, уведомляшечки и включаешь после 18

Мотивированные, увлеченные сотрудники больше подвержены риску выгорания.

100%, саме тому частина писак на ДОУ вірять, що вигорання придумали якісь ліниві люди. Просто писати коментики в робочий час це не про самомотивацію.
Автор, дякую за статтю.

І Вам дякую за відгук

Единственный вопрос: во имя чего я обязан быть продуктивно-эффективным биороботом и выжимать из себя соки?

Во имя антидепрессантов!

А вы не обязаны. Но если уж вопрос поставлен — наверное во имя себя и экономии своего времени, чтобы всё успеть и не чувствовать себя при этом как зомби

Не успеваешь — планируй меньше

Единственный вопрос, вы дальше заголовка читали? Статья о том, как быть продуктивнее не выжимая из себя все соки.

Человек хочет заниматься любимым делом за достойную плату. А зачем ему хотеть быть продуктивнее?

Чтобы твой начальник купил себе новую машину.

Чтобы повысить его эффективность, вы можете самостоятельно поставить себе дедлайны. Ощущение безотлагательности заставит ваш разум работать наиболее эффективно и выполнить больше работы.

Не сработает же. Это как чтобы не опаздывать, часы перевести назад на 10 минут. Только мозг всегда об этом знает теперь.

Ну конечно) Не знаю как так ошибся.

Гарна стаття. Багато потрібних порад.

А как не отвлекаться в опенспейсе?
Наушники не помогают

Це питання з 2019го року? )

1 настоящий способ: Совы эффективные, участвуйте в соревнованиях по спортивной ходьбе!

Т.к. сейчас середина рабочей пятницы — не смог придумать лучшего времени чтобы отвлечься, и прочитать эту статью :) Спасибо :)

Підписатись на коментарі