Что такое ретроспектива и как с ней работать, чтобы бэклог не стремился к бесконечности

Привет, меня зовут Алексей Маренич. Управление и ведение различных проектов — это то, чем я занимался, еще будучи студентом. Сейчас я менеджер проектов и скрам-лид в компании SoftServe Business Systems. Когда я начинал работать как скрам-мастер, были митинги, которые, как я оценивал, проходили успешно, некоторые менее успешно.

Наиболее сложной, на тот момент, мне казалась ретроспектива. Даже пройдя сертификацию и прочитав скрам-гайд, не очевидно, какие техники использовать и на что нужно обращать внимание, чтобы сделать этот митинг продуктивным, а не «еще одним митингом в календарях девелоперов с непонятной повесткой».

Данная статья, будет интересна скрам-мастерам, которые испытывают или испытывали такие же сложности, а также тем, кто интересуется фреймворком Scrum.

Иллюстрация Марии Рыбак

Что такое ретроспектива

«Ретроспектива Спринта — это возможность для Скрам‐команд исследовать себя и создать план улучшений для следующего Спринта, с рекомендованной длительностью не более 3-х часов, для месячных спринтов», — именно такие подсказки дает Скрам-гайд.

Действительно, это время, обычно в конце спринта, которое есть у команд, чтоб проанализировать себя.

Практикой подтверждается, что если длительность спринта подобрана оптимально, то у команд есть время успеть попробовать новые подходы и приемы, и убедиться, что для них работает лучше, что хуже, на что следует обратить внимание. Возможно, уже возникает вопрос, зачем же ждать Ретроспективы, если можно пробовать что-то новое «на лету»? Ответ прост: конечно, можно, но в том числе Ретроспектива спринта — отличная формальная возможность для реализации этого.

Часто фигурирует формулировка: «Что случилось на Ретро, остается на Ретро». Для того, чтобы данное событие происходило максимально эффективным, команды должны чувствовать себя защищенными и не бояться высказаться по «болезненным» для них темам. На Ретроспективу ходит только Скрам-команда, поэтому априори на дверь комнаты, где она будет происходить, можно смело вешать табличку «Посторонним вход воспрещен», а посторонними являются все, кроме команды разработки, владельца продукта и скрам-мастера.

Какими были Ретроспективы в до КОВИДную эпоху, и как они изменились в постКОВИДную

Иногда слышится в менеджерских курилках, «вот были времена, когда на Ретроспективы люди физически ходили». Но такое выражение было валидным только для команд, которые работали в одном здании, этаже, офисе... Действительно, COVID-19 внес определенные коррективы в работу команд разработки, но сугубо виртуальное общение было нормой для распределенных команд в «до COVID-ную» эпоху.

Сейчас же большинство Ретроспектив проходит в гибридном режиме, когда часть команды физически находится в одном помещении, а другая часть (отдельные члены команды или также группы) подключаются виртуально. Фасилитировать виртуальные ивенты сложнее, чем полностью офлайные. Кто-то параллельно присматривает за ребенком или встречает курьера с едой, кто-то лихорадочно допиливает код...

Но наибольшая сложность, с которыми сталкивается скрам-мастер при онлайн Ретроспективах — это выключенные камеры. Это фактически делает невозможным понять, находится ли «с тобой» коллега или нет. В случае же, когда команда находится перед глазами скрам-мастера — можно сразу определить, кто выпал из ивента, отвлекся на что-то и легче вовлечь его обратно. Но, будем откровенными, если скрам-мастер приходит неподготовленным, то удержать команду вовлеченной становится еще сложнее. Ретроспективы без подготовленной адженды — часто впустую потраченное время.

В качестве приготовлений, скрам-мастер может подготовить активность для привлечения внимания команды, может быть какая-то короткая игра, продумать план ретроспективы и разбить все время Ретроспективы на временные слоты, которым он будет помогать придерживаться команде. На самой ретроспективе не обязательно акцентироваться на улучшениях, они могут быть очевидны и в таком случае не имеет смысла тратить на них лишнее время. Лучше заранее подумать, как можно подтолкнуть команду к экспериментам: плохо с качеством, давайте сделаем процедуру приемки от дева к тестеру, например. В следующий раз проверяем результат эксперимента и решаем: пролжаем эксперимент, результат достигнут, проблема уже не проблема.

«Хорошая» или «плохая» Ретроспектива. На что обратить внимание скрам-мастеру и девелоперам

Достаточно сложно разделить на «белое и черное» все Ретроспективы. Но скорее всего, если все инпуты к Ретроспективе сводятся к следующим цитатам: «Все хорошо», «Вылились удачно в прод», «Мало зарепортили багов», с большой долей вероятности, вы ее делаете неправильно. Хотя и такие инпуты могут и должны иметь место быть.

Скорее проблема, когда команда посылает такие месседжи от Ретроспективы к Ретроспективе. Три классических вопроса «Что было хорошо», «Что было плохо», «Что мы хотим улучшить», как и подсказка на дейлик «Что я делал, что буду делать, мои блокеры и чем помочь коллеге» уже изжили себя.

Проведение Ретроспектив по шаблонам часто не эффективно, и в какой-то момент команда может начать приходить на ивент, только чтобы посидеть и отдохнуть, а если повезет — и поесть пиццы.

На протяжении всего спринта команда проходит целый путь: планирование работы, ее выполнение и завершение. Одной из задач скрам-мастера является наблюдать за командой на этой дистанции и выделять для себя, т. к. команда сама может не видеть «узкие» места и выносить их на обсуждение.

Подсказывать им, «ребята, вот была ситуация, в которой...» или «не кажется ли вам, что вот этот процесс не эффективен» и т. д. Тут подошел бы совет: покажите на собственном примере, как можно генерировать темы для Ретроспектив. Достаточно мачурные команды могут это делать и сами, но иногда даже в них нет желания «закатывать рукава» и погружаться в тяжелые темы.

В принципе Ретроспектива без адженды также возможна, для таких случаев может подойти формат «lean coffee», во время которого команды прямо на ивенете накидывают темы и разбирает их после приоритезации, или же refinement беклога с enhancements команды от предыдущих Ретроспектив. Такой должен обязательно быть у команд и рекомендация — просматривать его время от времени и подчищать. Неделание этого скорее разочарует команду и выльется во вполне валидные комментарии: «Так мы же это говорили уже, все равно ничего не меняется»...

Ретроспектива — митинг не для скрам-мастера, а для команды

Ложное мнение, что во фреймворке Scrum первую роль играет скрам-мастер. Весь фреймворк заточен под команду и основной посыл Ретроспективы — принести пользу команде через внедрение каких-либо изменений, которые команда попытается внедрить в следующем спринте.

Я часто задаю вопрос кандидатам на интервью: «Какой из скрам-ивентов ваша команда прекратит делать первым, если, к примеру, завтра она останется без скрам-мастера?» и в 99% случаев ответ звучит именно «Ретроспектива».

Почему же? Есть два ответа:

1. В таких командах Ретроспектива проводилась неправильно и сама команда не видит ценности в ивенте.
2. Достаточно сложно копаться в себе и если можно избежать поднятия острых, релевантных тем, поверьте, команды захотят избавиться от таких событий.

Трансформация Ретроспективы: из «coffee talks» в «action oriented»

Если на Ретроспективу нет подготовленной агенды, она может превратиться в бесструктурный, базарный ивент, и его ценность в понимании команд сразу же уменьшиться. Повторюсь, Ретроспектива нужна командам для того, чтобы посмотреть на себя с другой стороны, выявить пробелы и с помощью внедренных изменений попытаться их исправить, затем через некий период посмотреть, проанализировать и понять, что сработало, что нет.

Вполне реальны случаи, когда внедрение запланированных изменений с треском проваливались. Это нормально. Это еще один выученный урок. Нужно не бояться, что-то пробовать, менять подходы.

Распространена примерно следующая фраза: «С нами работают, чтобы мы писали код, а не предлагали изменения». Команда может почувствовать себя эдакими революционерами, которым все не так, и которые вечно пытаются что-то изменить. Конечно, изменения ради изменений не должны быть, но продакт-менеджеры и продакт-лиды чаще адекватно воспринимают желания команд что-то поменять. Больше того, если в компании, с которой вы работаете, Agile-трансформация проходила более-менее здоровым образом, а не просто в один день решили следовать Agile и Scrum, то стейкхолдеры прекрасно понимают ценность скрам-ивентов и могут иногда даже активно предлагать помощь и инициировать улучшения.

Также, в зависимости от мачурности команды, Ретроспектива может проходить по-разному. У только что образовавшихся команд Ретроспективы, скорее всего, будут адресованы на изменение рабочего процесса на более эффективный с точки зрения команды. У более мачурных команд, которые просуществовали уже год и более, может быть «кризис Ретроспектив». Тому может быть несколько причин:

1. Команда уже успела вложить большое количество усилий в улучшения и уже работает как отлаженный «швейцарский механизм». В таких случаях сама команда может приходить к скрам-мастеру и предлагать увеличивать интервалы между Ретроспективами. Скорее, это здоровый признак, но также стоит задуматься, может и длину спринта следует пересмотреть, а может команда просто закрывает глаза на какие-то вещи и не хочет с ними справляться.
2. Команда смогла достичь минимума «покращень» и не видит целесообразности в еще одной встрече, чтобы переливать из пустого в порожнее. В таких случаях у скрам-команды большие проблемы и нужно что-то делать. Как правило, у таких команд почти бесконечный бэклог enchancment-ов и скорее всего, Ретроспективы они делали, потому что так написано в скрам-гайде. Но даже из такой ситуации можно найти выход.

Практические примеры и советы

Если ваш бэклог улучшений стремится к бесконечности, и вы с командой его не пересматривали уже пару месяцев — задумайтесь, может стоит его просто удалить? Хорошим следующим шагом может быть Ретроспектива в формате «Sailboat». Но после такого перезапуска не забывайте просматривать бэклог улучшений и работать с ним.

Если надежды на Ретроспективу нет, не будем вдаваться по каким причинам, скрам-мастер может всегда предложить минимум два варианта:

1. Пройтись с командой по бэклогу улучшений и удалить то, что более не релевантно и приоритизировать то, что все еще важно для команды — можно провести голосование по элементам этого бэклога и, к примеру, отрефайнить эти элементы, как и обычные таски из продакт-беклога.
2. Если и бэклог улучшений пуст, Lean coffee — отличный формат.

Если вы начали Ретроспективу и чувствуете, что команды «нет на месте», нужно иметь несколько инструментов айс-брейкеров, которые помогут разговорить команду. Для онлайновых ивентов можно попросить каждого показать, какой у него/нее вид из окна, или кто во что обут, можно также приготовить какой-нибудь квиз, например, в Kahoot.

Для офлайновых ивентов можно предложить сыграть в игру, например «Крокодил», достаточно всего несколько раундов. Или же моя любимая — I’m going to the beach and...

Успешных вам скарм-ивентов, и пусть ваши Ретроспективы работают на перспективу!