Як ІТ-спеціалісту самостійно вести свій ФОП. Поради фінансового консультанта

Мене звати Маріанна Савицька і я співпрацюю з продуктовою ІТ-компанією Sisense в ролі фінансового консультанта, моя суперсила — перекладаю з бухгалтерської на просту мову. Сьогодні хочу поділитися порадами на тему як ІТ-спеціалісту самостійно вести свій ФОП.

Чому ІТ-спеціалісти не бажають розбиратися з питаннями бухгалтерського обліку і податками

У боротьбі за прихильність кращих фахівців сучасна ІТ-індустрія пропонує все нові і нові «плюшки». Одна з стандартних, must have «плюшок», бухгалтерський супровід ФОП. Це одна з основних причин, чому ІТ-спеціалісти не бажають розбиратися з питаннями бухгалтерського обліку і податками ФОП. Відомі випадки, коли відсутність бухгалтерського супроводу змушували кандидатів відмовлятися від оферу.

Інша поширена причина: всі ми чули історії знайомих та друзів, що бухгалтерський облік займає багато часу та потребує особистого візиту до державних установ.

Декілька років назад усе було саме так. ФОПу або бухгалтеру потрібно було особисто йти до податкової інспекції. При цьому витрачалось чимало зусиль, щоб прокинутися рано вранці, постояти у заторах, потім вистояти чергу до кабінету спеціаліста, особисто спілкуватися з держслужбовцями та не завжди розуміти, що саме їм потрібно від вас. Причому, якщо вам вдалося вирішити питання з першого разу, — це був успіх. Зазвичай, всі дії потрібно було повторювати неодноразово.

Зараз є можливість вирішувати онлайн майже 90% питань, пов’язаних з ФОП-діяльністю. Все стало набагато швидше та зручніше. Онлайн можливо: відкрити/закрити ФОП, змінити систему оподаткування (змінити групу), додати нові КВЕДи, подати квартальні звіти, оформити декретну відпустку для ФОП тощо. В епоху інформаційних технологій Україна взяла курс на цифровізацію всіх державних послуг — це стосується і бухгалтерського обліку ФОП. З’явилося багато зручних державних сервісів, таких як:

• ДІЯ;
• Кабінет платників податків;
• Державний реєстр фізичних осіб-підприємців (мінюст);
• Опендатабот тощо.

Фінансовий облік ФОП та податки — це складно й нудно. Це ще одна причина, чому ІТ-спеціалісти не цікавляться питаннями ведення ФОП. Насправді ведення обліку фінансів і подача звітів відбувається доволі просто. Вам необхідно розібратись і зрозуміти:

• що таке ФОП;
• які основні пункти фінансового обліку ФОП;
• які є податкові особливості (що таке спрощена система оподаткування, ЄСВ та єдиний податок);
• як виконувати вимоги законодавства та слідкувати за змінами.

Більш детально про все це буде трохи згодом.

Які наслідки для ФОП, якщо віддати бухгалтерський облік на аутсорс

Accounting support — це додаткові витрати, і тому у деяких IT-компаніях ця опція може бути відсутньою. У таких випадках IT-спеціалісту потрібно самостійно вести ФОП або делегувати їх бухгалтеру на аутсорс (послуги фріланс-бухгалтера зазвичай оплачуються за власні кошти). Але слід пам’ятати, що за неправильні дії відповідальність несе саме підприємець, а не бухгалтер.

Найголовніший ризик в діяльності ФОП — це відповідальність усім своїм майном. Якщо у Вас як у ФОП є борги перед державою або перед партнерами, з’являється ризик, що ваше майно арештують або заберуть в судовому порядку. Наявність боргів також може призвести до арешту рахунків та до заборони виїзду за кордон.

Я рекомендую кожному IT-спеціалісту хоча б поверхово розібратись в особливостях системи оподаткування ФОП, щоб бути впевненим, що бухгалтер працює коректно.

Не завадить час від часу перевіряти діяльність свого бухгалтера. Ви повинні знати, на якій системі оподаткування ваш ФОП, розуміти, чому саме ця група ФОП, які її особливості, які ставки податку на вашій групі. Також ви повинні знати про існування кабінету платників податків (це електронний кабінет податкової), як туди зайти; знати про існування стану розрахунків з бюджетом, де ви можете переглянути, в якому обсязі та чи в строк сплачені податки або своєчасно побачити, що вашому ФОП нарахований штраф/пеня/недоїмка.

Які ще наслідки можуть бути для підприємця, якщо не слідкувати за веденням ФОПу? Розглянемо найтиповіші проблеми та як їх можна уникнути.

Ситуації бувають різні і всі кейси не прописати. Тому, незалежно від того, чи спеціаліст веде свій ФОП самотужки чи делегував це штатному бухгалтеру або на аутсорс/фріланс, підприємець зобов’язаний знати базові поняття про ФОП.

Які базові поняття про ФОП повинен знати кожен IT-спеціаліст та чи складно вести свій ФОП самостійно

Фізична особа-підприємець (ФОП) — це найпростіша організаційно-правова форма суб‘єкта господарської діяльності. Якщо зовсім просто — то це фізична особа, що зареєстрована як підприємець.

Як вести бухгалтерський облік? Щоб ефективно керувати фінансами, потрібно розібратися з наступними пунктами фінансового обліку ФОП:

• облік доходів та витрат;
• оформлення первинних документів;
• оподаткування;
• терміни здачі звітності та сплати податків.

Далі розповімо все на прикладі ФОП третьої групи, що є найрозповсюдженішою серед ІТ-спеціалістів завдяки її спрощеній системі оподаткування та можливості надавати послуги НЕ єдинниками (в тому числі іноземним компаніям).

Облік доходів та витрат

Ведення обліку доходів є обов’язковим для ФОП. З 2021 року в Україні скасовано реєстрацію книги обліку доходів та витрат в податковій. Тепер ФОПи можуть вести бухгалтерський облік у довільній формі (наприклад, вести таблицю в excel чи в традиційному форматі паперової книги/блокнота тощо).

Якщо ви вирішили перейти на електронну таблицю (приклад таблиці), то не поспішайте позбавлятися від книги обліку доходів. Спочатку необхідно подати заяву про скасування її реєстрації і потім зберігати книгу протягом 3-х років з моменту закінчення звітного періоду, в якому зробили останній запис.

Головна умова ведення обліку доходів: у вільному реєстрі необхідно показати свої місячні обороти, які відповідають первинним документам.

Оформлення первинних документів

Що ж таке первинні документи? ФОП, який надає послуги та отримує оплату у безготівковій формі, повинен мати наступні документи:

• банківську виписку;
• договір з компанією, якій ви надаєте послуги як ФОП, підписаний двома сторонами;
• рахунок-фактуру за виконані роботи (цей документ ще називають «інвойс»).

Первинні документи повинні бути з кожним контрагентом. Їх належить зберігати протягом трьох років на випадок податкової перевірки. Якщо контролюючі органи не побачать первинні документи про походження коштів, це може стати підставою переходу на загальну систему «заднім» числом.

Оподаткування

Спрощена система оподаткування — одна з основних переваг обрання ФОП третьої групи. На спрощеній системі оподаткування потрібно сплачувати єдиний податок та ЄСВ.

Єдиний податок — це податок, який сплачується суб‘єктами господарської діяльності на спрощеній системі оподаткування. Для ІТ-спеціаліста зазвичай це 5% від доходу, за умови що підприємець не сплачує ПДВ.

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) — це консолідований страховий внесок в Україні, збір якого здійснюється в обов‘язковому порядку і на регулярній основі. ЄСВ дає право підприємцю на отримання лікарняних, декретних виплат і соцдопомоги, а також державної пенсії. ЄСВ — це податок з фіксованою сумою, 22% від мінімальної заробітної плати.

Терміни здачі звітності та сплати податків

Сплачувати податки та подавати звіти можна онлайн в особистому кабінеті платника податків — це безкоштовно. Підприємцям слід дотримуватися термінів сплати податків та надання звітів, щоб уникнути штрафів.

Крім своєчасної сплати податків та надання звітності, ФОП має слідкувати за обсягом річного заробітку (ліміт доходу на рік). Якщо ви перевищили ліміт, необхідно перейти на загальну систему оподаткування з 1-го числа наступного за звітним кварталом місяця та сплатити 15% ЄП від суми перевищення. Або податкова зробить це за вас та виключить ваш ФОП з реєстру платників єдиного податку. Повернутися на спрощену систему оподаткування можна буде лише з наступного календарного року.

Зверніть увагу! Мало хто знає, що після закриття ФОПу, повторно відкрити ФОП на спрощеній системі можна буде лише с початком наступного календарного року — тобто з 1 січня наступного року. Траплялися випадки, коли через необачність спеціалісти закривали свій ФОП на початку року і потім стикалися з проблемою повторного відкриття ФОП.

Отож, у веденні ФОП немає нічого важкого. Розібравшись у всіх нюансах, кожен може займатися цим самостійно.

Які інструменти необхідні для самостійного ведення ФОПу

Ресурси, які можуть допомогти у веденні ФОП

Я підібрала для вас перевірені ресурси (спеціалізовані сайти, бухгалтерські блоги та корисні ютуб-канали) і рекомендую слідкувати за всіма актуальними новинами щодо бухгалтерського обліку ФОП.

Я поділилася власним досвідом та актуальними порадами щодо ведення ФОПу й сподіваюсь, що ця стаття була для вас корисною.

Лише вам вирішувати: чи скористатися послугами бухгалтера чи вести свій ФОП самостійно. Але пам’ятайте, що відповідальність за ФОП несе саме підприємець. Тому я рекомендую кожному IT-спеціалісту хоча б поверхово розібратись в бухгалтерії ФОП.