Гайд, як зареєструвати компанію в Польщі та почати наймати місцевих спеціалістів легально

💡 Усі статті, обговорення, новини про HR — в одному місці. Приєднуйтесь до HR спільноти!

Привіт, DOU! Мене звати Катя Бочкарьова, я — HR Business Partner в міжнародній IT-компанії Quantum. В березні 2022 року ми зареєстрували офіс компанії у Варшаві.

Відомо, що зараз багато компаній евакуюють спеціалістів з України до безпечних місць та шукають можливості для хайрингу за кордоном через повномасштабне російське вторгнення в Україну.

У цій статті я розповім про власний досвід відкриття компанії за кордоном, про труднощі, з якими доведеться зіткнутися, та дам декілька порад з їхнього вирішення.

Тож, які запитання виникають найчастіше?

Чому вирішили відкривати офіс в Польщі?

Ідея поширювати географію з’явилася у нас задовго до початку війни. Ми — міжнародна компанія, потрібно було виходити за межі однієї країни, розширюватися не тільки формально, коштом клієнтів, але і всередині себе.

Зараз в Польщі багато компаній, головні офіси та власники яких фізично знаходяться в інших країнах, тому що Польська держава активно підтримує IT-сектор.

Навіщо заморочуватись, можна ж і так хайрити

Ні, не можна.

1. По-перше, для комфортної та стабільної діяльності в країнах ЄС потрібно юридично зареєструвати компанію.
2. По-друге, компанія, яка зареєстрована в ЄС, створює надійніший клімат та заспокоює власних клієнтів.
3. По-третє, більшість громадян в ЄС працюють виключно за контрактами. Для них робочий контракт — найцінніше, адже він забезпечує соціальне, медичне страхування тощо. Без відкриття компанії в будь-якій країні ЄС буде складно формувати контракти, відповідно, проводити найм спеціалістів.

Так ви зареєстрували компанію чи відкрили офіс?

Ми зареєстрували компанію як «Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością», отримали індивідуальний номер — NIP, та зареєстрували юридичну адресу нашого офісу. Це прям повний набір.

NIP — це аналог українського ІПН. Він необхідний для сплати податків, а також для перевірки даних фірми: власники, діяльність, фінансова ситуація (чи є компанія боржником).

«Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością» — це щось на кшталт нашого «ТОВ».

Тепер, коли в нас є польський NIP ми починаємо пошук оренди фізичного офісу.

Гаразд, а які є труднощі в процесі реєстрації?

Ми знайшли місцеву бухгалтерську компанію (наша називалась AM & Accountancy, але їх багато подібних), яка допомогла нам з усім розібратися, та не пошкодували. В різних країнах є різні закони, багато часу на їх вивчення, на жаль, ми не мали.

Вам ми також рекомендуємо знайти спеціалістів, які вже працюють на місцевому ринку, і вони проконсультують вас під час реєстрації, бухгалтерського обліку, легалізації співробітників тощо.

Що потрібно робити спочатку

Отже, алгоритм.

1. Спочатку потрібно було визначитися із формою нашої майбутньої компанії. Ми скористалися «Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością» (далі — Sp. z o.o) — це оптимальний варіант в Польщі.

Зареєструвати Sp. z o.o. можна за кілька годин онлайн. Форма Sp. z o.o. має просту систему оподаткування, що дозволяє комфортно працювати в зоні ЄС.

Відповідно до діючих спрощених правил для переселенців з України, іноземні громадяни на території Польщі без картки побиту можуть відкривати ФОП, а також і ТОВ.

2. Коли ми визначилися з формою компанії, потрібно було визначити двох власників, дані яких будуть вказані в документах. При цьому директором компанії може бути лише одна людина.

В нас такі люди вже були, тому довго шукати не довелося.

3. Основною вимогою осіб які будуть власниками компанії — наявність номеру загальної системи електронного обліку населення PESEL (кожен громадянин мусить мати PESEL). Він призначається фізичній особі та дозволяє ідентифікувати її.

❗️ Тут треба зазначити, що до 24 лютого PESEL можна було зареєструвати за 1 день, тепер ця процедура може займати 2-3 тижні і, скоріше за все, термін буде збільшуватися.

Якщо у вас немає людини в команді з PESEL, або немає часу на його отримання, ви можете попросити перевірену людину з таким ідентифікаційним номером тимчасово стати співзасновником вашої нової компанії. В договорі ви можете вказувати компетенції цієї людини, щоб перестрахуватися, а потім, коли отримаєте свій PESEL, змінити співвласника компанії. Це можна зробити також віддалено через онлайн-ресурс. Зміни в електронних документах з’являться протягом трьох місяців.

Також радимо одразу зробити доступ до ePUAP — загальнонаціональна польська платформа, що використовується для взаємодії з державними органами управління країни та дозволяє реєструвати та вносити будь-які зміни компанії в онлайні.

4. Далі ми визначилися з юридичною адресою компанії.

Зазвичай фірма, яка допомагає вам у відкритті компанії, надає список можливих юридичних адрес.

Або можна знайти інші офіси, які готові надати цю послугу.

5. Коли ми зібрали всі документи почали реєстрацію фірми онлайн.

На цьому етапі знадобиться той самий PESEL, доступ до ePUAP закордонні паспорти власників компанії та наявність польського контактного номера телефону. На цей номер будуть надходити повідомлення під час підтвердження реєстрації компанії.

6. Тепер є час видихнути.

На цьому етапі привласнюється NIP вашій компанії та її запис до Krajowy Rejestr Sądowy (далі — KPS) — міського судового реєстру в Польщі.

Заявка обробляється 7-10 робочих днів.

7. Після отримання NIP та KPS ми відкрили рахунок в банку, рахунок НДС та зробили фірмові печатки.

Рахунок можна відкривати в польських злотих, доларах або євро, як вам буде зручно.

Готово, можна хайрити!

Але перед цим також є декілька нюансів:

• треба визначитися, за яким договором вам буде вигідніше наймати працівників.
• якщо співробітник має намір переїхати на постійне проживання до Польщі та продовжувати робочу діяльність, йому потрібно буде отримати дозвіл на роботу або карту Blue Card.

З цим нам також допомагають фірми типу тих, яка реєструвала нашу компанію.

Скільки коштує реєстрація компанії

Як ми писали вище, ми скористалися послугами фірми-підрядника та витратили близько $500 на підтримку процесу реєстрації.

Щоб орендувати юридичну адресу на рік ми сплатили близько $400 (або біля $33 на місяць).

Важливі деталі для роботи компанії в Польщі

• Достатньо гнучко і з мінімальною бюрократією можна буде вносити зміни в реєстраційні дані компанії через онлайн-ресурс. Наприклад, якщо ви бажаєте змінити юридичну адресу або КВЕДи.
• Всі документи по реєстрації компанії ви знайдете у вашому електронному кабінеті.
• Під час очікування на підтвердження реєстрації від міського судового реєстру ваша компанія не може здійснювати будь-яку діяльність на території Польщі.
• В Польщі сплачується податок на прибуток у розмірі від 9% до 19%. Податкову звітність по факту діяльності компанії потрібно подавати щомісяця та річний баланс на початку наступного календарного року.
• Податок залежить від суми обороту. Щороку податкова встановлює суми. Так, на 2022-й встановлені такі суми: до €2 млн — 9%, все що більше — 19%.
• Працівник до 15 квітня кожного року мусить направити до податкової так звані PIT-37 (податковий звіт).
• Якщо думаєте про те, щоб зареєструвати компанію в Польщі, не варто зволікати. З кожним днем попит на реєстрацію зростає та отримати цю послугу як можна швидше стає все складніше.

❗️ Окрім профіту у вигляді легалізації діяльності на території ЄС ваша компанія також зможе активніше залучати інвестиції та отримувати гранти.

Ось і все. Як видно, процедура не складна, але потребує уваги. Сподіваємося, гайд буде вам корисним та у вас не виникне труднощів.

Слава Україні!