Як зробити менш болючим процес переходу з 1С та BAS на інший софт

Шокова терапія бізнесу

В світлі останніх подій в більшості представників українського бізнесу виробилася чітка позиція — повна відмова від російського софту, який не дивлячись на анексію Криму та подій на Донбасі в 2014 році залишався дуже розповсюджений на території України.

І якщо з більшістю такого софту особливих питань по його заміщенню не виникає, то з бухгалтерським софтом біда (до нього відноситься 1С, та хто б там що не казав продукти серії BAS). Він настільки вївся в український бізнес та в розум бухгалтерів, що позбавлення від нього буде зрівняно з шоковою терапією. Але це треба зробити. Так буде неприємно, так буде боляче, так бухгалтерів буде лихоманити і вони будуть благати поставити їм ламану версію 1С, але цей шлях українському бізнесу треба пройти і на українському та світовому ринку є компанії які можуть допомогти це зробити.

Як показують різні статистичні дані 1С та BAS використовують від 80 до 98% українських підприємств і це не дивлячись на те, що 1С попала під санкції в 2017 році, але жодна франчайзі-компанія, яка обслуговує продукт, не потрапила до списку санкцій. А всього таких організацій в Україні близько 500, і працюють там більше 11 тис. працівників, 200 з яких обслуговують програму (статистика приблизна).

1С швидко зорієнтувалася та випустила на ринок свій клон — BAS, до якого начебто російський офіс 1С не має ніякого відношення. Але всі ми розуміємо звідки ростуть ноги, так можливо розвитком та підтримкою цього продукту займалися переважно українські розробники, але ж вони не будуть заперечувати того, що там використовується ядро 1С, за яке 1С вірогідно отримує свою частку від продажів BAS.

Тут треба розуміти, що 1С захоплювала ринок багато років і дуже міцно засіла у бухгалтерську і не лише спільноту. Наявність різноманітних конфігурацій (УТП, УВП, УНФ і т.д.), наявність безліч компаній, які займаються підтримкою рішення та оновленнями даних конфігурацій, 1С використовували як базу для навчання в університетах та курсах для бухгалтерів. Коли ти шукаєш роботу, то практично у всіх вакансіях було написано, що потрібні знання 1С (і це стосувалося не тільки бухгалтерів). Та що тут казати — якщо зараз багато компаній користуються старою 1С 7.7 і вона їх цілком влаштовує (що для мене дуже дивно — як цим жахіттям взагалі можна користуватися). Українські бухгалтери в основному нічого в своєму житті крім 1С не бачили і настільки до неї звикли, що життя без неї не уявляють. І коли їм показуєш щось інше починаю плюватися та кричати, що 1С — найкраща програма на світі і що не уявляють свого життя без субконто, облікових регістрів та перепроведення документів. Та й я сам до 2017 року, крім 1С, нічого не бачив, поки не перейшов в сферу IT.

Огляд рішень

З огляду на масове засилля 1С на ринку ринок рішень для бухгалтерів в України давайте будемо чесними не дуже розвинений. Українські компанії так і не змогли випустити продукт, на який би масово перейшов український бізнес.

При розробці рішення для ведення регламентованого обліку на базі ERP ODOO мені довелося моніторити ринок і знайомитися з наробками колег (не тільки ж орієнтуватися на 1С) і хочу сказати, ща малі та середні компанії можуть за спокійним сумлінням переходити на них, рекомендувати якісь не буду (й так зрозуміло, що треба вибирати ODOO 😀), але короткий огляд деяких з них дам.

Що ж нам зараз пропонує ринок?

І давайте почнемо з вітчизняних рішень.

IT-Enterprise — повнофункціональна ERP, MRPII, MES, APS, EAM, SCM, CRM — система, що охоплює всі сторони діяльності підприємства, а також забезпечує ефективне управління групою підприємств. Програмне забезпечення повністю відповідає актуальному українському законодавству та регулярно оновлюється. Продукт український, але як на мій погляд підходить в більшій мірі виробничим підприємствам та великим компаніям (такий софт зараз використовують INTERPIPE, Roshen, Укрнафта, Укрпошта, Credit Agricole Bank, Укроборонпром, Антонов, Нібулон, Міжнародний аеропорт «Бориспіль», Ferrexpo).

Bookkeeper- непогане рішення для малих підприємств та ФОП. BookKeeper буде зрозумілим не тільки бухгалтерам, але й широкому колу користувачів, оскільки має зручний інтерфейс. Одночасно система вирішує всі завдання діяльності бізнесу: починаючи від створення рахунку-фактури та калькуляції невеликого виробництва, закінчуючи розрахунком податків та автоматичним заповненням податкової звітності. Всі документи (Акти, Накладні, Касові ордери та інші) мають затверджену форму, що виводяться на друк.

Особливість системи полягає в тому, що це продукт типу «SaaS» (Software as a Service — тобто, «Програмне забезпечення як послуга») і методологія формування бази оподаткування, доходів та інших показників «вшита» у відповідні господарські операції та документи. Наприклад, користувач не може вручну змінити або виправити собівартість виготовленої продукції — програма автоматично формуватиме її з вартості та кількості використаних матеріалів і запасів. Але й користувач не зможе нічого зламати чи зіпсувати — це дозволяє підприємцям, навіть тим, які не мали до цього часу досвіду в обліку, правильно провести операції, нарахувати податки, та навіть вірно скласти та подати податкову звітність без допомоги бухгалтера-аутсорсера. Більш детальну інформацію можна дізнатися тут.

Дебет Плюс — рішення для малих підприємств, яке дозволяє легко організувати облік матеріальних цінностей, обліковувати основні засоби та МНМА, повністю автоматизувати нарахування та виплату заробітної плати та ще багато чого. З приводу того чи покриє це рішення всі ваші потреби сказати цього не можу, так як не контактував з цією компанією (як головний редактор сайту Бухгалтер24) і не мав можливості побачити демку. Але деякі бухгалтери відгукуються про неї схвально.

Діловод — про можливості програми дивіться на відео та читайте тут

www.youtube.com/...​watch?v=38ENHeaa-Kg&t=47s

MASTER:Бухгалтерія — це рішення ІТ-компанії IT-Enterprise, про яку я згадував вище, яке створено спеціально для підприємств малого та середнього бізнесу.

MASTER:Бухгалтерія розроблена для українського ринку. В одній програмі можна одночасно вести облік діяльності необмеженої кількості юридичних осіб. Звітність формується окремо для кожного підприємства, а довідники контрагентів, співробітників та номенклатури — спільні.

Програма передбачає роботу з усіма системами оподаткування. Досить непогане рішення і я думаю воно буде розвиватися далі. Спробувати можна — тим паче, що зараз можна його спробувати за 1 грн або отримати демку.

Finmap — якщо мене не підводить пам’ять це рішення рекламував Дубілет. Як на мій погляд на даний момент воно підійде для ФОПів яким треба вести облік грошових коштів, для більш складних задач і ведення повноцінного бухгалтерського обліку навряд чи підійде. Багатослівним не буду — можливості програми дивіться на відео

www.youtube.com/watch?v=reYF0PhaqoI

В практично усіх рішеннях вітчизняних компаній можна вести повноцінний бухгалтерський облік і горя собі не знати. Але я думаю більшість з них не підійдуть великим компаніям, та компаніям з більш-менш складним виробництвом (такі компаній можуть вибрати IT-Enterprise). Але вони на це давайте будем чесними і не орієнтовані.

Давайте тепер перенесемо свій погляд на зарубіжний софт. Тут у нас в основному знаходяться представники ERP-систем.

SAP Business One — про SAP писати не буду, бо це дуже дорого, а ось про його молодшого брата треба сказати пару слів. Це готовий продукт, який має більше 400 індустріальних рішень для швидкого впровадження у будь-якому бізнесі. І як кажуть у компанії цей продукт водночас об’єднує кращі світові практики, багаторічний досвід розробок SAP і актуальні вимоги українського законодавства. З приводу того чи покриває це рішення всі потреби бухгалтерів нічого сказати не можу. З приводу вартості теж — на їхньому сайті пишуть, що ціну треба уточнювати.

Microsoft Dynamics 365 — це лінійка інтелектуальних додатків, призначених для підтримки всіх бізнес-процесів підприємства: від управління фінансами, продажами, виробництвом, логістикою, до управління взаємовідносинами з клієнтами та бізнес-аналітики. Система в себе включає модулі для України, які розроблені для ведення бухгалтерського, податкового обліку, розрахунку заробітної плати і обліку кадрів відповідно до українського законодавства. Вони дозволяють реалізувати всі види обліку в одній системі. Ситуація з питанням покриття потреб бухгалтерів та вартістю така ж як із SAP Business One.

ODOO — open-sourse ERP система бельгійського походження. Система має дружній інтерфейс, покриває всі бізнес-процеси компанії, в базовій версії безкоштовна, функціонал можна розширювати за рахунок встановлення модулів (як платних, так і безкоштовних) і в ній можна зробити будь-які необхідні доопрацювання під вашу компанію. Стосовно можливостей ведення обліку, то вони звісно є і на ринку розвитком данного рішення займаються декілька компаній. Докладаю до цього руку і я. Детально розказувати про цю систему не буду — читайте про неї в моєму блозі.

Перехід з 1С на інший софт

Вибір системи — відповідальний крок

Отже ви вирішили замінити 1С на інший софт (дуже похвальне рішення). Перше, що вам треба визначити для чого вам цей софт і які потреби ви хочете закрити. Якщо ви 1С використовували тільки для ведення обліку і ваш облік не має якихось дивних особливостей, можете сміливо дивитися в бік простих рішень вітчизняного походження (Bookkeeper, Дебет-плюс та інші). Якщо ж ви хочете крім ведення обліку закрити інші свої потреби і в новій системі будут працювати інші працівники (не бухгалтера), то ваш погляд буде більш за все буде зосереджений в бік ERP-систем. Впровадження ERP системи буде не таким легким процесом, але воно дасть більший вихлоп.

Далі складіть перелік функцій які вам необхідні в новій програмі. Наприклад: «мені в новій програмі потрібна функція нарахування заробітної плати згідно норм законодавства та можливість списання непрямих виробничих витрат на собівартість виробленої продукції».

Потім зробіть оцінку того наскільки ваші потреби покриває те чи інше рішення. Якщо вам сподобалося якесь рішення, а в ньому немає потрібного вам функціоналу спитайте у представника рішення чи можна бути доробити його програму так, щоб необхідна функція там з’явилася.

Далі задайте представнику рішення питання які вас цікавлять (але перед тим спробуйте знайти на його сайті їх самостійно). Частими питаннями є: «Чи часто виходять оновлення?», «Чи можливі доробки функціоналу под наші потреби?», «Чи є консультаційна підтримка?». Мене це питали постійно.

При виборі системи не намагайтесь знайти досконалу систему. Її просто не існує у Всесвіті. Напевно вам може здаватися, що 1С — ідеальна, але повірте мені це не так (в неї теж є мінуси) — її теж деякі компанії постійно допилюють. Вам так чи інакше доведеться пристосовуватися до нової системи, нового інтерфейсу або відсутності деяких функцій які були в попередній системі.

При виборі системи також потрібно думати про майбутнє. Якщо ваша компанія виросте і її діяльність ускладниться чи буде достатньо вашої системи для забезпечення ваших майбутніх потреб. Для деяких рішень це може стати проблемою.

Навчання роботі в новій системі

Перше, що вам треба зрозуміти та прийняти, це те що ваша нова програма для ведення обліку — це не 1С. Мій досвід у впровадженнях показує, що бухгалтера маніакально шукають в новій системі так сказати функціональні особливости своєї старої системи (напевно це є причиною того, що бухгалтера не хочуть навіть переходити з 1С 7.7 на 1С 8).

На моє переконання облікова система повинна виконувати свою основну функцію — можливість ведення бухгалтерського обліку згідно вимог законодавства та стандартів, та можливість в кінці — сформувати необхідну звітність. Якщо одна програма це робить трохи по іншому, то це не ознака того, що вона якась не така. Кожен такий продукт маю свою філософію, свою архітектуру и певний набір функціонала який виконує ту чи іншу функцію. Чи ви думаєте, що такі програми повинні бути таким ж як 1С?

Перше, що треба зробити при впровадженні нової системи — це забезпечити належної якості навчання працівників які будуть в ній працювати. Користувач повинно досконало оволодіти новою системою. Якщо казати про рішення виключно для ведення обліку, то особливих проблем там не буде — розробники як правила роблять свої продукти максимально простим та інтуїтивно зрозумілими.

Труднощі переходу на нову систему пов’язані також з тим, що у кожного зі співробітників компанії є уявлення, що склалися, про її діяльність, про принципи і методи роботи, якими вони повсякденно керуються. Для початку роботи в новій системі дуже важливо змінити погляди людей свою роботу і функції у створенні, сформувати нові відносини. Можливо вам буде треба розробити регламенти по роботі та підготувати інструкції для працівників. Якщо ви впроваджуєте велику систему (ERP), без цього елементу про вдале впровадження можна забути.

По більшій мірі вдалість впровадження буде залежати від того, наскільки ваші працівники морально готові до нової системи, тож з цим моментом треба працювати особливо уважно.

Впровадження ERP системи як особливий вид мистецтва

Якщо ви вибрали для впровадження ERP систему, то алгоритм дій тут буде інакший ніж при впровадженні чисто облікової системи. Я вже писав про це детально тут, а зараз хочу зробити наголос на деяких болючих питаннях та шляхах їх вирішення (із власного досвіду).

ERP-системи — це великі, складні системи і при їх впровадженнях ви повинні добряче попотіти над своїми процесами та координуванням роботи своїх підрозділів. Як правило в такій системі працює не тільки бухгалтерія, а й працівники інших відділів. Кожен працівник переслідує якусь свою мету в роботі і дуже часто йому начхати на те, що потрібно іншому працівнику із свого чи іншого підрозділу. Допомогти усуненню цієї проблеми можуть бути розроблені регламенти, які будуть допомагати скоординувати цілі працівників на досягнення одних і тих результатів.

Також впровадження ERP системи вимагає наявності описаних процесів в компанії під які буде налаштована система і розуміння того, що при зміні процесів доведеться міняти й саму систему. На цю проблему я натикався дуже часто. На впровадження заходила компанія без процесів і по ходу всього процесу впровадження у неї з’являлися все нові і нові вимоги до системи причиною яких була зміна «процесів» в компанії. Це все перетворювало процес впровадження на безкінечний. Якщо ви запустили проект по автоматизації хаосу, то на виході ви отримаєте автоматизований хаос.

Часто впровадження IT-проекту можна порівняти з діагностикою бізнесу — як тільки власник або топ-менеджер починає описувати бізнес-процес, який потрібно автоматизувати, він розуміє, що або сам не знає, як це влаштовано, або це влаштовано не оптимально. Якщо бізнес не докладає жодних зусиль до зміни ситуації та не думає, як побудувати процеси всередині, жодного ефекту від впровадження не буде. Даремно витрачені гроші.

Якщо в вашій компанії немає процесів, то я вам радже взяти систему з тим функціоналом який в ній є і спробувати адаптувати свої процеси під процеси які закладені в систему. Так в ній може не буде врахований якийсь нюанс вашої роботи, але бездумні доопрацювання системи до добра не доведуть.

Також власникам компаній, де впроваджується IT-система потрібно донести думку, що впровадження це проект двух компаній. Моя практика свідчить про те, що часто проблеми виникають на стороні замовника. Зустрічаються представники замовника, які в якийсь момент перестають давати інформацію, затягують терміни, кажуть, що їм не дали розпорядження. Це не наша кухня, це проблеми всередині компанії: люди не мотивовані на те, щоб зробити цей проект, щоб бізнес став кращим. Жоден проект не реалізується на 100% за планом. Але якщо обидві сторони контролюють процес та відкриті, всі помилки можна виправити.

Ще однією проблемою є саботаж за стороні працівників, які мають користуватися системою. Цю проблему можна вирішити гіпнозом (жартую), якісним навчанням і зробити так, щоб без системи не було можливо працювати.

Також власникам та керівництву потрібно порахувати вартість впровадження системи та вартість володіння нею. Часто компанія не хоче платити багато грошей за проект, але потім платить великі кошти за володіння системою.

Також треба подбати про те, що система була гнучкою ї в разі потреби щоб її можна було доробити під нові потреби компанії. Це природній процес — бізнес росте, розвивається і те, що було не потрібно вчора, может стати потрібно сьогодні.

Висновки

В найближчому майбутньому більшість компаній задумаються про те, що їм необхідно буде поміняти їхню облікову систему (якщо це 1С чи BAS) на одну із тих, яку пропонує ринок. Процес переходу буде поступовим, а в деяких випадках досить болючим. Працівники цих компаній звикли до 1С і ці зміни можуть визивати з їхнього боку негатив, але я думаю, що свідомі працівники будуть самі виступати ініціатором таких змін. А вітчизняні розробники повинні доробити свої продукти до того стану, який буде задовольняти потреби своєї цільової аудиторії. Якщо продукт має обмежений функціонал, але він задовольняє потреби невеликої фірми якій не потрібно наприклад супер-пупер виробництво, то такий продукт має право на існування.

Для успішного впровадження нового софту потрібно дотримуватися декількох порад які були написані вище. І треба пам’ятати про те, що чим складніша система, на яку ви хочете перейти, тим більш ретельно потрібно підійти к процесу її впровадження. Якщо ви вирішили впровадити в себе ERP-систему задумайтесь о своїх процесах і приготуйтесь до того, що на це доведеться виділити багато часу.