З чого починати воєнні трансформації в бізнесі. Поради для колективу

Всім привіт! Мене звуть Міла, вже більш як 15 років я працюю HR і розвиваюсь у цьому напрямку. За всі ці роки ніхто з моїх колег, як і я сама, не могли уявити, що нам доведеться зіткнутися віч-на-віч з війною й адаптувати свої професійні навички під реалії воєнного часу.

У роботі HR є така особливість, що окрім себе та своєї сім’ї ти переймаєшся ще й за свою команду, за співробітників. З п’ятої ранку 24 лютого ми почали працювати задля безпеки та спокою наших колег.

Ця стаття про досвід адаптації, прийняття рішень та активних дій під час війни. Про те, як ми евакуювали людей, змінили комунікацію та як продовжуємо наймати наших земляків в Україні та за кордоном.

Новий девіз для нас всіх: старі методи не працюють, коли знаходишся у новій реальності.

Проєкт ризик-менеджменту до війни

Ще до початку війни ми почали розробку проєкту ризик-менеджменту — створили умови для праці за кордоном. Проаналізували рівень життя та цін у найближчих країнах. Обрали Болгарію, де є можливість інформаційної, технічної та юридичної допомоги. Розробили програму з бізнес-тріпів у Болгарію на 1-3 місяці для усіх охочих.

Плюс до всього, більша частина нашої команди з Одеси, переїхати до Варни і Софії було відносно комфортно. Відправляти співробітників почали приблизно за два тижні до повномасштабного вторгнення в Україну. До 24 лютого близько 100 співробітників вже були у Болгарії.

Комунікація на початку війни

З шостої ранку 24 лютого ми були на зв’язку з нашими колегами, надавали інформацію щодо дій компанії у цій складній ситуації, в якій ми всі опинилися. В той день наша адміністративна команда працювала понад 18 годин безперервно: обробляли запити від колег та працювали над планом дій.

Наша офіс-менеджерка підключила всі можливі канали та сайти допомоги українцям, відстежувала інформацію, фільтрувала її та постила команді тільки те, що публікувалось з номером телефону і без передоплати. Завдяки цьому ще більше, ніж 200 співробітників змогли виїхати з гарячих точок.

Але були й невдалі кейси. Тоді ж, 24 лютого, у нашої офіс-менеджерки, за її словами, стався найскладніший кейс за всі роки роботи в компанії. Ми, як я вже згадувала, збирали запити від співробітників на допомогу, і до нас звернулася наша колега з Харкова. В перший день війни вона залишилася без води. На той момент знайти воду та продукти було нездійсненним завданням. Усі магазини та доставки відновили роботу лише за кілька днів.

І вона 2 дні шукала рішення: дзвонила в Uklon, в Bolt, в Glovo, ​​на всі доставки, понад 25 служб, але ніхто не доставляв воду. Ось цю ситуацію ми не змогли ніяк вирішити, хоч і намагалися всіма силами. Були на звʼязку зі співробітницею, тримали її в курсі. Загалом, ми з нею були в тісному контакті, — вона подякувала, що ми були на зв’язку і активно намагалися зробити все, що в наших силах.

Трансформація зсередини

Однією з головних цінностей компанії є гнучкість. В першу чергу ми трансформували наступні процеси:

• Комунікація. Найпершим ми опублікували та пояснили план комунікацій в компанії: як передається інформація від співробітника до СЕО, з ким і які питання обговорювати, хто і за що відповідає, номера телефонів відповідальних осіб.

Створили щотижневі загальні мітинги з СЕО про стан та найактуальніші питання компанії. Будь-хто може звернутися з питанням чи пропозицією. Кожна зустріч має свою програму, яку формуємо з найактуальніших питань за тиждень.

Щотижневі інформативні мітинги керівників команд з ейчарами, щоб залишатися всім командам у єдиному інформаційному полі, знати про всі оновлення та прийняті рішення у компанії.

Між командами проводяться дейлі мітинги, де просте запитання: «Як ти?» — це можливість підтримати один одного, почути гарну новину, якщо хтось вибрався з гарячих точок, де ведуться бої, дізнатися про психологічний стан команди та приймати важливі рішення, коли хтось потребує допомоги.

Запуск щоденного опитування всіх співробітників. Назвали чат-бот на честь Олексія Арестовича — просимо приділяти щодня 2 хвилини на відповіді щодо безпечного стану кожного: Як ти? Де ти? Чи потрібна допомога?

• Зарплати. Одразу гарантували співробітникам, що зарплати будуть вчасно. Це наш пріоритет. Ми не могли собі дозволити залишати людей без грошей під час війни.

Від співробітників, які виїхали до Болгарії ще до початку військових дій, чули про деякі проблеми при оплаті: десь не працює PayPass, десь не виходило зняти готівку. Загалом фінансовий відділ зібрав усі ці питання і почав шукати можливу альтернативу для виплат. Особливо на випадок, якщо у роботі «ПриватБанк» будуть збої.

Проаналізували в той час доступні системи та обрали Wise. Рахунки відкрили приблизно за тиждень. Використовуємо його зараз як Monobank за кордоном, якщо потрібно зробити переказати один одному, орендувати житло чи купити продукти.

• Техніка. Вся наша робота сконцентрована у комп’ютерах та ноутбуках. В Україні було легко надсилати необхідне обладнання для роботи. Співробітникам, які поїхали до війни, ми надали додаткові ноутбуки або тонкі клієнти до моніторів, щоб усі могли бути максимально мобільними.

Зараз ми зіткнулися з тим, що комп’ютери і техніка — це, в принципі, те, що співробітники стали пакувати в тривожну валізку. Тому що всі хочуть залишатися на зв’язку та продовжувати роботу незалежно від того, як би далі склалася ситуація.

Пам’ятаю, що в перші дні війни, коли люди евакуювалися з гарячих точок, приїжджали до офісу та брали кілька ноутбуків/ моніторів для колег, які, можливо, не встигнуть це зробити. Хоча ми такої функції спочатку не передбачали. Тут уже проявився командний дух, цінності взаємин в колективі та підтримка.

Але наш IT-департамент у будь-якому разі продовжує роботу, технічно підтримує працівників. Знаю, що були випадки, коли техніка куплялась вже закордоном. Оскільки вся наша робота підв’язана на хорошому інтернеті та комп’ютері, ми намагаємось максимально це забезпечити.

• Хайринг. Повноцінну роботу та найм ми продовжували з самого початку війни. Звичайно, перші кілька тижнів зіткнулися з очікуваним затишшям. Людям було не до цього раніше. Але це дало нам час трансформувати систему.

Ми, як і багато компаній, працюємо в Україні з ринком США. Тому бізнес, з яким ми працюємо, функціонує, як і раніше, відповідно, ми можемо надавати людям в Україні робочі місця.

В компанії працює реферальна програма і співробітники допомагають друзям та знайомим, хто опинився без роботи, знайти наші вакансії. Це дуже цінно, особливо зараз, коли багато спеціалістів втратили роботу.

Етапи відбору: тест з англійської мови та співбесіда. Далі кандидат проходить безкоштовне навчання і за кілька тижнів має всі необхідні навички для старту роботи. За місяць війни ми отримали понад 3300 заявок.

Звісно, ​​ми змінили рекламну комунікацію. Ліди у нас, як і раніше, приходять з таргетованої реклами, соцмереж, медіапартнерства та e-mail маркетингу. Але меседжі та геолокація трохи трансформувалися. Ми тепер працюємо з українцями, які виїхали до Болгарії, Румунії та Польщі.

Відповідно гео реклами у нас налаштоване на ці країни. Російську мову ми прибрали з A/B-тестування, спілкуємося англійською або українською. І зараз намагаємося особливо детально зробити опис позиції та умов співпраці на першому контакті з лідом. Намагаємось підтримувати економіку нашої країни та земляків.

Мої прогнози на розвиток ринку праці та поради, як до цього адаптуватися

Необхідно підтримувати наших громадян в Україні та за кордоном. Наша компанія ефективно працює в умовах віддаленої роботи ще з часів карантину. Великий внесок у вдалому наймі персоналу відіграють самі співробітники через реферальну програму, коли вони допомагають знайомим і рекомендують пристати на наші умови для праці та заробітку.

Тому фокус наших бізнес-процесів змістився на підтримку наших співробітників вдома і за кордоном.

Війна — це нова неуникна реальність, під яку потрапляють всі сфери життєдіяльності. І, повторюся, старі методи тут не діють. Деякі вакансії стають неактуальними. Офісна робота, робота в регіонах, де йдуть активні бої, та просто такі позиції які неможливі або непотрібні на сьогодні.

Декілька порад, що залишається актуальним:

1. Найголовнішими є професійні та особисті навички, зосереджені на підтримці один одного: захист, прихисток, зміцнення, запобігання тощо. Цінним є все, що необхідно для підтримки безпеки життєдіяльності людини в умовах війни або переселення.
2. Крім професійних навичок можуть допомогти з пошуком роботи ваші захоплення: шукайте свої цінні ресурси. Я перед початком роботи приділяю кілька годин малюванню, щоб допомогти привітати іменинників українців та українок у будь-якому куточку світу, а гроші за малюнки прошу перераховувати на ЗСУ або волонтерським організаціям.
3. Спробуйте себе у новій ролі і викладайте нашу рідну мову, яка стала особливо актуальною зараз: з початку повномасштабної війни в Україні кількість людей, які вивчають українську мову на Duolingo, зросла на 577% у всьому світі.
4. Цінуйте і підтримуйте наших людей. Допомагайте друзям та знайомим в Україні та за кордоном з роботою, інформацією про неї. Нам необхідно разом продовжувати розвивати бізнес в Україні, вірити у перемогу і робити все, щоб пришвидшити її, повернути свої міста, відбудувати втрачене і відновити нашу економіку. А для цього нам потрібні наші талановиті та вмотивовані громадяни.

Буду рада вашим коментарям: де ви знаходитесь, чи маєте можливість повноцінно працювати. Можливо, є якісь цікаві кейси, якими також варто поділитись? Дякую за увагу!