Волонтерський рух як окремий стартап

Привіт, мене звати Євген і я розповім історію волонтерського руху у компанії SQUAD і чим вона схожа на розвиток стартапу. Це історія про синергію суперталановитих та небайдужих людей які, як і мільйони українців, не побоялись взяти на себе відповідальність у часи великого виклику. Історія про єднання задля розв’язання найважливіших задач — допомоги своїй країні і тим, хто потребує допомоги найбільше.

Для багатьох з нас це стало справжньою місією. З першого ж дня активних бойових дій утворилася ціла низка напрямів волонтерства, таких собі міністартапів, до яких долучилися десятки людей: евакуація команди та їхніх близьких в межах країни та за кордон (включно з пошуком транспорту, житла чи прихистку), закупівля та доставлення ліків та амуніції по всій території України, допомога з їжею та наданням психологічної підтримки, інфоволонтерство та фандрейзинг.

В перші дні війни в колективі з’явилася неофіційна суперцінність — we care, що вивела інші на новий рівень. Ще до повномасштабного вторгнення був розроблений BCP (business continuity plan), який допоміг зорієнтуватися, як діяти у перші дні війни, а всі сили були і є спрямовані на збереження команди, гуманітарну допомогу, підтримку економіки й тих колег, що долучилися до лав ТрО та ЗСУ.

Нижче історії наших колег, лідерів окремих напрямів волонтерства, та їхні здобутки.

Евакуація з Києва і Харкова

Коли все почалося 24 лютого, ми почали діяти за кризовим BCP та виїхали до Львова на власних автівках. Опинившись у львівському прихистку, ми відчули себе в умовній безпеці, проте спокійно сидіти, склавши руки, ми не змогли. Бажання допомогти іншим було непереборним. У нас одразу сформувалась «місія»: створити можливість та умови для тих, хто хотів би виїхати. На це й спрямували усі сили.

Оскільки ситуація з транспортом була вкрай важка, розклад УЗ незрозумілим, а треба було діяти, до вечора другого дня ми сформували групу за своїм напрямом — вивезення колег, їхніх родичів та друзів із Києва, Харкова та інших областей. Орієнтуючись на заздалегідь розроблений BCP від SQUAD, ми почали створювати власний план, завдяки якому вдалося зберегти певну розважливість. Навички проджект-менеджменту допомогли розпланувати та структурувати процеси, що дещо нівелювало паніку та хаос. Ми визначили для себе:

• що ми хочемо отримати в результаті,
• які в нас цінності і пріоритети,

та пішли шукати можливості, як все це втілити у життя.

Спочатку ми не знали, що це буде за транспорт, тому кілька годин просто обдзвонювали всі можливі транспортні компанії, які займаються перевезеннями. 30 компаній — і жодного результату. Вже думали, чи може замовити лімузини або патібус? Реально розглядали всі можливі опції. Врешті додзвонились до компанії, яка займається екскурсіями Україною і саме вони допомогли нам повністю забезпечити всю наступну логістику.

Спочатку було страшно пересилати величезну суму на перший автобус невідомим людям. Ми до кінця не знали, буде таки той автобус чи ні. Але підрядник виявився чесним. Все вийшло. І ще був страх, що ми збираємо велику кількість людей зі SQUAD в один автобус — не хотіли перевіряти «bus factor» на практиці. Але все обійшлося. Загалом нам вдалося організувати сім подібних автобусів. Ще 26 машин приєдналися до автобусів у колонах. Це понад 320 людей та 28 тварин. Як результат, на сьогодні не залишилося тих колег, родичів, та їхніх друзів, хто хотів би виїхати.

Головне, що вдалося організувати — дуже стійкий процес, який ми завжди намагаємось вибудовувати на своїх проєктах. Ми, як волонтерська група, пройшли шлях від стартапу, коли всі хаотично займаються всім і хочуть зробити все, до організації з більш зрілими процесами — коли є сформована команда, є зрозумілі цілі та обмеження, є своя місія, але кожен все одно горить своєю справою і ночей не спить (ми буквально чекали, доки сім’ї доїдуть до Львова) заради того, щоб колеги та близькі могли спати трохи спокійніше. Це наш невеликий внесок у спільну велику Перемогу.

Інформаційна допомога

Запит на інформаційну та організаційну допомогу з’явився майже одразу. Адже дуже швидко стало зрозуміло, що мільйони різних чатів, сайтів та сервісів перетворюються на комунікаційне звалище з купою інформації, практично без можливості знайти те, що потрібно на цю мить. Люди просто не розуміли, де знайти допомогу, з чого починати та до кого звертатися.

Я вирішив, що у команді організувати все буде набагато простіше. Почали збирати однодумців. За перші два тижні до нас приєдналися близько 30 волонтерів. Хотіли створити щось таке, чого не вистачало самим — єдину інформаційну точку входу з акцентом на самодопомогу: дій так, дивись сюди, ось потрібний тобі чат. Так з’явився SQUAD Help Center — Телеграм-чат для SQUAD-івців, їхніх родичів та друзів. Чат, в якому з восьмої ранку до десятої вечора, за перші два тижні війни, ми опрацювали понад 450 нетипових запитів щодо інформаційної допомоги.

Паралельно з цим, ми розробили єдину базу знань — такий собі «супердокумент» зі зрозумілою навігацією та вичерпною інформацією щодо напрямів волонтерства у SQUAD, отримання медичної та психологічної допомоги, пошуку житла, виїзду за кордон тощо. Також ми розробили «суперпост» для самих волонтерів і тих, хто хотів би до них долучитися: зібрали, обробили та агрегували інформацію про всі можливі напрями, прописали відповіді та інструкції з найпопулярніших запитів, що, знову ж таки, суттєво покращило процеси та взаємодію у командах.

Згодом зрозуміли, що ми накопичили достатньо інформації, щоб частково автоматизувати консультування та комунікаційну допомогу. Тож ми розробили SQUAD Help Bot, де за допомогою ключових слів можна знайти найактуальнішу інформацію, а відповіді та інструкції — постійно оновлюються і бот автоматично повідомляє про це. Також функціональність дозволяє сказати «дякую» командам волонтерів.

Якщо підсумовувати, то наш волонтерський досвід дуже нагадував early stages розробки внутрішнього продукту: два тижні без вихідних, безліч дзвінків, спілкування, customer research, збір фідбеків, покращення workflow, понад десять ітерацій та версій нашого кінцевого сервісу. І все це, щоб покращити комунікацію, зробити її швидкою та корисною.

Я щиро вдячний нашим волонтерам. Ви — справжні суперлюди. Навіть переживши евакуацію з гарячих точок, сидячи в підвалах та бомбосховищах під звуки сирен, шукаючи нове житло за завищеними в 5 разів цінами, ви були впевнені, що іншим людям важче і їм потрібно допомогти.

Ліки та гуманітарна допомога

Після початку активних воєнних дій я виїхала в Польщу, але підключатися до роботи не було ніякої моральної можливості. Від SQUAD leadership в Slack прийшов запит на волонтерство. Шукали чотири людини. І я була третьою. Все починалось з чотирьох напрямів, а потім розрослося до 14. Один з яких — запити щодо медикаментів. Я ніколи не займалася медикаментами до цього. Постачання та логістика — це все було щось дуже далеке та нове для мене. Але потреба та бажання допомагати не лишили іншого вибору.

Майже одразу з’явився Телеграм-канал, де всі писали безсистемно: приходить запит, беремо в роботу і люди бігають по Львову, збирають в аптеках медикаменти, які потрібні. Навантаження було дуже велике. Половина аптек закрита. До того ж я у Кракові, люди у Львові, Ужгороді та Києві, а це досить складна координація. Стало зрозуміло, що довго в такому режимі працювати неможливо, і ми почали думати, як налаштувати процеси. В каналі прописали правила, всі запити почали формувати через Google-документ, створили template, за яким заповнюємо: чий запит, ким поданий, куди завезти, який список, контактна особа, статус. Людей які приходили із запитами ми почали направляти у цей pipeline. Так стало набагато простіше.

За п’ять днів вийшли на організацію Пласт у Львові, які двічі зібрали для нас по повній палеті коробок з ліками для Полтави та Харкова. Також нам вдалося підписати договір з українським дистриб’ютором медичних препаратів — БаДМ. У фокусі сьогодні — підтримка українських лікарень. Вдалося допомогти вже більш як на 3 млн гривень медикаментами, обладнанням та засобами першої необхідності. Також під’єднали міжнародну допомогу: з Польщі, Чехії, Німеччини і Туреччини нам присилають ліки цілими автівками завдяки нашим неймовірним людям, які знаходяться там або друзям наших колег, які за кордоном. Тож вийшла широка географія.

Якщо казати про культуру та цінності SQUAD, то це все переноситься на спілкування між командами та між нами у команді — всі дуже ввічливі, допомагають тобі з будь-яким питанням, відповідають майже цілодобово. Зараз ми намагаємося перейти на більш нормальний режим, щоб кожен міг балансувати навантаження від волонтерства і час на відпочинок.

Хочу сказати, що я дуже вдячна компанії. Волонтерство на донейтах є, ми збираємо гроші і поза командою, але це зовсім не ті суми, які ми по факту витрачаємо. Я також безмежно вдячна кожному волонтеру нашого медичного напряму за ті здолані кілометри в пошуках ліків, за вкладений час та зусилля, за підтримку та поради, а також за постійну готовність до будь-якого запиту. Разом до перемоги!

Підтримка колег та друзів у ЗСУ і ТРО

Моя історія волонтерства почалася з того, що мій знайомий попросив допомогти знайти і купити йому тепловізор. Я вирішила прийти із запитом у волонтерський чат SQUAD, але на той момент такого напряму не було. Тож ми сформували групу волонтерів, які почали займатися пошуком та закупівлею амуніції для потреб наших колег та друзів на фронті. Збираємо гроші на все: від носків до дронів, квадрокоптерів, броників, наколінників, рацій тощо.

У перші тижні не було акценту на процесах, лише одна єдина дока у Excel. Одна година у лікаря без звʼязку дорівнювала 600 непрочитаним повідомленням у Телеграм щодо замовлень. Спали по три години на добу. Мабуть, ідеально було б за Канбаном працювати, але я розуміла, що зараз це не для нас.

Ми свідомо прийняли всі ризики й вирішили, що наразі треба максимально попрацювати, щоб закрити перші потреби, а потім вже почати все систематизувати. Не шкодуємо, бо вдалося швидко зібрати кошти, придбати та відправити спорядження з-за кордону. Загалом за місяць війни вдалося зібрати понад 6,5 млн гривень суто в колі SQUAD-івців (98% від всіх зборів), решту допомогли друзі з інших компаній.

Щодо процесів — є два чати. Перший — це такий собі бекенд, де люди все купують і доставляють. Другий — фронтенд, куди приходять з потребами і заповнюють Google-форму. Зараз відбувається міграція на нові, більш вдосконалені та автоматизовані процеси. Відтепер у замовника буде можливість побачити стадії й статуси своїх замовлень. Також ми працюємо над Q&A документом, що надасть можливість колегам зрозуміти, як ми працюємо і відчути себе в контексті нашої діяльності. До того ж у нас є звітність, яку ми розсилаємо приблизно два рази на тиждень. Це дуже важливо. Ми за прозорість.

Дуже допомогло те, що коли працюєш у командних процесах у SQUAD, є розуміння, як задачі генеруються, як розподіляються, як процесяться. Ми у Research команді часто працюємо з proof of concept, тож до волонтерства в нас було відношення таке ж, як і до стартапа.

Коли почалася війна, я навіть пост писала, що це війна кожного з нас, що неважливо, як і де ти воюєш — важливий результат. Ми за декілька днів зібрали дуже багато коштів. Наші колеги та їхні друзі — вони просто нереальні. Особисто мене драйвлять фото щасливих власників наших закупівель, і те, що наша команда робить дуже важливу справу для країни. Іноді неможливі речі стають можливими. Разом ми сила. Слава Україні!

Які були труднощі та виклики

Викликів і труднощів було очікувано багато, і ось одне важливе спостереження: не треба одразу намагатися впровадити купу процесів у стартап-середовищі. Не треба робити суворий «enterprise». Не слід казати: я знаю всі менеджерські «best practices», тож зараз ви робитимете ось так. Такою допомогою можна було б тільки завадити.

Ми зрозуміли, що якщо надати можливість кожній команді працювати так, як вона може і хоче, то драйв людей, їх надзвичайне єднання, енергія, працездатність, дуже швидка реалізація ідей — обов’язково призведе до потужних результатів. Ми на довірі, інтуїтивно, побудували горизонтальну структуру взаємодії. І це спрацювало. Більшість людей навіть не здогадувались про свої надможливості. Вкрай важливо було не заважати їм на ранніх етапах та оптимізувати все невеликими кроками.

Ще один виклик — це поєднання роботи з волонтерством. Однаково важливо було продовжувати і волонтерити, і деліверити. Більшість тімлідів взяли на себе основні робочі процеси, що дозволило віднайти потрібний баланс у командах. Але у пріоритеті, особливо на початку цього цинічного повномасштабного вторгнення, було волонтерство та допомога своїй країні.

Висновки

За більш як місяць війни нашій команді вдалося налагодити купу процесів, деякі з них автоматизувати, збільшити об’єми закупівель та отримати безліч «дякую» від тих, кому вже вдалося допомогти. 24/7 наші волонтери були в контакті зі SQUAD-івцями, їхніми рідними та знайомими, допомагали, співчували та шукали слова підтримки.

Зараз волонтерський рух успішно трансформувався зі стану стартапу до більш організаційної структури. Були встановленні графіки волонтерської роботи та чергувань, створений бот та Help Center. За цей час війни стало зрозуміло, що більш єдиного народу немає ніде у світі і кожен робить свій внесок у перемогу. Тож віримо у ЗСУ, працюємо та йдемо до спільної мети разом. Все буде Україна!