Цифровізувати релокацію. Як ми запустили платформу для переміщення українських підприємств

Привіт, мене звати Олександр, я CPO компанії «Прозорро.Продажі». Понад два місяці в Україні триває війна. За цей час чимало ІТ-компаній, стартапів, ініціатив скерували свої зусилля на допомогу державі, людям, бізнесам, щоб боротися з ворогом та наближати перемогу.

Одним з великих державних проєктів допомоги під час війни стала релокація бізнесів та підприємств з територій, що наближені або знаходяться у зоні бойових дій, в безпечні регіони на заході України. Проєкт ініціювало Міністерство економіки у березні, аби врятувати їх від руйнувань та відновити роботу на користь економіки.

У цьому тексті ми з колегами Віталієм Діхтярем, CEO E-Tender, та Оксаною Думанською, CEO e-Docs, розповідаємо, як вдалося цифровізувати процес переміщення підприємств, до чого тут система державних онлайн-аукціонів, чим допомогла Microsoft Corporation, як платформа для релокації може розвиватися, та чи буде вона актуальною у майбутньому.

Сподіваємось цей текст буде корисний тим, хто хоче долучитися до цифровізації державних проєктів чи ініціатив.

Як з’явилась ідея

На початку березня команда держпідприємства «Прозорро.Продажі», яка адмініструє електронну торгову систему та онлайн-аукціони, зібралася побрейнштормити, де в такий час можна бути найбільш корисними і яку проблему це допоможе вирішити. Так з’явилась ідея включитися і допомогти українським компаніям евакуюватися із зони бойових дій та відновити роботу.

Цей процес Мінекономіки розпочало у березні та на момент нашого брейнштормінгу вже отримало декілька сотень заявок від бізнесів з потребою переїхати. Щодня все більша кількість бізнесів хотіла переїхати на безпечну територію.

Потрібен був інструмент, який би об’єднав усіх стейкхолдерів — міністерство, Укрпошту та Укрзалізницю, які допомагають з перевезенням, військово-цивільні адміністрації в регіонах, десятки людей, які опрацьовують кожну з заявок та власне бізнес, якому потрібна допомога.

Оскільки «Прозорро.Продажі» — це ІТ-компанія, то ми передусім думали, як це зробити з допомогою ІТ-інструментів. Команда почала оцінювати можливість розробки на базі вже наявних інструментів.

Розглядали кілька варіантів реалізації проєкту: від розробки рішення з нуля і роботи виключно на базі держпідприємства до реалізації класичної для екосистеми дворівневої системи з центральною частиною, що визначає правила гри, та майданчиків, які напряму взаємодіють з клієнтами.

Окремо зупинятися на тому, що таке дворівневість системи, центральна база даних, як вона працює та хто її створював, не будемо. Більше про це ми писали розповідали тут. Додамо лише, що чимало принципів взяли з вже наявних — простота інструменту, залученість майданчиків, наявність «центру», який забезпечує синхронізацію учасників процесу.

Ми поділились інформацією про цей проєкт з кількома акредитованими в електронній торговій системі (ЕТС) майданчиками. E-Теnder, один з таких майданчиків, вирішив долучитися до ініціативи і запропонував для проєкту один зі своїх продуктів.

Як цифровізувати релокацію

Одна з головних складностей в організації переміщення підприємств, яке координує Міністерство економіки та реалізовують інші ДП та органи місцевої влади, — це необхідність опрацьовувати та відстежувати величезний масив запитів користувачів. Фактично задача полягала в управлінні бізнес-процесами та налагодженні документообігу.

Виявилося, що у майданчика E-Теnder є сестринська компанія, яка займається автоматизацією документообігу та бізнес-процесів — e-Docs. Компанії e-Теnder та e-Docs погодилися долучитися до розробки та адаптувати свій продукт під особливості процесу релокації. Тож замість створювати все з нуля, обрали варіант адаптувати вже наявний інструмент e-Docs.

Платформа e-Docs побудована за концепцією Adaptive Case Management та має гнучкі інструменти для побудови форм, процесів, підтримки одночасної роботи декількох організацій в межах єдиного бізнес-процесу. Платформа є хмарним сервісом та як фундамент використовує популярні сервіси від Microsoft. Все це дозволило автоматизувати достатньо специфічний та складний бізнес-процес в стислі терміни та запустити систему в експлуатацію. При цьому був реалізований принцип «єдиного вікна» для взаємодії підприємства та органів влади.

Домовились, що для збереження принципів системи, широкого доступу до неї різних компаній та залучення бізнесу, будемо робити відправку заявок через «Прозорро.Продажі».

Інфраструктуру та хмарні сервіси для платформи з релокації надав світовий вендор Microsoft Corporation в рамках загальної програми підтримки держорганів та бізнесу. Фундаментом платформи стали сервіси Microsoft Azure та Microsoft 365, фізичні сервери яких знаходяться в Європі.

Подібний підхід для державних органів влади став можливим завдяки прийнятій Кабміном постанові від 12.03.2022 № 263. Вона надає дозвіл на розміщення державних інформаційних систем на хмарних ресурсах, що розташовані за межами України.

Фактично на реалізацію рішення пішло 10 днів інтенсив-режиму. За цей короткий час спільна команда від e-Docs, E-Теnder, «Прозоро.Продажі» за підтримки Мінекономіки, Мінцифри та національного проєкту «Дія.Бізнес» створили єдине рішення, провели навчання для користувачів та запустили його в експлуатацію.

Від заявки до переїзду, або як працює платформа

Бізнес чи підприємство, яке хоче релокейтнутися із зони бойових дій, стикається з безліччю складнощів, потреб та викликів. Комусь потрібен повний супровід та допомога, включно зі збором обладнання, перевезенням, пошуком нового приміщення тощо. Іншим, до прикладу, — лише допомога з логістикою, бо вільні приміщення чи локацію вони можуть знайти самостійно.

Розмірковуючи над архітектурою рішення, та виходячи з різних потреб підприємств, прийшли до висновку, що платформа має складатися з двох рівнів. Один — це ІТ-система для релокації, що цифровізує процес управління, який раніше вручну здійснювало Міністерство економіки.

Як це виглядає на практиці? Компанія, якій потрібне переміщення, подає заявку через E-Теnder. Після цього майданчик реєструє, верифікує, формує та передає заявку для її подальшого опрацювання міністерству. Майданчик також дає можливість відстежувати статус опрацювання заявки, технічну та консультаційну підтримку користувачам. Після цього заявка автоматично потрапляє на розгляд Мінекономіки, яке визначає її черговість з-поміж інших та відповідального за переміщення.

Опрацювання заявки підприємства та міжвідомчий бізнес-процес реалізовані завдяки e-Docs. Всі представники влади та держпідприємств, залучені до процесу, можуть працювати із заявкою в рамках єдиного наскрізного бізнес-процесу. В системі також реалізовані дашборди, які дозволяють моніторити можливі затримки та відстежувати статус опрацювання заявок від пакування до транспортування і облаштування на новій локації. На сьогодні через онлайн-платформу вже подано майже двісті таких заявок від підприємств, які зараз знаходяться на різних етапах опрацювання.

Інший рівень в платформі — це платформа для пропозицій. Будь-яка державна чи приватна компанія може безкоштовно розмістити інформацію про наявні у неї вільні приміщення, їхню локацію, характеристики на порталі Prozorro.sale. Подати свою пропозицію можна як через Е-Тender, так і інші акредитовані майданчики в системі «Прозорро.Продажі». Фактично, це така собі дошка оголошень, де бізнес зможе розмістити власні площі під оренду чи продаж.

Наступні етапи

Наступним кроком у розвитку платформи буде перехід до «класичної» для екосистеми «Прозорро.Продажі» дворівневої структури. Ще ряд майданчиків приєднаються до роботи з платформою і зможуть приймати заявки від бізнесу та допомагати супроводжувати цей процес.

Для цього на центральному рівні реалізовано інтеграцію з е-Docs та підготовлено API для інтеграції охочих майданчиків. Це потрібно для того, щоб вони взаємодіяли вже зі знайомою системою «Прозорро.Продажі», а не розробляли кожен своє нове рішення. При цьому, робота міністерства та інших учасників процесу буде і надалі відбуватись централізовано у кабінеті е-Docs.

Згодом на платформі з’явиться можливість підписання в електронному вигляді документів для оформлення переміщення підприємств та оренди нових приміщень для роботи.

Спільна робота команди «Прозорро.Продажі», E-Теnder та e-Docs, а також підтримка Мінекономіки та Мінцифри дозволили максимально швидко запустити простий, зручний та безкоштовний для бізнесу інструмент, що дозволяє перевезти потужності та відновити роботу трохи далі від бойових дій.

Згодом ця платформа може трансформуватися під потреби бізнесу у мирні часи, а маркетплейс — акумулювати пропозиції та можливості не лише про приміщення та локації, а й інші активи чи, скажімо, волонтерську допомогу від охочих її надати.

Сподобалась стаття? Натискай «Подобається» внизу. Це допоможе автору виграти подарунок у програмі #ПишуНаDOU

👍ПодобаєтьсяСподобалось2
До обраногоВ обраному0
LinkedIn
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Підписатись на коментарі