Як ми заснували волонтерку та автоматизували її роботу

Привіт всім! Сподіваюсь, у кожного читача цієї статті все добре! Мене звати Франклін Езе, я працюю керівником офісу розробки у XCDS, а з недавнього часу я ще й співзасновник волонтерської організації «Їдьмо». І перед тим, як розкажу про Телеграм-бота, хочу зазначити, що ніколи не думав, як буду так багато сил приділяти волонтерству.

Я з Харкова, і мені трохи пощастило, бо війну зустрів не у місті. Тож була можливість більше дізнатися про стан на дорогах і не тільки. Та коли я провів день у відносній безпеці, почав себе жерти, що роблю мало. Дивне відчуття. Неможливо сидіти, на фізичному рівні. Тож почав допомагати місцевій волонтерській організації, а ще на фоні — координував своїх близьких та друзів з приводу виїзду в більш безпечні міста України та за кордон.

Потім виявилось, що кілька знайомих під координацією мого колеги Олексія Ткачука також допомагає цивільним виїхати з міста більш-менш централізовано. Це зійшлося з тим, як ще один мій приятель і керівник в нашій компанії — Єгор Горошко — який є координатором «Пекельної кухні Харкова», покликав взяти участь в організації перевезень гуманітарки з заходу України та інших областей.

Пам’ятаю ту розмову майже дослівно, бо вона ще більше заспокоїла мене: можу бути корисним. Тож склав ці два елементи пазлу, і разом з колегами ми вирішили діяти. Так і народилася наша волонтерська ініціатива, про яку буде йти мова.

Про наші волонтерські ініціативи

Ми — волонтерська організація «Їдьмо». Наразі — це більш ніж 30 волонтерів, які знаходяться по всій Україні та поза її межами. Всі ми дуже різні. Серед нас є айтішники, бухгалтери, лікарі, підприємці та навіть музиканти. Але всіх нас об’єднало бажання допомагати людям — цивільним та військовим.

Ми назвалися так, бо спочатку допомагали нашим друзям виїхати з Харкова, тож у нас був досвід, яким можна було поділитися з іншими. Потім почали координувати усіх бажаючих.

Тепер ми більшою мірою допомагаємо із запитами на гуманітарну допомогу. Ми привезли необхідне вже більше ніж 1500 людям та у свій час допомогли виїхати більше ніж 1300 сімʼям.

Ми об’єднали зусилля з ініціативою «Пекельна кухня Харкова», про яку я писав вище. Наші друзі теж займаються приготуванням страв та доставкою гуманітарки (готових обідів для військових, лікарів, комунальників, та продуктів та ліків для цивільних), і всього необхідного, про що питають люди на сторінках в соцмережах. А також вони допомагають з ремонтом вікон в пошкоджених будівлях. За півтора місяці хлопці та дівчата з «Кухні» приготували 11 500 порцій їжі, доставили 273 посилки з допомогою до 6500 людей, а також постійно підтримують роботу 15 підрозділів ЗСУ і ТрО, 6 лікарень, 2 відділень поліції та інших організацій.

У наших ініціатив є відчайдушні водії, які їздять Харковом по адресних доставках їжі у небезпечні райони. Є координатори, які перший місяць спали по 3-4 години, що, мабуть, знайомо усім волонтерам в Україні. Є люди, які після основної роботи до пізньої ночі шукають та відправляють допомогу. Є СММ-менеджери та онлайн-маркетологи, які допомагають дізнаватися про нас тим, кому потрібна поміч, і тим, хто може допомогти.

Та є просто ті, хто робить зараз те, що ніколи до цього не робив, і я серед таких людей :) Будемо поліпшувати життя оточуючих, доки можемо!

До речі, якщо хочете допомогти ініціативам фізично чи віддалено, заходьте на сторінки, підписуйтесь та дивіться, що наразі актуально — чи то збір на обладнання для військових або лікарів, чи то пошук людей на місцях, хто може допомогти з локальними довозами товарів. А ми — поїхали далі, до основної теми!

Коли і навіщо ми вирішили автоматизувати волонтерку

За 2 тижні після початку війни у «Їдьмо» стало дуже багато завдань, бо нас стали рекомендувати. Тоді ще ми допомагали виїхати, але всього було безліч: житло, заправки, маршрут, координування людей без машини з людьми з машинами тощо.

При цьому у волонтера та виїжджаючого — різні потреби. Один хоче отримати чітку схему «як виїхати», а другий — зводить між собою людей з машинами та без. Праця перетворилася на хаос: нові люди не могли нормально приєднатися, бо не могли зрозуміти, чим їм займатися. Деякі завдання робилися одночасно декількома людьми, а про іншу частину просто забували.

Ми перестроїлися. Розподілили зони відповідальності, а наша PM зробила нам Trello борди. Плутанини стало менше, але можна було все спростити ще сильніше. До війни наша компанія займалася саме автоматизацією рішень для бізнесу, тож схожі проблеми ми бачили неодноразово. Ми побачили процес, де є схожі за структурою запити, стадії виконання, та виконавців різних типів. А також база знань, різні права на доступ та редагування. Це якщо прибрати романтизм та поглянути на волонтерську діяльність як на бізнес-процес.

Було очікувано, що потік виїжджаючих може скоро зменшитись, а кількість запитів на гуманітарку, навпаки, стане більше. Так і вийшло. Тепер волонтерам стало ще важче, бо «замовлення» стали більш різноманітними.

Проблеми волонтерів та збір IT-команди для автоматизації процесів

Потрошку ми стали придивлятися до проблем, які виникали систематично.

У волонтерській діяльності ми виділили два критичні моменти:

• Першою проблемою, на яку ми звернули увагу, була відсутність доступного звʼязку у багатьох людей, хто потребує допомоги. До речі, також проблеми зі звʼязком мали і волонтери, які знаходилися саме там, де людям найбільше допомога була потрібна.
• Другим етапом ми побачили ще один важливий елемент. Коли тільки запитів та волонтерів було набагато менше, функцію систематизації завдань запросто виконувала проста дошка на кшталт Trello. Ми розкладали картки з запитами по різних стовпчиках, а команда волонтерів писала коментарі про свою діяльність під кожним запитом. Коли їх кількість почала зростати, разом з цим почав зростати і безлад. Волонтери витрачали дуже багато часу на пошук та систематизацію вхідних меседжів, відправлень та багато чого подібного.

Авжеж, ми спілкувались із волонтерами з інших міст, дивились на ліпші приклади того, як вони працюють, і побачили, що багато процесів може бути автоматизовано.

Ми трохи проаналізували технічні рішення, якими користувалися хлопці:

• Найрозповсюдженішими інструментами були Telegram-чати, до яких волонтери скидали інформацію про запити, або Google-таблиці. Звичайно, такі підходи не вирішували наших проблем.
• Також ми побачили приклади часткової автоматизації. Серед таких рішень — SaveUA-бот, який дозволяє обмінюватися контактами волонтерам та людям, що потребують допомоги.

Ми хотіли зробити щось подібне. Але пройти трохи далі: автоматизувати також координацію виконання задач.

Тоді спільно з колегами з компанії XCDS ми потроху почали збирати команду, яка б зробила ідеї реальністю. Навіть в найважчих умовах друзі погодились допомагати.

Наш провідний розробник з першого дня війни знаходиться на тимчасово окупованих територіях у Мелітополі, а QA lead виїхала з Ірпеня. Вони продовжують працювати.

Також у команді розробки маємо людей з інших країн: Чехії, де в нас є офіс, а ще Німеччини, Болгарії, Молдови тощо. Я особисто дуже вдячний тим, хто приєднався до пошуку рішення проблеми, адже сам, як один з волонтерів, бачив, що без термінових рішень ми довго не протягнемо.

Які технології обрали та чому

Ось до чого ми з командою прийшли за декілька днів після рішення зайнятись автоматизацією:

1. Зупинилися на Telegram-боті. Такі боти прості, тож заявнику (людині, яка шукає допомоги) складніше зробити помилку. А ще Telegram досить добре працює в умовах поганого зв’язку. Ніхто з нас до цього не працював з Telegram API, тому довелося трошки порозбиратися. Але чи то проблема для українських айтішників? :)
2. Перебрали декілька варіантів бекенду: Trello, тоді MySQL у тандемі з Google Sheets. А згодом взяли таск-трекер за основу нашої системи. Зберігання запитів у вигляді спеціально налаштованих карток виявилося насправді зручним.
3. Визначили Python мовою для нашого проєкту.
4. Вибрали найменування для релізів нашої системи. За старою звичкою ми вирішили йти в алфавітному порядку. І оскільки це є бот, обрали чоловічі імена у якості правила для вибору. Взагалі вже випустили три версії: Ahmed, Bonifacius, Cyrillo, та готуємо четверту — Dionysus — для наших волонтерів.

Ми розділили діяльність на три великі складові:

1. Створення запитів людьми, які потребують нашої допомоги.
2. Виконання невеличких завдань конкретної категорії: для цивільних людей або військових, перевезення або пошук та закупівля медикаментів чи їжі.
3. Координація запитів, як спілкування із замовником, формування маленьких завдань для волонтерів та відстеження своєчасного прогресу.

Тож, ми виділили декілька ролей у волонтерській діяльності: замовника, координатора та волонтера.

Наразі ми маємо цілу систему, яка виконує три належні функції:

1. Надає можливість людям в умовах поганого звʼязку залишити запит на допомогу.
2. Надає можливість волонтерам не витрачати час на зайві активності та працювати лише з важливою інформацією.
3. А також запроваджує системність у координації волонтерської діяльності.

Наша система складається з трьох інтерфейсів управління:

1. Telegram-бот для тих, хто потребує допомоги.
2. Telegram-бот для волонтерів, через якого вони можуть керувати своїми завданнями, а також знаходити нові.
3. Таск-трекер для якісного управління та систематизації запитів.

Трошки спостерігати за роботою системи можна у відео:

Ось таке вирішення вищевказаних проблем ми отримали в результаті, і наші друзі-волонтери (я теж в їх числі) дуже раді, бо системність та автоматизація дозволяє не тільки економити час, але й підтримувати здоровий глузд. Адже усім нам знайомо те почуття, коли думки від «що», «коли», «навіщо» нескінченно метушаться до «як», «хто» та «де» туди-сюди, забираючи енергію та мотивацію.

Ще раз хочу подякувати усім, хто зробив неймовірно велику роботу так швидко: Олексію Ткачуку — засновнику «Їдьмо», Ользі Ткачук — співзасновнику ініціативи, Альоні Струк — Product Owner бота, Олені Баріновій — Project Manager бота, Ганні Песковій — координатору волонтерської ініціативи, та усій команді, хто брав та бере участь в усіх наших активностях!

Якщо у вас є питання по самому боту чи волонтерським ініціативам, буду радий розказати більше в коментарях чи обговорити ідеї з поліпшення цього рішення. Будемо також раді, якщо хтось схоче приєднатись до розробки чи волонтерки. :)

І, так, я й моя команда на всі 100% віримо, що все буде Україна!