Сучасна диджитал-освіта для дітей — безоплатне заняття в GoITeens ×
Mazda CX 5
×

Від тисяч повідомлень у чатах до структурованих процесів. Як організувати ефективну адресну допомогу для фронту

Усім привіт! Мене звати Мирослава Власенко. Я HR Business Partner в Genesis, займаюся побудовою процесів та покращенням взаємодії в команді. З початком війни проти України я долучилася до активної допомоги нашим військовим. Раніше займалася волонтерством, щоправда, здебільшого точково. Після повномасштабного вторгнення зрозуміла, що можу застосувати свої навички для організації системної, а значить, більш ефективної допомоги.

Так я стала координаторкою корпоративного благодійного фонду. Ми шукаємо, купуємо та доставляємо різні речі для військових на передовій. Сьогодні хочу розповісти про те, з чого ми починали та як налагодили процеси. Думаю, що наш досвід може згодитися й іншим волонтерським об’єднанням.

Перші дні війни

Я зовсім не тривожна людина, тому майже не готувалася до війни. Пам’ятаю, як 23 лютого ми з подругою обговорювали, що вторгнення не буде, максимум локальне загострення на сході України. І взагалі, XXI сторіччя надворі, центр Європи, про що мова... Проте наступного ранку я прокинулася від дзвінка своєї керівниці: «Міра, у Києві чутно вибухи! Збирайся». За сім хвилин я спакувала документи, техніку, зарядки та, найголовніше, парасольку:) Заздалегідь готової тривожної валізи не було. Ми з подругою поїхали до моїх батьків на околиці столиці.

Оцінивши ризики, я вирішила не залишати Київ. Ідея вирушити на захід України чи закордон не видавалася надто гарною, адже туди і так прямувала купа людей, а це гігантське навантаження на непризначену для цього інфраструктуру. Почуття страху переростало в паніку, яка в будь-який момент могла перерости в загрозу, не меншу, ніж потенційне влучання ракети. А от столиця, особливо з урядом та президентом — найбільш безпечне місце під час війни. До того ж ППО навколо Києва переобладнали декілька років тому.

З чого починалося централізоване волонтерство

Багато співробітників компанії шукали різні речі на потреби фронту для родичів та друзів. У чатах неслися повідомлення про збір коштів, питання про спорядження та транспорт на передову.

Ті, хто будь-яким чином дотичні до волонтерства, знають, що це складний багатоетапний процес: зібрати кошти, знайти необхідне, продумати логістику, доставку та пересвідчитися, що це саме те, що необхідно. Організувати все самотужки можливо, але важко, довго та не завжди ефективно. Водночас захисникам потрібен міцний тил, а в тилу кожен робить те, що вміє найкраще.

У компанії зрозуміли, що ефективніше буде об’єднати й централізувати всі ініціативи, тобто — створити фонд. Так з’явився Genesis for Ukraine. За допомогою може звернутися кожен співробітник, якщо він сам, його родичі чи друзі з лав ЗСУ чи інших військових підрозділів потребують амуніції, техніки чи медикаментів. Моє завдання — побудувати ефективний ланцюжок для допомоги, зробити так, щоби все працювало без збоїв.

Перші запити були здебільшого на форму та інше тактичне спорядження. Один із них виявився особливо складним: знайти з десяток бронежилетів та відвезти їх в одну з найгарячіших точок, до Чернігівської області. Жилет швидко знайшли у Львові, а ось із доставкою було складно. Тоді ми дивом знайшли водія-волонтера, який погодився довести вантаж зі Львова до Чернігова. Пізніше почали робити інакше: відправляли амуніцію «Новою поштою» до найближчого мирного міста, а потім шукали місцевих волонтерів, які знають безпечні шляхи, та вже з ними домовлялися про доставку.

Як ми налагодили процеси

Спочатку запити закривали довго й хаотично. Всі співробітники писали мені, я розбирала та пріоритезувала заявки, а потім структурувала інформацію в Google Sheets. Далі її брали у роботу співробітниці фонду. Вдалі варіанти відправляли мені, я знову зв’язувалася зі співробітниками, вони — з військовими, фідбек летів до мене, я поверталася до дівчат і так по колу. Ми усвідомили проблему й «порізали» усі зайві ланки. Зараз ми беремо контакти військового, якому надаємо допомогу, і тримаємо зв’язок безпосередньо з ним.

Ще більше спростив комунікацію єдиний акаунт у Telegram для подібних запитів. Буває так, що в заявці, наприклад, три одиниці екіпірування. Одна людина знайшла каску, друга — тепловізор, третя — взуття. Але з військовим всі спілкуються через один акаунт, тому повна історія листування зберігається в єдиному місці й плутанини менше.

Пізніше ми запустили сайт. Заявок побільшало, але працювати з ними стало набагато простіше. Є продумана адмінка, вся інформація звідти «падає» одразу в Google Sheets. Причому ми не просто створюємо окрему табличку під кожен запит, а ведемо загальний облік. Так можемо профільтрувати схожі позиції та закупити одразу декілька одиниць. Взагалі набагато легше допомагати великими партіями, наприклад, одягати цілий батальйон. Але суть роботи фонду саме в точковій підтримці, й це не зміниться.

Чим займається команда

На старті ми працювали вп’ятьох, а коли заявок стало більше — збільшили команду до 10 осіб. За пошук екіпірування відповідають сім осіб. Кожна робить те, що «йде» найкраще. Наприклад, одна дівчина круто шукає тепловізори, друга — плитоноски й плити, причому різні, третя — форму. По тому, як запити закриваються, стає зрозуміло, які питання ставити й на що орієнтуватися.

Наша база постачальників постійно поповнюється. Ми домовилися: якщо хтось бачить класного постачальника, навіть не за своєю «спеціалізацією», то контактує його одразу, щоби потім ми мали виходи на надійних продавців.

Окрема людина обробляє нові заявки від співробітників. Вона підтверджує, що ми почали роботу, щойно бачить новий запит, а також ставить додаткові питання, якщо інформації не вистачає. Ще одна співробітниця стежить за актуальністю запитів й за тим, щоби кожна річ потрапила у дві таблички — ту, де кожен запит прописаний окремо й ту, де ми ведемо загальний облік. Це робиться для того, щоб ми могли відфільтрувати, що потрібно для різних замовлень, порахувати схожі позиції та зробити замовлення на декілька одиниць одразу.

Також є дівчата з команди внутрішніх комунікацій компанії, які збирають та публікують звіти й інформують про оновлення на сайті.

Я ж останнім часом займаюся вдосконаленням процесів, контролюю бюджети та затверджую великі покупки на кшталт тепловізорів, дронів чи автомобілів. Ось ці затвердження зазвичай термінові, тож це єдине, що поки не вдалося упорядкувати. Наприклад, якщо знайшли тепловізор і потрібен бюджет, то відреагувати потрібно прямо зараз, бо техніку можуть забрати через 15 хвилин. Але нині, коли ми налагодили процес, це вже не надто вибиває з колії.

Результати й труднощі

Наразі ми знайшли та доставили військовим 305 необхідних речей. Раніше закривали 15 запитів на тиждень, а зараз виходить десь 30–40. Це і одяг, і медикаменти, і тепловізори, і дрони, і автомобіль. Автомобіль — це був запит від «Азова». Наприкінці квітня військові шукали мінібус, щоби вивезти поранених і загиблих з лінії зіткнення. Зараз купити машину цілком можливо, а от знайти мінібус уже важче. Потрібний знайшовся в Кропивницькому. Хлопці приїхали, оцінили, їм сподобався. Довелося трохи помучитися з оформленням покупки, але врешті-решт все вийшло.

Базу виробників якісної амуніції ми збираємо ще з кінця лютого. Це те, на що спирається наша робота, адже недбалість та несумлінність постачальників може коштувати бійцю життя. Наведу один дуже показовий приклад. Ми шукали каску для мого друга на передовій. Домовилися з постачальником про шолом третього класу захисту — такий захищає від уламків після вибуху та куль легкої стрілецької зброї.

Однак, коли друг отримав посилку, виявилося, що приїхав шолом першого класу, який ефективний лише від ударів та вибухових хвиль. Від продавця я отримала пояснення в стилі «я не подумав/ я не знав». Звісно, що з цією людиною більше не працювали. Тепер ми обережніші: у нового постачальника спочатку замовили одну каску. Коли вона приїхала, і ми впевнилися у її якості — замовили ще десять.

В цілому забезпечення налагоджується. Волонтери вже знають, що і як шукати, тож весь процес перестав бути метушливим і туманним. Тепер ми робимо невеликі запаси, зокрема медикаментів. Нещодавно доукомплектували аптечки бійців додатковими турнікетами. Зазвичай у кожного по одному турнікету, але кінцівок у нас чотири, тому завжди є ризик, що щось піде не так. При цьому я досі вважаю, що скуповувати все, аби вистачило до кінця війни — це неправильно, тому запаси ми робимо зовсім невеликі.

Висновки

На початку в мене була мрія закрити всі запити одразу, однак зрозуміло, що так не вийшло. Проте після реорганізації робота стала набагато простішою. Зараз маємо змогу закривати цілі позиції, а не окремі запити, працюємо більш ніж з одним військовим одночасно. Водночас запити динамічні, потреби бійців змінюються. Наприклад, в переліку десять позицій, а поки ми його комплектуємо, з’являється ще три. Через це іноді виникає відчуття незавершеності.

Мене й команду найбільше мотивують повідомлення від хлопців на передовій. Вони часто дякують та дуже радіють. Особливо приємно, коли ти знаходиш для когось бронежилет, а через пару днів отримуєш повідомлення на кшталт: «У мене товариші питають, де ви такий взяли. Можна контакти?». Це взаємовигідний обмін: бійці задоволені допомогою, а ми задоволені тим, що стали в пригоді.

За ці місяці я переконалася, що ми непереможні. Звучить дуже пафосно, але це правда. Якщо дуже захотіти, можна знайти що завгодно і відвезти куди завгодно. Однак нічого не вийде самотужки, без команди. Наприклад, із фондом за весь час працювала купа людей — це і дівчата, які шукали амуніцію, і розробники, що зробили нам сайт, юристи й фінансисти, які допомагали коректно оформити благодійну організацію, й інші співробітники, що пропонували свою допомогу.

За час роботи фонду я сформулювала декілька висновків-порад тим, хто також допомагає військовим:

  1. Максимально скоротіть ланцюжок комунікацій.
  2. Окресліть напрямок, за яким працюєте. Він може бути вузькоспеціалізованим, проте ефективним. Працювати для всіх одразу буде надзвичайно складно.
  3. Визначте основний, в ідеалі, єдиний, канал комунікації.
  4. Розподіліть ролі. Не забувайте виділити не лише тих, хто безпосередньо шукає необхідне, а й тих, хто займається операційкою — веде облік, обробляє заявки, стежить за актуальністю запитів.
  5. Об’єднуйте однакові позиції та замовляйте у постачальників одразу партію. Простіше організувати декілька одиниць спорядження, ніж одну.
  6. Сформуйте базу перевірених постачальників. За можливості, перевіряйте нових.
  7. Зберігайте конфіденційність тих людей, які просять про допомогу. Не передавайте їхні контакти чи будь-яку іншу інформацію третім особам.
  8. Вірте в ЗСУ та продовжуйте боротися на своєму фронті. Все буде Україна!
👍ПодобаєтьсяСподобалось4
До обраногоВ обраному0
LinkedIn
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Не читав, але сам факт статті на цю тему підтримую. Хто ще має подібний досвід — будь ласка поділіться.

Час коли єбашимо з наскоку любой ценой минув.
Зараз є можливість підвищувати свою ефективність, треба це робити

Підписатись на коментарі