Відкрили хаб у Болгарії під час війни: успіхи, «підводне каміння» та висновки, які стануть у пригоді

Вітаю! Мене звати Аня, я Project Manager у Namecheap (американський доменний реєстратор, стратегічний партнер ZONE3000 ). До початку вторгнення я працювала над операційними проєктами та разом з колегами розвивала внутрішні продукти компанії. Але війна змусила нас адаптуватися і максимально застосувати всі свої вміння, аби допомагати іншим, в тому числі й команді. Я не стала винятком.

З огляду на ситуацію в країні, ZONE3000 разом із партнером Namecheap прийняли рішення про відкриття хабу в Європі. Хаб мав стати місцем для безпечного перебування фахівців та їхніх рідних і стабільної роботи команди. Мені випала нагода спробувати себе в ролі менеджера цього проєкту та отримати новий корисний досвід, яким тепер можу поділитися з колегами.

Відкриття хабу в Європі звучить романтично та привабливо. Але по факту — це комплексний проєкт, який змушує ретельно працювати над багатьма деталями та, натикаючись на несподіванки, швидко знаходити рішення.

Нижче я розповім про те, як ми відкрили хаб у Бансько (Болгарія) і як він функціонує. Мій досвід стане в пригоді, якщо ви маєте намір створити безпечний і комфортний простір для своєї команди за кордоном та релокувати спеціалістів у країни ЄС.

Ідея створення хабу, вибір локації та типу розміщення

Ще до початку вторгнення агресора ZONE3000 разом з партнерами розробили план дій у випадку надзвичайної ситуації та найгіршого сценарію. Ми були цілком готові до евакуації нашої команди з міст на сході країни до львівської локації компанії. Згодом, провівши опитування серед спеціалістів, дізналися, що велика кількість людей має бажання переміститися до певної точки за кордоном, де буде можливість жити та працювати разом з колегами. Тож ми почали втілювати в життя наші наміри зі створення такого місця.

Основна ціль відкриття хабу ー забезпечити фахівців компанії можливістю перебувати в безпечному та доступному місці для проживання й роботи, бути разом з рідними, колегами та поряд з українською спільнотою.

Першим етапом був вибір локації, який вимагав ретельного аналізу за багатьма критеріями ー для цього у нас були результати попереднього опитування команди. Серед країн Європи виділили для себе Болгарію, Туреччину, Грецію, Португалію, Румунію та Італію.

Ось на які моменти ми звертали увагу:

  • країна мала бути членом Євросоюзу або NATO (гарантія безпеки і тимчасовий захист);
  • можливість прямого в’їзду з України;
  • розвинута інфраструктура: інтернет (бажано, оптичний), магазини, лікарні, школи, дитячі садочки, банки;
  • наявність умов для розміщення 500 людей у місті;
  • дворазове харчування (мінімум) та/або самостійне приготування їжі;
  • розміщення з тваринами;
  • наявність усіх необхідних комунікацій, пралень тощо;
  • можливість розширення у випадку збільшення охочих приїхати до хабу;
  • прийнятна вартість розміщення у готелі;
  • невисока ціна оренди житла в місті.

За всіма критеріями наш вибір зійшовся на Бансько. Це невелике гірське містечко у південно-західній частині Болгарії, яке завоювало славу міста «цифрових кочівників» (digital nomads). Тут можна працювати без прив’язки до локації, насолоджуватися мальовничими краєвидами та активно відпочивати.




Для розміщення людей ми обрали типове житло цього гірськолижного курорту ー готелі. Ми розглядали кілька варіантів, орієнтуючись на різні фактори, але серед головних умов була можливість розміщення на декілька місяців. В результаті компанія домовилася з кількома готелями з місткістю до 200-300 осіб.

Всі вони комфортні, для малих дітей є окремі ліжечка, тож наші фахівці та їхні родини отримують безпечне, чисте й затишне житло та простір для роботи. При розселенні першою чергою ми орієнтуємось на те, щоб вся родина була разом.

Отже, висновок перший: вибір локації має ґрунтуватися на певних критеріях, які важливі для безпечного та комфортного перебування людей.




Створення робочої групи

Після вибору місця ми перейшли до створення команди проєкту. Вона народжувалась досить нестандартно: це були 9 людей з різних відділів, які самі проявили цікавість до реалізації ідеї. У нас були різні графіки роботи, ми паралельно працювали та виконували задачі цього проєкту, здебільшого локальні.

Вже через кілька днів кожен спеціаліст розкрив свої сильні сторони й мені стало легше розподіляти робочі завдання. Важливо було «відчувати» команду та кожного окремо, аби разом задати правильний ритм роботи. Дехто з команди продовжує займатися операційною діяльністю у хабі й зараз.

Важливо: вам буде потрібна людина, яка говорить місцевою мовою й англійською, та зможе допомогти локально.

Для того, щоб зорієнтуватися на місцевості, порозумітися з готелями, вивчити локальні традиції тощо, вам знадобиться чимало часу. Потрібно дуже чітко обговорювати умови співпраці з готелями та установами, адже є чимало локальних особливостей і умов у контрактах, які важко зрозуміти у спілкуванні англійською. Тож допомога носія мови, який володіє також англійською, суттєво зекономить вам час, зусилля та нерви. Нам пощастило ー допомагати нашій команді визвався власник одного з готелів.

До речі, не варто покладатися на міф, що болгарська мова схожа на українську. Ми зіткнулися з тим, що досить складно викликати таксі (ви просто не зможете пояснити таксисту, коли й куди вам потрібно їхати), зробити закупки на місцевому ринку, звернутися до персоналу за послугою тощо.

Англійською тут говорить досить невеликий процент місцевих ー навіть у держустановах говорять тільки болгарською, але наші спеціалісти справляються з мовними перешкодами усіма можливими способами.

Тож другий висновок ー вам потрібні «правильні» люди у команді, які будуть працювати як єдиний організм.

Логістика та прорахунки ризиків

Перевезення людей до Бансько виявилось нелегким завданням. Ми шукали швидкий варіант подорожі, але прямого сполучення з Україною, на жаль, не було (і досі немає). Ми прорахували, що автобусний маршрут Львів-Бансько займає близько 36 годин (з урахуванням часу на перетин кордону та зупинку у Катовіце, щоб забрати частину наших людей).

При перетині кордону з Болгарією є можливість оформити документи для тимчасового захисту. Враховуючи, що деякі готелі приймають українців тільки з цим документом, багато людей користуються цією можливістю. Тому час перетину кордону може бути до 8 годин. Альтернативний та швидкий варіант ー з авіаперельотом (23 години), але він підходив тільки для людей без тварин та з біометричним паспортом.

Отже, ми організували автобуси зі Львова через Польщу. Оплату транспорту взяв на себе наш партнер Namecheap. Також покривали витрати людини, якщо вона самостійно їхала до Львова з іншого міста України. Дорогу до Польщі чи безпосередньо до Бансько з інших частин Європи теж відшкодувала компанія (повністю чи частково).

Найскладнішим було розрахувати ризики, пов’язані з кількістю людей. Якщо приїде менше, ніж заплановано, ми втрачатимемо кошти за орендовані номери. Якщо більше ー був ризик, що не знайдемо швидко для них житло.

Саме тому ми обрали такий підхід: спочатку максимально заповнюємо один готель, а в процесі приїзду команди ー наступні. Кількість людей постійно змінювалась ー загалом до хабу приїхало 100 осіб. Дехто після адаптації вирішив винаймати власне житло поруч, а хтось перебував у іншій країні й вирішив переїхати до хабу. Тож кількість людей тут і зараз не є постійною.

Наразі наша команда розміщена у двох готелях із середнім завантаженням на 50-80%. Це близько 45 людей із сім’ями, а ще в хабі проживають 4 собаки та 6 котів.

Також важливим пунктом було харчування ー ми хотіли знайти варіант, де люди могли б готувати самостійно, або хоча б була послуга на кшталт готельного half-board (дворазове харчування) на перший час. Харчуватися в ресторанах та кафе не є проблемою, але на постійній основі це може виходити задорого. Зараз є частина приміщень зі своєю кухнею (апартаменти) ー у такі номери ми заселяємо перш за все родини з дітьми. В іншому місці є кухня готелю для самостійного приготування їжі.

У Бансько дуже розвинута система готових продуктів, тому це теж непогана альтернатива. Протягом перших 7 днів після евакуації до Бансько з України та інших країн компанія забезпечує 2-разове харчування, тому під час адаптації люди можуть не перейматися через це питання.

Мій третій висновок: ретельно вивчіть логістику.

Інтернет-мережа та коворкінг

Цікавий кейс ми отримали з підключенням до інтернету. Якщо йде мова про одночасне підключення 100 девайсів, і деякі з них працюють через VPN, налаштування мережі можуть «скидати» такі підключення. В нашому готелі був досить швидкий інтернет від провайдера, оптика та добре прокладені точки доступу, але було нелегко отримати доступ до налаштувань. Також ми зіткнулися з проблемою роутингу VPN підключення.

Ми вирішили трохи удосконалити мережу: докупили необхідне обладнання та переналаштували її для безперебійної роботи нашої команди.

Треба відмітити: якщо ви плануєте створити хаб, в організаційній групі має бути фахівець, який допоможе з організацією та налаштуванням мережевої інфраструктури.




Щодо коворкінгу, то його вдало замінили простори готелю. Люди з команди працюють у ресторані, лоббі, у зоні відпочинку на дворі та з номерів. Тут досить тихо, є можливість працювати, спілкуватись та проводити час із дітьми, тож поки що нема потреби користуватися коворкінгами поза межами готелю. Проте зараз ми прораховуємо і цей варіант, щоб покращити робочі умови.

Робимо висновок: заздалегідь забезпечте безперебійний і швидкий інтернет для роботи у хабі та (бажано) майте на місці свого фахівця з мереж.

Розрахунок бюджету та фінанси

Звичайно, розрахувати все «до копійки» неможливо. Але я хочу поділитися порадами, що ще треба врахувати відносно фінансових витрат окрім глобальних, на кшталт логістики та оплати готелю:

  • закладайте суму на депозит і оплату комунальних платежів;
  • враховуйте суму на придбання обладнання для якісного налаштування мережі, а також побутових потреб мешканців хабу;
  • заплануйте витрати на дрібні організаційні потреби. Наприклад, нам знадобилося зробити чимало паперових копій документів для наших спеціалістів, які вимагала місцева влада. Вартість послуги висока, і у масштабах роботи з великою групою людей це вилилось у кругленьку суму;
  • для багатьох розрахунків знадобиться готівка у місцевій валюті. Для нас найшвидшим способом отримати кошти від фінансового відділу компанії з невеликою комісією став Western Union.

Отже, порада фінансова: окрім глобальних витрат на логістику й оплату помешкання закладайте бюджет на побутові та непередбачені потреби.

Покриття витрат для команди та членів родини

ZONE3000 та Namecheap забезпечують команді часткове покриття витрат на проживання у хабі у вигляді субсидії. Всі звернення розглядаються індивідуально, адже розмір компенсації залежить від кількості членів родини спеціаліста, наявності дітей, батьків похилого віку та від розміру доходу родини.

Щоб люди могли розрахувати приблизну вартість проживання у хабі та розмір компенсації, ми створили простий калькулятор. Тож заздалегідь можна оцінити, чи підходить людині такий варіант розміщення.

Також є підтримка компанії для чоловіків з команди в Україні, які хочуть відправити свою сім’ю до Бансько, але самі залишаються на Батьківщині. Компанія може надати в такому випадку певну суму на особисті витрати та оплату житла в Україні.

Ще ми розглядаємо звернення людей, яким потрібно покривати додаткові витрати, наприклад, оплату проживання для батьків або інші зобов’язання. Намагаємось допомогти кожному індивідуально, залежно від обставин, у яких опинився наш фахівець.

Висновок шостий: зробіть перебування у хабі для команди доступним або запропонуйте покриття певних витрат, аби люди отримали дійсно прийнятний варіант.




Висновки та чекліст проєкту

Попри складнощі у реалізації, нам вдалося побудувати ком’юніті наших спеціалістів та їхніх рідних за кордоном, що дало їм можливість бути в безпечному місці, поряд з сім’єю та колегами. Наразі таке об’єднання людей допомагає нам легше пережити війну і ту надскладну ситуацію, в якій зараз є Україна. Люди мають змогу працювати та бути більш-менш впевненими у завтрашньому дні.

Для колег, що планують відкривати подібні хаби для команд, я б рекомендувала скористатися таким чеклістом:

  • Зробіть аналіз локації за основними критеріями. Враховуйте все: від відстані до України, членства країни у міжнародних організаціях до розвинутості локальної інфраструктури.
  • Визначтесь із розміщенням. Проаналізуйте місцевий ринок житла та оберіть прийнятний варіант (готель, помешкання тощо).
  • Досконально вивчіть умови контрактів з готелями та орендодавцями. Ставте багато питань та чітко оговорюйте умови.
  • Зберіть організаційну групу та знайдіть підтримку серед місцевих. Це можуть бути люди з різних команд, з різними навичками, але всіх їх має об’єднувати бажання допомагати. А ще вам потрібна людина, яка стане своєрідним радником на місці.
  • Проведіть опитування команди. Необхідно визначити хоча б орієнтовну кількість охочих релокуватися до хабу.
  • Прорахуйте логістику. Оберіть оптимальний варіант, аби людям було зручно дістатися до локації.
  • Подбайте про покриття витрат для команди. Прорахуйте оптимальну модель, прийнятну як для компанії, так і для спеціалістів.
  • Забезпечте фінансування проєкту. Налаштуйте зв’язок та швидке отримання грошей від фінансового відділу компанії. Подбайте про наявність готівки у місцевій валюті.
  • Забезпечте безперебійну роботу. Знайдіть місце для роботи команди. Налаштуйте інтернет-мережу, перевірте навантаження та за необхідності придбайте обладнання.
  • Keep calm та вірте в ЗСУ! Все буде Україна!

Сподіваюся, наш приклад і мій досвід допоможе вам створити безпечне та комфортне місце для проживання й роботи вашої команди у Європі.

Сподобалась стаття? Натискай «Подобається» внизу. Це допоможе автору виграти подарунок у програмі #ПишуНаDOU

👍ПодобаєтьсяСподобалось8
До обраногоВ обраному2
LinkedIn
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

До речі, не варто покладатися на міф, що болгарська мова схожа на українську. Ми зіткнулися з тим, що досить складно викликати таксі (ви просто не зможете пояснити таксисту, коли й куди вам потрібно їхати), зробити закупки на місцевому ринку, звернутися до персоналу за послугою тощо.

що болгарська мова схожа на українську

Так вона не схожа взагалі :-)
Хто той міф придумав?

p.s. Чого лише вартий їх жест головою «так, ні»

Спасибо, сам присматриваюсь к Болгарии, только к другому региону.

А ви приймаєте кандидатів на роботу які досі знаходяться в Україні?

Вітаємо! Так, ми наймаємо спеціалістів, які зараз знаходяться в Україні. Наша стратегія зараз ー це максимально підтримати саме українців та українську економіку. Відкриті вакансії можна переглянути на сайті zone3000.eu.

Скільки чоловіків вивезли?

А вчем проблема? Что сейчас проблеиа выехать при наличии дегег? Или в чем?

У нас не було наміру вивезти чоловіків. Було декілька чоловіків, що приїздили до хабу на законних підставах.

А кого був намір вивезти? По всій статті пишете «спеціалістів» і «людей»

Тобто, дівчата/жінки, за Вашою думкою, не належать до жодної з перелічених категорій?.. о_О

Це якби в вашій компанії заявили що видають девелоперам sign-on бонус $10к. А потім виявилось що лише рубістам, яких відсотків 5 з усіх.

Та нє, це просто Ви прочитали текст саме так, як захотіли прочитати. «Основна ціль відкриття хабу ー забезпечити фахівців компанії можливістю перебувати в безпечному та доступному місці» — ніде немає згадки про те, що метою проєкту був нелегальний вивіз працівників чоловічої статі за кордон. Хто мав законну можливість — виїхав, незалежно від наявності тестікул. Хто не мав — продовжує знаходитись в Україні.

То ви прочитали мій комент так як хотіли)
Де там про нелегальність?
Мова була про те щоб називати речі своїми іменами і якщо компанія вивозить саме жінок то так і говорити а не прикрашати абстрактними формулюваннями

Компанія надавала допомогу в виїзді всім, хто мав бажання та законні підстави виїхати. А Ваше питання «Скільки чоловіків вивезли?» звучить, як прямий натяк на те, що їх вивозили козячими тропами через дірки в прикордонних парканах.

Хоча, в будь-якому випадку, варто визнати, що від прямої відповіді на питання авторка ухилилася. ))

Дякую! Все так,

Компанія надавала допомогу в виїзді всім, хто мав бажання та законні підстави виїхати

Ми перевозили всіх, жінок та чоловіків, а не тільки жінок. Чоловіків було не багато, зрозуміло чому :)

Підписатись на коментарі