Exit Interview. Стратегія проведення розмови, на якій співробітник обговорює звільнення

Мене звати Марія Присяжна, наразі я працюю HR Manager в продуктовій компанії Clovertech. За плечима маю досвід 5+ років роботи як в продуктових, так і в аутсорс IT-компаніях. За цей час нам разом с командами вдалося розробити стратегію проведення та поведінки на Exit Interview.

Гадаю, що ця стаття може стати в пригоді як HR спеціалістам, так і менеджерам або тімлідам, які хочуть зрозуміти, як можна скласти план дій та отримати максимум корисної інформації і для свого подальшого розвитку, і для корисних змін в компанії за допомогою такого інструменту, як Exit Interview.

Впевнена, що не всі розуміють цінність останньої зустрічі зі співробітником, та яку користь команді й бізнесу може принести фідбек людини, яка вирішила звільнитись.

Якщо ви зможете вибудовувати стратегію Exit Interview, обрати професійного інтерв’юера та поставити людині правильні питання — надалі на основі цього ви зможете впровадити стратегічні рішення для розвитку компанії та уникнути плинності цінних членів команди.

Ціль проведення Exit Interview

Отже, розберемо детальніше стратегію поведінки та проведення Exit Interview. Насамперед потрібно визначити ціль зустрічей. В самого проведення таких бесід є щонайменше три цілі:

  1. Потрібно розуміти, що Exit Interview — це не просто розмова з колегою за кавою, а робоча зустріч, на якій можна отримати інформацію про те, що співробітнику подобалось в компанії, а що — ні, на які труднощі натрапляли в роботі, яка була атмосфера в команді, чи були конфлікти на робочому місці, чи всі процеси в компанії, на думку співробітника, були ефективні, а також отримати фідбек про менеджмент та його рішення.
  2. Збереження лояльного відношення співробітника до компанії. Адже останнє враження не менш важливе за перше.
  3. Можливість отримання інформації стосовно конкурентів: виходячи з того, в яку компанію йде колишній співробітник, можна проаналізувати, які позиції відкриті в інших компаніях, як вони розвиваються, які є переваги відносно вашої компанії.

Стратегія та підготовка до Exit Interview

Щоб мати можливість отримати максимум від Exit Interview, побудувати вірну стратегію як поведінки, так і самого проведення зустрічі, потрібно визначитись з планом дій, а саме:

1. Обрати інтерв’юера.Від цього залежить, наскільки співробітник зможе відкрито говорити та надати повноцінний та чесний фідбек. Бажано, щоб це не була людина з команди або безпосередній керівник, оскільки це може звузити або зовсім закрити можливість надання повного фідбеку про менеджмент та роботу команди. Найкраще, щоб Exit Interview проводив People Partner або HR manager (як це робимо ми в нашій компанії) до якого співробітник звично звертається зі своїми питаннями, ще працюючи в компанії.

2. Визначитись з часом та місцем проведення. Краще за все проводити Exit Interview останнім етапом в Offboarding процесі.

В такому випадку сторони вже не будуть залежати один від одного та цей факт значно підвищить шанси на отримання максимально чесних та відкритих відповідей.

3. Підготовка питань та розсилок. Заздалегідь сформовані та підготовленні питання допоможуть вам мати чіткий план зустрічі. Але завжди треба враховувати людський фактор та розглядати кожен кейс індивідуально.

Для орієнтиру та для того, щоб отримати інформацію відносно різних сфер, можна взяти за основу перелік питань, який я наводжу нижче. Втім, прошу завжди тримати в пам’яті той факт, що це всього лише орієнтовний план, а питання повинні бути продумані відносно вашої конкретної стратегії. Також важливо звертати увагу на те, про що хоче поговорити сам спеціаліст.

Для вашої зручності, можете скласти власний план питань, розділених на блоки, наприклад:

Питання про причини звільнення:

  1. Що спонукало тебе до пошуку нової роботи?
  2. Як довго ти приймав рішення про звільнення?
  3. Які ключові фактори вплинули на твоє рішення?
  4. Чи пропонував ти якісь рішення для розв’язання питань, що тебе хвилювали?
  5. Чи відчував ти свою цінність, як спеціаліста, в компанії?
  6. Чи могло б щось вплинути на твоє рішення, щоб ти залишився в компанії?

Питання про команду та менеджера

  1. Чи озвучував ти причини раніше комусь із команди, менеджеру чи HR?
  2. Якщо так, хто з колег тобі допомагав у вирішенні питань?
  3. Чи вистачало тобі співпраці з менеджером?
  4. Як часто ти отримував зворотній зв’язок?
  5. Чи був він, на твою думку конструктивним?
  6. Кого з команди ти б виділив як професіонала і чому?
  7. Які командні процеси, на твою думку, варто б скоригувати або змінити?
  8. Чи всі робочі цілі, які тобі виставлялись, були чіткими, зрозумілими та досяжними?

Питання про внутрішню культуру компанії:

  1. Чи порекомендував би ти компанію комусь зі своїх знайомих або друзів?
  2. Чи розглянув би ти можливість знову до нас повернутись?
  3. Чи вдалося тобі завести тут друзів?
  4. Що тобі найбільше подобалось в компанії?
  5. Що перед усім не подобалось?

Питання про процеси:

  1. Які б процеси, на твою думку, варто було змінити в компанії та чому?
  2. Чи вистачало тобі всіх ресурсів, інструментів для виконання своїх обов’язків та задач? Чого не вистачало?
  3. Чи вистачало тобі комунікації від менеджменту, HR команди, щоб розуміти реальний стан речей в компанії?
  4. Що ти запропонував би менеджменту компанії, щоб зробити компанію місцем мрії для роботи в ній?

Проведення Exit Interview

Після того, як ви склали чіткий план дій, можна переходити до самого проведення Exit Interview.

  • Заплануйте та попередьте співробітника заздалегідь. Найзручніше, коли в компанії є чітка процедура Offboarding, в якій прописані всі кроки для компанії та співробітників. Серед яких і ця розмова. Щоб співробітник заздалегідь зміг спланувати свій день та підготуватись до інтерв’ю.
  • Закладіть приблизно одну годину часу, щоб у вас була можливість обговорити всі питання в спокійній атмосфері.
  • На початку зустрічі проговоріть ціль інтерв’ю та план розмови.
  • Ставте запитання, але не йдіть монотонно за чітко написаним переліком. Будьте гнучкими, бо розмова сама собою може спрямуватися зовсім в іншому напрямку.
  • Проговоріть всі необхідні моменти: умови розірвання, що не варто робити співробітнику (якщо є якісь обмежувальні моменти в контракті).
  • Озвучте подяку, і за роботу в цілому та внесок в розвиток компанії, і за участь в розмові та фідбек.
  • Запропонуйте триматися на зв’язку та можливість звертатися з питаннями та рекомендаціями до вас.

Як долати упередження щодо Exit Interview

Нерідко можна зустріти небажання співробітника проходити Exit Interview, розповідати щось правдиво чи взагалі йти на контакт. Щоб Exit Interview в компанії не вважали за щось страшне, непотрібне, або просто «для галочки», необхідно від самого початку вибудовувати культуру відкритості та чесності в компанії. Формувати у співробітників розуміння того, що їхня думка поважається, що вона цінується, а висловлення фідбеку призведе тільки до позитивних змін та буде сприйняте з вдячністю за прямоту.

Однак, якщо вже ви зіткнулись з небажанням співробітника проходити Exit Interview, потрібно розуміти, що причиною можуть бути приховані конфлікти, нерозуміння співробітником цілі даної зустрічі або взагалі страх, що якщо співробітник висловить свою думку, то для нього можуть виникнути негативні наслідки.

В такому випадку, обов’язково необхідно повідомити співробітника про те, що дана зустріч суворо конфіденційна. Також необхідно дати зрозуміти співробітнику, що його відповіді ніяк не вплинуть на подальші дії або його професійну репутацію. Можливо попередньо дати співробітнику список питань, щоб він сам обрав, які саме він би хотів обговорити на зустрічі.

Проте, якщо навіть і за таких умов співробітник не має бажання проходити Exit Interview, рекомендую відступитися і не наполягати. Натомість можна запропонувати співробітнику пройти опитувальник після розірвання контракту, анонімно, та в той час, коли йому буде зручно, через тиждень-два.

Таким чином для себе ви зможете отримати конструктивний фідбек, а співробітник зможе спокійно обдумати всі моменти, які хотів би висловити.

Висновок

Exit interview — це зустріч, яка впливає як на внутрішній, так і на зовнішній бренд роботодавця, тому дуже важливо дотримуватись позитивного настрою на таких інтерв’ю. Тільки таким чином можна отримати цінний та чесний зворотній зв’язок, який принесе користь компанії та стратегічним змінам.

Не має значення, чи співробітник йде з компанії за власним бажанням, або з ініціативи компанії — завжди варто завершувати ділові відносини в дружній атмосфері та озвучивши вголос усі враження й висновки.

Сподобалась стаття? Натискай «Подобається» внизу. Це допоможе автору виграти подарунок у програмі #ПишуНаDOU

👍ПодобаєтьсяСподобалось11
До обраногоВ обраному4
LinkedIn
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Дякую за пост. Цікаво, а як ви формували правила, на основі яких будуєте Exit Interview? Брали з літератури/досвіду закордонних колег?

Дуже часто Exit сприймається як Change чи Switchover і тому єдине, що хоче знати безпосередній менеджер при звільненні людини це куди і за скільки. Принаймні в мене так було.
Цікавий випадок трапився зі мною якось в одному з спа-салонів. Зустріла там колишніх співробітниць, одна з яких власне і проводила прощальну розмову. Виявилось, що вона досі пам’ятає що я там понаписувала, мої відповіді на ті питання, хоч пройшло вже 3 роки.

Якщо б це була невелика компанія на 100 людей, а ви — півот який йде, тоді від такого інтервью і могла б бути користь.
В багатотисячному аутсорсі не певен що щось зміниться навіть якщо 10% працівників підуть, і всі назвуть одну причину, не кажу вже про одну особу якій щось боліло.

Просто йдеш і працюєш там де вважаєш краще, нікому ті драми не потрібні.

В такому випадку, обов’язково необхідно повідомити співробітника про те, що дана зустріч суворо конфіденційна. Також необхідно дати зрозуміти співробітнику, що його відповіді ніяк не вплинуть на подальші дії або його професійну репутацію.

Давайте тоді замість підписання NDA на старті, теж усно домовлятись. Чому у випадку ризиків для компанії, ви вимагаєте письмових гарантій із штрафами, а у випадку ризиків для працівника, лише обіцянки?
За моїм власним досвідом, словам hr на exit interview не можнавірити взагалі. І щось розголошувати — лише на шкоду собі, компанії з того користі нуль. Нажаль.

Особисто я провів кілька сотень exit interview, можливо й більше тисячі. Виключно заради підтримки знань поведінкової психології. Задаю лише два питання:
1) Чому пішов?
2) А чому насправді?

Як здогадуєтесь, відповіді не дуже-то й різняться. У абсолютній більшості випадків проблему можна було вирішити взагалі не напрягаючись. Причина № 0 усіх звільнень — це по суті заборона вирішувати проблеми, бо це розглядається як конфлікт, а конфлікти це ж типу погано. «Краще» ж заборонити обговорення — і нема проблеми.

Екзит интервью полная ерунда. Если хр/менеджер во время твоей работы не удосужился узнать все ли ок, и что-то с этим делать, то смысл всего этого в конце абсолютно непонятен.

Я как то раз уходил с одной конторы. Рассказал своему менеджеру/продукт овнеру/всей команде что ищу новую работу активно. Продукт овнер зарайзил это как хай риск моему менеджеру, тот своему, короче знали об этом все, кроме хр так как я с ней не общался. Так вот, наступил день когда я написал увольнительный и отдал в бухгалтерию. Хр организовала мне 1/1 пытаясь понять почему я ухожу. Я ей сказал что рассказал это всем кто меня хотел слушать ещё 2 месяца назад. Она что мол одно дело говорить что уйдёшь а другое дело уходить, и теперь она готова слушать. Я ее в итоге послал культурно, так как глупо делать вид что ты хочешь что-то изменить имея все шансы до этого

Абсолютно згоден. На кожномі мітінгу ти проговорюєш проблеми, що заважають працювати, на 1+1 ще раз із HR все повторюєш. Коли зп впала нижче ринкової — йдеш до ПМ у спробі це вирішити, і коли вже маєш іншого офера, ой а як же ж так сталося, що пішло не так, давайте ще змарнуємо 2+ години на пусте обговорення.

Галетный вайб это «заказчик не жалуется и бог с ним». Был кейс когда в тиме лид был Еблан. Сказали об этом менеджеру. НИ-ХУ-Я не изменилось) хотя менеджер и сам прекрасно видел. НО — за Лида платили и клиент не Жаловался, потому все и дальше продолжало работать.

Второе — задача галеры роутить бабос и не мешать разрабу своими ритуалами)

Все сказане вами буде використане проти вас ©

Не націлено на вирішення проблем, а скоріше на уникнення негативних фідбеків поза компанією. Немає практичного застосування відповідям, і всі це знають, на цьому інтервю. Це як останній цвях. Причина заільнення — ви задаєте дох питань, але вам пох на відповіді, бо галери без гребців не пливуть.

Забагато «наводящих» питань типу: а що ти зробив щоб порішати проблеми через які звільняєшся. Це недоречно, намагання виставити людину винною і саме так буде сприйматись.

Що спонукало тебе до пошуку нової роботи?

Старое место работы

Як довго ти приймав рішення про звільнення?

Сразу же.

Які ключові фактори вплинули на твоє рішення?

Назвать всех факторов пофамильно, поставить СЕО в СС.

Кого з команди ти б виділив як професіонала і чому?

Себя, очевидно же.

Чи пропонував ти якісь рішення для розв’язання питань, що тебе хвилювали?

Предложил уволиться

Які командні процеси, на твою думку, варто б скоригувати або змінити?

Уволить: см. п.3

Чи могло б щось вплинути на твоє рішення, щоб ти залишився в компанії?

см. предыдущий пункт

Історія з одної галери: людина звільнилася, на Exit Interview нажалілася на менеджера в тому числі, а потім зайшла до нас в кімнату попрощатися. І тут заходить менеджерка і починає розбор польотів, шо то він на неї наговорив)))

Дай вгадаю: причина звільнення — тому що всі проблеми менеджменту пропонується вирішити саме тим, хто їх і створив.

та нє, проблеми ніби були приземлені, деталі писати не буду )

привіт такому HR і компанії в цілому, якщо цей фідбек зливають ще й відразу))

Деякі компанії мають «exit pack» для таких ситуацій, схоже щось на «welcome pack». Звільнення з компанії- нормальний робочий процес, є багато випадків, коли працівники повертаються, тому не треба сприймати звільнення як кінець світу і обрубування всіх контактів.

Я погоджусь на exit interview тільки якщо буде exit pack.

і чим більше він буде наповнений, тим більше слів/символів скажу)

Більше того, якщо exit pack’а не буде, чи він буде поганий — я може ще вам на зло і звільнятися передумаю!

exit pack від СофтСерва — відібрати рюкзак для ноута виданий принаймі ;-) true story,

Стосовно рюкзака то дивно, але є ж й болючіші випадки коли компанія відбирає паркомісце до якого вже звик.

А за кожне слово сказане коллегам у вас тарифікація посимвольна чи посекундна? :)

То з колегами я в одній команді й спілкування приємне бо працюємо над спільними задачами.

А HR-и, які проводять інтерв’ю, це чужа для мене команда від якої очікую маніпуляції: «ось новий стандартний договір, підпиши сьогодні» або «я працювала в компаніях й там було 10 днів відпустки, таке у багатьох компаніях» або «а можеш промовчати на Djinni.co про найм?».

Це вже тоді не interview а дурня якась. Класичне exit interview не передбачає зміни думки і відбувається коли вже «всьо всім ясно» як збір фідбеку. Я в ньому проблем не бачу. Ну але якщо траплялись такі практики маніпулятивні то привіт тим конторам і їх HR

Я написав загалом чому вважаю колег своєю командою, а рекрутерів чужою. І якщо компанія хоче провести окреме exit interview то таке варто матеріально мотивувати.

Стосовно exit interview то вважаю його треба також робити між колегами, питати «чого звільнився та чи все виплатили».

Цікавий підхід. Тобто коли працівник просить про якийсь фідбек про свою роботу у випадку звільнення то він(вона) також оплачувати це повинен, згідно цієї ж логіки? :) Ніякого шарингу відкритого фідбеку кожна із сторін безкоштовно робити не повинна? :) Я не дуже розумію, чому класичне «що було добре\що погано» у бізнесі наприкінці «відносин» має оплачуватись. Це нормально поділитись враженнями між «партнерами» одне про одного. яка «команда» його проводить це взагалі діло 325те. Зазвичай в наш час такі опитування проводяться в онлайн форматі і без особистої розмови навіть.

Це велике обговорення з жарту

Я погоджусь на exit interview тільки якщо буде exit pack.

перетворилось на серйозне.

Комусь готовий віддати безкоштовно свою техніку, а кому вже продаси, залежить від попередніх відносин.

ок, в такій подачі це звучить резонно :)

Щоб Exit Interview в компанії не вважали за щось страшне, непотрібне, або просто «для галочки», необхідно від самого початку вибудовувати культуру відкритості та чесності в компанії

Вот, оказалось, для чего нужно, чтобы все знали у кого какая зарплата.

Нерідко можна зустріти небажання співробітника проходити Exit Interview, розповідати щось правдиво чи взагалі йти на контакт.

Так це правильна поведінка людини яка хоч трохи думає.

Ніколи не можна казати куди конкретно йдеш до закриття випробувального терміну на новій роботі, менеджери готові в кращому випадку дати необ’єктивний фідбек аби втримати толкових.
ЗП не можна говорити за жодних обставин, це не дасть вернутись на меншу (від названої) суму назад в компанію, + в договорі з новою компанією точно буде пункт про нерозголошення комерційних даних.

Вказувати які причини зміни роботи теж не потрібно бо ти і так вже йдеш, краще залишити проект в минулому і переманити норм людей на свій поточний проект.
Скаржитись на когось теж не потрібно бо потім цих людей (і через рік, і два) можуть питати на тебе фідбек (чим вища позиція тим детальніший беграунд чек). Анонімності тут не існує в принципі, бо навіть якшо менеджеру скажуть «люди скаржаться на тебе на екзіт мітингах тому ти без премії» а ти єдиний хто йшов цього місяця, то очевидно хто це сказав.

На такій зустрічі краще говорити загальні/нейтральні фрази, «йду бо на новому місці цікавіші перспективи розвитку. Куди йду і яка ЗП не можу сказати, в договорі є пункт про нерозголошення таких даних.» Далі треба стійко відповідати ± одне й те саме на спроби HR/ менеджера щось вивідати, без агресії але з розумінням того що все що ти скажеш буде записане і розшарене з іншими людьми.

Ну і останнє, мені ж компанія на цьому мітингу не розказує чому ЗП не піднімали так як я хотів а тепер шукають мені заміну з ЗП на 30% більшою ніж в мене.
Хочете щоб я поділився інформацію — запропонуйте щось взамін, чому я маю задаром вам щось розказувати? Хочете знати що не так і чому я йду — скажіть скільки за мене платить клієнт.
Хочете знати ринкові ціни на девів як я — скажіть скільки ви платите іншим людям на моїй позиції чи вище.

Так це правильна поведінка людини яка хоч трохи думає.

Ніколи не можна казати куди конкретно йдеш до закриття випробувального терміну на новій роботі, менеджери готові в кращому випадку дати необ’єктивний фідбек аби втримати толкових.

Так а де ви побачили питання про «куди ви від нас йдете?». Можна ж розпитати: «Що вам у нас не сподобалось, які рекомендації ви можете надати нам, щоб покращити умови праці наших співробітників?».

Так а де ви побачили питання про «куди ви від нас йдете?».

Ось тут?

Можливість отримання інформації стосовно конкурентів: виходячи з того, в яку компанію йде колишній співробітник, можна проаналізувати, які позиції відкриті в інших компаніях, як вони розвиваються, які є переваги відносно вашої компанії.

Ви ж розумієте, що «можливість» має на увазі «хочете кажіть, хочете — ні».

це і хороша стаття, і хороший коментар, при неграмотному проходженні/проводженні exit interview можна зіпсувати відхід з компанії)

Оця людина шарить! На exit interview у обох сторін головна задача — зберегти гарні відносини між собою, адже раптом доведеться працювати разом знову. На жаль, говорити при цьому правду — означає рухатися у цілком протилежному напрямку від цілі, адже робітнику доведеться розповідати про конфлікти, невиправдані очікування і кращі умови на новому місці, а компанії доведеться переводити стрілки і пояснювати чому проблеми не були вирішені до звільнення. Тому так, загальні нейтральні фрази — «Це був гарний проєкт, а команда — чудові професіонали», «Час рухатися далі», «Цього і цього сказати не можу, бо NDA», «Так, буду рекомендувати вас знайомим».

ЗП дійсно краще не говорити, такі питання доволі «дивно» звучали би в такій розмові. Про причини зміни роботи не згоден — яка проблема ними поділитись? Звичайно без кидання на особистості, це дійсно в лонг рані може зіграти проти тебе.
Про частину «секретів» я не дуже згоден. Взнати «куди пішов» на 95% не проблема взагалі, тому із назви компанії я б секрет не робив великий :)
А от «вивідати» з боку HR точно не повинно бути практикою нормальною. Я особисто за те, щоб такі опитування були в онлайн форматі. Кожен зможе поділитись тим чим хоче без ризику якихось «вивідувань» чи інших маніпуляцій. Коротка форма, заповнити яку займає 2 хвилини чи 10 хвилин (при бажанні «насипати» комусь чи за щось) :)

Підписатись на коментарі