Exit Interview. Стратегія проведення розмови, на якій співробітник обговорює звільнення

Мене звати Марія Присяжна, наразі я працюю HR Manager в продуктовій компанії Clovertech. За плечима маю досвід 5+ років роботи як в продуктових, так і в аутсорс IT-компаніях. За цей час нам разом с командами вдалося розробити стратегію проведення та поведінки на Exit Interview.

Гадаю, що ця стаття може стати в пригоді як HR спеціалістам, так і менеджерам або тімлідам, які хочуть зрозуміти, як можна скласти план дій та отримати максимум корисної інформації і для свого подальшого розвитку, і для корисних змін в компанії за допомогою такого інструменту, як Exit Interview.

Впевнена, що не всі розуміють цінність останньої зустрічі зі співробітником, та яку користь команді й бізнесу може принести фідбек людини, яка вирішила звільнитись.

Якщо ви зможете вибудовувати стратегію Exit Interview, обрати професійного інтерв’юера та поставити людині правильні питання — надалі на основі цього ви зможете впровадити стратегічні рішення для розвитку компанії та уникнути плинності цінних членів команди.

Ціль проведення Exit Interview

Отже, розберемо детальніше стратегію поведінки та проведення Exit Interview. Насамперед потрібно визначити ціль зустрічей. В самого проведення таких бесід є щонайменше три цілі:

1. Потрібно розуміти, що Exit Interview — це не просто розмова з колегою за кавою, а робоча зустріч, на якій можна отримати інформацію про те, що співробітнику подобалось в компанії, а що — ні, на які труднощі натрапляли в роботі, яка була атмосфера в команді, чи були конфлікти на робочому місці, чи всі процеси в компанії, на думку співробітника, були ефективні, а також отримати фідбек про менеджмент та його рішення.
2. Збереження лояльного відношення співробітника до компанії. Адже останнє враження не менш важливе за перше.
3. Можливість отримання інформації стосовно конкурентів: виходячи з того, в яку компанію йде колишній співробітник, можна проаналізувати, які позиції відкриті в інших компаніях, як вони розвиваються, які є переваги відносно вашої компанії.

Стратегія та підготовка до Exit Interview

Щоб мати можливість отримати максимум від Exit Interview, побудувати вірну стратегію як поведінки, так і самого проведення зустрічі, потрібно визначитись з планом дій, а саме:

1. Обрати інтерв’юера.Від цього залежить, наскільки співробітник зможе відкрито говорити та надати повноцінний та чесний фідбек. Бажано, щоб це не була людина з команди або безпосередній керівник, оскільки це може звузити або зовсім закрити можливість надання повного фідбеку про менеджмент та роботу команди. Найкраще, щоб Exit Interview проводив People Partner або HR manager (як це робимо ми в нашій компанії) до якого співробітник звично звертається зі своїми питаннями, ще працюючи в компанії.

2. Визначитись з часом та місцем проведення. Краще за все проводити Exit Interview останнім етапом в Offboarding процесі.

В такому випадку сторони вже не будуть залежати один від одного та цей факт значно підвищить шанси на отримання максимально чесних та відкритих відповідей.

3. Підготовка питань та розсилок. Заздалегідь сформовані та підготовленні питання допоможуть вам мати чіткий план зустрічі. Але завжди треба враховувати людський фактор та розглядати кожен кейс індивідуально.

Для орієнтиру та для того, щоб отримати інформацію відносно різних сфер, можна взяти за основу перелік питань, який я наводжу нижче. Втім, прошу завжди тримати в пам’яті той факт, що це всього лише орієнтовний план, а питання повинні бути продумані відносно вашої конкретної стратегії. Також важливо звертати увагу на те, про що хоче поговорити сам спеціаліст.

Для вашої зручності, можете скласти власний план питань, розділених на блоки, наприклад:

Питання про причини звільнення:

1. Що спонукало тебе до пошуку нової роботи?
2. Як довго ти приймав рішення про звільнення?
3. Які ключові фактори вплинули на твоє рішення?
4. Чи пропонував ти якісь рішення для розв’язання питань, що тебе хвилювали?
5. Чи відчував ти свою цінність, як спеціаліста, в компанії?
6. Чи могло б щось вплинути на твоє рішення, щоб ти залишився в компанії?

Питання про команду та менеджера

1. Чи озвучував ти причини раніше комусь із команди, менеджеру чи HR?
2. Якщо так, хто з колег тобі допомагав у вирішенні питань?
3. Чи вистачало тобі співпраці з менеджером?
4. Як часто ти отримував зворотній зв’язок?
5. Чи був він, на твою думку конструктивним?
6. Кого з команди ти б виділив як професіонала і чому?
7. Які командні процеси, на твою думку, варто б скоригувати або змінити?
8. Чи всі робочі цілі, які тобі виставлялись, були чіткими, зрозумілими та досяжними?

Питання про внутрішню культуру компанії:

1. Чи порекомендував би ти компанію комусь зі своїх знайомих або друзів?
2. Чи розглянув би ти можливість знову до нас повернутись?
3. Чи вдалося тобі завести тут друзів?
4. Що тобі найбільше подобалось в компанії?
5. Що перед усім не подобалось?

Питання про процеси:

1. Які б процеси, на твою думку, варто було змінити в компанії та чому?
2. Чи вистачало тобі всіх ресурсів, інструментів для виконання своїх обов’язків та задач? Чого не вистачало?
3. Чи вистачало тобі комунікації від менеджменту, HR команди, щоб розуміти реальний стан речей в компанії?
4. Що ти запропонував би менеджменту компанії, щоб зробити компанію місцем мрії для роботи в ній?

Проведення Exit Interview

Після того, як ви склали чіткий план дій, можна переходити до самого проведення Exit Interview.

• Заплануйте та попередьте співробітника заздалегідь. Найзручніше, коли в компанії є чітка процедура Offboarding, в якій прописані всі кроки для компанії та співробітників. Серед яких і ця розмова. Щоб співробітник заздалегідь зміг спланувати свій день та підготуватись до інтерв’ю.
• Закладіть приблизно одну годину часу, щоб у вас була можливість обговорити всі питання в спокійній атмосфері.
• На початку зустрічі проговоріть ціль інтерв’ю та план розмови.
• Ставте запитання, але не йдіть монотонно за чітко написаним переліком. Будьте гнучкими, бо розмова сама собою може спрямуватися зовсім в іншому напрямку.
• Проговоріть всі необхідні моменти: умови розірвання, що не варто робити співробітнику (якщо є якісь обмежувальні моменти в контракті).
• Озвучте подяку, і за роботу в цілому та внесок в розвиток компанії, і за участь в розмові та фідбек.
• Запропонуйте триматися на зв’язку та можливість звертатися з питаннями та рекомендаціями до вас.

Як долати упередження щодо Exit Interview

Нерідко можна зустріти небажання співробітника проходити Exit Interview, розповідати щось правдиво чи взагалі йти на контакт. Щоб Exit Interview в компанії не вважали за щось страшне, непотрібне, або просто «для галочки», необхідно від самого початку вибудовувати культуру відкритості та чесності в компанії. Формувати у співробітників розуміння того, що їхня думка поважається, що вона цінується, а висловлення фідбеку призведе тільки до позитивних змін та буде сприйняте з вдячністю за прямоту.

Однак, якщо вже ви зіткнулись з небажанням співробітника проходити Exit Interview, потрібно розуміти, що причиною можуть бути приховані конфлікти, нерозуміння співробітником цілі даної зустрічі або взагалі страх, що якщо співробітник висловить свою думку, то для нього можуть виникнути негативні наслідки.

В такому випадку, обов’язково необхідно повідомити співробітника про те, що дана зустріч суворо конфіденційна. Також необхідно дати зрозуміти співробітнику, що його відповіді ніяк не вплинуть на подальші дії або його професійну репутацію. Можливо попередньо дати співробітнику список питань, щоб він сам обрав, які саме він би хотів обговорити на зустрічі.

Проте, якщо навіть і за таких умов співробітник не має бажання проходити Exit Interview, рекомендую відступитися і не наполягати. Натомість можна запропонувати співробітнику пройти опитувальник після розірвання контракту, анонімно, та в той час, коли йому буде зручно, через тиждень-два.

Таким чином для себе ви зможете отримати конструктивний фідбек, а співробітник зможе спокійно обдумати всі моменти, які хотів би висловити.

Висновок

Exit interview — це зустріч, яка впливає як на внутрішній, так і на зовнішній бренд роботодавця, тому дуже важливо дотримуватись позитивного настрою на таких інтерв’ю. Тільки таким чином можна отримати цінний та чесний зворотній зв’язок, який принесе користь компанії та стратегічним змінам.

Не має значення, чи співробітник йде з компанії за власним бажанням, або з ініціативи компанії — завжди варто завершувати ділові відносини в дружній атмосфері та озвучивши вголос усі враження й висновки.