Що нас найбільше дратує в онлайн-зустрічах та як зробити їх продуктивними

З переходом більшості робочих та особистих процесів в онлайн збільшила і кількість онлайн-зустрічей. Планування, бреіншторми, вебінари та лекції, тренування, корпоративи — у всіх цих зустрічах зараз можна взяти участь не виходячи з дому. Але є і зворотна сторона медалі — мітапів стало настільки багато, що вони стають не помічниками у роботі, а навпаки — тільки заважають продуктивності.

Команда компанії GEO Pay розповіла, що саме дратує її співробітників під час робочих мітів, а також склала чек-лист того, як організовувати зустрічі так, щоб вони були корисними, а не контрпродуктивними.

Що не так з онлайн-зустрічами?

Після внутрішнього опитування команди GEO Pay виявилося, що є 5 основних моментів, які дратують у зустрічах. Якщо узагальнити всі відповіді, то складається такий список:

— відсутність структури зустрічі

— не підготовленість до дзвінка

— запізнення та інші організаційні проблеми

— велика кількість зустрічей

— відсутність таймінгу

Брак динаміки розмови, обговорення одного і того ж питання по третьому колу, вимкнені камери та відсутність чіткого дотримання запланованого таймінгу — роблять робочі міти непродуктивними та не корисними для його учасників.

Задля того, щоб зробити робочі міти більш продуктивними та надихаючими, компанія GEO Pay розробила чек-лист про складові для якісної зустрічі:

• підготовка (адженда, чітке визначення питань)
• технічний аспект (кожен заздалегідь увімкнув мікрофон і налаштував техніку)
• мати конкретну МЕТУ зустрічі, щоб отримати результат
• кожен повинен для себе розуміти, навіщо він на зустрічі та в чому користь цієї зустрічі для нього..
• дуже важливо щоб був модератор, який контролює таймінг та питання, які важливо обговорити, не відходити від теми.
• таймінг — говорити рівно стільки, скільки заплановано на цю зустріч. Якщо виникає щось не по темі — краще перенести ці питання на інший час. Має бути структура зустрічі, щоб був результат.
• «правильний контекст» — це означає, що зустріч має бути у відповідний час та з урахуванням локального розташування учасників зустрічі.
• результат. Якщо після зустрічі його немає, можливо, ця зустріч могла б бути емейлом.
• за 2 зайцями не поженешся. Якщо ви на зустрічі — будьте на зустрічі і вмикайтеся в тему, щоб зустріч вийшла ефективною та результативною.
• якщо зустріч триватиме довше запланованого часу, слід проаналізувати причину та зрозуміти, а чи могли ми перенести обговорення питань, через які затрималися, на інший час.

Також потік GEO Pay — People Upgrade сформував просту інфографіку про те, якою мають бути базові складові робочої зустрічі.