Хто такий віртуальний асистент, або Як ще можна «увійти в ІТ»

Привіт всій спільноті DOU. Моє ім’я Марта, я маркетолог і сьогодні хочу поділитися історією запуску нового бренду. Ця розповідь буде не про маркетингові тонкощі того, як створювати і запускати бренди, а про сам напрямок і сферу, в якій ми плануємо розвивати новоспечену компанію. Тому навіть якщо ви не маркетолог, але вас зацікавив заголовок статті — запрошую читати далі.

Про те як «увійти в айті» написано вже не одну статтю. Та сьогодні я хочу розповісти вам про доволі неочевидну стежку до омріяної роботи в стартапі чи великій ІТ аутсорс компанії. Це історія про роботу віртуальним асистентом, про челенджі та можливості, які дає ця позиція і про потенціал цього напрямку. Особливо актуально може бути для людей, які втратили роботу під час війни.

Близько семи місяців ми з командою працювали над запуском компанії SuperbHire, основний фокус якої — рекрутинг віртуальних асистентів. Ми витратили безліч часу та ресурсів на те, щоб дослідити ринок, поспілкуватись з цільовою аудиторією, зібрати відгуки потенційних наймачів та зрозуміти, хто такі насправді віртуальні асистенти. Як виявилось, наше розуміння позиції «асистент» вже давно вийшло за звичні рамки і набуло цілком нових значень.

Якщо ви досі думаєте, що робота асистентом може передбачати лише відповіді на імейли та дзвінки, бронювання квитків та замовлення обідів, чи будь-що подібне інше, що спаде на думку керівнику, тоді точно раджу вам читати далі.

Це може звучати дивно, але засновники та керівники малого і середнього бізнесу можуть називати словом «VA (Virtual Assistant)» мало не будь-яку позицію junior рівня. Проте важливо зазначити, що це стосується сприйняття позиції віртуального асистента саме на західних ринках, в США та Європі.

Тому ті, кому цікаво, як можна потрапити в компанію з іноземною «пропискою», не маючи за плечима років досвіду в ІТ, однозначно мають шанс дізнатись пару корисних секретів.

Більше, ніж просто асистент

В офлайн світі позиція асистента — це свого роду поєднання секретаря, референта, офіс-менеджера, водія та інших позицій. Це дуже часто незамінна людина, яка проводить багато часу з керівником і допомагає з усіма дорученнями та завданнями. Такий собі майстер на всі руки. Часто рутина асистента виходить далеко за рамки того, що можна було знайти в описі вакансії, коли цей фахівець влаштовувався на роботу.

В онлайн-форматі все доволі схоже. Асистента сприймають як людину, яка організовує зустрічі, моніторить пошту, бронює поїздки, виконує інші ad-hoc завдання від свого керівника. Права рука, помічник, асистент — можемо називати це як захочемо.

Всі ці завдання, безумовно, дуже важливі, та як правило, ми ніколи не думаємо про позицію асистента як працівника з певною спеціалізацією, потенціалом, та унікальним набором компетенцій та навичок. На платформах типу DOU чи Djinni ми взагалі рідко можемо зустріти позицію з назвою «Assistant», а тим паче зі спеціалізацією в маркетингу чи, наприклад, дизайні.

Одразу поясню, що асистент цілком може виконувати і ті обов’язки, які я описувала вище — моніторити пошту, календар, відповідати на дзвінки. Первинного значення цієї позиції я не заперечую. Проте засновники та керівники іноземних компаній радше називатимуть таку позицію «Personal Assistant», з акцентом на те, що їм потрібна людина яка допомагатиме безпосередньо з їх особистими завданнями. Але на сьогодні позиція «Virtual Assistant» може мати зовсім неочевидні сторони.

Чому взагалі так відбувається?

Спілкуючись з багатьма засновниками чи керівниками, які наймали віртуальних асистентів ми побачили, що в більшості вони шукають асистентів для тих завдань, які раніше виконували самі, в них це виходило добре, це давало позитивні результати для бізнесу і зараз вони або хочуть масштабувати цей процес, або ж, як мінімум, звільнити себе самих від цієї роботи і зосередитись на більш стратегічних речах.

Приклад з досвіду:

Jae — засновник стартапу Airbtics. Це інструмент, який надає аналітичні дані інвесторам і хостам Airbnb. На початку це була «one-man company», Jae робив усе самотужки, від стратегії до її реалізації. Так було і з маркетингом. Канал, який вирішив використати засновник для того, щоб знайти клієнтів — це холодні розсилки по email. Він склав текст листів, профіль клієнта, вибудував свій процес, як знайти таких людей та їхні контакти, і протягом певного часу робив розсилки самостійно. Почали з’являтись перші клієнти, стратегія працювала, проте часу для маркетингу ставало все менше. І тоді Jae зрозумів, що йому потрібен асистент, який робитиме те, що робив до цього сам Jae. Йому не потрібен був маркетолог, йому потрібна була допомога з маркетингом, проте весь процес був вже побудований і він шукав виконавця — віртуального асистента, що допоможе йому з уже налаштованим процесом.

Все просто — «віртуальним асистентом» можна назвати дуже багато позицій, які компанії відкривають задля того, аби звільнити час чи делегувати частину завдань, які зараз виконує інша людина. Асистент, як правило, стає частиною вже побудованого процесу в якому він виконує конкретно визначені функції та завдання. Придумувати, запроваджувати чи розробляти певні процеси або стратегії не входить в обов’язки асистента, принаймні, на початкових етапах.

Проте сама позиція дає можливість проявляти ініціативу, своє бачення, вдосконалювати процес і «рости» в кар’єрному плані. Наприклад у випадку компанії Airbtics про яку я писала вище, асистент для холодних розсилок за певний час цілком може перейти на позицію email-маркетолога.

Кого можуть називати віртуальним асистентом

  • Data Entry and Data Management Specialists — це фахівці з введення даних, які відповідають за оцифрування даних для зберігання. В їхні обов’язки входить збір певної інформації, підтримка організованої системи файлів і перевірка даних на повноту й точність. Якщо коротко, то це в основному робота з Excel, базами даних, копіювання, перенесення та все, що тільки можна робити з цифрами і буквами.
  • Marketing Assistant — помічники з маркетингу підтримують роботу менеджерів з маркетингу та керівників проєктів, спрямовані на максимізацію прибутку компанії та розробку стратегій збуту чи маркетингових кампаній. Тут можна згадати приклад Jae.
  • Sales Assistants — спеціалісти з продажів, як правило мають доволі багато зустрічей з потенційними клієнтами, їм потрібно створювати унікальні листи, нагадування, робити нотатки. Доволі часто їм буває важко прослідкувати за усім. Помічник може взяти на себе частину завдань, таких як ведення нотаток, надсилання нагадувань та сповіщень тощо. Саме спілкування з клієнтами залишається завданням спеціаліста з продажів, але помічник також бере участь у всьому циклі.
  • E-commerce Assistants — забезпечують наповнення сайтів точним і актуальним вмістом, тобто даними про товари. Такі позиції також як правило пов’язані з роботою з даними, їх введенням, оновленням, аналізом.
  • Real Estate Assistants — помічники з нерухомості працюють з агентами з нерухомості чи брокерами і часто надають адміністративну підтримку, таку як допомога в оформленні документів, відповіді на дзвінки та призначення зустрічей. Проте, також можуть виконувати роботу з даними, пошук інформації про нерухомість, перевірку, введення, опрацювання певних даних.
  • Customer Support — так, консультантів, які працюють з користувачами також можна віднести до категорії асистентів, якщо ми говоримо про менші компанії, де таких запитів відносно небагато. Наприклад, раніше ними міг займатись сам засновник компанії, який вирішив делегувати це завдання.

Це звичайно не повний список того, який саме фокус можуть мати позиції з приміткою VA. Можливо, це гучно сказано, але віртуальним асистентом можна назвати будь-яку виконавчу позицію, зосереджену на покращенні чи масштабуванні вже існуючих процесів. Врешті, всім компаніям потрібно одне — «get the things done». І віртуальні асистенти це ті, хто власне і робить ці речі.

Кар’єра віртуального асистента та її переваги

Існують певні стандарти на ринку праці, які, окрім іншого, відносяться також і до підвищення заробітної плати та кар’єрного росту. Як правило, це відбувається поступово: від junior до middle, від middle до senior, або від звичайного працівника до менеджера, далі керівника відділу, віцепрезидента, партнера.

Маленькі компанії часто грають за іншими правилами. Відсутність або набагато менший рівень бюрократії дозволяє перескочити з позиції асистента на позицію Product Manager чи Sales Manager, або навіть очолити команду і зайняти позицію Team Lead.

І це реальні випадки з життя реальних людей та компаній.

В березні 2021 один з наших клієнтів, засновник SaaS-компанії, взяв на роботу віртуального асистента — студентку магістратури, яка раніше не працювала в ІТ-сфері. Пройшло трішки більше як рік, і з позиції віртуального асистента вона перейшла на позицію Customer Success Manager. Погодьтесь, непоганий кар’єрний ріст.

Дисклеймер: так буває не завжди і не у всіх:) Як і на будь-якій іншій позиції, без старанної праці та зусиль такого результату не досягнеш.

Наведений приклад — це швидше демонстрація тих можливостей, які дає робота в маленьких та середніх компаніях. У великій компанії, навіть при ще більших стараннях та зусиллях, часом просто неможливо зробити великий стрибок через закарбовані в бюрократичному камені правила.

Крім цього, додам, що на позиції віртуального асистента можна довго не затримуватись. Її можна сприймати як трамплін, можливість здобути досвід, професійні навички та знання і гроші. Починаючи як помічник з маркетингу, за рік можна отримати достатньо знань для того, аби пробувати себе вже безпосередньо на роль маркетолога. Або, починаючи як customer support specialist в маленькій компанії, за якийсь час можна стати менеджером чи керівником відділу customer support, якщо компанія буде рости.

Кому варто розглядати позиції віртуальних асистентів

Зараз може здаватись, що стати віртуальним асистентом зовсім просто, ніяких глибоких знань і компетенцій не потрібно — йди й роби те, що скажуть. Але я б не радила розслаблятись.

Звичайно, отримати роботу віртуального асистента простіше, ніж front-end розробника. Вам не потрібно проходити 5 співбесід, але в більшості випадків доведеться виконати тестове завдання. В ньому також не буде вищої математики, але воно дозволяє оцінити, наскільки кандидат може впоратись із робочими завданнями.

Серед обов’язкових вимог на позицію віртуального асистента можна знайти:

  • Хорошу англійську (min B1) — письмову та усну. Це необхідно для ефективної комунікації, для розуміння своїх завдань та їх вчасного і правильного виконання. І також для підтримання позитивної робочої атмосфери, адже досить складно працювати, коли відчуваєш мовний бар’єр між працівниками.
  • Комп’ютерну грамотність — потрібно бути на «ти» з такими фундаментальними речами, як Gmail, GoogleDocs/Word, Excel і т.д. Деякі позиції вимагатимуть поглиблених навичок в роботі з Excel, або ж вміння користування Photoshop. Це залежатиме від позиції, проте дуже цінується також і ваше вміння швидко вчитись та освоїтись у нових програмах.

І все:)

Але, звичайно, є це підступне «але». Насправді список вимог може бути і значно довшим, містити якісь додаткові непоширені навички або обов’язковий унікальний досвід.

Не буду створювати ілюзій того, що віртуальний асистент не повинен мати взагалі ніякого досвіду у тій чи іншій сфері. Як правило, попередній досвід у дотичних сферах дуже потрібний і цінний, проте досвід на такій самій позиції в більшості випадків зовсім не обов’язковий. Також дуже часто компанії готові брати студентів, які ще навчаються, але мають декілька вільних годин на тиждень.

Якщо ви дочитали до цього моменту і вам здається, що ви б могли працювати віртуальним асистентом, то врахуйте ще декілька моментів.

Ви повинні бути готовими вчитись та розвиватись. Робота VA стосується виконання певних завдань, але завдання можуть бути різними, і, відкривши завтра свій ноутбук, ви можете отримати запит зробити щось таке, з чим ніколи раніше не стикались. Вам, можливо, не дадуть інструкцію і навряд чи покроково розкажуть, як виконати це завдання. На початку — так, проте з часом від вас очікуватимуть самостійності та самозарадності.

Вас не лякає рутина. Знаю, знаю, важко знайти того, хто любить рутину. Проте ви не повинні її полюбити, а повинні знати, як дати собі з нею раду. У віртуального асистента може бути багато рутинних завдань, проте, при правильному управлінні своїм робочим часом, це не повинно стати перешкодою.

В умовах сьогодення та жахливої війни, яку зараз переживає наша країна, я хочу лише додати, що робота віртуальним асистентом — це шанс для людей, які втратили місце праці, віднайти стабільність та джерело доходу. Українські компанії зараз пропонують набагато менше позицій, знайти роботу на теренах України як ніколи складно. Кращого часу, аби розширити географію своїх пошуків і не придумати. Компанії схильні до того, аби брати на роботу українців, але від вас відповідно очікується як мінімум виконання двох описаних вище умов — знання англійської та комп’ютерна грамотність.

Де шукати роботу віртуальним асистентом

Логічне запитання, яке постає далі — де взагалі знайти таку роботу? Я вже писала, що на DOU, Djinni можна побачити доволі мало таких позицій. В першу чергу через те, що це — локальні сайти для пошуку роботи і іноземні компанії можуть опублікувати таку позицію тут, лише коли цільово шукають людину з України. Я чекати на цей чарівний момент не рекомендую, краще брати ситуацію у свої руки та розглянути наступні варіанти.

📌 Freelance marketplaces — Fiverr, Upwork

Найочевидніший варіант пошуку роботи віртуального асистента. Ці маркетплейси власне і були створені для того, щоб компанії могли аутсорсити чи делегувати якісь завдання. У фриланс платформ є ряд переваг — легко зареєструватись, легко оплачувати та отримувати гроші.

Проте не так легко отримати роботу. На сьогодні конкуренція на таких платформах є доволі високою, і отримати перші замовлення без вже наявних відгуків справді складно.

На додачу варто розуміти, що це платформи не для пошуку full time позицій, а для роботи над проєктами. Їх може бути декілька одночасно, а може не бути жодного. Це має свої недоліки, якщо говорити про стабільність та рівень стресу.

📌 Агенції з рекрутингу VAs

Існують рекрутингові агенції, які спеціалізуються саме на пошуках віртуальних асистентів. В залежності від агенції, це можуть бути full time позиції, але можуть бути також і проєкти та часткова зайнятість. Якщо ми говоримо про проєктну основу, то тут вже агенція займається тим, щоб знаходити клієнтів, а не як у випадку з Upwork/Fiverr, де це лежить на плечах самого VA.

📌 Групи

Різного роду групи для засновників стартапів та керівників компаній — це не лише місце, де вони спілкуються, але також місце, де часто питають рекомендації і публікують вакансію. Звичайно, такі групи часто закриті і доступ до них можуть отримати лише ті, хто справді є засновником чи керівником компанії, проте з особистого досвіду скажу, що часто додають у ці групи всіх охочих.

📌 Самостійно шукати майбутнього працедавця

Варіант для наполегливих та не лінивих. Якщо попередньо витратити трішки часу і пошукати людей, що потенційно могли б потребувати віртуального асистента, знайти тих, хто відповідає цьому профілю і проактивно написати їм — ви можете отримати роботу.

Якщо говорити про засновників маленьких компаній, то доволі часто вони самі не усвідомлюють, що їм потрібен асистент, допоки ти прямо не покажеш їм, які плюси вони можуть отримати від цього. Тому складаємо переконливий, проте не занадто «продавальний» текст, і вперед:)

📌 Іноземні job boards

Мабуть, в кожній країні є свої сайти для пошуку роботи, дуже часто ще й окремо для пошуку роботи в ІТ (як український DOU). Можна зосередитись на декількох європейських країнах чи США, і шукати вакансії Virtual Assistant на цих сайтах.

Це не найпростіший варіант, велика ймовірність отримати відмову, адже певною складністю може бути і формальна сторона — умови працевлаштування та оплати. Проте, якщо пощастить, можна знайти досить цікаві пропозиції з рівнем оплати вище, ніж у попередніх варіантах.

Україна стане новим конкурентом для Філіппін?

Ринок віртуальних асистентів — далеко не блакитний океан, і багато речей, які наша команда відкрила для себе у роботі над брендом, існують на глобальному ринку вже доволі давно.

На цей час, ринок віртуальних асистентів найбільш розвинений на Філіппінах. Якщо в пересічного працівника ІТ-сфери з США спитати першу асоціацію до слова «outsourcing» то він найімовірніше скаже — Індія. А от до слова «VA» такою асоціацією будуть Філіппіни.

Дуже багато американських компаній зараз працює з асистентами з Філіппін. Одна з головних причин — це, звичайно ж, нижча вартість працевлаштування. За даними PayScale середня погодинна оплата віртуального помічника на Філіппінах коливається від $3 до $8. В цей самий час, середня оплата такого ж помічника з США обійдеться від $10 до $27.

В порівнянні з філіппінськими віртуальними асистентами, українські спеціалісти також коштуватимуть дещо більше. Середня ставка помічника з України може коливатись від $5 до $20 за годину, в залежності від складності завдань.

Проте, як і з аутсорсингом, в України є багато переваг над Філіппінами.

  • Професіоналізм: таких талантів, які є в Україні, важко знайти в будь-якому іншому куточку світу. Звичайно, в мені певною мірою говорить любов до своєї країни і своїх людей, але думаю, сперечатись зі мною ніхто не буде. У нас неймовірно багато професіоналів, які вміють класно виконувати свою роботу.
  • Локація: до війни багато закордонних клієнтів з США, Великобританії, Нідерландів, Швейцарії чи інших країн відвідували офіси своїх українських партнерів або свої ж власні команди, які вони тут збудували. Самі працівники також нерідко відвідували headquarters своїх компаній. Робити це не складно, адже багато авіакомпаній функціонувало на території України і пропозиція недорогих перельотів була висока. В умовах війни все, звичайно ж, змінилось, проте іноземні клієнти та партнери продовжують підтримувати українські компанії та своїх працівників і ми віримо в те, що невдовзі вони зможуть відновити і особисті візити.
  • Більш зручний часовий пояс: оскільки позиція VA часто вимагає доволі тісної співпраці з керівником, доступність в його робочих годинах є критично важливою. В цій категорії ні Україна, ні Філіппіни не можуть похизуватись 100% попаданням, адже різниця в часі з США у нас також доволі значна, проте на 5 годин комфортніша. Це дозволяє забезпечити як мінімум 4 робочі години на день, коли український VA працює синхронно зі своєю заокеанською командою.
  • Англійська мова: проводячи інтерв’ю з людьми, які вже працюють з VA, ми запитували їх про ті фактори, на які вони звертали увагу під час найму. Рівень англійської мови був беззаперечним лідером у цьому списку. За показником EF EPI 2021 — EF English Proficiency Index Україна (40 місце) поки що програє Філіппінам (18 місце). Проте в нас є величезний потенціал у цьому напрямку і молоде покоління може сильно покращити нашу позицію в найближчі роки. Самі ж результати цього дослідження не заперечать того факту, що ви можете мати кращий рівень англійської, ніж асистент з Філіппін, бо все у ваших руках.

Dave, засновник компанії DopeMarketing, не перший рік працює з віртуальними асистентами з Філіппін і в його компанії вже є декілька команд, сформованих виключно з філіппінців. Спілкуючись з нами, він поділився інсайтом і сказав, що коли ти береш на роботу філіппінця, він ставиться до цього так, ніби ти зробив для нього неймовірно велику послугу. Філіппінці часто можуть працювати довше (не 8 годин на день, а 10, наприклад), але в цьому не зізнаються, адже настільки вдячні тобі за можливість працювати на тебе. Ще одна особливість — якщо ти береш на роботу одного філіппінця, дуже часто потім, шукаючи ще працівників, ти будеш брати на роботу їхніх братів, сестер, друзів, інших родичів. Можна не витрачатись на рекрутинг і оголошення на job boards, достатньо просто сказати про відкриту вакансію тим, хто вже у тебе працює, і вони зроблять свою справу.

Філіппінські віртуальні асистенти вже добряче «вкоренились» на ринку США, проте місце для українських асистентів там однозначно є. Наша ніша дещо інша, в першу чергу, з огляду на вищі фінансові очікування.

Українські віртуальні асистенти — це більше, ніж просто асистенти. Це фахівці, що можуть дати більше доданої вартості, принести більше користі та ідей і виконувати роботу краще.

Також варто не забувати, що окрім ринку США є ще ринок європейський, де поки що тренд на віртуальних асистентів є меншим, ніж в США, але він зростає, і на цьому ринку ми безперечно можемо зайняти позицію лідера.

Висновок та поради

Віддалена робота вже стала нормою для багатьох фахівців, які працюють у сфері ІТ. Така модель роботи дає багато гнучкості, а сама сфера зараз є однією з тих, що зберігають динаміку розвитку навіть попри кризи пандемії та війни. Відповідно, є і багато людей, що хотіли б також працювати віддалено, бути частинкою перспективної команди і отримувати гідну оплату своєї праці. В цьому місці в гру і входять віртуальні асистенти.

Якщо ви впізнали себе в якихось рядках цієї статті і хочете стати віртуальним асистентом — тепер ви знаєте, що робити. Пам’ятайте про такі головні моменти:

  1. англійська мова — це абсолютний must have;
  2. будьте готові вчитись — в багатьох випадках вам покажуть та розкажуть, як виконувати роботу, на яку вас наймають. Проте ваше бажання та готовність розвивати нові навички — обов’язкове для конкурентоспроможності;
  3. часом буде нудно — віртуальні асистенти часто виконують повторювані завдання, до цього потрібно бути готовим;
  4. проактивність та ініціатива цінуються найбільше. Позиція віртуального асистента відкриває багато можливостей, але для цього потрібно бути трішки більше, ніж просто асистентом. Не бійтесь пропонувати свої ідеї та брати на себе відповідальність!

Дуже сподіваюсь, що ці рядки зможуть надихнути людей, які не знали, з чого почати шлях в ІТ-сфері, і стануть таким собі гайдом. Якщо ви б хотіли знайти роботу віртуальним асистентом, буду рада поспілкуватись та допомогти! Пишіть мені на LinkedIn.

Для інших читачів, які присвятили свій час і дійшли аж до висновку — маю надію, що вам було цікаво і тепер ви більше не думаєте, що асистенти можуть тільки носити каву:)

Якщо в когось був досвід роботи віртуальним асистентом, або, можливо, хтось наймав віртуального асистента для себе — поділіться у коментарях! Буде дуже цікаво почути ваші історії.

Сподобалась стаття? Натискай «Подобається» внизу. Це допоможе автору виграти подарунок у програмі #ПишуНаDOU

👍ПодобаєтьсяСподобалось5
До обраногоВ обраному1
LinkedIn
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Віртуальний асистент то є Jack of all trades.
Давно ним працюю :-)

Не дуже зрозумів один момент — це все-таки класичні джуни чи неоформлені співробітники, які роблять віддалено роботу співробітників у штаті?

Підписатись на коментарі