Справно, культурно і не соромно: як правильно організувати та провести мітинг

Привіт усім, з вами Андрій Сильчук, глава одеського центру розробки DataArt, Delivery Director та автор каналу «Уютная галера». Це мій третій повноцінний Блог на DOU з корисним, сподіваюсь, для української IT-спільноти досвідом. Ми вже розібралися, що таке Exit Review та як скласти баг-репорт, а сьогодні розбираємося з робочими онлайн-мітингами. Влаштовуйтесь зручніше, налийте кави або чаю — попереду багато літер.

Мітингів менше не стає

До початку повномасштабної війни в моїй країні я багато міркував про ковідну реальність та здорову культуру мітингів у ній. Починав приблизно так: «2021-й минув під знаком повсюдної дистанційної роботи. Як би ми не сподівалися повернутись у звичне русло з походами в офіс, епідеміологічна ситуація цього не дозволила. Чи буде 2022-й легшим?». Можу відповісти вже зараз: ні, легше не стало, хоч і зовсім з іншої причини.

У мене і раніше в календарі яблуку не було де впасти, а після 24 лютого довелося рятувати проєкти, що попливли, допомагати компанії з новими офісами, що виникли спонтанно, розв’язувати питання, пов’язані з евакуацією, бомбосховищами, волонтерськими ініціативами. Усе це вимагало нереальної кількості онлайн-зустрічей, але навіть у таких незвичних обставинах я намагався дотримуватись правил, яких дотримувався до війни. Повірте, неважливо, який мітинг і де — грумінг у Zoom, стендап у Google Meet, ретро у Microsoft Teams чи щось більш спонтанне — усі їх поєднують загальні правила і культура. Ось про них і поговоримо.

Чотири етапи ефективного мітингу

Абсолютно будь-який мітинг має складатися з організації, підготовки, безпосередньо мітингу та підбиття підсумків. Якщо якогось етапу не вистачає, то щось тут не те.

Етап 1. Організація мітингу

На цьому етапі головне завдання — підготувати учасників. Від вас залежить, у якому настрої вони прийдуть та чи прийдуть узагалі.

Порівняємо два підходи:

№ 1

Надсилаємо лист-запрошення на мітинг клієнту і команді без попередньої роботи.

Тема листа: Короткий сінк.
Дата: Сьогодні, за годину.
Де: Zoom.
Тіло листа: посилання на Zoom.

№ 2

Спочатку надсилаємо колегам і клієнтам лист, де пропонуємо кілька дат і слотів та уточнюємо, який канал зв’язку є зручнішим. Коли отримуємо відповідь з необхідною інформацією, надсилаємо запрошення.

Тема листа: Клієнт Х і DataArt, обговорення обсягу роботи.
Дата: [заздалегідь затверджена дата і час].
Де: [клікабельне посилання на затверджений канал зв’язку].
Тіло листа: Дорогі клієнти Х, дякую за підтвердження нашої домовленості. Нижче — приблизний зміст мітингу і тези, які ми хотіли б обговорити...

Погодьтеся, ймовірність, що при другому підході клієнт прийде в хорошому настрої та буде готовий обговорити наші питання, є значно вищою, ніж у першому. Готовий поставити копійчину, що в першому випадку половина зацікавлених осіб взагалі не з’явиться. Чому так?

Як ви вже зрозуміли, дуже важливо приділити увагу вибору дати та часового слоту. Якщо мітинг внутрішній, план-мінімум — перевірити розклад колег. У вас є доступ до внутрішніх календарів колег, не гидуйте цим скористатися. Переконайтесь, що обраний слот вільний, тобто людина має можливість опинитися на мітингу. У людей ззовні (клієнта чи команди з його боку) правильним буде заздалегідь уточнити зручний час і дату.

Одразу крута порада, перевірена життям, — ніколи не питайте: «Коли вам зручно?». Завжди самі пропонуйте кілька слотів, зручних вам і команді, та не забувайте про ввічливість: «Як щодо того, щоб провести мітинг найближчої середи о 13:00 чи 15:00 за Києвом? Чи краще у четвер о 17:00? Або запропонуйте інші зручні варіанти, ми намагатимемося підлаштуватись».

Найімовірніше, учасник ззовні прийме один із ваших слотів. (Непрохана корисна порада всередині корисної поради: завжди пропонуйте клієнту готові опції, це стосується не лише мітингів. Відкрите запитання без конкретних опцій зазвичай ставить клієнта у глухий кут і трохи дратує.)

Моветон у культурі організації мітингу — надіслати запрошення за кілька годин до зустрічі. Звісно, бувають винятки, коли справа не терпить зволікань, але це саме винятки. У цьому випадку будьте готові, що не всі зацікавлені люди прийдуть, а про глибоку підготовку і говорити не варто.

Чудово, з датою та часом мітингу розібралися. Тепер постарайтеся згадати, як багато у вашому календарі назв на кшталт «Регулярний дзвінок», «Короткий сінк», «Daily call», «Project interview» тощо? Якщо ви працюєте в одному проєкті, це цілком нормально, але коли в портфелі вже є десять проєктів і акаунтів, усе виглядає сумно — спробуй розберись, що до чого.

Тому поважаймо зусилля один одного і давайте називати мітинги правильно, вказуючи проєкт, тип зустрічі та мету (якщо потрібно). Підійдуть варіанти на кшталт «John Snow interview: FE dev Stark project» або «Lannister project: bi-weekly internal sync».

Наступне поле у ​​запрошенні на мітинг — місце. Сюди вставляємо клікабельне посилання, щоб із будь-якого календаря можна було підключитися до дзвінка — здається, усі платформи для мітингів давно вміють так робити, якщо їх інтегрувати з поштовим клієнтом. Сподіваюсь, не треба пояснювати, що написати «Посилання на Zoom надішлю перед зустріччю» — дуже некруто.

Нарешті ми дістались до тіла листа-запрошення. Це місце для опису теми дзвінка, розгорнутої агенди та документів, з якими учасникам є сенс ознайомитись заздалегідь. Якщо все на місці, натискаємо Send.

Щоб ваші старання не були марними, переконайтеся, що всі прийняли запрошення, особливо ключові учасники. У мене були випадки, коли людина підтверджувала дату і час, а потім відхиляла мітинг або не реагувала на запрошення і пропускала дзвінок. Люди похапцем можуть щось переплутати, не варто соромитись акуратно і ввічливо нагадати їм про ваш мітинг, якщо підозрюєте щось недобре.

Отже, здорова культура організації мітингу — це:

  1. Заздалегідь підтверджені дата і час.
  2. Правильна назва дзвінка, з якого зрозуміла проєктна приналежність і тема.
  3. Один клік у календарі, що відокремлює людину від підключення до дзвінка.
  4. Зрозуміла та завчасна агенда + матеріали, з якими потрібно ознайомитись до мітингу.
  5. Даблчек, що всі потрібні люди прийняли запрошення.

Етап 2. Підготовка до мітингу

Якщо ви є організатором, окрім власної підготовки, вам потрібно переконатись, що люди на вашому боці теж готові до зустрічі. Пройдіться з ними агендою, підкажіть, де взяти інформацію, перевірте, що презентація готова тощо.

Навіть якщо не передбачаються конкретні action items із вашого боку, розслаблятися не варто. Напевно, є потенційно слизькі питання, які накопичились у клієнтів. Спробуйте знайти на них відповіді разом із командою.

Буває, під час підготовки не розумієш, навіщо це все та що обговорюватимуть на зустрічі, яка висить у календарі. Це означає, що дзвінок не потрібний, жодної користі він, найімовірніше, не принесе. Переносьте його до того моменту, доки не сформуєте реальну агенду і тему. Висновок простий: мітинг може бути необхідним і ефективним лише за умови, що кожен учасник розуміє його причину, знає, про що говоритимуть, та може заздалегідь підготуватися.

Якщо ви не берете участі в мітингу жодним чином, крім того, що «присутні», і це повторюється щоразу — на цьому мітингу ви не потрібні. Зовсім. Чесно. Так, я впевнений. Такі мітинги сміливо скасовуйте і не ходіть на них.

Етап 3. Проведення мітингу

Для початку треба розуміти свою роль на дзвінку та очікування інших від вас. Можна бути просто учасником, а можна — ще й модератором і відповідальною особою. Обговоримо другий варіант, тому що перший є його підмножиною.

Пам’ятайте, що результатом мітингу мають бути action items для наступної зустрічі або розв’язання проблеми, яку ви з командою винесли на дзвінок. Якщо не отримали ані того, ані іншого, ви даремно згаяли час.

Ви як організатор маєте вести дзвінок і не дозволяти учасникам суттєво й надовго відхилятися від агенди. Звісно, відволікатися на інші теми можна, куди без цього, але в ідеалі навіть вони мають плюс-мінус стосуватися заявленої теми: якщо ви зібралися обговорити проблему продуктивності вашої системи, а заговорили про нюанси назви кнопок на UI — це перебір.

Робочий мітинг насамперед є робочим. Є, звісно, правила гарного тону — запитати про погоду, дізнатись, як справи тощо, але прелюдія не має займати помітну частину мітингу. Вважайте, що такі смолтоки — на випадок, коли хтось спізнюється (адже завжди хтось спізнюється на дві, три, п’ять хвилин).

Цінуйте час колег, дайте кожному учаснику висловитись. Якщо принаймні хтось із ключових людей не висловив думку, — це провал. І не допускайте, щоби люди перебивали один одного. Якщо на фініші всі залишилися цілі, не зачаїли кровну ворожнечу до сьомого коліна і по-доброму попрощалися — ви молодець.

Але перш ніж попрощатися, потрібно переконатись, що всі учасники однаково оцінюють результати зустрічі. Як це зробити? Просто озвучте, як ви зрозуміли досягнуті домовленості та хто відповідає за наступні action items, а потім запитайте, чи є заперечення.

❗️ Ще раз: обов’язково запитайте про заперечення, уточнення і пропозиції, тому що люди іноді соромляться взяти слово без заклику організатора.

Якщо не всі згодні з результатами (наприклад, хтось не так зрозумів один з action items), варто витратити трохи часу на спірний пункт і дійти згоди. Якщо ж маємо фундаментальну розбіжність, перекладаємо її в action item на наступну зустріч.

Припустимо, не дійшли єдиної думки, на чому писати майбутній продукт, на Java чи .NET — домовляємось, що Максим готує презентацію про плюси і мінуси використання у нашому продукті Java, а Марія — про .NET. На наступному дзвінку порівнюємо та обираємо технологію.

Етап 4. Підсумки мітингу

Видихайте, найскладніше позаду, залишилося підбити підсумки — не за день чи тиждень, а одразу після мітингу. Підсумки — це хвилинки, обговорювані замітки, конкретні завдання з відповідальними та, звісно, дедлайнами. Надсилаємо їх поштою або в месенджер, де спілкуються всі учасники зустрічі. Але краще поштою, так простіше знайти і менше плутанини.

Якщо підсумкового листа не було — вважайте, що й мітингу не було.

Закріпимо порядок дій:

  • Не знаємо, що обговорюватимемо на дзвінку, — дзвінок не потрібен.
  • Перш ніж призначити зустріч, перевіряємо календарі колег і вибираємо вільні слоти.
  • Пропонуємо кілька слотів учасникам ззовні.
  • Запрошення на дзвінок надсилаємо заздалегідь, не того самого дня.
  • Назва зустрічі пояснює мету і приналежність до проєкту.
  • Запрошення містить приблизну агенду, документи (якщо необхідно) та інші важливі деталі.
  • Перевіряємо, що всі учасники прийняли запрошення.
  • Перевіряємо готовність колег до зустрічі.
  • На мітингу слідкуємо, щоб усі висловились і не надто відхилялися від агенди.
  • Озвучуємо результат зустрічі, переконуємось, що всі згодні.
  • Збираємо підсумки зустрічі та того ж дня надсилаємо учасникам.

Ви можете запитати мене: «Андрію, а якщо мені не потрібен якийсь етап і якісь пункти, я маю лише один регулярний дзвінок, де вже все налагоджено, як бути?». Тоді просто пропускайте зайве та беріть лише актуальні поради.

Мітинги і нова реальність (актуально на час війни в Україні)

Зовнішні обставини бувають сильнішими за відточені правила. Почнемо з того, що будь-якого колегу під час мітингу може зненацька застати повітряна тривога. Я розумію бажання деяких менеджерів показати клієнту, що в країні все стабільно, але не підтримую, коли колеги під час тривоги продовжують сидіти на робочому місці, ніби нічого незвичайного не відбувається.

Не можна до такого звикати, виправдовувати це статистичною ймовірністю чи будь-якою іншою причиною. Дайте людям відключитись і перебратися в безпечне місце.

Іноді, якщо постаратись і заздалегідь обговорити план дій, це можна зробити непомітно для клієнта. Наприклад, домовтеся, що колеги швидко попереджають у внутрішньому чаті, коли їм потрібно у безпечне місце. Ви перемикаєте увагу на іншого учасника мітингу, доки колега за кілька хвилин переходить у коридор чи підземний паркінг.

Частина колег виїхала з країни і може перебувати в різних часових зонах. Якщо є можливість, спробуйте організувати мітинг так, щоб всій команді було комфортно.

У жодному разі не закликаю колег з України повністю підлаштовуватись під тих, хто виїхав — прошу лише постаратися забезпечити максимально комфортні умови для всіх. Що комфортніше почуваються колеги, то вони продуктивніші. А ми всі за продуктивність, так?

Багато «досвідчених менеджерів» кажуть, щоб не було конфліктів у командах і на мітингах, потрібно просто накласти табу на політичні теми. Можливо, у коментарях вони будуть крити мене всім, чим можна і не можна, але я не дуже уявляю, як можна в ситуації, у якій опинилися мільйони наших людей, намагатися вдавати, що нічого не відбувається. Говорити треба, але з розумом.

Якщо ви менеджер, насамперед поговоріть з кожним особисто. Поясніть позицію компанії, висловіть особисте ставлення, переконайтеся, що ви розумієте один одного й у вас немає місця подвійним трактуванням (камон, які тут можуть бути подвійні трактування). Після цього бажано ще раз озвучити позицію та ставлення до ситуації в країні на рівні команди, переконатися, що ніхто не розпалюватиме конфлікт і всі ви — на одному боці.

Знаходьте те, що поєднує людей всередині команди незалежно від поточного географічного положення, та об’єднуйте навколо цієї мети, а не шукайте проблеми всередині колективу. Це складніше, ніж шукати винних, але набагато приємніше і результативніше.

Формат «one-to-one» — теж мітинг. У жодному разі не применшуйте проблему людини, яка прийшла на зустріч. Вам скаржаться, наприклад: «Тут жахлива молочка, я так більше не можу», — а ви сидите в паркінгу в очікуванні, коли закінчиться тривога, і думаєте: «Господи, що ти несеш!». Але якщо колега говорить про це у такий час, найімовірніше, для нього це не дрібниця — можливо, в нього чи його дитини почалася жахлива алергія?

Вислухайте, проявіть емпатію та спробуйте допомогти. Якщо проблема психологічного характеру, порадьте колезі звернутися до фахівця, добре, що зараз майже в кожній компанії в Україні психологи найняті практично до штату. А якщо саме ви — не психолог, то можете зробити лише гірше.

Що ж, я постарався дати трохи практичних порад, які допоможуть працювати у новій реальності та проводити мітинги ефективно. Пам’ятайте основи успіху — організація, підготовка, проведення, підсумки.

Сподобалась стаття? Натискай «Подобається» внизу. Це допоможе автору виграти подарунок у програмі #ПишуНаDOU

👍ПодобаєтьсяСподобалось122
До обраногоВ обраному28
LinkedIn
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Дозволені теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Хто у вас веде meeting notes на технічних мітингах: ПМ, який проводить мітинг, чи технарь, який глибоко розуміє суть?

Той ПМ хто не розуміє що коїться на проекті настільки щоб хоч нотси зробити — поганий ПМ :) Якщо якийсь ну дуже складний кейс, то може запитати у технаря про деталі, але це не робота технаря тратити час на нотси з кола, як до мене.

Дякую за відповідь. Так, кейс складний — DevOps тімка, мітинги переважно з технарями зі сторони клієнта :)
Тому вловити і зафіксувати всі «нюанси», які кардинально впливають на подальші дії, нетехнарю складно.
Ще одне запитання: чи практикуєте ви screen sharing meeting notes в zoom, gmeet, etc. під час мітингів?

У такому кейсі можливо це більш релевантно прийняти участь у такому мітингі тим хто потім буде с з цим працювати, а після просто передати high-level notes до ПМу. Це як ідея, потрібно дивитися більш пристально у такому разі.

Про screen sharing meeting notes — не практикував, не було потреби. Але нічого поганого у цієй практиці не бачу, якщо вона показує себе гарно у вашому випадку, то чому б і ні :)

Стаття чудова ! Разом з тим у мене декілька коментарів. Порада про ніколи не питайте коли у вас є час — це про маркетинг і продажі, але зовсім не про робочі наради, коли контракт вже підписано. Коли ви керівник і робите нараду для підлеглих — тут усе ясно, просто кажете, що нарада з такоїто агенди буде тоді то і хто потрібен. Процесні мітинги, скажімо процедурні Scrum добрі тим, що завжди в один і той самий час люди до них готуються заздалегідь, знають що буде в середені та як поводитись. А от коли це якась нарада з представниками клієнтів — то одна з найгірших помилок продавців, коли вони починають працювати керівниками проектів — робити meting driven development, тобто намагатись робити visibility не через демонстрацію результатів роботи — а через демонстрацію команди виконавців тобто співробітників, чи вирішувати якісь питання через задіювпння максимально можливої кількості людей в нараді. Не питати представників клієнтів, а чи можуть вони взагалі бути присутніми, липнути як банний лист та палити час. Ті самі прийоми, що потрібні при продажах після того як контракт вже підписано не потрібні. В таких нарадах можуть бути потрібні лише дві людини яких потрібно звести між собою, і вирішити питання зовсім без нарад, скажімо в чаті чи імейлами. А часто густо, проблема вирішується взагалі без клієнта чи вищого керівника і існує лише в середені команди, там і може бути вирішена. Постійні мітинги, на яких пів народу сидить і зіває, іньщі концентрують увагу щоб вихватити потрібну інформацію, просто палять час, який доведеться компенсувати овертаймами, часто безкоштовними, коли програмісти сидять по ночах і вихідних позаяк робочий день зжерли мітинги, на яких вони просто чомусь сиділи бо менеджер визвав. В книзі Демарко Deadline детально написано чому так стається і що з цим робити. Ще нема інформації про оптимальний час, кофебрейки тощо. Насправді наради це важко, важче за програмування, якщо ви там не зайві на тій нараді і залишається тільки Тетріс запускати на ній, чи виключити камеру і спати або займатись чимось своїм непов’язаним з агендою жодним чином. Від зморених людей на нараді особливого сенсу нема.

Дуже розгорнутий коментар! Дякую. Авжеж є різні хитрощі для мітингів з продажу, та для внутрішніх командних, це без суперечок. Тому я і окремо згадав, що якщо ми говорими про вунтрішній мітинг, то у колег є доступ до календарю, щоб зручно засетапити такі коли А про те, що людина на мітингу клює носом або грає у тетріс, то зовсім не про нас, та не про продуктивність. Я про це теж споричався у статті :) :

Якщо ви не берете участі в мітингу жодним чином, крім того, що «присутні», і це повторюється щоразу — на цьому мітингу ви не потрібні. Зовсім. Чесно. Так, я впевнений. Такі мітинги сміливо скасовуйте і не ходіть на них.

То ви маєте рацію і абсолютно праві, якщо людина не преймає участі у колі, то нехай займеться чим-то більш необхідним, максимально плюсую.

Підписатись на коментарі