«Джедайське» менторство в проєктному менеджменті

💡 Усі статті, обговорення, новини для початківців — в одному місці. Приєднуйтесь до Junior спільноти!

Мене звуть Артем Володін, і я працюю менеджером проєктів вже майже 8 років. Я виступав в ролі ментора для багатьох підлеглих, не лише самих тільки проєктних менеджерів.

Загалом, кожний в команді зі своїми слабкостями та амбіціями може вважатися підлеглим ментора. От візьмемо за приклад «Зоряні війни». Що насправді робить джедаїв джедаями? Як їм вдається розвинути таку ефективність у своїй справі? І, що найважливіше, — як взагалі їх, джедаїв, виховують? Відповіді на ці питання можна застосувати в різних галузях, і зокрема в проєктному менеджменті.

Отже, в цій статті ми розберемо приклади «Зоряних війн» та навчимося використовувати їх для розв’язання повсякденних проблем проєктних менеджерів. Чому я вирішив взяти за приклад саме «Зоряні війни»? Більшість моїх падаванів знайомі з концепцією джедаїв. Це додає цікавинки до навчання, адже вони уявляють себе не просто стажистами або джунами, а саме юними падаванами джедаїв.

Але жарти в сторону: окрім посилань на всесвіт Джорджа Лукаса, я зібрав багато корисної та важливої інформації, бо, не будемо забувати, що управління проєктами, врешті-решт, передбачає високий рівень відповідальності та зобов’язань.

Як виховати справжнього «джедая» в проєктному менеджменті

Під час читання цієї статті варто пам’ятати, що ключовий принцип у становленні джедая полягає в опануванні трьох стовпів: знання, сила і самодисципліна. Щоб піднятися в ряди джедаїв, юнакам і дівчатам потрібні роки, а також інтенсивні тренування і навчання. Крім того, джедаї зобов’язані дотримуватися певних цінностей, відомих як «Кодекс джедая», що охоплюють дисципліну, терпіння, відповідальність і служіння суспільству. Також і в розвитку скілів проєктного менеджера ми проходимо через рівні кваліфікації, керуючись PMBOK, маніфестом Agile і т.д., допоки не досягнемо вершини й не почнемо думати про те, щоб знайти когось, з ким можна поділитися знаннями.

Виростити з молодшого менеджера проєкту провідного співробітника не так просто, як може здатися. Деякі з проблем, з якими ви, швидше за все, зіткнетеся під час програми менторства, включають надмірну прихильність до свого джедая і нереалістичні очікування. Однак від вас, як від ментора, залежить, чи зможете ви вивести свого підопічного і себе з подібних ситуацій і знайти практичні рішення. Коли ви скажете і зробите все, що належить, ваш підопічний повинен буде вміти справлятися з подібними проблемами, не покладаючись на вас. І це ще не все!

Ефективний проєктний менеджер розуміє, що він повинен підходити до вирішення питань не силою, а розумом. Ваша роль, полягає в тому, щоб всі ваші підопічні досягли найвищого рівня ефективності для наступного кроку у своїй кар’єрі. У цій статті ми розглянемо різні навички, на яких ви повинні зосередитися, направляючи своїх падаванів.

1. Самоорганізація

Самоорганізація — це здатність ефективно управляти продуктивністю та робочим процесом без надмірної залежності від керівника. Найголовніше, що практика самоорганізації підвищує загальну продуктивність на робочому місці.

Безумовно, навички самоорганізації вкрай важливі, особливо якщо ви хочете домогтися успіху в професійному та особистому плані. Тому ваш обов’язок як ментора — саме заохочувати підопічних до пошуку різних способів самоорганізації. Ось вам гарний приклад: ви можете доручити їм обов’язок визначати, скільки разів на тиждень або місяць ви повинні зустрічатися. Це сприяє розвитку почуття відповідальності, а ви зможете проаналізувати їх навички самоорганізації. Для глибшого розуміння спробуйте також наступні кроки:

1. Нехай ваш підопічний напише есе про те, що для нього означає самоорганізація, попросіть його пояснити це вам. Це дозволить йому докладніше зупинитися на основних поняттях і підготуватися в майбутньому навчати свою команду цих навичок.
2. Поговоріть про список завдань і пріоритетів. Навчіть підопічного керувати щоденними завданнями, використовувати список справ та розставляти пріоритети.
3. Порадьте підопічному виробити звичку прокидатися рано-вранці, та поясніть, як це може допомогти впоратися з повсякденними справами. Ранок — це найпродуктивніший період, оскільки в цей час ваша команда і клієнти ще сплять, а ви можете займатися справами, що вимагають концентрації. Тут можна порекомендувати книгу "Miracle Morning"/ «Магія Ранку», яка буде доречною та може дійсно допомогти.
4. Навчіть свого підопічного планувати свій день напередодні з вечора. Сенс в тому, щоб скласти список всіх справ, зустрічей і завдань на наступний день.
5. Поясніть, як працювати з методом блокування часу. Нагадаю, що його головна ідея полягає в тому, щоб розділити день на тимчасові блоки по 15-25 хвилин і обмежити кількість часу, який ви витрачаєте на виконання завдань. Найкраще використовувати такі програми, як StayFocused або будь-який інший додаток, що використовує підхід Помодоро.
6. Покажіть, як оперувати календарем. Це здається простим, але не варто недооцінювати добре продуманий календар і наявність доступу до нього на всіх пристроях.

2. Саморозвиток

Саморозвиток — це один з найпростіших способів підвищити свою кваліфікацію і професійний рівень у сфері управління проєктами. Як правило, крім придбання базової кваліфікації, саморозвиток дає перевагу перед колегами. Звичайно, це суто індивідуальний процес, а обсяг об’єктів для вивчення величезний. Тому складно сформулювати точний покроковий гайд для самоосвіти. Але процес саморозвитку повинен дати вашому підопічному дуже хороший старт, особливо в тих областях, де новачки та самостійні учні зазвичай відчувають труднощі.

Як ментор, ви повинні заохочувати своїх підопічних до постійного пошуку нових передових навичок, які вони можуть опанувати, особливо в інтернеті.

Плануйте навчання — очевидним першим кроком до вивчення чогось нового є вибір навички або предмета. Можливо, у підопічного вже є уявлення про це, але я рекомендую вам допомогти йому конкретизувати його чи навіть знайти слабкі зони. Таким чином ви зможете краще відстежувати прогрес у навчанні.

Визначте, як вам краще навчатися — по суті, потрібно визначити найбільш відповідний стиль навчання. Це може бути:

• читання;
• перегляд відео (наприклад, курси Coursera, Skill share, edX тощо);
• прослуховування подкастів;
• бесіди з професіоналами високого рівня;
• проведення досліджень і написання статей;
• відвідування онлайн та офлайн-конференцій (коли це безпечно), тренінгів, мітапів тощо.

Почніть з правильних навчальних ресурсів — поділіться зі своїм підопічним ресурсами, яким довіряєте самі, та поясніть, як визначати ті джерела, яким можна довіряти.

Навчайтесь за спринтами — кожні два тижні обирайте певний аспект, на якому слід зосередитися. Це дозволить вашому підопічному не відволікатися і не нудьгувати. Крім того, це дозволить регулярно оцінювати прогрес.

Вчіться усвідомлено, адже коли ви вчитеся усвідомлено, ви визначаєте конкретну мету заняття і концентруєтеся тільки на ній. Ви також чесно оцінюєте свої результати, постійно маючи на думці, як ви можете їх поліпшити.

Тільки дисципліна і постійна завзятість на шляху до мети ведуть до змін.

1. Вдосконалюйте англійську постійно.
2. Слухайте подкасти (наприклад, подкаст Ricardo Vargas 5 minutes podcast).
3. Читайте якомога більше (постарайтеся освоїти навички швидкочитання).
4. Знайдіть корисні та цікаві вам блоги.
5. Підпишіться на розсилку новин про кращі практики.

3. Ефективна комунікація

Ефективна комунікація є однією з найважливіших навичок, особливо в управлінні проєктами. Як інакше ви збираєтеся керувати своєю командою, якщо не можете ефективно спілкуватися з нею? Без розвинутих навичок спілкування для більшості менеджерів стає якщо не неможливо, то вкрай важко ефективно керувати своїми командами.

Проєктні менеджери щодня виконують різні обов’язки. Якщо говорити конкретніше, то управління проєктами — це координація зусиль усіх учасників проєкту, а також спілкування із зацікавленими сторонами. Це означає, що менеджер проєкту повинен вміти збирати інформацію, розподіляти обов’язки, і підтримувати прозорість в роботі з замовником.

З огляду на це, навички комунікації реально працюють, і як ментор, ви повинні будете підкреслити важливість ефективної комунікації, тому що це є ключовий інгредієнт в цій галузі.

Ось перелік основних видів комунікації, на поясненні яких слід зосередитися:

1. Зустрічі з клієнтами — ніщо так не допомагає побудувати міцні відносини та забезпечити успіх, як маленькі особисті зустрічі. Види комунікації з клієнтом:
   1. зустріч за станом справ;
   2. уточнення обсягу робіт;
   3. щотижневі звіти;
   4. щоквартальні звіти;
   5. узгодження (будь-які);
   6. розширення команди;
   7. кошторис;
   8. комунікація ризиків.
2. Зустрічі з командою — тут слід вказати на важливість вміння сприяти проведенню зустрічей і підтримувати здорову атмосферу:
   1. дейлі мітинг;
   2. планування;
   3. скоуп рефайнмент;
   4. спринт рев’ю;
   5. ретроспектива;
   6. тимбілдинг.
3. Зустрічі 1-to-1 надзвичайно важливі, адже їх можна використовувати, щоб дізнатися про самопочуття і стан співробітників. Це підбадьорить співробітників, дозволить їм відчути себе залученими й готовими виконувати свою роботу.
4. Співбесіди — якщо у вас є підопічний, значить, у вас вже достатньо досвіду, щоб давати поради, як правильно проводити співбесіду.

4. Інструменти проєктного менеджменту

Проєктний менеджмент — це галузь, що постійно розвивається та може легко вписатися в будь-який сектор економіки. Більш того, використання програмного забезпечення для управління проєктами довело свою ефективність.

Чому я кажу про такі очевидні речі? Бо все ще існують менеджери проєктів, які управляють ними за допомогою Microsoft Excel або Google Sheets. Ось чому кожен, хто хоче розвиватися в цій галузі, повинен бути технічно підкованим і навчитися використовувати необхідне для проєктного менеджменту програмне забезпечення.

Такі програми, як Jira, Confluence, Trello, Asana, GanttPRO, Microsoft Project та інші — це провідні інструменти. При роботі зі складними завданнями ви повинні правильно планувати, встановлювати терміни, та робити так, щоб все ідеально вписувалось у графік. За допомогою інструментів ви повинні правильно розділяти, об’єктивізувати та кількісно оцінювати завдання. І якщо ви хочете, щоб ваші підопічні не зганьбилися, їм необхідно розширити свої знання про інструменти управління проєктами, з якими їм, швидше за все, доведеться працювати.

5. Кращі практики та сертифікації проєктного менеджменту

Сфери знань проєктного менеджменту — це цілий всесвіт кращих практик, з якими варто ознайомитися кожному проєктному менеджеру. Це допомагає систематизувати та розставляти пріоритети над процесами, а це — запорука успішної реалізації проєкту.

Звід знань з управління проєктами (PMBOK) можна вважати золотим стандартом цієї практики і теоретичною базою управління ними. Хоча більшість з нас вважає за краще покладатися на практичний досвід, — це основи, які варто знати. Іноді ми використовуємо їх частково або злегка трансформуємо, але загалом їх потрібно враховувати, особливо тим, хто тільки почав свій тернистий шлях в індустрії проєктного менеджменту. Постарайтеся донести думку про те, що необхідно освоїти PMBOK, всі його області, й вміти не тільки пояснювати, що всі вони означають, а і вміти застосовувати.

Зрештою, рекомендуйте вашому підопічному пройти сертифікацію PMI, навіть якщо самі ви цього не зробили. Так, наявність сертифікацій не є обов’язковою вимогою в більшості компаній, і кожен проджект менеджер може працювати без них, але більшої компетентності — а, як результат, посади і зарплатні, — можна досягти, лише маючи їх. Існує доволі багато сертифікацій, на мою думку найліпший мінімум з них — це:

1. Project Management Professional (PMP) Certification
2. The Professional Scrum Master™ level I-III or Certified ScrumMaster (CSM)
3. Managing Jira Projects for Cloud/Server Certification

Техніки, що використовуються в програмах менторства в проєктному менеджменті

Безумовно, менторство — це добровільний процес, навіть у проєктному менеджменті. Існує безліч технік, які можна використовувати в цій програмі, але я б запропонував використовувати основні принципи коучингу та доповнювати їх власним досвідом. Вам слід акцентувати на поставленні запитань, демонстрації емоційного інтелекту, зворотному зв’язку, а також допомагати зміцнювати впевненість у собі. Щоб реалізувати менторство в стилі коучингу, ви повинні дотримуватися п’яти кроків:

• Крок 1: встановлення довіри. На самому початку необхідно налагодити з вашим підопічним співпрацю, довіру, повагу і відкритість.
• Крок 2: аналіз. Мета цього кроку — прояснити поточну ситуацію, сильні й слабкі сторони, проблеми.
• Крок 3: визначення цілей. Необхідно мати чітке уявлення про майбутню ситуацію, в якій він/вона хоче опинитися, звичайно, з урахуванням недоліків, виявлених на етапі аналізу.
• Крок 4: планування та реалізація. На четвертому кроці ми вже виявили розрив між знаннями та діями. Тепер потрібно обговорити та спланувати подальші дії, використовуючи стовпи, про які я казав раніше.
• Крок 5: супровід, оцінка та зворотний зв’язок. Найважливішими елементами успіху є оцінка результатів, зворотний зв’язок та нагорода. Процес подальшої роботи може бути звичайною розмовою, в якій ви дасте своєму підопічному зворотний зв’язок. Тільки пам’ятайте, що цей фідбек має бути зрозумілим, інформативним і справедливим.

Проєктний менеджер, як ментор, повинен володіти ефективними комунікативними навичками, спостережливістю, вміти слухати, знати, коли потрібно дати зворотний зв’язок і, звісно ж, мати тверді знання і досвід в проєктному менеджменті.

І ще кілька слів про типи менторства:

• Групове менторство. Цей тип передбачає участь групи підопічних і одного або двох менторів. В умовах обмежених ресурсів групове менторство має велике значення.
• Менторство серед колег. Колеги добровільно діляться своїм особистим досвідом з групою, щоб допомогти їй залучити необхідні налаштування.
• Менторство 1-to-1. В даному типі бере участь тільки ментор і його підопічний. Подібно падавану із «Зоряних війн» молодий учень працює з досвідченим фахівцем, який допомагає йому набратися мудрості.

Найважливіша частина вашої менторської програми — це пошук шляху, який підійде і вам, і вашому підопічному. Та більше, ви обидва повинні пам’ятати про те, що не потрібно перевантажувати себе зобов’язаннями, а дотримуватися певного графіка. Постарайтеся розробити вашу власну програму, слідуючи рекомендаціям, що надані в цій статті, тільки так ви зможете досягти найбільшої ефективності менторства.

Висновки

Менторство покликане допомогти розвитку галузі, незалежно від того, йдеться про проєктний менеджмент чи ні. Воно дає можливість і мотивує підопічних складати свій особистий план розвитку, виявляти проблеми зі своїм зростанням, та вирішувати їх.

Мова не йде про те, щоб провести підопічних за руку до кінця шляху. Однак, як ментор, ви повинні направляти, щоб вони змогли знайти різні способи досягнення своїх цілей. Дозволяйте допускати помилки, коли такі помилки можуть навчити більшого, аніж завдати шкоди. Підопічні повинні знайти свій шлях серед загроз, тому не намагайтеся допомагати весь час, а спостерігайте за тим, як вони поводяться в стресових ситуаціях, а після — займайтеся рефлексією.

Таким чином ваші підопічні навчаться адаптуватися і перестануть залежати від вас. Тільки так вони навчаться будувати свою власну флотилію, спроможну подолати будь-яку «Зірку Смерті». Загалом, саме ментори повинні знайти нове покоління проєктних менеджерів і провести їх до фінішу, з якими б труднощами вони не зіткнулися на цьому шляху. Хай буде з вами Сила!