Майбутнє ІТ-івентів. Переходимо з онлайну в укриття?

Сфера івентів останні кілька років постійно зіштовхується з викликами та перепонами. Тільки українці зрозуміли, як функціонувати в умовах ковідних обмежень, в нашому житті з’явились повітряні тривоги, обстріли та повномасштабна війна.

Відтоді ми живемо у двох реальностях. Якщо дивитися на світові події, то ще торік міжнародні конференції, як Web Summit, відчинили свої двері для вакцинованих учасників. У 2022 обмеження майже прибрали, а гібридний формат заходів продовжує набирати популярність. Близько 70% організаторів івентів вважають, що онлайн-трансляції стануть ще поширенішими, ніж під час пандемії. В таких умовах участь наживо стає привілегією — офлайн-зустрічі відбуваються переважно лише з важливими партнерами та колегами.

При цьому в Україні всі ці сім місяців ми вчились жити далі, мінімізуючи ризики, та почали шукати можливості для зростання. Ми створюємо власну норму, поєднуючи глобальні тренди та вимоги до безпеки в умовах війни. Так, серед ІТ-фахівців різного напрямку з’явився запит на відновлення навчальних активностей, івентів, конференцій. А деякі люди вирішили перекваліфікуватися. І як-не-як, але живий обмін досвідом не втрачає актуальності та навпаки став необхідним в поточних умовах.

Тож ми подумали, що саме час відновлювати офлайн івенти. У нас вже був досвід проведення подій з дотриманням усіх норм під час пандемії, а тепер перед нами постав новий виклик — придумати формат, який би був не лише цікавий, а й безпечний в контексті війни.

Огляд ІТ-івентів. Які опції запуску подій

Після пандемії ми маємо три формати проведення будь-яких заходів — онлайн, гібрид та офлайн. Кожен з них треба використовувати з розумом і правильно окреслити мету події. Адже для нетворкінг-заходів досі немає нічого кращого, ніж жива зустріч. А лекції та майстер-класи зручно давати онлайн, використовуючи елементи гібридного режиму — навчальні ігри, тестування та інше. Проте варто враховувати, що онлайн-подій вже багато на ринку і відгук на них не такий активний, як раніше. Паралельно з цим, відроджуються й більш масштабні техконференції в офлайн-форматі, зокрема, IT Arena.

З офлайн-подіями в Україні усі організатори отримали задачу з зірочкою, а саме — де провести їх та як зробити це безпечно. Обстріли та повітряна тривога — руйнують все. Тому при виборі локації треба аналізувати, чи маєте ви запас в часі, чи встигнете дістатися до укриття та в якому воно стані.

Планувати офлайн-активності в SoftServe ми почали влітку та пропрацьовували різні їхні сценарії. Враховуючи ризики та надихнувшись Підпільним стендапом, ми дійшли до висновку, що заходи в укриттях — це match. Таким чином за кілька місяців народилась ціла концепція івентів в укриттях під назвою SoftServe Underground.

Чому офлайн івенти досі потрібні бізнесу

SoftServe Underground — це серія івентів в укриттях, на яких спікери компанії давали короткі, але насичені доповіді на як технічні, так і більш бізнесові теми. Зокрема, розповідали й про досвід волонтерства та благодійність під час війни. Так, учасники могли отримати нові знання, познайомитися з однодумцями та подискутувати. Ця подія з’явилась завдяки двом топ-менеджеркам — Анастасії Фроловій, Country Manager Ukraine, та Олені Корсун, DevCenter Director.

У серії заходів було кілька цілей:

1. Зібрати ІТ-спільноти, які змінились через війну. Багато людей були вимушені переїхати, тільки в SoftServe навесні релокувалося понад 4000 фахівців зі своїми рідними. Так, центр та захід України постійно приймають людей, які шукають способи адаптуватися в новому середовищі. Серед них також є багато ІТ-спеціалістів, тому ми вирішили стати першими хто їх познайомить між собою.
2. Підтримувати brand awareness компанії після кількох місяців тиші, втоми та стресу. Для маркетинг-команди, бренд компанії та його впізнаваність є стратегічною ціллю. Війна перетасувала наші плани, проте з другим та третім етапом війни ми стали витривалішими і повернулися до роботи у повній мірі. Так, ми вважаємо що з брендом компанії треба працювати за будь-яких умов.
3. Поділитися технічною експертизою. SoftServe — це мільйони донатів, 29 швидких для фронту, 320 тон гумдопомоги країні в час війни, але SoftServe це перш за все технологічна компанія. Ми експерти саме в цьому і продовжувати ділитись цими знаннями з людьми для нас є найцікавішим. Особливо зараз, коли люди прагнуть знайти себе у такі складні часи.

З моменту перших обговорень до реалізації нам знадобилося приблизно 2,5 місяці. За цей час ми створили візуальну концепцію заходів, знайшли спікерів, локації та почали запрошувати фахівців на події. Найскладнішим було погодити неймінг, оскільки ми хотіли б, щоб він передавав ідею та знаходив відгук у нашій аудиторії. Визначившись, на початку липня ми запустили перші анонси як через соціальні мережі, так і ЗМІ.

Події під час війни. Як мінімізувати ризики

Найперше, що варто зробити задля безпеки учасників — знайти приміщення, яке або буде поряд з укриттям, або буде укриттям. Ми зупинились саме на другому варіанті, адже воно дає можливість не зупиняти доповіді, рухатися чітко за таймлайном. Для учасників це також додатковий фактор комфорту та безпеки, який допомагає їм спокійно спілкуватися та засвоювати нову інформацію. Про це ми комунікували в анонсах подій, а також через таргетовану рекламу. Люди ставились до такого формату позитивно — з 10 балів учасники оцінили події на 8,9.

Зі свого боку, ми завжди переглядали ситуацію в певному регіоні. Так, в серпні ми скасували захід у Вінниці, оскільки він мав відбутися після жахливого ракетного обстрілу. Вся Україна несла траур, напруга в суспільстві була високою і ми не хотіли наражати людей на додаткову небезпеку. Тому вирішили зовсім скасувати захід.

Ресторан, паб чи підвал. Де шукати свій underground

Пошук міст та безпечних приміщень подекуди був викликом, бо в кількох містах було лише по одному закладу потрібного формату. Ми розглядали як ресторани, івент-спейси, підпільні бари та навіть університети. Наприклад, у Львові ми знайшли для себе лише дві локації та зупинилися на Центрі Шептицького на території УКУ.

До чого треба бути готовим під час планування заходу в укритті — це його до вартості та популярності. Умовно, до війни приміщення, в яких не було вікон, вважали не дуже привабливими, коли зараз це сейфті івент-спейс з щільним графіком.

Технічне волонтерство. Як українці допомагають одне одному

Події SoftServe Underground — це мікс технічного контенту та досвіду волонтерства й благодійності. Серед наших працівників є багато волонтерів, всі прагнуть допомагати країні у різний спосіб. Хтось донатитить, хтось у кіберармії, а хтось створює нові платформи з допомоги українцям. Тому нам було важливо поговорити про це унікальне явище і дати змогу учасникам долучитися до чогось більшого. У підсумку, такі панелі знаходили найбільший відгук, адже ми також ділилися власним досвідом волонтерства.

Наші фахівці регулярно допомагають з технічної сторони. Через благодійну краудсорсингову платформу Open Tech вони реалізовують соціально важливі проєкти. Зокрема, за час війни запустили новий сайт для фонду «Повернись живим», платформу для пошуку допомоги Palyanytsya.info, додаток для розвитку дошкільнят «НУМО» та сайт для Львівської військової адміністрації. Про те, як саме створюються такі проєкти, як волонтерити та бути корисним під час війни розповідали самі представники Open Tech на заходах.

Кожен івент SoftServe Underground був би неможливий, якби не Збройні Сили України. Враховуючи це, на кожній події ми організовували збір коштів, який передавали в Благодійний Фонд «Відкриті очі». Це фонд, який створили в межах SoftServe ще у 2014 році. Зараз він активно допомагає захисникам, знаходить і доставляє гуманітарну допомогу, ліки, ІТ-обладнання та співпрацює з іншими ГО. Наразі фонд активно збирає на проєкт Drive for Life — у липні SoftServe виділив кошти на закупівлю 29 швидких для найгарячіших точок фронту. Станом на вересень, за кордоном закупили та передали на потреби захисників вже 20 карет. На івентах ми зібрали близько 81 тисячі гривень, які підуть у цей проєкт.

Події в записі. Чи вартує?

Всі доповіді фахівців могли подивитися через пряму трансляцію або в записі на YouTube. Ми вирішили це зробити для тих людей, які не можуть долучитися, або живуть в інших містах. А оскільки доповіді були технічні, вони не втрачають швидко актуальності та з часом лише набирають все більше переглядів.

Поки що у плейліста SoftServe Underground сумарно близько 3000 переглядів, які набрані органічно. В планах під потребу ставити на промо відео за певною тематикою, що допоможе охопити ще більше людей.

Загалом проводити трансляції стало звичною річчю ще під час пандемії. Тому зараз ми використовуємо цей досвід, щоб контент продовжував жити ще після самої події. Крім цього, люди вже звикли дивитися відео з конференцій в зручний для себе час і в них є потреба на такі трансляції. Гарантуємо — на кожному заході хоча б одна людина запитає, чи буде запис.

Відстежуємо результати

Протягом липня-вересня ми провели вісім заходів у таких містах, як Львів, Дніпро, Київ, Тернопіль, Чернівці, Івано-Франківськ, Ужгород, та Рівне. Ми зібрали понад 500 людей, приблизно 60% з них — це айтівці з досвідом. При цьому органічно охопили в соцмережах понад 94 тисячі людей.

Кількість реєстрацій за весь час перевищила 1408. Найбільше всього людей було на львівському івенті — 191 унікальна реєстрація та 87 відвідувачів офлайн, при цьому на онлайн-трансляцію підʼєдналося ще 70 учасників. Якщо говорити саме за офлайн-відвідувачів, то лідером став Тернопіль з 130-ма учасниками. Загалом результат відрізнявся по містах, в середньому приходило близько 50% від зареєстрованих учасників, що вважається досить хорошим результатом насправді. Львів, Дніпро та Тернопіль перевищили наші очікування, тому результатом ми задоволені і отримали те, на що розраховували.

Досвід з SoftServe Underground показав нам, що офлайн-події можна робити безпечно навіть під час війни. Головне — чітко розуміти, навіщо саме такий формат та яку користь він принесе учасникам та бізнесу. Кожна подія наживо — це обовʼязкова частина для спілкування, обговорення та нетворкінг, оскільки саме за цим йдуть люди.