Донатити на ЗСУ креативно. Як організувати успішний аукціон і заохотити брати в ньому участь

Привіт! Мене звати Андрій Шевчик, я керуючий партнер львівської ІТ-компанії Vakoms. А також — волонтер.

У цій статті хочу поділитися досвідом про те, як ми організовуємо волонтерку всередині компанії та як придумуємо креативні заходи, щоб донатити було не лише потрібно, а й цікаво.

З перших днів війни кожна ІТ-компанія почала займатися волонтерством. Запалу було багато. Перші місяці, мабуть, усі більше волонтерили, аніж працювали. У нас все відбувалося так само.

Але з часом ентузіазм зменшився. Потрібно було придумати щось, щоб знову «завести» людей.

Наш UI/UX дизайнер Богдан Суланов запропонував провести внутрішній благодійний аукціон. Ідея не нова, багато хто вже організовував подібні івенти. Для нас же це було щось незнайоме, а тому і цікаве, як і в плані організації, так і в плані участі.

Як розповів мені Богдан, він спілкувався з нашим співробітником, який багато волонтерить, і який розповів йому про потреби, які є зараз. Ми б зібрали гроші на це за кілька днів. Проте в Богдана виникла інша ідея: якщо організувати аукціон, то гроші ми зможемо зібрати за один вечір. До того ж це не лише можливість допомогти, а й можливість усім зустрітися і провести разом час.

У цій статті хочу поділитися досвідом, як організовувати подібні заходи офлайн у компаніях 150+ працівників в умовах війни та ремоуту. Розповім про наші успішні кроки й наші «граблі».

Чого ми боялися і що робили, щоб наші страхи не справдились

Ідея аукціону доволі проста: працівники приносять власні лоти, кажуть стартову ціну на них. Інші тіммейти їх купують. Отримані кошти йдуть на потреби ЗСУ. А саме: на покупку старлінків для 57-ї та 80-ї бригад. Зібрати потрібно було 100 000 гривень.

Мої колеги почали займатися організаційними питаннями. І у них почали з’являтися перші страхи. Насамперед були хвилювання:

• чи буде достатньо лотів та наскільки вони будуть цікавими для покупки;
• чи прийдуть люди і якою буде їхня активність на аукціоні;
• чи вдасться зібрати необхідну суму.

Ми часто збиралися на мітинги з приводу аукціону. І наша Христина Людкевич, HR-менеджер та співорганізатор івенту наголошувала, що це — наш перший досвід, і потрібно просто усім разом подумати, як зробити так, щоб наші побоювання не втілилися у життя. Відтак, варто продумати усі кроки наперед.

Наші дії: провести масштабну внутрішню рекламну кампанію.

Як це виглядало? Ми розповідали про аукціон у всіх наших чатах, а також кілька разів — у внутрішніх розсилках компанії. Тема аукціону була топовою і головною останній місяць серед наших тіммейтів. Розмови про це точилися навіть в кулуарах.

Ми створили опитування, щоб зрозуміти кількість людей, які готові виставити власні лоти й кількість співробітників, які готові їх купувати. А також їхні побажання: що їм цікаво було б придбати.

Лотів назбиралося близько двадцяти. У власника кожного лоту, ми запитували деталі й цікавинки про цю річ. Кожна з них мала свою історію або якусь особливість. Й ми намагалися її дізнатися і про неї цікаво розповісти.

Усю зібрану інформацію разом з фото речей ми також показали за кілька днів до аукціону, щоб наші тіммейти могли ознайомитися з лотами, зрозуміти, на яку суму їм розраховувати. А також ми були впевнені, що це простимулює усіх інших виставляти власні лоти. Й дійсно, після цього співробітники почали активно зголошуватися до участі, кількість лотів раптово зросла удвічі. Тобто, їх стало сорок!

Ми організували кілька лотів від нашої компанії, зважаючи на запити від потенційних учасників. Їм було приємно, що з їхніми проханнями ознайомились й взяли їх до уваги. Також це давало гарантію, що зацікавлені точно старатимуться придбати цей лот.

Крім аукціону ми організували невеликий фуршет і закликали тіммейтів прийти на захід саме офлайн, оскільки це також чудова нагода усім побачитися. Щоправда, придумали рішення й для тих, хто не може бути присутнім фізично — пряма трансляція з аукціону й можливість купувати лот онлайн.

Важливо також, що ми мали чітку мету — 100 000 грн на старлінки, не просто на потреби ЗСУ, а саме під конкретну закупівлю. Це дало людям розуміння, на що саме вони донатять та й на які суми варто розраховувати.

Ми також запросили доєднатися до аукціону компанію Indeema Software, нашого стратегічного партнера. Вони підтримали нашу ідею, принесли власні лоти та взяли активну участь у торгах.

Як усе відбувалося і як не треба робити наступного разу

На аукціон зібралося майже 50 людей, для яких ми приготували 40 лотів. Деякі лоти додавалися в останні секунди.

Лоти були різноманітні: цікаві сувеніри з різних країн, фотоапарат, укулеле, речі військової тематики (трофеї наших солдатів), хенд-мейд тіммейтів, поїздка на мотоциклі чи похід в гори, майстер-клас з приготування буріто тощо.

Серед найцікавіших трофеїв — російський сухпайок. Його виставила наша співробітниця, батько якої зараз служить на фронті й привіз цей трофей зі східного напрямку.

Креативний та вартий уваги лот: «Напис на міні». Хто купив цей лот, отримав можливість передати послання російським солдатам. На міні напишуть: «Оркам від Андрія (Івана, Павла) тощо».

За нашими лотами стояла якась особиста історія або були вкладені власні зусилля. Саме тому учасники аукціону змагалися за кожну річ, часом тривали справжні батли.

Ми ще раз переконалися у тому, наскільки наші тіммейти талановиті й дізналися про їхні інтереси більше. Тому, що стільки лотів були зроблені власними руками, та всі вони були дуже цікаві та красиві.

Найдорожчим лотом виявилися натівські батончики. Їх вдалося продати за 30 000 гривень. Також два тубуси, які придбали за 9 000 та 10 000 гривень.

Богдан Суланов, який був ініціатором івенту та ведучим заходу, потім ділився своїми враженнями. Розповідав, що думав натівські батончики «підуть» не більше, ніж за 3 000 гривень. Так, вони дійсно смачні та дають енергії, але ніхто не сподівався, що за них буде така боротьба, і що їх вдасться продати в 10 разів дорожче.

Боєприпас від граду «пішов» за 6 000 тисяч гривень. М’яку іграшку джавелін, букет бавовни, сережки у кольорах синьо-жовтого прапора, натівський сухпайок купили за більше ніж 4 000 грн. Відтак, можна зрозуміти, що найцікавіша учасникам все ж військова та патріотична тематика.

Проте, серед іншого популярного, наприклад, був дзеркальний фотоапарат за 7000 грн, авторське вино від одного зі співвласників компанії за 6000 грн та приставка плейстейшн за 4000 грн.

Все було легко, цікаво, атмосферно, й, головне, — результативно.

Проте, не обійшлося без помилок:) Одна з них — завелика кількість лотів. У нас було 40, усі були цікаві, але ми не встигли їх усіх виставити й продати. Відповідно, зараз ми розуміємо, що оптимальна кількість лотів — 25-26. Продаж 26 лотів у нас зайняв 3 години :)

Інша помилка — це поєднання офлайн з онлайн-форматом. Варто все-таки робити захід або наживо, або в мережі. Бо коли це офлайн-захід, то є музичні перерви й перерви на їжу. І в той час онлайн-учасники просто перечікують.

Результати

Благодійна ціль змушувала усіх бути активними та битися за лот, який їм був до вподоби. Хто не хотів брати участь в аукціоні, просто підходили й запитували, на який фонд/ рахунок можна скинути гроші.

Значну частку загальної суми забезпечили наші «опоненти» з Indeema Software, які придбали багато лотів і навіть затіяли кілька гарячих «батлів» на аукціоні.

На аукціоні вдалося зібрати близько 150 000 гривень, а потрібно було 100 000. Тобто, більше, ніж ми очікували, що не могло не потішити. Звісно, всі кошти підуть на потреби ЗСУ.

Наші підсумки та поради

Що ми отримали від аукціону в результаті:

• зібрали гроші для ЗСУ;
• зустрілися і мали гарний час та спілкування;
• дізналися про неймовірно цікаві захоплення наших тіммейтів (як-от стояння на цвяхах чи виготовлення виробів з екошкіри, чи цікаві подорожі, чи наявність власного фонду);
• зрозуміли, що щось подібне проводити точно варто.

Якщо ви плануєте провести схожий івент у своїй компанії, пишіть свої запитання — ми охоче поділимося досвідом. Разом до перемоги!