Плагіни Jira, які підвищують ефективність команди — добірка від Project Manager

Привіт! Я Марина Олещук, Project Manager у продуктовій компанії Universe з екосистеми бізнесів Genesis. Ми працюємо у двох напрямах: розробляємо застосунки-утиліти на iOS, а також розвиваємо власний R&D-центр. За чотири роки ми зібрали команду з 60+ фахівців, яка досягла третього місця у світі за доходом як паблішер утиліт для сканування.

Уже півтора року я в команді, яка створює освітню лайфстайл-платформу Wisey для Tier-1 ринків. Зараз у нас 20 спеціалістів, вони працюють в гібридному форматі — офіс та ремоут. Тому інструменти, які полегшують ведення проєктів для нас надважливі. Зокрема, для якісного планування використовуємо Jira.

Ви, певно, знаєте, що окрім базових функцій, можна скористатися плагінами для Jira — і платними, і безкоштовними (шукайте в розділі Marketplace Apps). Про них і йтиметься далі.

Так, існують туторіали від команди Atlassian про те, як користуватися Jira та плагінами для неї. Але, на мою думку, там не завжди йдеться про біль користувача — тобто, коли та для яких цілей можна використовувати той чи інший набір функцій. Якщо ви хоч раз запитували себе «чим саме ось ця класна фіча буде корисною для мене?», ви точно зрозумієте, про що я 🙂

Тому в цій статті я не лише поділюся корисними плагінами для Jira, а й розповім, як ми використовуємо їх у нашій команді, які потреби та яким функціоналом закриваємо. Матеріал буде корисний project-менеджерам, які працюють з Jira та хочуть дізнатися більше про можливості цього інструменту.

Teamboard ProSceduler

Це платний плагін з 30-денним тріалом для планування, візуалізації навантаження команд, темпу проєктів, часової шкали, побудови діаграми Ґанта тощо.

ProScheduler надає загальну картину використання та доступності ресурсів, що дозволяє планувати майбутні потреби, а ще — пропонує шлях до збалансування проєкту на основі візуальних підказок. Крім того, тут є універсальна платформа, де можна робити звіти та налаштовувати гнучкий робочий день, базуючись на нагальних потребах проєкту та доступності команди.

Основні функції

• планування задач та відстежування часу для всіх членів команди;
• система звітності для потреб управління;
• можливість відстежувати час незалежно від поточної гібридної або віддаленої моделі роботи бізнесу;
• інтерактивна онлайн-діаграма Ґанта;
• керування кількома проєктами в одній візуалізації, що спрощує балансування робочого навантаження.

Як налаштувати

Після завантаження плагіну з Jira Marketplace, він з’явиться в тулбарі проєкту (знаходиться зліва). Якщо у вас — не найвищий рівень доступу, потрібно зробити запит в адміністратора акаунту Jira на додавання плагіну.

Щоб потрапити в налаштування плагіну, треба зайти в розділ Apps (згори тулбару/ верхнє меню).

Teamboard ProSceduler має три рівні відображення задач:

Рівень Program — показує задачі з декількох проєктів. Додати потрібні можна, натиснувши на вкладку Program → New Program, та обравши необхідні проєкти.
Рівень Project — відображає задачі з одного проєкту. Зайти в борду необхідного проєкту можна, натиснувши на вкладку Project → Вибрати необхідний проєкт.
Рівень Team — відображає задачі окремих людей, яких ви додасте. Додати людей можна, натиснувши на вкладку Team → Create a new team → Іконку людини та додати необхідних співробітників в команду.

Налаштовуючи Програму або Проєкт, варто звернути увагу на таке:

• щоб додати учасників команди на дошку проєкту, натискайте на вкладку Resource. Потім потрібних людей можна знайти через пошук;

• якщо над проєктом працює декілька команд — можна створювати групи, натиснувши на вкладку Resource → Create a new group → Add member та дати групам назву;
• після того, як ви додали учасників команди, їхній список буде відображатися на вкладці Schedule, а створені групи можна побачити у розділі Groups у спадному списку;

• запланувати задачі в борду для потрібного учасника можна, перетягнувши завдання зі списку задач, або натиснувши на поле та ввівши номер задачі.

Чим це корисно команді

Завдання та функція: рівень Program та налаштування Groups для розподілення продуктів. Застосували для планування та візуалізації завантаження команди дизайнерів, які працюють на декілька продуктів.

Яку проблему вирішили: всі дизайн-задачі, які знаходяться на різних бордах, зараз зібрані в одному місці. Планування завантаження дизайнерів стало набагато прозорішим.

Завдання та функція: ті ж таки рівень Program та налаштування Groups застосували, щоб візуалізувати часову шкалу всіх А/B-тестів за продуктами в одному місці.

Яку проблему вирішили: відстежування часового проміжку всіх А/B-тестів та зберігання їхнього детального опису в одному місці.

Завдання та функція: організація задач та відображення детального та масштабованого плану роботи великої команди для продукту, в якому є веб та iOS-напрями або декілька проєктів. Тут використовуємо рівень Project, застосовуємо налаштування Groups для чіткої візуалізації релізів та надаємо окремим спринтам та карткам відповідні кольори, щоб відрізняти задачі різних проєктів.

Яку проблему вирішили:

• чітка та масштабована дорожня карта для iOS та вебкоманд;
• зручне відображення запланованих релізів та задач для веб- та iOS-напрямів;
• організація задач для розробників, які працюють на декілька проєктів в одному продукті (наприклад, бекенд-інженер виконує задачі і для iOS, і для вебнапрямів);
• зручний розподіл часового ресурсу для тестувальників. Вони бачать орієнтовний час закінчення задачі та можуть планувати її тестування в борді;

• планування спринту для вебкоманди.

Відображення планування iOS та вебрелізів

Якщо потрібно робити звіти щодо роботи команди — в цьому допоможуть вкладки Timelog та Report. Я не буду на них наголошувати, бо у нашої команди немає потреби робити подібні звіти.

Foxly Priorities

Плагін для Jira з 30-денним тріалом (безкоштовний для 10 та менше користувачів).

Foxly Priorities — інструмент керування проєктами для пріоритезації беклогу, продуктових дощок, вимог, Planning Poker, матриці пріоритетів, WSJF, RICE.

Foxly дає змогу стандартизувати процес пріоритезації беклогу за допомогою метрик та формул оцінки. Інформує команду й стейкхолдерів, розраховуючи пріоритети задач у реальному часі.

Основні функції

Інструмент дозволяє визначати пріоритети беклогу задач за допомогою низки функцій:

• попередньо визначені шаблони пріоритетів: RICE, ICE, WSJF (SAFe), Value vs Effort;
• користувальницькі шаблони пріоритезації, включно з налаштуванням оцінок та показників;
• пріоритезацію задач між проєктами;
• діаграму матриці пріоритетів;
• інтерактивну таблицю пріоритетів;
• Planning Poker з пріоритетним плануванням;
• фільтрів за задачами, за проєктом, типом проблеми, статусом, версією та міткою тощо.

Як налаштувати

Після завантаження з Jira Marketplace плагін з’явиться в тулбарі проєкту.

Далі можна відфільтрувати необхідні для оцінки задачі дані будь-яким зручним способом та вибрати необхідний шаблон пріоритезації, натиснувши на кнопку Customize в правому верхньому кутку, та обравши вдалий з випадаючого списку.

Також, є можливість створити власний шаблон пріоритезації, натиснувши на кнопку Create new template, яка також знаходиться у випадаючому списку.

Є можливість грати в Priority Poker всією командою. Це техніка, яка дозволяє кожному співробітнику сприяти процесу визначення пріоритетів, що допомагає позбутися упередженості.

Які проблеми вирішили

• Стандартизували та налаштували процес визначення пріоритетів задач і, як наслідок, покращили планування;
• прискорили сеанси встановлення пріоритетів та надали кожному учаснику команди можливість зробити свій внесок в остаточні пріоритети.

Issue Checklist

Ще один безкоштовний плагін для Jira. На перший погляд, простий, проте він значно покращив комунікацію між розробниками, проджект-менеджером та командою тестувальників.

Основні функції

• Створення списку підзавдань всередині задачі;
• відстежування Definition of Done чи Acceptance Criteria;
• відстежування прогресу виконання задачі;
• валідація усіх елементів чекліста перед зміною статусу задачі;
• створення стандартних шаблонів чеклістів для задач.

Як налаштувати

Після завантаження з Jira Marketplace плагін з’явиться в готовій задачі у вигляді кнопки.

Які проблеми вирішили

• За допомогою чеклістів в задачах тестувальники оптимізували флоу тестування та відстежування закритих багів;
• замінили створення нових підзадач на чеклісти. Тепер велику задачу можна розділити на менші завдання, тегнути відповідального та спостерігати за прогресом;
• пришвидшили процес тестування за допомогою завчасно створених шаблонів.

«Multiply boards» або декілька бордів в Проєкті Jira

Дана фіча буде корисна, коли є кілька команд, проєктів або напрямів в одному продукті, а ресурси потрібно шерити (наприклад, бекенд-інженер робить задачі для iOS та вебнапрямів).

Як її налаштувати:

Для початку треба додати ще одну борду в Проєкт, натиснувши на Create Board → та вибрати пункт Board from an exiting project.

Після створення нової борди необхідно налаштувати фільтр, щоб задачі потрапляли в потрібний проєкт. Пропоную один з варіантів розділення задач:

• створити компонент в новій борді, назва якого буде асоціюватись з новою бордою (наприклад, «iOS app»);
• в налаштуваннях нової борди натиснути Edit Filter Query, у пошуковому рядку набрати:

project = «код проєкту, в якому створена нова борда» AND component = «створений компонент» ORDER BY Rank ASC

Приклад налаштування фільтра

• для створення задачі для нової борди необхідно вказувати створений компонент.

Які проблеми вирішили

• Поліпшили організацію задач для різних команд;
• кожна команда має зручний робочий флоу — є можливість адаптувати кількість колонок і статусів задач та працювати за різними методологіями;
• з’явилася гнучкість у створенні дорожньої карти всього продукту й відображення перетину ресурсів.

Ще декілька корисних інструментів для продуктивної роботи проджект-менеджера

Notion

Популярний робочий простір з багатьма функціями, як-от організація процесів, списки завдань, управління базами даних та іншими.

Як можна використовувати:

• структурувати персональні та робочі потреби;
• робити таймлайни для RoadMap;
• зберігати документацію проєктів та важливі замітки;
• створити базу знань;
• занотовувати ідеї.

Може бути альтернативою Jira для невеликих команд. Безкоштовний для одного користувача.

FigJam

Інтерактивна онлайн-дошка, яка дає можливість генерувати ідеї та проводити мозковий штурм разом з командою.

Як можна використовувати:

• проводити продуктові та дизайнерські дослідження;
• розробляти стратегії та створювати діаграми;
• робити RoadMap для різних напрямів;
• проводити брейншторми.

Найзручніше використовувати для аналізу конкурентів та візуалізувати його в одному місці. Сервіс безкоштовний й гідно замінить російську програму Miro.

Metro Retro

Це вебзастосунок, що допомагає командам проводити продуктивні та змістовні ретроспективи.

Як можна використовувати:

• проводити ретроспективи для команди;
• користуватися темплейтами на сайті для ефективного штормінгу, Agile-церемонії чи Icebreakers-ігор;
• працювати паралельно з іншими учасниками команди в одному просторі.

Сервіс безкоштовний.

Висновки

Як бачимо, для продуктивної роботи команди можна використовувати не лише Jira, а й купу різних плагінів до неї. Кожен із цих інструментів буде корисним для бізнесу, якщо вдало підібрати його під ваші потреби.

А які плагіни для Jira використовуєте ви? Пишіть у коментарях, буде цікаво познайомитися з вашим досвідом.