Jira на максимум — плагіни та надбудови, які полегшують життя менеджера

Усім привіт, мене звуть Олексій Панасюк, я вже п’ятий рік працюю Chief Technology Officer в Zakaz.ua. У цьому матеріалі розповім, як Jira може допомогти ефективно налаштувати роботу in-house IT-команди та на які плагіни цього софту варто звернути увагу.

Навіщо взагалі Jira? Коротко про функціонал для новачків

Організація роботи IT-команди — дуже відповідальний та складний процес. Необхідно не тільки чітко поставити завдання, а й вчасно перевірити якість її виконання і при цьому суворо дотримуватись дедлайнів. Коли в компанії маленька команда до 30 людей, їй потрібно зовсім небагато інструментів для роботи, а процес трекінгу трудовитрат спочатку взагалі відсутній. Але згодом стає складно контролювати все вручну.

Чим динамічніше зростає кількість співробітників, тим більше виникає необхідність розробки правил, побудови процесів та відстеження результатів. І Jira допомагає вирішувати саме це завдання.

Я працюю з чималою IT-командою in-house: штат понад 70 людей, є власні розробники, девопси, тестувальники, бізнес-аналітики, продакт-менеджери та багато інших. І їх кількість постійно зростає. Загалом налічуємо 14 окремих команд, 9 з яких є крос-функціональними. Це означає, що повністю зібрані команди, де є всі спеціалісти, щоб виконати функціональне завдання. Наприклад, у крос-функціональній команді є фронтенд-розробники, які виконують завдання із зовнішньої частини сайту, бекенд-розробники займаються внутрішніми роботами та експерти з оцінки якості продукту. Розробка вебдодатку лежить на чотирьох командах: дві займаються сайтом, ще дві мобільними версіями — Android App та iOS. Кілька команд обслуговують фронт-офіс, і є команди, які займаються бек-офісом.

Є фахівці, що відповідають за тестування — використовується автоматизоване інженерне тестування. І команда дата-аналітиків, які працюють із крос-функціональними командами. Для коректної роботи завжди потрібна злагоджена команда, яка може швидко та ефективно взаємодіяти.

Jira розроблена таким чином, щоб кожен член команди міг планувати, відстежувати та створювати програмне забезпечення. Своєю чергою, керівники як компанії, так і окремих підрозділів можуть пріоритезувати задачі, відслідковувати прогрес виконання, бачити загальну дорожню карту проєктів та ініціатив, фіч та визначати ефективність роботи команди.

Зазначу, що в нас доволі велика компанія, в якій крім IT-команди працюють сотні людей. Це ще близько десятка департаментів і всі вони тісно співпрацюють один з одним. Зокрема ми часто спільно плануємо нові запуски внутрішніх ПЗ та інших продуктів.

Цікавий факт про Jira: до 24.02.2022 цю програму в нашій компанії використовував в основному IT-департамент, директори інших департаментів і керівники підрозділів для взаємодії з нами. Але з початком війни кілька департаментів компанії замінили свої звичні kanban-board, впровадивши для команди Jira.

Базовий функціонал Jira дозволяє:

• створити користувальницькі історії та завдання, планувати спринти та розподілити завдання у своїй команді розробників;
• розставити пріоритети та обговорювати роботу своєї команди в умовах абсолютної прозорості;
• підвищити продуктивність, спираючись на візуальні дані, доступні у часі;
• також доступно більше 3k інтеграцій Jira Software, додатків, адонів та плагінів, які можна адаптувати під будь-який варіант використання.

Плагіни для покращення функціонала

Окрім базових функцій, можна розширювати можливості Jira, скориставшись плагінами для неї — як платними, так і безкоштовними. Ось невеличка добірка корисних інструментів і продуктів Atlassian для інтеграції у софт, що я використовую для роботи з командою і можу рекомендувати.

Time in Status for Jira Cloud

Коли команда завершує проєкт, цей плагін дозволяє проаналізувати його життєвий цикл під час розробки. Насамперед варто зазначити, що ми сегментували складність завдань наступним чином:

• ініціативи — великі проєкти, на виконання яких знадобиться від 3-х до 9-х місяців,
• фічі — на виконання йде до 3-х місяців,
• користувальницькі історії (User Story) — життєвий цикл не більше спринта, тобто двох тижнів.

Time in Status for Jira Cloud фіксує та зберігає всі історичні дані виконання цих завдань, які надалі ми аналізуємо під кутом різних призм: з’ясовуємо, що відбувалося під час виконання ініціативи, фічі, user story, на яких етапах та у яких статусах вони затримувалися й скільки часу.

На основі аналізу цих даних вибудовуються рекомендації на майбутнє, застосовуються нові інженерні практики, які допомагають прискорити життєвий цикл фіч та не затримуватись на етапах розробки.

Загалом це зручний інструмент для команди та стейкхолдерів, який також дозволяє розраховувати пріоритети задач, провести аналіз за допомогою зведених таблиць. Видає 7 типів звітів: час у статусі, час виконавця, середній час, дата введення статусу, кількість статусів, кількість переходів, час у статусі на дату.

Тут і далі: реальні скріншоти наших робочих програм

Issue Checklist PRO.

Не дивлячись на те, що існує подібний безкоштовний плагін Jira, для великої команди той простенький варіант не дуже підходив. Платна та розширена його версія значно покращила комунікацію та контроль завдань всередині команді.

Плагін допомагає створювати списки підзавдань всередині задачі, списків критеріїв прийняття, визначення готових завдань, відстежувати Definition of Done (DoD) чи Acceptance Criteria, прогрес виконання задачі, валідує всі елементи чекліста перед зміною статусу.

Наведу приклад з DoD. Перш ніж User Story потрапить у статус «виконано», нам потрібно з’ясувати, чи відповідає вона стандартам та критеріям приймання, які ми сформували. Ще є схожий список Definition of Ready (DoR) — це «джентльменська угода» між Product Owner та Development Team, яка описує критерії готовності User Story до того, щоб вона була взята в роботу команди.

Плагін надає чеклісти для опису цих вимог, якого немає у стандартному функціоналі Jira. Вже спираючись на нього, ми легко перевіряємо задачу перед зміною її статусу. Це дозволяє краще контролювати процес за допомогою згадок виконавців, термінів виконання, гіперпосилань, використовувати редактор Markdown і покращувати настрій команді наявністю емодзі 😉

Також можна додавати ключі проблем, зробити багаторядкові описи та форматування розмітки. Розширені функції дозволяють інтегрувати контрольні списки з програмами автоматизації, сценаріями та робочими процесами Jira, а також зробити шлях списку видимим на картках або повідомленнях Slack.

Miro (formerly RealtimeBoard) for Jira

Це самостійний програмний продукт, який можна інтегрувати в Jira або використовувати окремо. У нашому випадку Miro дозволяє об’єднати всі команди та одночасно в ріал-тайм взаємодіяти, щоб швидко та прозоро узгодити цілі, спланувати кроки проєктів до початку роботи і таким чином уникнути непорозумінь в процесі.

Наведу приклад: раз на квартал увесь наш IT-департамент збирається командою офлайн на велику стратегічну сесію, де ми обговорюємо майбутні ініціативи, фічі, оцінюємо ризики та взаємодіємо під час пленінгу спринтів.

Стратегічна сесія нашого IT-департаменту

В цих обговореннях бере участь кожен член команди, і саме на дошках Miro створюються картки, де фахівці вносять пропозиції для розробки продуктів, інструкції, рекомендації, визначаються залежності між задачами і т. д.

Після того як команда погоджує об’єм USM і спринту, за кілька кліків ми перетворюємо карти Miro в карти Jira — інтегруємо всю документацію, підготовлену в Mirо: описи проєктів, прототипи малої деталізації, системну архітектуру, фічі, діаграми та багато іншого.

Надалі інформація під час життєвого циклу проєкту в картах постійно оновлюється та вносяться корективи, нові ідеї, задачі тощо. І саме для того, щоб не робити подвійної роботи та вручну не передруковувати оновлену інформацію з карток в Jira, ми використовуємо Miro. Адже ці софти легко інтегруються між собою та автоматично синхронізують оновлення: від перейменування фічі, зміни статусу, виконавця і до її опису.

Крім цього, часто використовую Міro для проведення заходів, пов’язаних з ретроспективою, також тут вимальовуємо конфігурацію команд, коли плануємо їх реорганізацію та аналізуємо потік цінностей для користувачів нашого сервісу.

OKR Board for Jira by Oboard

Корисний плагін для керування OKR в Jira, який дозволяє команді працювати з фреймворком безпосередньо в софті, а прогрес у виконанні завдань оновлюється автоматично.

Плагін розширює базові можливості Jira і не вимагає впровадження додаткового інструменту або файлів обслуговування з OKR, що робить роботу зручнішою та ефективнішою. Завдяки інструменту ми одразу бачимо ключові результати команди, простежуємо продуктивність розробки на кожному етапі та перевіряємо.

Також борд працює як незалежний інструмент, який можна використовувати без додаткових програм і компонентів за межами Jira. Зручно створювати звітність OKR за будь-який період — рік, квартал, місяць.

Xray

Цей плагін корисний нашій команді тестувальників та допомагає контролювати якість продуктів. Дозволяє планувати, проєктувати та виконувати тести, створювати звіти з результатами та керувати тестовою документацією.

Перш ніж інтегрувати нову розробку в софт, ви маєте переконатися у якісній роботі завершеної користувальницької історії та впевнитися, що вона дійсно привносить той функціонал, який планувався під час програмування. А також з’ясувати, чи вона не «ламає» функціонал та чи не зашкодить вже працюючій системі.

Для цього наша команда контролю якості в обов’язковому порядку проводить ряд випробувань за вже прописаними заздалегідь сценаріями. Щоб одразу зрозуміти, за яким сценарієм має бути протестована та чи інша фіча, тестувальники пишуть тест-кейси, в яких чітко прописані інструкції для випробувань. Саме цю документацію дозволяє створити, аналізувати та зберігати в Jira плагін Xray.

Власні розробки

Також нерідко ми отримуємо запит від суміжних підрозділів компанії, або виникає власна потреба впровадити ще нові фічі. Іноді це виливається у нові надбудови, але частіше ми вирішуємо такі питання, використовуючи вже наявні плагіни, оскільки більшість завдань ними легко покриваються.

Проте, у разі необхідності, розробляємо власні надбудови Automator для покращення роботи софту. Це конструктор правил без коду, який дозволить команді розробників створювати нові фічі на основі подій у вашій Jira та автоматизувати свої процеси.

Сподіваюся, огляд цих плагінів та можливостей софту Jira стане вам у пригоді. Діліться у коментарях, чим ви користуєтесь та що допомагає у вашій команді налагодити щоденну рутину.