Рутина у роботі, як основний та найвпливовіший фактор почути від свого співробітника «Я вигорів». (#RPA )

Пов`язаність двох слів «рутина» та «вигорання» , на мою думку, напряму пов`язані між собою. Як менеджер і КВП, я кожен день виконую дуже багато рутинних задач і бачу як їх виконують підлеглі та співробітники інших відділів(особливо бухгалтерія), це мені нагадало як я у далекому минулому працював у кол-центрі, де при розмові з клієнтом я робив все по алгоритму та по суті за розмову робив 20 кліків і так 10 годин, вигорання неминуче. Тоді я розповідав про свою роботу друзям на обідній перерві і один з друзів, він з IT-сфери, кинув жарт, що мою роботу можна замінити трьома рядками коду. Було смішно, але я замислився: «а може в світі це дійсно роблять за допомогою «декількох рядків коду»? І правда роблять, хоч це і трохи складніше, та про це пізніше. Через деякий час я звільнився, та змінив декілька робіт і на кожній з них я бачив всюди монотонне виконання дрібних щоденних бізнес-процесів (сканування: рахунків, ВН, довідок, перенесення зі сканів до 1С). Це так «їсть» час, особливо менеджера з продажів, який працює з «холодною» базою та й просто це злить кожного менеджера та бухгалтера через конфлікт інтересів, самі розумієте. На кожному робочому місці — одна й та сама проблема, яка виступає подразником і викликає прискорене вигорання.
Наразі я працюю в компанії, яка займається автоматизацією БП за допомогою програмних роботів(#RPA), або по іншому, нещадно нищить рутину та надає можливість зменшувати витрати ресурсів на виконання простих, але присутніх у кожному бізнесі щоденних процесів. Також можна зробити перерозподіл зусиль на більш пріоритетні задачі.
Вирішив зробити невеличку серію постів та поділитися з вами кейсами, які були вирішені нашою компанією. Запевняю, ви дізнаєтесь і про продуктивнішого оператора кол-центру, і про щасливий відділ бухгалтерії, тощо.
Почнемо!
Клієнт:
Мережа із 79 аптек, розташованих у різних областях України.
Опис:
При надходженні товару до кінцевого місця продажу, завідуюча аптеки періодично зіставляє дані по прибуткових накладних в 1С з видатковими накладними від постачальників в M.E.Doc.
Мета:
Зняти, описане вище, рутинне завдання із завідувачів та передати на єдиного робота в центральному офісі.
Рішення:
Робот запускається за розкладом 1 раз на добу і співставляє кожну позицію з іншими (прив’язка йде до номера накладної). Тобто, перевіряє всі накладні, що надійшли за період і якщо розбіжностей не виявлено відбувається підписання в M.E.Doc. за допомогою ЕЦП.
Результат:
Як наслідок застосування робота — повне делегування завідувачами обов’язку співставлення накладних роботам. А робот, зверніть увагу, автоматично обробляє не менше 85% накладних.