Відстеження витрат на проєкти в Jira за допомогою додатку Cost Tracker

Планування проєкту — це завжди питання часу, обсягу та фінансів. Jira — зручний інструмент для роботи з першим елементом: оцінка в часі та сторіпойнтах, Agile-звіти, дошки Scrum та Kanban з гнучкими налаштуваннями тощо. Отже, все, що пов’язано з плануванням проєктів та відстеженням процесів, можна робити в Jira, використовуючи функціонал за замовчуванням.

Набагато цікавіше стає, коли ми починаємо шукати відповідь на питання «Як відстежити вартість розробки проєкту конкретно в Jira?». Давайте в цьому і розберемось.

Jira як інструмент управління проєктами та відстеження витрат: Досвід SaaSJet

SaaSJet — це українська продуктова компанія. За свою історію ми мали та маємо безліч проєктів. Великих та маленьких. Добре структурованих та трішки з хаосом в середині (ну а хто не без гріха?😉).

Однак, завжди залишається одне питання — скільки коштує конкретний проєкт, над яким ми працюємо певний період часу?

Враховуючи цю проблему, ми створили продукт, який допомагає нам і (знаючи, що наша ситуація не є унікальною) допоможе іншим компаніям.

Концепція досить проста. Розробники програмують, QA змушують їх сумувати, маркетологи своїми ідеями дістають всіх в сукупності, PM намагається тримати цей процес в адекватному стані,ну і т.д. Тобто працівники витрачають свій час на виконання завдань. Всі вони мають мають свої погодинні рейти. Щоб щось зробити, командам потрібні комп’ютери, сервери, програмне забезпечення, печиво, цукерки та вершки до кави, тощо.

Ми всі розуміємо, що таблиці Excel — це не варіант, коли у вас велика команда і багато проєктів в розробці. Excel — це звичайно фундамент світової економіки, але далеко не найкраще рішення для трекінгу витрат.

Тому, ми вирішили розробити простий та функціональний додаток, який оптимізує трекінг витрат в компанії, та дозволить отримувати інформативні звіти на основі цих даних.

Його назва — Cost Tracker for Jira Cloud. На правах розробника активно вас запрошуємо до користування додатком 😁. І повідомляємо, що для українських компаній безкоштовний не лише тріальний період додатку, а і подальше користування.

Для цього:

• Перейдіть на Atlassian Marketplace та оберіть додаток, котрий вам необхідний для вашої роботи.
• Якщо ви ще не мали нагоду бути нашим клієнтом, то після закінчення тріальної версії напишіть нам на Support і ви отримаєтет токен на безкоштовне користування обраним вами рішенням.

Все! Вітаємо вас в команді SaaSJet 🙂

Після рекламної паузи, переходимо до наочного прикладу користування Cost Tracker.

Як оцінити вартість проєкту за допомогою Cost Tracker?

Зазначимо, що наше бачення формулу вартості проєкту виглядає так:

Погодинні ставки працівників * час роботи + прямі витрати.

Після встановлення продукту з Маркетплейсу всі користувачі Jira будуть синхронізовані з додатком.

1. Спочатку налаштуйте доступи до додатку для своїх членів команди. Це працює на основі Jira груп і, оскільки фінанси — це інформація не для всіх, ви можете розмежувати ці дозволи.

2. Далі, додайте погодинні рейти для своїх працівників. Також, якщо проєкт не внутрішній, то ви можете додати, поруч з рейтом внутрішнім, і рейти з націнкою. Це зроблено для того, щоб на основі звіту про витрат, ви ще мали змогу згенерувати інвойс для клієнта.

3. Далі, прийшов час додати експенси, які супроводжують розробку проєкту.

Тут ви можете вводити одноразові та періодичні витрати (наприклад, оплата Jira, Bitbucket, AWS тощо). Ви можете пов’язувати витрати з людьми, проєктами, конкретними завданнями та іншими об’єктами.

4. Четвертий крок — підготовка обсягу робіт.

Розглянемо ситуацію, що користувач зацікавлений в оцінці обсягу робіт за останній місяць. Перейдіть до фільтрів Jira і створіть фільтр, який відбирає всі завдання з журналом робіт за останній місяць.

Приклад JQL запиту:

(( «worklogDate» >= startOfMonth(-1) )) and (( «worklogDate» <= endOfMonth(-1) )) and project = Development

Цей фільтр буде використовуватися для щомісячних звітів.

5. Останнім кроком до звіту про витрати є перехід на відповідну сторінку та створення звіту.

Виберіть збережений фільтр і вкажіть погодинну ставку за замовчуванням (це допоможе отримати дані для користувачів, які не мають погодинної оплати), а також період для журналу робіт і прямих витрат.

Кожен звіт має прямий зв’язок з усіма його елементами і буде скоригований, як тільки щось зміниться. Наприклад, користувачі можуть додати пропущені витрати пізніше, або хтось може змінити журнал робіт.

Для того, щоб фіналізувати звіт, менеджер проєкту може його завершити, щоб заморозити всі цифри і мати його готовим для звітування перед стейкхолдерами, тощо.

Якщо вам необхідний репорт з білінг годинами, то його теж можливо згенерувати. І ось як він буде виглядати:

Ефективний інструмент відстеження витрат на проєкт для вас, заснований на досвіді реальної компанії

Отож, ми запрошуємо вас до користування Cost Tracker, і ми дуже очікуємо фідбеку. Тому, встановлюйте і насолоджуйтесь 😊

Якщо є складності в імплементації додатку в ваш робочий процес — запрошуємо вас на демо-дзвінок, де ми готові з радістю поділитись з вами усім нашим досвідом та лайфхаками.

Ну і нагадуємо, що якщо ви ще не були нашим клієнтом, то маєте можливість користуватись обраним додатком безкоштовно.