Можливості Agile і автоматизації для благодійних програм. Приклад і результати ініціативи Support Ukraine

Привіт, я Ілля Коган, Technical Architect, 15 років працюю в IT та 10 — у DataArt, переважно з технологіями .NET і AWS. Останніми роками переключився на менеджмент, працював технічним ресурс-менеджером у DataArt, відповідаючи за напрямок .NET.

З початку повномасштабної війни займаюсь волонтерською допомогою постраждалим українцям. У цій статті хочу розповісти про роботу та результати нашої благодійної ініціативи Support Ukraine.

Сподіваюсь, наш досвід застосування Agile-методології та впровадження автоматизації стане у пригоді іншим благодійним програмам. До речі, ми готові допомогти з налаштуванням робочого флоу тим, хто теж робить добрі справи на підтримку України. Звертайтесь.

Як розпочалась ініціатива Support Ukraine

На початку війни ми разом з колегами організували евакуацію з Харкова, звідки нам вдалося вивезти понад 1500 осіб, та постачання аптечок на фронт. Після цього я з командою волонтерів зайнявся розвитком власного проєкту Project Pike з будівництва баггі для ЗСУ.

Звісно, серед колег волонтерив не я один, дуже багато людей долучилися до допомоги постраждалим від війни та організації зборів коштів для закупівлі всього необхідного. На перших етапах волонтерський рух у DataArt відбувався у приватному порядку.

Компанія також із самого початку активно допомагала українцям: разом з партнерами профінансувала нашу евакуацію людей з Харкова; організувала евакуацію колег і їхніх близьких з інших міст; надала допомогу колегам, які постраждали через війну, опинилися в окупації чи були мобілізовані на службу, та сім’ям цих колег.

У вересні 2022 року менеджмент DataArt вирішив запустити спільну ініціативу Support Ukraine для координації зусиль з допомоги Україні й українцям та щомісяця виділяти частину прибутку на підтримку України, розробив і опублікував відповідну політику та призначив робочу групу Ukrainian Board.

Ми розглядали різні варіанти й напрями роботи, зокрема співпрацю з великими українськими фондами, але в підсумку вирішили драйвити процес самостійно.

Великі фонди й без нас підтримують багато українців і людей з інших країн. Ми вирішили взяти більше відповідальності на себе та надавати цільову допомогу біженцям, людям на деокупованих територіях, госпіталям, військовим і невеликим проєктам, які найчастіше залишаються поза увагою суспільства та без доступу до достатнього фінансування.

Ми співпрацювали з великими фондами та підтримали проєкти організацій You Are The Angel, Східняки, Razom, U4UA, UNITED24, Діти героїв, Корабель допомоги та інших, але більше уваги намагаємось приділяти невеликим проєктам.

Як працює ініціатива

Бюджет компанії та партнерів DataArt на благодійність у межах ініціативи Support Ukraine ділиться на дві частини. Одна йде на community fundraising — DataArt і партнери подвоюють усі суми, які назбирають колеги-волонтери. Друга — на ініціативи благодійних організацій.

Компанія не ініціює збори коштів серед колег, а допомагає колегам-волонтерам закривати їхні збори, підтримуючи їх організаційно та інформаційно.

Ми збираємо запити від колег-волонтерів, верифікуємо їх на відповідність політикам компанії, пріоритезуємо та розповсюджуємо через корпоративні й зовнішні канали комунікації.

Колеги та підписники компанії у соцмережах донатять на ці збори, потім компанія та партнери подвоюють зібрані суми.

Ще одним важливим напрямом ініціативи Support Ukraine є підтримка колег, що доєдналися до ЗСУ та ТрО, за якими зберігається повний компенсаційний пакет, пільги і привілеї. Інший приклад — фінансова допомога колегам під час зимових блекаутів.

Про Agile-методологію в управлінні ініціативою

Коли ми розпочинали ініціативу Support Ukraine, ми не мали чіткого розуміння, як усе буде влаштовано. Все почалося зі звичайної kanban-дошки з трьома колонками, де ми трекали тікети з тими 3-4 запитами, які мали на руках.

Надалі ми розвинули цю дошку до багатоступеневого флоу, і зараз весь процес побудовано на Agile-методології. Наш флоу складається з послідовних процесів:

Постійна верифікація запитів, зокрема на відповідність політикам компанії.
Бюджетне планування.
Пріоритезація запитів.
Організація зборів коштів із підтримкою корпоративними каналами комунікації.
Виплата коштів від компанії.
Надання коштів одержувачам.
Збір звітів про надання допомоги та облік фінансів.

Наш процес — це мікс практик Kanban та Scrum. Ми працюємо з дошкою в Jira, оперуємо місячними ітераціями і тижневими спринтами, проводимо щоденні скрам-мітинги, щотижневі грумінги та ретроспективи.

Ми маємо гнучкі терміни і гнучкий процес, запаси на затримки і зміни. Наші ітерації та спринти наповнюються динамічно, пріоритизація залежить від зовнішніх обставин — обстановки в країні та на фронті.

Чому Agile

Ми раніше не займалися благодійністю в таких масштабах з такою кількістю адресних запитів. Побудувавши свій процес і зіткнувшись зі схожими процесами в інших спільнотах, ми маємо зазначити, що ми дуже задоволені результатом — ефективною роботою з гнучкою операційною системою та прозорістю для всіх учасників процесу.

Ми готові рекомендувати цей підхід іншим благодійним ініціативам і будемо раді допомогти з його впровадженням.

Про використання атрибутів Agile

Беклог

Наш беклог — це нескінченний список запитів колег, що поповнюється безперервно. Запити автоматично реєструються та позначаються атрибутами: напрям допомоги, категорія допомоги, джерело запиту — колега чи благодійний фонд.

Текстовий опис запитів та розмітна інформація допомагають нам швидко орієнтуватись і пріоритезувати їх відповідно до актуальних потреб українців.

Планування

Під час планування ми визначаємо бюджети відповідно до обсягу коштів, які компанія і партнери спрямовують на підтримку України щомісяця, та пріоритезуємо напрямки роботи. Відбираємо з беклогу найактуальніші запити та фокусуємо зусилля у цьому напрямі.

Важливими факторами пріоритизації є ситуація в країні або конкретних регіонах, погодні та інші умови, форс-мажори.

Наприклад, перед зимою ми приділяли максимум уваги закупівлі опалювальних приладів і зимової амуніції для ЗСУ. Під час блекаутів брали участь у обладнанні пунктів незламності, закуповували роутери і точки доступу для бомбосховищ у школах і дитсадках.

Щойно було звільнено території Херсонської області, ми насамперед закривали збори для допомоги українцям на деокупованих територіях, так само й після звільнення територій у Харківській області. Під час загострення ситуації в Бахмуті закупили масу амуніції та десятки автомобілів на цей напрямок. Після теракту на Каховській ГЕС переказали кошти на закупівлю моторних човнів для ДСНС України та запустили великий збір на ліквідацію наслідків катастрофи.

Ітерації та спринти

Ми оперуємо місячними ітераціями, прив’язаними до бюджетних періодів, та використовуємо місячне планування подвоєння сум, які збирають колеги-волонтери, та виплат благодійним фондам.

Водночас ми працюємо з тижневими спринтами — fundraising-дайджестами, які містять декілька актуальних ініціатив колег-волонтерів та поширюються серед колег і зовнішньої аудиторії.

Наш процес — це не чистий Scrum, ми не маємо чіткої фіксації за датами і спринтами. Іноді модифікуємо дайджести, іноді продовжуємо, додаючи в поточний дайджест нові збори, якщо більшість зборів закрита, але один-два великих ще тривають.

Наші місячні ітерації і тижневі спринти паралельні — ми запускаємо збори в дайджести лише тоді, коли впевнені, що маємо достатньо бюджету, щоби подвоїти всі ці збори протягом місяця.

Інші події Scrum

Ми проводимо щоденні скрам-мітинги (стендапи) з Community Fundraising Team, де обговорюємо поточну ситуацію та оновлюємо пріоритети тикетів, розбираємо нестандартні ситуації і шляхи роботи з ними.

На щотижневих грумінгах з Ukraine Board верифікуємо запити на відповідність запитів політиці ініціативи Support Ukraine, обговорюємо бюджети та напрями роботи.

Після завершення кожного спринту та кожної ітерації проводимо ретроспективи — постійно прагнемо покращити процес роботи ініціативи, тримаємо руку на пульсі, відповідаючи на три головні запитання: що зроблено, що зроблено добре, і що наступного разу можна зробити краще.

Про автоматизацію

Спочатку всі запити ми опрацьовували вручну. Зміна статусу, подання документів, звітів, розподіл фінансів, додавання до дайджесту, пріоритtзація — всі ці питання обговорювалися на дзвінках в особистій комунікації промоутерів з ініціаторами зборів.

Наразі ми автоматизували близько 70% flow обробки запитів колег. Тепер замість постійної комунікації та запитів документів і звітів ми робимо це автоматично.

Наразі в нас автоматизовані

Прийом заявок від колег-волонтерів. Раніше ми заповнювали беклог вручну: приймали запити через Microsoft Forms та створювали тікети у Jira. Нині цей процес цілком автоматизовано.
Система електронних сповіщень про статус і процес обробки заявки в нашому flow. Це багатоступеневий flow, де запит верифікують, ставлять у дайджест для розсилки колегам і розповсюдження через зовнішні канали компанії, резервують і потім виділяють бюджет, переказують кошти — про всі ці дії ініціатори зборів отримують автоматичні повідомлення.
Збір звітів. Ініціатори зборів заповнюють форму, додають звітні документи та медіафайли — і все це автоматично додається до тикетів.

Зараз ми рухаємось у бік автоматизації статистики, кращого управління та планування бюджету, зокрема плануємо інтеграцію з бюджетною системою, щоб автоматично відстежувати звітність.

У найближчих планах з автоматизації

Поліпшення функціоналу збору статистики. Раніше ми використовували виключно функціонал Jira, звідки вивантажували тікети до Excel. Найближчим часом плануємо розробити повноцінну базу даних та робити складніші запити й аналітику.
Система трекінга фандрейзингу та подальше покращення системи електронних повідомлень. Колеги-волонтери зазвичай збирають кошти у «банки» Монобанку. На жаль, Моно не має API, який дозволяв би трекати ці банки, але ми можемо налаштувати скрейпінг даних про збір коштів зі сторінки «банки». Після чого плануємо додати до системи електронних сповіщень повідомлення колегам-волонтерам про те, що суму вже зібрано і «банку» можна розбивати.

Вибір таск-менеджера

Як основний технічний інструмент ініціативи ми вибрали Jira. Особисто я віддаю перевагу Trello, але ми працюємо в корпоративному середовищі з чутливими та фінансовими даними, тому єдиним правильним рішенням був корпоративний і водночас найзахищеніший таск-менеджер.

Що можна було зробити краще

Автоматизація

Якби зараз ми запускали нашу ініціативу заново, я запропонував би розпочати процес автоматизації раніше та пошукати для цього готові рішення. Зараз ми використовуємо написаний нами custom у режимі MVP, і це насправді успішний проєкт з автоматизації — ми все налаштували та отримали результати дуже швидко.

Але якби ми витратили на це кілька днів перед стартом процесу, можна було б знайти та використати якісь готові інструменти, що підходять для нашого flow, — це заощадило б багато часу й зусиль команди.

Крім цього, із самого початку ми могли б організувати отримання більш гнучкої статистики та ефективніше управління бюджетом.

Зараз ми займаємося переробкою нашого рішення під ці цілі — це перше, що краще було б зробити від початку, але ми тоді взагалі про це не думали.

Прозорість результатів

Ми досить пізно звернули увагу на презентацію результатів зборів наших волонтерів усередині компанії для колег, які задонатили на ці збори.

Звісно, спочатку ми були зосереджені на інших речах. Але було б краще одразу залучити одного з колег-волонтерів для розсилки результатів усередині компанії — тоді все було б ще прозорішим і, можливо, збори були ще ефективнішими.

Управління бюджетом

Зараз ми постійно покращуємо наше розуміння та управління роботою з бюджетом. Спочатку ми не зовсім розуміли, скільки колеги-волонтери зможуть зібрати коштів, скільки готова виділити компанія, на подвоєння скількох запитів нам їх вистачить.

Іноді були побоювання, що коштів не вистачить, а в результаті виявлялося, що ми, навпаки, не встигли витратити все протягом запланованого періоду.

Важко сказати, чи можна було одразу налаштувати ці процеси краще. Але зараз у нас все працює чудово, ми вийшли на правильні обороти, повноцінно витрачаючи наявні суми та обробляючи максимальну кількість запитів із максимальною гнучкістю.

Про команду Support Ukraine

Ініціативою керують дві групи людей. Одна з них, Ukrainian Board, відповідає за загальну координацію, управління бюджетом і ухвалення рішень. У команді Ukrainian Board працюють:

Представники legal і compliance департаментів компанії, керівники декількох офісів і бухгалтери. Це дозволяє нам координувати програму на високому рівні, закривати питання, пов’язані з юридичною частиною, ризиками та дотриманням усіх політик компанії.
Колеги з різних локацій. Наприклад, колега з Нью-Йорка відповідає за комунікацію з партнерами у США та Великій Британії, представник польських локацій допомагає з процесингом ініціативи в Європі, колеги зі Львова, Києва та Дніпра допомагають з координацією великих волонтерських хабів у своїх містах.

Свою роль я б окреслив як Project або Delivery Manager. Я займаюся всім потроху, зокрема менеджментом і community-фандрейзингом, який організував разом із другою групою колег, зайнятих в ініціативі.

Це Community Fundraising Team — команда промоутерів, яка драйвить та координує community fundraising, обробляє та пріоритезує запити від колег-волонтерів і благодійних організацій, відповідає за звітність.

Усі колеги з команди ком’юніті-фандрейзинга також працюють як волонтери та вже зібрали на допомогу українцям десятки мільйонів гривень. Анастасія Мазур провела безліч лотерей, спрямованих на підтримку волонтерської діяльності. Юлія Колкатова працює у фонді «Сила Волі» в Дніпрі. Юля Соболь, відомий волонтер в Одесі, надала десятки автомобілів для ЗСУ та регулярно допомагає частинам із сезонною амуніцією та технікою.

Не менш важлива частина команди Support Ukraine — ініціатори запитів і зборів. Це колеги-волонтери, які запускають власні збори, надають усю необхідну інформацію для отримання дофінансування від компанії та партнерів, а після завершення зборів і переказу коштів на заявлені проєкти — звіти. На сьогодні до ініціативи приєдналися близько ста колег-волонтерів.

І, нарешті, наші донори — усі, хто перераховує кошти на наші спільні збори, допомагає нам рухатись уперед і мотивує нас. Кожна ваша гривня допомагає рятувати життя, полегшувати страждання, відновлювати житло та наближає нашу перемогу. Дякуємо вам!

Результати ініціативи Support Ukraine

Ініціатива швидко набула популярності, кількість запитів від колег постійно зростає. Щомісяця ми закриваємо близько 50 зборів коштами компанії, партнерів, колег і підписників у соцмережах.

Із початку ініціативи ми закрили понад 600 запитів. Це десятки мільйонів гривень, зібрані нашими колегами, та понад 50 мільйонів, наданих компанією і партнерами.

Наведу тут частину наших результатів з цифрами, щоб підкріпити історію результатами. Серед наших основних напрямів допомоги та найбільших проєктів:

Допомога дітям

Пожертва до фонду «Діти героїв» на суму 1,6 мільйона гривень на допомогу дітям, які втратили батьків через війну, та передача понад 500 павербанків підопічним фонду.
Пожертва на суму 1,5 мільйона гривень фонду U4UA, який надає медичну допомогу людям з інвалідністю, ДЦП, захворюваннями опорно-рухового апарату та пораненнями, отриманими через війну, — на сучасний прилад для реабілітації та понад 200 сеансів реабілітації для дітей із ДЦП.
Переказ 1,5 мільйона гривень на закупівлю понад 1000 роутерів і точок доступу до інтернету для бомбосховищ у школах і дитячих садках у Львові спільно зі Львівською облдержадміністрацією та Lviv IT Cluster.
Фінансування відпочинку 46 дітей, які постраждали від війни, в літньому таборі у Карпатах на суму 711 000 гривень.

Охорона здоров’я

Реконструкція нейрохірургічного відділення Військово-медичного клінічного центру Західного регіону у співпраці з ГО «Народна самооборона Львівщини» та закупівля обладнання на загальну суму 1,8 мільйона гривень.
Ремонт медичного корпусу Львівського клінічного госпіталю прикордонної служби України вартістю 2,6 мільйона гривень.
Фінансування ремонту центрів психологічної допомоги для дорослих у Львівській лікарні швидкої допомоги та для дітей у Дитячій лікарні Святого Миколая від проєкту «UNBROKEN» на загальну суму $64 000. Ремонт центру для дорослих уже завершено, а для дітей — розпочинається просто зараз.
Закупівля медичного обладнання для відділення анестезіології та інтенсивної терапії Дніпровської міської лікарні № 8, що проводить реконструктивне лікування військових і цивільних, на суму 566 000 гривень.
Закупівля п’яти обладнаних машин швидкої допомоги та обладнання ще двох машин у співпраці з благодійними фондами RAZOM, «Корабель допомоги» та фондом нашого колеги Олександра Осмоловського «Бригада надії» загальною вартістю 5,9 мільйонів гривень.

Допомога людям у гарячих точках і переселенцям

Закупівля харчів, предметів гігієни та першої необхідності для людей на деокупованих територіях на суму $56 000 у співпраці з фондом You Are The Angel.
Фінансування екстреної закупівлі моторних човнів фондом «Корабель допомоги» для ДСНС України в Херсонській області після теракту на ГЕС на суму $15 000 та переказ 900 000 гривень на ліквідацію наслідків катастрофи, гуманітарну допомогу та допомогу тваринам.
Ремонт центру для переселенців у Дніпрі спільно з фондом «Корабель Допомоги» вартістю 580 000 гривень.
Обладнання двох автономних Пунктів Незламності у Харкові спільно з Kharkiv IT Cluster на суму 360 000 гривень.