10 помилок, які точно зіпсують ваш вебінар

Вітаю. Мене звати Олена, я маркетологиня в Ringostat, платформі колтрекінгу, телефонії та наскрізної аналітики. Відповідаю за розвиток компанії на ринку Польщі та підготовку івентів для польської аудиторії. Про них і поговоримо.

73% B2B-маркетологів і менеджерів з продажів вважають: вебінари — найкращий спосіб генерувати якісні ліди. Але недбалість при підготовці може вбити всі зусилля. Нецікава тема, заклопотаний спікер, а пізніше — розчаровані, нечисленні учасники та змарнований бюджет. Нумо розбиратися, чому таке трапляється і як цьому завадити.

Помилка 1: до біса планування!

Здається, що тут планувати? Обрати тему, спікера, скласти презентацію, і можна виходити в етер. Так ви ризикуєте проскочити дрібні, але важливі етапи. Через це наступні кроки можуть «посипатися» за ефектом доміно. У вас є план, але у ньому 20 пунктів? Це вже помилка.

Складіть деталізований план, за яким будете рухатися і не зволікайте прописувати найдрібніші дії. Наприклад, недостатньо обмежитися пунктом «Створити матеріали для лендінгу». Розпишіть докладно, розбивши на складові:

розробити банер для лендінгу;
скласти структуру сторінки;
написати контент для головної сторінки;
написати контент для сторінки «Thank you» — тобто сторінки подяки за реєстрацію;
написати текст для форми фідбеку про вебінар.

Оптимальний варіант — скласти план в Google Таблицях і надати доступ команді.

Створіть такі стовпчики:

назва завдання;
відповідальний;
посилання на завдання у програмі для командної роботи — якщо таку використовуєте;
статус;
календар-«шахматка», де пофарбовані комірки, коли завдання має бути виконане.

Ділюся шаблоном з готовим планом, з яким я провела вже 4 успішних івенти. Він містить усі базові кроки для підготовки до вебінару.

Помилка 2: тема, взята «зі стелі»

Спостерігаючи за ринком, я бачу, що ця помилка трапляється у кількох варіантах.

Для всіх і ні для кого

Не існує тем, цікавих геть усім. Так само неможливо створити цікавий івент, не розуміючи, кому він буде корисний.

Ще до визначення теми поміркуйте, хто буде аудиторією вебінару. Припустимо, це представники певного виду бізнесу. Але цього розуміння замало, треба також визначити:

їхні болі та побоювання;
їхні цілі та прагнення;
чого хотів би навчитися потенційний учасник вебінару.

Наведу приклад з власного досвіду. У нас в компанії одні з найчастіших клієнтів — представники e-commerce.

Серед їхніх болів — висока конкуренція. Особливо серед тих, хто продає розповсюджені товари: одяг, побутову техніку, гаджети тощо. Конкуренція також впливає на те, що зростає ціна просування.
Онлайн-рітейлери хочуть виділитися на тлі конкурентів і не платити за це «всі гроші світу».
Від івенту для e-commerce очікують порад про ефективне просування без суттєвого нарощування бюджету.

Знаючи це, ми провели вебінар «Тренди в онлайн-маркетингу — як спланувати успішну стратегію». В ньому розповіли про сучасні технології, які допомагають успішно конкурувати на ринку, а також про те, як виявляти рекламні канали, що справді працюють і варті інвестицій.

Заїжджена шарманка

Бренд роками висвітлює одні й ті самі теми, тому що краще на них знається та лінується шукати нові ідеї. Ніби трендів не існує, а ринок завжди залишається статичним.

Навіть маркетолог-новачок може знайти цікаву тему для івенту. Для цього достатньо озирнутися навкруги.

Пошукайте трендові теми в певній ніші. Запитайте про них ШІ, загугліть тематичні добірки та статті на теми «Тренди у», «..., про які треба знати у 2023 році» тощо. Подивіться, про що пишуть у спільнотах та соцмережах.
Дізнайтеся, про що найчастіше запитує цільова аудиторія. В цьому допоможуть колеги з відділу продажів та історія листування у чаті з клієнтами, відповіді на розсилки.
Проведіть аналіз конкурентів. Подивіться, про що вони пишуть у корпоративних соцмережах, які вебінари проводять і які з них залучили більше відвідувачів. Так ви зрозумієте, які теми провальні, а які користуються популярністю.

Приклад тем вебінарів для ecommerce, які порадив ChatGPT

Якщо ви провели такий ресерч, пам’ятайте, що обраних тем не вистачить надовго. Ринок швидко змінюється, і колись актуальні теми можуть вже не зацікавити. Тому оновлюйте ваші ідеї перед кожним запланованим івентом.

Обрані теми проаналізуйте з кількох точок зору:

актуальності;
цікавості;
цінності для аудиторії.

Коли після «відсіву» залишиться 3-5 варіантів, оберіть з колегами чи спікером остаточний. Не забудьте сформулювати тему так, щоб вона чіпляла увагу й була стислою та чіткою.

Відсутнє чи абстрактне CTA

Хоч вебінари проводяться, щоб поділитися корисними знаннями, має бути й практичніша мета. Отримання лідів — лише її частина. Замисліться над тим, що в ідеалі має зробити слухач після івенту:

замовити послугу;
записатися на курси;
підключити продукт на тестовий період;
завантажити певний контент тощо.

Зазвичай, головний заклик під час наших вебінарів — записатися на демонстрацію. На івентах для керівників відділу продажів зосереджуємося на телефонії, для маркетологів — на колтрекінгу та наскрізній аналітиці тощо.

Помилка 3: наші спікери — єдині й найкращі

Ваші колеги можуть ідеально знати нішу та продукт, але не уникайте можливості розширити аудиторію та урізноманітнити експертизу. В цьому допоможуть запрошені спікери.

Не беріться за хайпові варіанти чи експертів, які потенційно лояльні та є партнерами. Треба копати глибше.

Зберіть список вебінарів, що проводили конкуренти, та проаналізуйте запрошених спікерів.
Шукайте в Facebook, LinkedIn та Twitter лідерів думок та авторитетних експертів. В цьому допоможуть тематичні групи та пошук за хештегами — наприклад, #salestrends. Подивіться, хто частіше пише у спільнотах, кого тегають, чиї матеріали викладають та пропонують обговорити. Якщо якийсь спеціаліст викликає живий відгук — значить, його вебінар захочуть відвідати.
Регулярно відстежуйте заходи, які відбуваються в потрібних нішах. Там можуть виступати релевантні спікери. На сайті івентів зазвичай розміщують біо експертів, це допоможе додатково переконатися в їх досвіді.
Попросити поради у колег та партнерів. Кого б вони хотіли побачити на івенті, чиї події відвідують, якими лідерами думок захоплюються.
Пошуковик також буде в пригоді. Пошукайте статті на відповідні теми та подивіться, хто їх написав. Плюс в тому, що за текстом ви відразу зрозумієте погляди потенційного спікера та рівень його експертизи.

Так можна знайти лідерів думок у LinkedIn за хештегом #salestrends

Навіть з крутим і популярним спікером можна наламати дров, якщо:

не синхронитися, думаючи, що ви й так на одній хвилі;
не обговорювати фінальні деталі;
не підтримувати постійний контакт протягом підготовки до вебінару;
ігнорувати, якщо спікер надовго пропадає, та сподіватися, що він стане відповідальнішим.

Щоб вебінар не зірвався, не соромтесь узгоджувати кожну, навіть найменшу, деталь. Краще це робити письмово, щоб пригадати нюанси та мати докази, якщо виникнуть непорозуміння.

Надішліть листа, в якому опишіть тему, погляд на її висвітлення, цільову аудиторію, формат івенту, процес передавання лідів. Зафіксуйте, чи планується винагорода — щоб спікер на неї даремно не розраховував, якщо оплата не передбачається.
Узгодьте ключові деталі: дату та час проведення, остаточне формулювання теми, скільки буде тривати вебінар цілком та кожний з виступів. Обговоріть порядок дій, і хто відповідає за кожну з них.
Зафіксуйте фінальні домовленості, які будуть включати план проведення івенту.

Помилка 4: посадкова сторінка — вбивця інтересу

Коли я аналізую лендінги чужих вебінарів, деякі з них нагадують про мем з Траволтою. Незрозуміло, для кого цей івент, що дізнається аудиторія, чи достатня експертиза у спікерів.

Щоб зрозуміти, коли і як буде проводитися вебінар, потрібно проклацати кілька екранів. Іноді доводиться «продиратися» через текст, який практично не структурований та через це важко сприймається.

Пам’ятайте про 5 секунд, за які відвідувач робить висновок про сайт. Дотримуйтеся таких принципів, щоб одразу заохотити аудиторію:

винесіть на перший екран час, дату проведення та кнопку реєстрації, умови — платний/ безкоштовний;
під темою опишіть важливість івенту та які завдання зможуть розв’язати відвідувачі;
перерахуйте, кому він буде корисним: маркетологам, онлайн-ритейлерам, власникам сайтів, менеджерам з продажів тощо;
додайте докази експертності: біографію спікерів з описом реалізованих проєктів, сертифікатів тощо, перелік відомих клієнтів компанії;
не зловживайте зайвими полями в формі реєстрації, вкажіть у ній, що учасники дають згоду на обробку персональної інформації;
не робіть абзаци, що перевищують 5-6 рядків — такий текст буде важко читати;
додавайте нумеровані переліки, булети, щоб полегшити сприйняття інформації;
розмістіть креативи з фото людей — на заході це особливо добре працює;
якщо учасники отримають бонус, наприклад, знижку, зробіть цю пропозицію помітною;
чітко сформулюйте CTA та не відволікайте від нього відвідувачів — не мають бути кнопки «Зареєструватись» на одному екрані, а на наступному «Купити».

Обов’язкова складова посадкової сторінки — екран про те, кому буде корисний вебінар

Варіант додатково показати вашу експертизу — розмістити кейси, які за темою пов’язані з івентом. Їх варто залишати на сторінці з заглушкою, коли подія вже відбулася.

Завжди є ймовірність, що згодом на посадкову сторінку зайде користувач, що зацікавиться вашим продуктом.

Раджу не вигадувати велосипед і не робити щоразу нову структуру лендінгу. Наприклад, у нас є стандартна структура посадкової сторінки. Ми тільки змінюємо контент під нові вебінари — так створення лендінгу займає менше робочого дня.

Помилка 5: нехтування розсилками

Очевидна річ, що учасник має отримати листа із запрошенням після реєстрації. Але цього замало. Супроводжуйте відвідувача листами, щоб він чітко розумів, чого очікувати та що робити далі.

Яких помилок варто уникати:

теми листа, з якої не ясно, що це запрошення на вебінар, не зрозуміла його тема;
відсутність посилання на посадкову сторінку у кожному листі, бо попередні листи можуть загубитися чи потрапити у спам;
довгі листи з великими абзацами та відсутністю зображень, що розбавляють текст;
жодного листа після відвідування вебінару.

Креатив робить лист привабливішим та спрощує сприйняття інформації

Краще створити таку авторозсилку, яка буде запускатися за тригерами:

welcome-лист після реєстрації;
нагадування за 7 днів до івенту;
нагадування за 24 години;
sms-розсилка за пів години до події;
лист з подякою за участь в івенті;
лист з проханням залишити відгук про вебінар;
лист з інструкціями про подальші дії для отримання запису івенту.

Помилка 6: пошук аудиторії тільки за допомогою реклами

За нашим досвідом, реклама — це найефективніший канал, але його замало. Запустіть кампанії в Google, Facebook і LinkedIn та перейдіть до додаткових каналів.

Створіть пости для соцмереж із запрошенням і посиланням на посадкову сторінку. Підготуйте окремі пости для інфопартнерів, спікера, топів вашої компанії, тематичних спільнот, колег, що мають багато підписників.
Запросіть контакти з LinkedIn. Я запрошую власні та прошу зробити те саме колег та керівників різних відділів. Запрошення від знайомої людини підвищує лояльність та більше зацікавлює.
Запропонуйте до співпраці лідерів думок. Запитайте, чи згодні вони поширити анонс вашого івенту. На заміну пообіцяйте опублікувати пост про їхній бізнес чи події.
Зробіть розсилку за холодною базою. Попросіть її у колег з відділу продажів чи використовуйте сервіси для збору контактної інформації цільової аудиторії.
Вивантажте контакти учасників з вебінарів конкурентів. Це можна зробити у LinkedIn, якщо завчасно доєднатися до події.
Запросіть ваших клієнтів. Така аудиторія охоче відвідує івенти. Звісно, якщо подія релевантна посаді та ніші клієнта.
Залучайте користувачів, що цікавилися вашими продуктами, але не купили. Адже вони все одно є цільовою аудиторією. Для такої розсилки знадобиться вивантаження за програними угодами, де причина програшу не «Спам».
Запустіть pop up на вашому основному сайті. Краще за все вставити у нього відеозапрошення від спікера. Також можна додати наскрізний банер і показувати його внизу сторінок.

Приклад pop up із запрошенням на вебінар, що спливає на сайті

Помилка 7: забити на перевірку у день вебінара

Навіть якщо все тричі перевірено, не лінуйтеся зробити це ще раз в день події. Ви чи спікер можете щось забути, станеться глюк на стримінговій платформі, не відправиться розсилка. До всього треба бути готовими.

Пройдіться планом, шаблон якого я давала на початку статті. Перевірте, чи всі завдання виконані. Перегляньте презентацію та переконайтеся, що у неї немає незакритих коментарів з правками. Проведіть останню репетицію, щоб переконатися, чи вистачає часу на виступ і відповіді на запитання.
«Звірте годинник» зі спікером. Також підтримайте його, бо будь-хто нервується перед виступом. Нагадайте, що під час вебінару треба мати воду під рукою та знаходитися у тихому місці з гарним освітленням.
Проведіть тестовий стрим, щоб перевірити платформу для вебінарів. Перевірте, чи добре вас чути, як показується зображення, чи не виникає проблем з інтернетом.
Переконайтеся, що немає проблем з розсилкою sms з нагадуванням про подію. Сервіси, через які вона робиться, беруть плату за кожне повідомлення. Тому у вас на балансі має бути достатньо коштів.
За пів години зайдіть на платформу для івентів, щоб перевірити всі налаштування. Але не виходьте в ефір раніше, ніж за 3 хвилини до початку. Цього часу вистачить, щоб з усіма привітатися.

Помилка 8: дзвінка тиша в чаті

Не всім щастить з активністю відвідувачів під час івенту. Але це не значить, що ви маєте так само мовчати. Є кілька способів розворушити аудиторію і налагодити з нею контакт:

як мінімум, запитайте, чи добре видно та чути спікера;
попросіть відвідувачів написати їхні посади та компанії;
запитайте, чи стикалися вони з проблемами та ситуаціями, про які зараз говорить спікер;
між блоками старайтесь запитувати, чи мають глядачі додаткові питання та чи все зррзуміло.

Краще заздалегідь підготувати найпоширеніші питання та попросити колег доєднатися до трансляції, щоб їх поставити. Це створить ефект живої дискусії та викличе бажання до неї доєднатися.

Якщо виникнуть якісь питання та проблеми, оперативно на це реагуйте, не сподіваючись, що це за вас зробить спікер. Можете скинути в чат додаткові матеріали, які наочно ілюструють те, чому присвячений івент.

Помилка 9: на цьому все, відкриваємо шампанське!

Кінець вебінару — не привід остаточно видихнути та закрити ноутбук. Запущено багато активностей, тож їх треба звернути, щоб ніхто не думав, що вебінар триває. В цьому знову допоможе шаблон, яким я поділилася.

Якщо ви його не плануєте використовувати, то просто зупиніть такі активності:

спливаючі форми на сайті;
рекламні кампанії;
розсилки із запрошенням.

Не завантажуйте відео вебінару одразу в YouTube. Перегляньте його та за потреби «поріжте» — наприклад, якщо спікер робить довгі паузи, перемикаючись на інший слайд. Також можна вставити стартову заставкою з назвою вебінара та вашого бренда.

Майте на увазі, що якщо ви перезалили відео, потрібно буде надіслати нове посилання, щоб надіслати імейли з подякою відвідувачам.

Змініть текст форми на посадковій сторінці. Замість реєстрації на івент вона має повідомляти, що посилання на запис можна отримати на пошті. Не забудьте завантажити імейли учасників до основної книги контактів, за якою робите розсилки.

Не втрачайте можливість зацікавити додаткову аудиторію, виклавши запис вебінару у соцмережі, чи зробивши статтю на його основі. Також не зволікайте з передаванням лідів з вебінару у відділ продажів. Краще, якщо їх оброблять «по гарячих слідах», поки відвідувачі ще пам’ятають про ваш івент і бренд.

Помилка 10: відсутність висновків

Ось ми й дійшли до останнього кроку, на якому можна припуститися помилки. Це нестача аналізу проведеного івенту. Не знаючи, що вам вдалося, а що пішло не так, ви втрачаєте можливість зробити наступну подію ще краще.

Недостатньо просто порахувати кількість відвідувачів — треба дійти майже до дна воронки. Ми, наприклад, аналізуємо, скільки людей записалися на демонстрацію наших продуктів, а згодом й оплатили їх.

Також пропоную скористатися шаблоном, що містить метрики, які допоможуть проаналізувати ефективність вебінару

Дякую усім, хто дочитав, і наостанок маю пропозицію для тих, кого зацікавила тема проведення вебінарів — хочу допомогти і вам, і нашим ЗСУ, і нашій країні:

🔥 я пропоную придбати гайдбук з покроковою інструкцією про проведення вебінарів за донат від 500 грн на банку для фонду «Хлопок». Мої друзі з цього фонду з початку повномасштабного вторгнення купили, зремонтували, забронювали та передали на гарячі точки 36 машин.

💪🏻 Гайд, який я пропоную за донат, включає детальний опис підготовки до та після евенту. Отримаєте більше інформації за кожним з пунктів, щоб у вас все вдалося на 100%!

Надсилайте скрін донату в 👉🏻 LinkedIn, там наша комунікація буде швидка та зручна. Всі оновлення по зборах є на сайті фонду.

Теми: вебінар, маркетинг, продажі