Як ми розробили in-house рішення для автоматизації маркетингу і що отримали в результаті

Привіт, мене звати Андрій Печиборщ, і я працюю як Back-End Engineer у продуктовій ІТ-компанії Universe, що входить до екосистеми Genesis. Наша компанія спеціалізується на розробці функціональних бізнес-застосунків (утиліт) для iOS та Android та має власний R&D-центр.

Я займаюся розробкою вже протягом 2 років і мав досвід роботи над різноманітними проєктами: від GameFi NFT до освітніх платформ і банківських систем.

У цій статті я поділюся нашим досвідом взаємодії між командами маркетологів і R&D, а також про роль технічної команди в підвищенні ефективності нетехнічних команд шляхом переосмислення внутрішніх процесів.

Цей матеріал буде корисним маркетологам і технічним спеціалістам, яким цікаво приєднатися до автоматизації внутрішніх процесів в компанії.

«Ні» рутині

У рекламних кампаніях, незалежно від їх типу, креативи мають найбільший вплив на результат. Проте кожен етап створення, запуску та аналізу креативів вимагає часу, ресурсів і має свою рутину.

Наша команда маркетологів тестувала більш як 500 креативів щомісяця та витрачала значну кількість часу для їх відстеження. Це вимагало значних ресурсів і впливало на продуктивність команди.

З метою оптимізації цих процесів та звільнення часу для пріоритетніших завдань, ми вирішили автоматизувати рутинні процеси.

Команда оцінила низку сервісів, які використовувалися в роботі:

Airtable для управління маркетинговими кампаніями;
Dropbox для зберігання та обміну файлами;
Amplitude-real time для аналізу поведінки користувачів;
Tableau для візуалізації даних на рівні таких показників як CPA, CTR, CPC, ROI, ROMI і тд;
маркетинг кабінети Meta, TikTok, Google, Twitter і т.д.

Проте ці сервіси менеджерилися окремо, що призводило до дублювання, ручного перенесення та аналізу даних у різних системах. Тому ми вирішили впровадити автоматизацію у наші внутрішні процеси.

Наші попередні цілі були спрямовані на зменшення рутинної та ручної роботи, звільнення часу для пріоритетних завдань, таких як: аналіз конкурентів і розробка стратегій виходу на нові ринки, а також підвищення ефективності процесів і зменшення впливу людського фактору.

Наш перший крок включав визначення проблематики, формування гіпотез та аналіз ринку з метою знаходження готових рішень. Після інтенсивної співпраці з маркетологами, вивчення домену, брейнстормінгу та дослідження ринку, ми склали чіткі вимоги до мінімального працюючого продукту (MVP) та розробили план першої ітерації автоматизації.

Це дозволило нам зосередитися на важливих завданнях та забезпечити ефективнішу роботу команди маркетологів.

У процесі аналізу нашої роботи з креативами, ми визначили ієрархію витрат часу:

завантаження креативів у кабінети: 1-2 години на маркетолога щодня;
аналіз даних з креативу, менеджмент кампаній та перенесення результатів в Airtable: 1-2 години на день;
менеджмент Airtable: приблизно 1 година на день.

Деякі з цих етапів ми успішно автоматизували, використовуючи сторонні сервіси (Revealbot для менеджменту кампаній і внутрішні автоматизації та інтеграції з Airtable).

Однак, виявилось, що наші потреби вимагали розробки власних рішень, оскільки адаптація до існуючих не була оптимальною.

Так ми розпочали довгий, але плідний шлях у напрямку автоматизації процесів. Аналізуючи свої потреби і розробляючи внутрішні рішення, ми змогли знизити рутинну та ручну роботу, звільнили час для важливіших задач та покращили ефективність процесів.

Перший лонч автоматизації: бар’єри і рішення

Першим викликом для нас стала одразу ж перша фіча: завантаження креативів у кабінети у відповідь на зміну статусу таски в Airtable.

У цей момент таска (креатив) отримує підтвердження від креативного маркетолога і переходить у сферу відповідальності маркетинг-менеджера, який завантажує креативи у кабінети та запускає кампанії.

Рішення прийшло майже одразу:

Ми налаштували внутрішній тригер у Airtable, який відправляє дані таски разом з лінкою на Dropbox до нашого бекенду.
Наш бекенд отримує ці дані та завантажує креативи з відповідної папки у кабінети.
Після завантаження, ми виконуємо керування кабінетами в базі даних.

Проте тут з’явилася складність: як бекенд буде вирішувати, у які кабінети і на які платформи завантажувати креативи? Це має свої нюанси:

креативи тестуються на двох платформах (Meta та TikTok);
кожна платформа має кілька каналів розповсюдження, таких як кампанії для iOS-девайсів версій 14.5+, Web2app$
креативи можуть бути універсальними, придатними для будь-якої платформи та каналу, або специфічними під конкретну платформу.

Попередні підходи, такі як ручне додавання інформації до тасок у Airtable або включення додаткової інформації до назви креативів не були ефективними з точки зору наших глобальних цілей автоматизації.

Таким чином, нам став потрібен додатковий інтерфейс/ платформа управління кабінетами. У нашому випадку кабінети не є сталою величиною, адже наш R&D запускає нові продукти, а залучати кожен раз технічних спеціалістів для оновлення та уточнення даних не є гуд практиками.

Залучення Front-end спеціалістів для розробки повноцінного інтерфейсу було фінансово неоптимальним рішенням на той момент. Тому ми знайшли ідеальний інструмент, яким став Retool — платформа для швидкого створення внутрішніх інструментів.

Ми створили просту адмінпанель, яка дозволяє нам менеджити кабінети та синхронізувати їх з Airtable тасками. В результаті, коли таска прилітає до маркетологів, креативи вже завантажені і чекають на запуск кампаній.

Офтоп: Retool виявився настільки зручним інструментом, що зараз на ньому зав’язана більшість фіч не лише автоматизації маркетингових процесів, а й ще кількох внутрішніх сервісів.

Загалом, результати першої ітерації були наступними:

інтеграція Airtable з Dropbox;
автоматичне завантаження креативів в кабінети;
менеджмент кампаній за допомогою стороннього сервісу;
щоденний аналіз кампаній з понад 200 показниками, включаючи визначення потенційних успішних креативів та виявлення неуспішних, а також оновлення даних в Airtable.

Все це значно зекономило час нашій команді, ~300 годин на місяць, що дозволило приділяти більше уваги глобальним завданням.

Протестувати 3000 креативів на місяць — легко

Далі ще цікавіше. Команда настільки захопилась делегуванням рутинних завдань на автоматизацію, що ще під час розробки MVP наш беклог виріс удвічі і ми отримали багато нових фіч для розширення системи (позначені зеленим у беклогу).

Маємо на меті максимально розгрузити команду маркетингу на кожному з етапів життя креативу і зосередитися на стратегічних завданнях.

Попереду ще одна велика фіча — автотестування креативів. Ми поставили собі за ціль дозволити маркетологам запускати 50-100 креативів на день всього за два кліки. Враховуючи особливості продуктів, ЦА та канали просування, ставимо такі вимоги до фічі:

мінімальні час і кількість кліків для запуску кампанії маркетологом;
простий і юзерфрендлі флоу;
повна попередня кастомізація темплейтів;
автономія у менеджменті темплейтів і параметрів, щоб система була гнучкою і містила мінімум захардкодженої бізнес-логіки.

Інтеграція з Airtable, Retool, Markus та ad-кабінетами дозволить нам збільшити обсяг тестування до 3000 креативів щомісяця.

Потенційно ця автоматизація допоможе економити 500-600 годин на місяць, що еквівалентно роботі трьох нових тіммейтів. Відсутність рутинних задач сприятиме підвищенню продуктивності та зменшенню дистракцій.

Враховуючи особливості та відмінності кожного нашого продукту, деякі з них потребують автоматизації, але для інших це може бути зайвим.

Професійні хаки

Маркетологам:

проведіть технічному спеціалістові інтро у домен і поясніть йому особливості процесів. Keep calm, вашому новому колезі треба зануритись у ваш дивний новий світ за лічені години;
обговоріть процеси зі своєю командою. Упевніться, що всі мають спільні розуміння і підходи в роботі. Занотуйте ці процеси в ТЗ;
будьте готові до тестування. Із запуском індивідуально створеної під вас автоматизації ви будете тестувати продукт (і тестувати багато), однак потім не уявлятимете, як раніше займались тими всіма рутинними речами.

Технічним спеціалістам:

комунікуйте з командою. Тільки вони знають свої процеси і як їх вирішити. Яке б технічно класне рішення ви не запропонували, остаточне «Go/No go» — за командою;
визначте «техліда» автоматизації. Він спілкуватиметься з командою, розумітиме систему від А до Я і гратиме роль «баді» у роботі з платформою;
занурьтесь у домен та процеси команди, для якої будуватимете систему. Розуміння особливостей процесів допоможе уникнути втрати ресурсів в процесі розробки.

Менеджерам /C-Level:

Поставте собі наступні питання:

На якому етапі наш бізнес (стартап, активний розвиток, розширення, зрілість)?
Скільки часу ми витрачаємо на рутину?
Чи дійсно нам потрібна автоматизація, чи можна досягти тих самих результатів іншим шляхом (зміною процесів, хантингом співробітників тощо)?
Чи маємо ми ресурси для автоматизації процесів? Це займає час як технічних спеціалістів, так і маркетологів.
Чи готові ми до тимчасової просадки в продуктивності маркетинг-команди?

Ключ до успіху полягає у використанні IT-автоматизації для оптимізації маркетингових процесів і, що найголовніше, — звільнення часу від рутини та підвищення продуктивності самої команди.

Ми прагнемо, щоб кожен з нас займався для себе цікавими процесами, реалізовував власні ідеї та рішення і мав для цього всі ресурси (особливо час).

За допомогою цікавих інтеграцій та розроблених власних рішень, в компанії перетворюють внутрішні процеси в ефективні і надійні механізми.