«У маркетингу є поняття Time to Market. А у нас — Time to Front». Поради з ефективного волонтерства

Вітаю! Мене звати Микола Побийвовк, я працюю Data Technical Lead у Ciklum. До Дня захисників та захисниць України хочу розповісти свою історію допомоги під час повномасштабної війни і поділитися порадами ефективного волонтерства.

Волонтерство є важливою частиною мого життя вже багато років. Ще у 2014-му я долучився до внутрішньої ініціативи нашої компанії, а після початку повномасштабного вторгнення донатив у різноманітні фонди, однак пізніше вирішив напряму допомагати Херсонщині. Я народився та виріс у Великій Лепетисі — це моя мала батьківщина, яка, на жаль, в окупації ще досі.

Перші збори були «точковими»: я закривав запити від друзів і знайомих, які воюють на Херсонщині. Далі вирішив налагодити співпрацю з фондом, який надає допомогу саме на цьому напрямку.

Перша моя відправка містила всього 7 турнікетів. Станом на зараз мені вдалося зібрати кошти вже на понад 1 000 турнікетів, 13 автомобілів, два комплекси БПЛА із 2 розвідувальних і 2 дронів-камікадзе, 8 ноутбуків, 26 рацій, 17 зарядних станцій, 13 тепловізорів і ще сотні важливих на фронті речей — від окопних свічок й аптечок до теплових прицілів і пристроїв нічного бачення. Середній час від надходження запиту до отримання військовими допомоги складає два з половиною дні, найшвидший — півтора.

Ділюся кількома порадами, як мені вдалося масштабувати свою волонтерську діяльність та ефективно допомагати нашим захисникам і захисницям.

Зберіть команду і розподіліть ролі та завдання

Команда однодумців значно пришвидшує виконання запитів і дає змогу допомогти більшій кількості людей. Зараз разом зі мною працюють шестеро волонтерів, із якими нас об’єднує спільна ідея.

Займатися усім самостійно — не найбільш ефективна стратегія. Часто, аби зробити одну доставку, треба замовляти товари в різних постачальників. Коли таких постачальників 5-6, то закупівля всього необхідного може тривати годинами: якихось позицій не буде, на інші зміниться ціна, замість потрібних пропонуватимуть аналоги — і так до нескінченності. Якщо цим займатиметься одна людина, весь її день минатиме винятково за дзвінками та листуваннями. Щоб виконувати всі запити оперативно та чітко, краще делегувати кожному члену команди 1-2 завдання.

Корисно також мати людей, які можуть брати на себе додаткові функції: написання постів у соцмережі, робота з графічним дизайном, перекладом текстів.

Економте час всюди, де можливо

Наше головне завдання — якомога швидше закривати потреби хлопців і дівчат на фронті. У маркетингу є таке поняття, як Time to Market, а у нас — Time to Front. У моєї команди час доставки необхідного на фронт мінімальний: у середньому це два з половиною дні. Що швидше ми впораємося зі своїм завданням, то більшій кількості людей допомагаємо.

Існує багато шляхів прискорення цього процесу. Одним з них є співпраця з курʼєрськими та поштовими сервісами. Деякі волонтери можуть кілька тижнів збирати все необхідне й уже потім самостійно відвозити його на фронт, але ми обрали іншу стратегію. Наша команда часто закриває ті запити, які потрібні сьогодні-завтра, тому ми не можемо дозволити собі затримок.

Я живу в Києві, тож потребую в найкращому разі 1-2 години, щоб поїхати і щось подивитися чи купити. До того ж я маю ще й власні робочі обовʼязки, окрім волонтерства, як і всі інші мої колеги. Поки ми робимо свою роботу, курʼєри можуть виконати свою, а нам залишиться тільки перевірити якість товару, оплатити та надіслати далі. У нас немає складу, і ми нічого не накопичуємо, це постійний конвеєр — щось схоже на філософію Lean.

Користуйтеся можливістю страхування

Замовлення в інтернеті — це завжди ризик, особливо це стосується невеликих магазинів. Однак зараз більшість продавців, які пропонують якісний товар, спокійно ставляться до післяплати та часто йдуть назустріч.

Якщо посилки їдуть у населені пункти, які розташовуються у межах 20 кілометрів від фронту, вони завжди мають бути застраховані. Ми користуємося страхуванням від свого провайдера поштових послуг. Іноді також відправляємо допомогу й містам в тилу — але в такому разі можна «зекономити» на страхуванні та діяти на власний страх і ризик.

Спробуйте гейміфікувати збори

Я почав застосовувати гейміфікацію торік, і вона досі є значною частиною моєї волонтерської діяльності. Щоб підтримувати залученість людей і заохочувати їх донатити, ми розігруємо марки, медалі, різні артефакти з фронту. Іноді до організації розіграшів долучаються українські митці: надають свої картини, крафтові ювелірні вироби тощо. За рік я надіслав призи понад 160 людям.

Операційна частина займає багато часу: якщо занадто фокусуватися на організації розіграшів, то не встигаєш вчасно робити доставки. Тому потрібно знайти баланс. Раніше я організовував розіграші під час кожного збору — зараз роблю це раз на місяць. За цей час закриваємо 4-5 окремих зборів, а на розіграш встигають зареєструватися до 150 людей.

Створіть операційний резерв

Невеликі потреби (наприклад: рукавички, повербанки, тактичну медицину) можна закрити досить швидко практично за будь-яких умов. Іноді ми беремо кошти з операційного резерву — це залишки зі зборів і власні гроші команди. Вони допомагають нам перекривати маленькі збори або пришвидшувати закриття великих.

У резерві завжди має бути хоча б 30-50 тисяч гривень, тобто приблизно 10% від того, що ми збираємо щомісяця. Математика проста: якщо триває збір на 100 тисяч, а у нас вже є 30, то ми можемо зібрати ще 70 за чотири дні та вже замовити необхідні товари. Потім ми збираємо ті ж 30 тисяч, і вони потрапляють до резерву. Іноді ми однаково йдемо в мінус, але з часом намагаємося вирівняти кількість зібраних коштів із нашими витратами.

Пріоритезуйте запити

Найболючіше питання для нас — це те, що ми не можемо допомогти всім і одразу. Коли приходить декілька людей з терміновими запитами, нам доводиться обирати пріоритетні напрями допомоги та планувати чергу зборів. Коли черги немає, усе набагато простіше: до нас звернулися із запитом, ми швидко зібрали кошти, і допомога поїхала на фронт. Але так, на жаль, буває не завжди.

Нещодавно до нас один за одним звернулися два підрозділи із проханням купити автомобілі, а одразу після них — бригада, якій потрібні дрон і тепловізор. Звичайно ж, тут ми можемо допомагати лише по черзі. Наразі маємо 5 запланованих зборів. Вони, на жаль, нині закриваються у 2-3 рази повільніше, ніж на початку повномасштабної війни. Тоді ми могли зібрати 100 тисяч за 4 дні, а зараз — це 8-10 днів.

Співпрацюйте з регіональними фондами та обʼєднуйте зусилля

Кооперуватися саме із регіональними фондами варто, адже в регіонів економіка слабша, ніж, наприклад, у Києві, а запити такі ж або навіть більші.

Я співпрацюю із 39-ю Жіночою Сотнею вже понад рік. На початку повномасштабного вторгнення їхня діяльність була сфокусована на підтримці чотирьох різних бригад на Херсонському напрямку. Тому саме через них я закривав приблизно 90% своїх зборів. Наразі вони надають підтримку всьому фронту, як, власне, й ми. Нам із командою вони допомагають пріоритезувати збори та самі закривають деякі логістичні питання, адже часто допомога потрібна на позиціях, куди можна дістатися тільки автомобілем.

Особисто я не розумію волонтерів і навіть цілі волонтерські центри, які бояться співпрацювати з іншими благодійними фондами. Наша ідея — це спільна перемога. Якщо в іншого фонду вже налагоджений логістичний маршрут, то набагато краще передавати допомогу саме через нього. Більшість благодійних організацій працюють сумлінно та прозоро, тож ніхто не привласнюватиме ваш вклад.

Пам’ятайте, що один у полі — не воїн

Є люди, які досі переконані, що «добрі справи робляться тихо» і «про благодійність варто мовчати». Якщо б усі дослухалися до таких порад, то неможливо було б закрити жоден збір. Без підтримки від інших людей я міг би донатити лише 5-10% від своєї зарплатні — а цього точно не було б достатньо для купівлі автомобілів чи тепловізорів. Сам би я купив хіба що одне крило від дрона чи три турнікети. Хоча моя аудиторія відносно невелика, разом із нею ми все ж можемо робити більше добрих справ, ніж якби я діяв самостійно.

Усюди шукайте можливості для інформаційного партнерства

Я співпрацюю із Сергієм Братчуком, який має досить успішний телеграм-канал. Особливо тішить те, що він мій земляк. Рік тому я звернувся до нього за допомогою — і він відгукнувся. Тоді я намагався встановити контакт і з іншими відомими людьми, але отримував відмови. Вважаю, що цього не потрібно боятися. Коли нам дається сто шансів, то хоча б одна зі 100 спроб буде виграшна. Декілька відмов — не така й велика ціна за ту успішну співпрацю, яку ви можете отримати.

Один із членів моєї команди часто виступає на різних профільних заходах і згадує там про наші збори. Я так само намагаюся використовувати такі можливості: наприклад, навесні під час одного виступу на Ukraine Data Community Kyiv я зібрав приблизно 10 тис. грн. Моє захоплення сукулентами також вдається монетизувати на користь нашої армії: ми організували вже чотири столичні виставки кактусів та сукулентних рослин, де зібрали загалом понад 100 тис. грн.

Існує величезна кількість варіантів того, як можна використати свої захоплення. Якщо ви бігаєте — зробіть благодійний забіг, якщо граєте у шахи — організуйте турнір. Такими маленькими кроками досягається велика перемога.

Подарунки від захисників і захисниць

Оберіть інструмент для організації роботи, який підійте саме вам

Ми з командою обрали канбан-дошку в Asana. Там ми ведемо списки зборів — запланованих, актуальних, попередніх, а також слідкуємо за їхніми статусами. Кожен збір має підзадачі. Їх ми розподіляємо або довільно, або за бажанням. Окремо збираємо фотографії зі зборів, чеки, інші докази нашої діяльності. Для всіх людей, які працюють в ІТ, така система точно стане зручною та корисною. Також використовуємо Google Meet / Sheet та Telegram. До речі, наш волонтерський осередок діє онлайн, тож в реальному житті ми ніколи не зустрічалися повним складом. Але в сучасному світі це не є перепоною, коли ми об’єднані однією метою — Перемогою.

Свій волонтерський рух ми назвали «ДійТи». Це нагадування кожному українцю, що все в його руках, і щоб Дійти до мети — Дій Ти!
Памʼятайте, не існує малих донатів чи малої допомоги. Кожен із нас може долучатися до перемоги.