IT vs армія #6. Digital & Українська паперова армія

Почну з позитиву

Скільки б військові не гнали чорних жартів про смерть і каліцтво — вмирати чи калічитись ми не хочемо.

Ми теж хочемо бути живими й здоровими.
І розуміємо, що для цього нам треба бути ефективними.

Тому де і як можемо — там і діджиталізуємось.

В кожній роті є як мінімум один ноутбук. МІНІМУМ. В кожному штабі батальйона тих ноутбуків і принтерів повно. Навіть на фронті, навіть в піхоти, навіть в бліндажах і підвалах.
Всі які треба таблиці журнали, все бережеться в першу чергу в екселі/ворді.

Кожен поважаючий себе командир, навіть командир відділення, має планшет з кропивою (програма по типу google maps, але заточена під військову топографію).

Майже кожен солдат має смартфон. Навіть солдат кому за 50 років. Не кнопочний, а смартфон. І навчений користуватись месенджерами.

Дрони — це взагалі.
Те, що ще вчора здавалось фантастикою — з кожним днем стає все більшою буденністю.

Попри ряд анекдотів про УПапА (українська паперова армія) цифра наскрізь проникла в армію.

Ми ростемо, еволюціонуємо. Діджиталізуємось.

Набагато швидше чим це може здаватись.

Тобто Українська паперова армія — це міф?

І ні, і так.

По-перше.
УПапА стосується лише документообігу.
Цифровізація — це ширше чим сам лише документообіг. Цифровізація — це й про дрони, про цифрові рації, про старлінк, про стрімінг і месенджери, про РЕБ і РЕР, про штучний інтелект який розпізнає цілі на знімках, про електроніку в техніці, про GPS наведення снарядів.

Ти цілком можеш керувати сучасним дроном. В цьому бути цілком діджиталізованим. Але коли той дрон втратиш — тоді уже починається документообіг. Тоді уже в кращих традиціях паперової армії будеш робити письмову доповідь про втрату дрона, писати паперове пояснення як так сталося, ксерити накладні про отримання того дрона і все інше оце паперове.

По-друге.
Навіть що стосується виключно документообігу — не все так однозначно.

Рапорта й письмові доповіді вручну ніхто не пише. Це все набирають на ноутбуці в office word і друкують принтером. Ручкою тільки підписують.
Всяку яку треба інформацію (список людей, хто на якій посаді, в кого яка група крові, в кого який розмір одягу, кому який автомат видали і так далі) спершу заносять в розроблені вручну шаблони excel, і вже потім копіюють в паперові журнали, відомості і т д.
Для орієнтування на місцевості, збереження маршрутів, нанесення обстановки, підрахунку відстаней, всього для чого придумана паперова карта, усі ці задачі вирішують за допомогою Дельти і Кропиви. Бо Дельта і Кропива це прям в рази швидше, надійніше, точніше. В рази ефективніше чим за допомогою паперової карти.

З іншого ж боку.
Записи в Дельті чи Кропиві — не визнають документом. Документом визнають лише паперову карту.
Електронні файли excel — не визнають документом. Офіційними документом визнають лише паперові журнали, паперові книги, паперові відомості.
Рапорт визнається документом лише після того, як його роздрукували і підписали.
Навіть підписані електронним підписом файли не підходять.

На офіційному рівні, згідно вимог закону, все повинно вестись в паперовому вигляді.

І аудитори хто катаються по військових частинах строго слідкують щоб вся документація обов’язково була на папері (про перевіряторів я вже розказував)

(фото журнала робив автор особисто. І це тільки що стосується обліку задач, та й то тільки найбільш важливих. Це ще я не фотографував документи для списування майна чи техніки)

Тому з одного боку. З власної ініціативи, всі для підвищення ефективності використовують цифрові інструменти.
З іншого боку, рапорта доводиться друкувати, підписувати і везти в штаб/стройову вживу. Обстановку доводиться переносити з Дельти й Кропиви на паперову карту. Ну і дані з excel вручну переписувати в різні паперові відомості, журнали і т д.

Детальніше про документування

Саме документування як процес є всюди, як в армії, так і в ІТ. Але з своїми відмінностями

Рівень розвитку інструментів

Що ми маємо в ІТ?
Фіксація основних відомостей про задачі. Тобто сам список задач, деталі задачі типу там який це тип задачі, хто виконавці, звіти про затрачений час і про прогрес виконання. Це все документування відбувається в спеціальних заточених під це інструментах по типу jira, wrike і т д. Реально зручних.

CVшки, результати співбесід і таке інше про шукачів роботи зберігаються в спеціальних тулзах для рекрутерів (назви не скажу, бо не шарю).

Збереження відомостей про працівників, їх дні народжень, номера телефонів, банківські реквізити. Облік лікарняних, відпусток, овертаймів, відбувається в кого як. Буває в екселі, буває ж теж в спеціально заточених тулзах. Типу там zoho people.

Стандарти коду, інструкції з установки проекту на свій комп’ютер і тому подібна документація, бережуться в конфлаєнсі.

В ІТ більша частина всього що документується — документується в спеціально заточених під це інструментах.

Єдине що ну от прям точно бережеться в вигляді класичного документа — це договори.

—

В армії ж з спеціально заточених інструментів є лише Кропива і Дельта. Це програми, які створені спеціально для армії.
* По своїй суті вони являють заточену під військову тематику версію google maps.

Все інше набагато гірше розвинене.

Облік задач (наказів). Тобто записування яка є задача, що саме треба зробити, кого вона стосується, записування по ній звітів про прогрес і затрачені сили й час. Ну тобто облік задач / менеджмент задач. Зазвичай відбувається просто в голові.
З невеличкими відмітками в блокноті.
Або в кращому випадку в google tasks, todoist чи подібних програмах для індивідуального використання (ніяк не оті потужні командні інструменти).
За рідкісним винятком задачу прописують у журналі відданих/отриманих бойових розпоряджень і/або у вордовський файл.
Джири чи врайка заточеного під армію я не зустрічав.

Журнал бойових дій ведеться теж в звичайному word.
Якоїсь прикольної програми в яку можна було б легко зручно записувати історію подій і потім дивитись аналітику. Такого нема.

Дані про людей бережуться в кого в екселі, в кого у ворді. У самотужки розроблених шаблонах для звичайного excel і звичайного word. Ніяких спеціалізованих програм для збереження даних про людей і ведення їх обліку (хто де знаходиться зараз, хто де знаходився в який момент, хто скільки часу провів в окопах, хто в яких бояв брав участь, і ще багато іншого). І щоб все це в одній програмі спеціально заточеній під армію. Такого теж не зустрічав.

Аналогічно що стосується техніки і так далі.

Навіть листування відбувається не у вигляді переписок в слеку чи ms teams. А в вотсапах/сігналах.

* Краєм вуха чув, що наче як у високих штабах, то вже під час повномасштабки запустили систему Дзвін-АС. Але то на оперативному рівні. А на моєму рівні то не зустрічав нічого такого й близько.

Причини

1. Дефіцит часу
1 жінка може родити 1 дитину за 9 місяців. Але 9 жінок не можуть родити 1 дитину за місяць.
Щоб зараз мати таку ж розвинену цифрову інфраструктуру як в ІТ — починати треба було ще в 90х (як це було в українському ІТ).

2. Дефіцит попиту (це моє припущення)
Аудитори все ще завзято їбуть щоб документообіг вести на папері. І не визнають жодних оцих кропив і дельт. Всім подавай паперову карту. Якихось нових цифрових тулзів, заточених під армію (крім кропиви й дельти) щось не додається. Навіть початкових експериментальних версій.
Можливо я просто чогось не знаю і десь там тисячі програмістів пишуть круті цифрові рішення які зарелізять трохи згодом. Точного розуміння що там робиться в головах людей в МОУ я не маю.
Але мені здається людям в МОУ повністю паєбать на цифровізацію документообігу.

Втома від документування

Беремо типову ситуацію.
Є в тебе якась тяжка таска. Ти ввесь день з нею промучився, навіть засидівся з нею трохи довше кінця робочого дня. Голова уже квадратна, втомлений пздц.
А тобі ще треба зробити відмітки в джирі (врайку / клікапі / і т д, підстав своє).

Наче дрібничка. 5хв часу.
Але коли ти й так уже поовертаймив, голова й так квадратна. А ще в спортзал треба встигнути. І воно якось так впадлу робити той запис в ту джиру.
Дрібничка, але якось так впадлу ))

В армії все дуже схоже. Саме небажання робити записи в документах є як в ІТ, так і в армії.

Але є нюанс.
В армії це небажання сильно сильніше. Бо

По-перше інструменти в рази дискомфортніші (це я вже казав). Рапорт зробити, з відступами, офіційозним формуванням, потім ще його відвезти в стройову. Це тобі не коментар в джирі написати.

По-друге ситуація коли ти й так втомився, а тобі треба ще довбані документи записати — в рази частіша. Бо в армії люди втомлюються в рази частіше чим в ІТ.

По-третє в армії документації в рази більше.
З різних причин.
Частково через те, що в армії суто із-за природи нашої діяльності, треба зберігати набагато більше інформації чим в ІТ. Навіть якщо скасувати ведення необов’язкових документів.
А частково й через те, що вимагають ведення багатьох неважливмх документів які можна було б скоротити. Але ніхто не хоче скорочувати, бо знову ж таки відсутня культура зворотнього зв’язку.

Детальніше про службові розслідування

Саме розслідування як процес не є чимось новим чи унікальним. «Провести розслідування» в перекладі на людську мову називається «розібратись в ситуації». Ну тобто взяти пояснення в усіх причетних осіб, розглянути докази, зробити висновки.
Кожна людина навіть в повсякденному житті щодня проводить десятки своїх маленьких розслідувань.

В ІТ теж стаються нетипові ситуації, в яких слід розібратися (провести розслідування).

Приклад: два підлеглих між собою тяжко посварились.
Менеджер має окремо поговорити з кожним із них, поговорити з іншими їх колегами. І вирішити що робити з цим далі.

Ще приклад: в когось із підлеглих раптово зламався виданий йому ноутбук, якому всього лиш пів року.
Менеджер має узнати як це сталось, з’ясувати ступінь вини цього підлеглого (чи ноут сам зламався, чи на нього просто чай вилили), оцінити суму збитків і вирішити що з цим робити далі.

По своїй суті все ± як в армії, як і всюди.

Але! ДУЖЕ ВЕЛИКА РІЗНИЦЯ в організації.

В ІТ «розібратись в ситуації» — це просто таска, яку менеджер сам же собі ставить. Розбирається цей менеджер суто сам для себе. Причому стосовно своїх же підлеглих.

В армії ж

1. Службове розслідування призначається наказом командира частини.
Це на так, що ось сталась ситуація, і менеджер сам собі пішов і розібрався. Ні!
Стається подія. Про цю подію кожен менеджер доповідає менеджеру на рівень вище аж поки доповідь не дійде до командира частини. Командир частини по отриманню доповіді дає наказ: «відповідно до наказу 608 та доповіді такого то підполковника наказую такому то капітану провести розслідування за даним фактом».
На прикладі ІТ це якби в разі поломки ноутбука або непояви когось на роботу, доповідь робилась би по ієрархії аж до гендиректора компанії (розмірами з softserve) і той гендиректор відкривав тікет і призначав когось хто повинен провести розслідування.

2. Людина хто проводить розслідування- це обов’язково має бути якась стороння людина з якогось іншого підрозділу. Начальник не має права проводити розслідування стосовно своїх же підлеглих.
Тому колись щось стається в тебе в підрозділі — ти цим створюєш додаткову роботу для людей з інших підрозділів.
І навпаки. Коли стається щось в іншому підрозділі — напрягають зайвою роботою тебе.
На прикладі ІТ це якби тобі крім своєї прямої роботи по проекту треба було б періодично розбиратись в причинах сварки в сусідній команді.

3. Проведення розслідування проводиться обов’язково письмово.
Людина хто проводить — збирає письмові пояснення. Робить ксерокопії підтверджуючих документів. Потім готує письмовий акт, тобто твір-ессе, де розказує чому це розслідування було призначено, переказує пояснення свідків, переказує зміст підтверджуючих документів, розписує які вимоги яких пунктів яких законів і наказів були порушені. Пише висновки і пропозиції.
Після того як командир частини (директор компанії розмірами з sofserve) ознайомлюється з цим актом і пропозиціями, цей командир віддає наказ про результати службового розслідування.
Потім це все їде в архів.
Уяви якби в ІТ тебе змусили писати твір ессе на тему чому незнайомий тобі колега з сусідньої команди 2 дні не виходив ні на роботу, ні на зв’язок.

4. Людина хто проводить розслідування, акт цього розслідування погоджує в кількох інших людей чиїх тем це стосується.
Наприклад, якщо це розслідування за фактом втрати дрона, то акт розслідування погоджує юрист (чи все згідно законів), фінансист (чи правильно вказана сума збитків державі), охоронець державної таємниці (чи не написано там нічого таємного), начальник стройової (чи правильні відступи і міжрядкові інтервали, чи нема опечаток, чи стоять коми перед що і чи написано 11 листопада 2023 року, а не просто 11.11.2023р.), начальник служби безпілотників (просто по приколу, підписується, що він в курсі цього розслідування). І авжеш ці всі люди не сидять десь всі разом в одному офісі. Ні. Всі ці люди розосереджені на десятки кілометрів і людина хто проводить розслідування катається до них всіх сама. Уяви якби тобі сказали зайнятись такою хуєтою в ІТ.

Підсумуємо

Ступінь проникнення цифри а армію досить високий і продовжує рости. Особливо що стосується технологічності зброї.

Що ж стосується документообігу, то з одного боку, самі ж люди, намагаються підвищувати свою ефективність, шукають способи оптимізувати і автоматизувати свою роботу. Але закон і його покірні пси (аудитори, перевірятори) вимагає купу всякої взрочні, і щоб все це було на папері.

Примітки

1. Я знаю, що вийшло трохи пріснувато. Але це така тема, складнувата, де думать надо. Якщо не зміг (не змогла) перетравити з першого разу — прочитай ще раз.
Бо я правда, старався ще простіше і зрозуміліше. Але вийшло тільки так.

2. Якщо тебе цікавлять конкретні приклади використання того чи іншого інструменту — питай. По скільки знаю, поскільки можна розказувати і по скільки встигну — розкажу.

 Оновлення:

Приблизно тиждень назад (перша половина лютого 2024 року) вийшла нова інструкція з діловодства. Там в деталі ще не вчитувався. Але чув позитивні відгуки, що є рух в сторону «легалізації» електронних журналів і взагалі ніби як планують робити електронну систему для обліку людей і майна.

Повний зміст циклу:

— IT vs армія #1 . БАЗОВІ відмінності
— IT vs армія #2 . Відмінності правил і законодавства
— IT vs армія #3 . Приклади ДОВБОЇБІЗМУ з поясненням причин
— IT vs армія #4 . КРІПОСНЕ ПРАВО
— ІT vs армія #5 . Як це все досі працює? В чому секрет успіху?
— IT vs армія #6 . ЦИФРОВІЗАЦІЯ і папери
— IT vs армія #7 . Можливості для розвитку
— IT vs армія #8 . МОТИВАЦІЯ. Чому люди тут служать?
— ІТ vs Армія #9 . МОТИВАЦІЯ. Чим людей мотивує сама армія?
— IT vs армія #10 . Чим відрізняється культура й атмосфера
— IT vs армія #11 . Неупереджено про БРАТЕРСТВО, дружбу і соціалізацію
— IT vs армія #12 . Чим відрізняються ЛЮДИ в армії і ІТ?

* Ніхто не може змінити світ одним рухом пальця.
Але всі можуть відправити лінк на цей топік в флуділку компанії, в чат з одногрупниками чи й навіть просто другу в особисті.