Магічна пігулка рекрутера, або Як ми заощадили пʼять годин на тиждень на рутинних завданнях

Привіт, я Олег Панченко, CEO компанії FreySoft. У цій статті я розповім, як за допомогою оптимізації та прикольних фіч ми заощадили пʼять годин рутинних завдань на тиждень нашим рекрутерам, а також покращили їхню мотивацію. Ще в статті йтиметься про таке:

• що є головними «болями» рекрутерів;
• як виглядає максимально неоптимальна робоча рутина рекрутера;
• які метрики нам допомогли визначити успішне воркфлоу для рекрутера;
• як ми шукали рішення, яке оптимізує роботу рекрутерів, і вирішили створити власний застосунок;
• що може наразі наш MakeDeal, як це допомогає нам у бізнесі.

Стаття буде цікава рекрутерам та сорсерам, а таком рекрутмент лідам.

«Болі» наших рекрутерів

Найм потрібних людей — головна складова успіху для нас. Головна і, як виявилось, найскладніша. Що уповільнювало наших рекрутерів від швидкого найму якісних кандидатів?

1. Багато тулів використовувались одночасно і, як правило, безсистемно. Звична картина: відкриті десятки вкладок у браузері, паралельно запущена ATS, спілкування з кількох акаунтів в соцмережах — і все це одночасно. На перший погляд, messy mess. Або хаос, який підвладний тільки справжнім професіоналам. Чи треба казати, як часто виникали чисто механічні помилки, як-от неправильно вставлене ім’я кандидата, не та посада або взагалі невірний job description у листуванні.
2. Не є зрозумілим, як досягти KPI і заробити більше бонусів. Логічно, що для цього треба закривати більше вакансій. Проте рекрутери (особливо новачки) не завжди орієнтуються, що саме треба робити кожного дня, щоб цього досягти. У чому фішка, механіка роботи?
3. З попереднього болю випливають ще два дотичних: незнання best practices рекрутмента та слабкий онбординг-процес. Унаслідок картинка розмита: хтось регулярно закриває позиції, а хтось — ні, і в чому причина — чітких пояснень немає.
4. Ручний сорсинг і відбір релевантних CVs. Ми провели внутрішнє опитування, згідно з яким рекрутери зазначили сорсинг і первинний відбір кандидатів найбільш часозатратними завданнями. Щобільше, ніхто з них майже не вірив в автоматизацію. І, можливо, є ті, хто не вірить і зараз 🙂. Ручний сорсинг — нудно, довго, але надійно та найбільш ефективно. «Машина так не зробить», — казали нам рекрутери.
5. Справжній головний біль для рекрутера і сорсера — це репортинг. Треба показати результати роботи ліду, а що саме, у якій формі — неясно. А якщо вже було і ясно, це здавалось витратою часу (а зайвого часу в рекрутерів, як правило, не буває ніколи). Підрахунок статистики та показників багатьом здається полюванням на відьом. Хоча, по суті, це простий процес, який може бути з легкістю автоматизований на 100%.
6. Рекрутинг — це нетворкінг. Тому рекрутери дуже цінують свою базу лідів, тим паче кандидатів. Коли працюєш на компанію, твоя напрацьована база заноситься в ATS компанії й назавжди залишається там. Після переходу на нове місце робота з базою починається фактично спочатку.
7. Щоб заробляти бонуси, треба закривати більше вакансій. Як це зробити — точно і прямо відповісти було складно. І відповідь тут криється не тільки й не стільки в закритті KPI, а в чітко налагодженому процесі, який міг би працювати на рекрутера.

Чим виявилися для нас ці «болі»

Чому дослідження рекрутерських болей нам раптом стало важливим?
Тому що показники з найму не росли навіть з розширенням штату рекрутерів і сорсерів.

У нас був один кейс. Клієнту потрібно було дуже швидко закрити 50 позицій. Ми погодились, але у встановлений час змогли закрити тільки 20. Так, загалом, це був шикарний результат, і клієнт залишився задоволений. Він не вірив, що ми закриємо бодай кілька позицій за ці 3–4 тижні. Але шляхом розподіленої роботи сорсерів і рекрутерів чітко за проєктами нам вдалося закрити ці 20 позицій. Та 20 — це не 50.

Ми вирішили заглибитись у процес і зрозуміти, як працюють рекрутери і що їх може сповільнювати.

Головним і найпотужнішим стопером в роботі виявився неоптимальний робочий процес. Моє особисте спостереження ще в офлайн часи — десятки відкритих вкладок на робочому столі рекрутерів і ctrl+C / ctrl+V в дії. Я програміст (у минулому), тому одразу подумав, як легко можна спростити це за допомогою коду.

Меседж-темплейти, і як це нам допомогло

Першу версію продукту, який потім ми назвемо MakeDeal (насправді, ми ще думаємо над назвою), ми написали за пʼять робочих днів. Це не був «продукт» у серйозному значенні, просто extension для браузера, який дозволяв робити меседж-темплейти та вставляти їх у текстове поле месенджера LinkedIn. Інтерфейс, додаткові функції — над цим ми не думали. Ми просто хотіли позбутися ctrl+C / ctrl+V і десятка відкритих вкладок, документів і таблиць. Ось як це виглядає в адмінці:

Що було далі?

Далі поступово рекрутери почали користуватися extension і відзначати його зручність. Дуже скоро ми зрозуміли, що можна розширити функціонал, тому що вже від працівників ми отримували фідбек і прохання зробити так, щоб темплейти можна було групувати, шерити, щоб вони додавались на тільки в LinkedIn, а на інших платформах також.

Тут, мабуть, почалась історія нашого продукту, на якій я не дуже хочу зупинятися. Але хочу відзначити те, що змогло допомогти вирішити болі, про які я згадував вище.

Головне і найперше — це те, що функція Templates повністю закрила проблему вкладок, доків і тулів, у яких доводилось працювати одночасно. Тепер процес листування виглядає так: сорсер або рекрутер відкриває LinkedIn, Djinni, DOU або інший job board, натискає іконку MakeDeal у будь-якому текстовому полі й обирає із списку потрібний темплейт. Легко!

Але якщо темплейтів багато (а їх у рекрутерів справді багато), що тоді? Скролити стрічку? Це пришвидшить роботу, але не надто.

Ми вирішили, що краще розділити темплейти на проєкти. Додали функцію Projects. Потім дали вибірковий доступ до проєктів, щоб можна було розділити темплейти під кожну рекрутмент-кампанію і додати тих членів команди, які безпосередньо залучені.

Які метрики ми використовуємо в наймі

Наступна глобальна проблема стосувалася KPI, показників для стабільного результату, розуміння, як закрити більше вакансій. Її можна вирішити, тільки залучивши аналітику і метрики, ефективні в наймі. Для нас виявилися найбільш ефективними такі показники:

• кількість переглянутих профілів кандидатів;
• кількість відправлених (і прийнятих) конектів;
• кількість надісланих повідомлень.

Тобто що вищі цифри цих показників, то швидше та якісніше закривалася позиція. Тому саме ці метрики стали основою нашої аналітики в MakeDeal — і це Leaderboard.

Ми зробили це так: система рахувала показники для кожного рекрутера / сорсера в real-time. На виході можна було отримати звіт p кожного за будь-який період роботи. Найвищі показники робили працівника Top Performer. Працівники з найкращими результатами показуються вгорі Leaderboard і відзначаються переможними іконками.

Приклад з реального життя: завдяки Leaderboard й аналітиці ми зрозуміли, що з пʼяти сорсерів, які працювали на той момент, два фактично не справлялися зі своїми мінімальними обов’язками.

Як ми покращили мотивацію рекрутерів

Найбільш позитивно Leaderboard вплинув на мотивацію. Я пам’ятаю, як ми найняли рекрутера-джуна, і за місяць він не виконав план. Не розумів чому. Тоді ми ще не вивели мінімальних показників з аналітики. Побачивши в кінці місяця, що він the lowest performer, він образився. Але відтоді почав працювати, і за два тижні обійшов Топа. Чисто на ентузіазмі зробив більше, ніж він робив до того.

Leaderboard з аналітикою:

Що ми фактично отримали

За допомогою внутрішньої тули й автоматизації ми зберегли час і покращили мотивацію рекрутерів і сорсерів. А також:

• ми зекономили пʼять годин на тиждень рекрутерам і сорсерам за допомогою темплейтів;
• ми зекономили від 45 хвилин до години кожному на день на підрахунок статистики та репортинг ліду;
• ми визначили чіткі метрики, які допомагають виконувати KPI, наймати більше та швидше.

Звісно, це не все. AI — дуже корисний тренд в рекрутменті, тому ми також його використовуємо. Але те, як ми додаємо AI, як використовуємо ChatGPT і як спрощуємо скоринг CVs — це вже тема наступної статті. Якщо комусь цікаво знати більше про наш процес або технічні деталі та запроваджені рішення, ми завжди відкриті до комунікації.