Скрам по-гуцульськи, або Як пов’язані проєктний менеджмент і відновлення хати в Карпатах

Слава Іссу, дорогенькі! Ні-ні-ні, не лякайтесь ця стаття далі не буде про онлайн-церкву чи щось схоже.

Далі буде про двійко речей, які я безмежно люблю: Гуцульщину і проєктний менеджмент. Останнє я полюбила трішки давніше, і вже більше семи років допомагаю і командам, і клієнтам, і компаніям виконувати поставлені перед ними цілі.

Щодо Гуцульщини — то цей чарівний край заполонив моє серце рік тому, а відтак я загорілась ціллю мати там свій дім. Мене довго переконували будувати власний будинок, але хто ж обирає легкі шляхи? — подумала я, і зупинилась на старій деревʼяній гуцульській хаті високо у горах, зведеній 1964 року.

Так-от, у лютому минулого року стартанув мій найулюбленіший проєкт «Хатинка». Саме про те, як мені стали у пригоді мої професійні скіли, як я організувала свою команду мрії з місцевих гуцулів, планувала, забезпечувала делівері і вчасний репортиннг, все це часто дистанційно — хочу поділитись тут.

Знаю, що нині попит на старі домівки у горах росте, місцеві дуже тішаться, що життя знову повертається на горби, а я тішитимусь, якщо мій досвід стане корисним. І не обовʼязково у будівництві чи реставрації, адже майже все те, що ми робимо в повсякденному житті — проєкти різних масштабів.

Проджект старт: дискавері

Уже декілька днів після візиту до Верховини я живу думками про свою хатину в Карпатах. Відразу відкинула побудову котеджу чи А-фрейму, оскільки знаю, що хочу саме стару гуцульську хатину. Таку з колоритом, автентикою, історією...
Рівно через тиждень мчу в Косівський район дивитись хатину. Дуже сподіваюсь, що не буде «очікування-реальність», і мій рієлтор (так, вони добрались уже і до Карпат) не надто прикрашав опис хатини чи її світлини, як-то часто буває з описами вакансій.

Що ж, дивилась я декілька хаток, щоб дати собі можливість вибору, але моєю стала саме та перша, яку побачила на OLX. Як тільки ступила на поріг там — відчула, що це саме те: мій новий найцікавіший проєкт (ще не знала, наскільки цікавий), мій новий дім.

Трішки менше двох тижнів зайняла вся документна бюрократія, а далі в мене на руках ключі від домівки та два гектари землі «на перспективу». Загалом, от до моменту укладання угоди купівлі-продажу все було більш-менш структуровано, хоч і не завжди до кінця зрозуміло.

А от що робити далі — інструкції не було. Кажу собі: «Вітаю, тепер ти і замовник, і менеджер, і фасилітатор», розуміючи, що легко не буде точно, але це досвід. Найперше за що взялась — дискавері.

Зі свого попереднього досвіду в менеджменті засвоїла, що дискавері (асесмент, дип-дайв тощо) — важлива фаза перед стартом роботи над проєктом. Триває вона 2-4 тижні, а її результат — наявність чіткішого розуміння технічних деталей, дизайн чи коригування подальшої роадмапи, розуміння скоупу, а також відповідно ресурсу, який потрібно буде для імплементації роадмапи.

Своє дискавері в селі я проводила самостійно з підрядником (той самий, що був рієлтором, оскільки він — єдиний, кого я знала з тепер уже свого села). Аби використовувати час ефективно, планувала візити в село у два етапи.

Важливо зазначити, що все це відбувалось взимку, коли заїзд під хату неможливий, а дорога, в принципі, більше схожа на трасу виживання. Це як онсайт візит до клієнта, де дорога з України займає безліч часу, дуже виснажує, час на активну роботу обмежений, і від цього залежатиме все подальше планування проєкту.

Мій перший візит обмежився оглядом всього господарства, ревізією і «документацією» знахідок.

Так, я розділила фронтенд і бекенд — зовнішні і внутрішні роботи, і почала накидувати беклог задач. Насправді, як і з комерційним проєктом (окрім певних випадків), важко відразу скласти весь беклог та декомпонувати задачі до рівня фіч: те ж і з хатиною, особливо, не маючи досвіду ремонтів до цього.

«Шалена! Нащо ж братись за реставрацію, якщо нема такого досвіду?» — подумаєш ти, і будеш частково правий. Але лише частково! Роздивившись все, що в мене є у хаті, основні матеріали, використані в будівництві, я постворювала собі епіки.

Моїми епіками стали переважно кімнати, у яких потрібно було проводити роботи, а також я вивела декілька загальних епіків, як от «Інтернет», «Світло» і «Вода». Маючи свій хайлевельний беклог, я почала складати роадмапу для проєкту, проставляючи пріоритети та визначаючи залежності між процесами.

Свої ідеї та припущення я валідувала зі знайомими майстрами, і кожна така валідація зазвичай закінчувалась додатковими задачами, що з’являлись у моєму беклозі.

Другий візит у село був ще більш предметний. До того моменту мені пощастило знайти «техліда». У мене немає технічного досвіду, тому досвідчений техлід на проєкті — мій кращий друг і порадник.

Виявилось, що сусід, який допомагав витягувати мою машину з болота, де вона безнадійно погрузла, майстер. Так у мене в команді з’явився техлід Микола. Саме разом з ним ми проходились списком задач, які в мене вже були прописані, і розбивали їх на дрібніші.

Так, епік «Ванна» розрісся з 8 тасок до більше 120. Маючи вже роадмапу, беклог, естіймейти від Миколи і розуміння кількості ресурсів (не повне ж, звісно) у травні впевнено приступаємо до фактичного етапу робіт!

Імплементація

Команда і ролі

Вважаю, що у кожному проєкті найважливіше — команда! Що ж, із собою я вже трішки познайомила. Наголошу лиш, що у проєкті «Хатинка» я на себе натягла декілька ролей:

• звичну мені роль PМ та Scrum master, що передбачала планування, фасилітацію, менеджмент УСІХ аспектів, контроль та репортинг;
• роль замовника, що визначає пріоритети роботи над «Хатинкою, погоджує скоуп, контролює команду роботу, приймає роботу, комунікує фідбек на всіх етапах, а ще платить за все;
• роль дева, але з привілеями вибору задач, над якими працювати.

До речі, такий експеримент подарував декілька важливих інсайтів у комунікації між різними ролями на проєкті, якими поділюсь трохи згодом.

Про техліда Миколу вже теж трішки згадувала. Саме він став моїм містком на початку комунікації між мною і рештою команди — «девами», які виявились дуже cross-functional: треба класти підлогу — кладуть, треба заливати стяжку — заливають, облицьовувати криницю — теж можуть.

І завдяки детальному й нудному плануванню, кропіткому розрахунку матеріалів, скіловості майстрів і ітеративному підходу вдалось працювати з мінімальними відходами і всього лише з одним факапом за весь час. Хіба ж не показник злагодженості роботи команди?

Фреймворк і цінності

Відверто кажучи, приступати до робіт було трохи страшно, оскільки їхній обʼєм невпинно зростав з кожним «а давай ще це глянемо?». Особливо, коли всі витрати — твої теж.

Важливо також додати, що багато часу, особливо на старті проєкту, коли не було ні води, підведеної у хату, ні інтернету, я не могла довго перебувати на локації, щоб стежити за роботою, тому треба було переконатись, що я працюю із командою, якій можу довіритись.

Техлід Микола порекомендував мені декількох майстрів, і ні, у нас не було довгої співбесіди, бо зараз знайти скілового майстра в селі — не така вже й проста задача. Але з усіма ми домовились про певні особливості нашої співпраці. Аджайл співпраці. Для мене був очевидним вибір скраму як фрейм методології гнучкої роботи.

Цікаво, що між скрам цінностями та гуцульськими принципами більше, ніж може здатись на перший погляд. Отож і основні цінності цього фреймворку легко інтерпретувати основними цінностями місцевих.

Commitment — моя гуцульська команда мрії легко коміталась на те, що для них було зрозуміло, і завжди дотримувались свого слова. Звісно, період сінокосу чи збору ягід і грибів було враховано, оскільки у той час ніхто нічим іншим не займається.

Courage — бажання і завзяття працювати із чимось новим. Для мене дуже важливо дати тиммейтам можливість проявлятись, особливо там, де я не маю достатньої компетенції. Ну і для гуцулів зробити щось, у чому ти сумніваєшся — особливий вид прояву своїх талантів.

Focus — поки обшиваємо стіни, більше нічого не чіпаємо, до прикладу. Такий підхід допомагав мені ітеративно швидше досягати результатів, швидше бачити прогрес і краще менеджити фінанси.

Respect — тільки, якщо ти його заслужив. Особливість гірських людей у тому, що життя у горах вимагає багато як фізичної, так і розумової праці, щоб забезпечити собі якомога зручніший побут.

Про працьовиту людину гуцули кажуть «Добрий ґазда», але це звання, як і повагу гуцула треба заслужити своєю працею. Мені теж знадобився певний час, щоб довести свій авторитет, а не бути просто спонсором цього проєкту. Паралельно із задачами, якими займались хлопці, я займалась реставрацією меблів.

Коли перша тумба стояла готова після багатоетапної реставрації, я почула «що то є тумба відновлена руками гуцульської майстрині», і це був найкращий комплімент і визнання моїх вмінь.

Openness — на будь-яку пропозицію чи побажання зі своєї сторони завжди чула від команди, що їм треба порадитись (це теж дуже по-гуцульськи — ухвалювати рішення колективно, щоб усі з ним були згодні). Кожна ідея була проговорена, а з часом — втілена у життя.

Останнє, але найважливіше — church calendar. Без жартів. Забудь про все те, що було написано вище, якщо сьогодні церковне свято. Не буде нічого. Мої друзі жартують, що поруч із плануванням, розрахунками, екселями в мене збережений церковний календар на поточний рік.

Скрам-івенти

Підібравши талановиту команду, проговоривши основні цінності та принципи, якими керуємось, та маючи нескінченний беклог задач, ми домовились із хлопцями як побудуємо роботу так, щоб усім було комфортно поєднувати особисте життя, виконання запланованих задач, контроль і прийом роботи. Скрам івенти добре вписались у нашу взаємодію:

Sprint planning — мої з командою спринти тривали тиждень. Перед початком нового тижня ми визначали, над чим буде працювати вся команда, що потрібно для того, щоб забезпечити безперебійну робочу (матеріали, інші ресурси — коні, наприклад, чи то домовитись із місцевим вендором про щоденне постачання обідів. Так, у селі ніхто не працює, якщо обід не додається до зарплати).

Sprint grooming — паралельно з поточними спринтами я у ролі Product Owner постійно підготовляла фронт робіт на майбутні наші ітерації. Оскільки багато задач були доволі комплексними і вимагали багато різних розхідників — доводилось думати про них задовго наперед.

Розпишу один з таких кейсів. Я вже згадувала про ванну: так-от, перед тим, як покласти плитку на підлогу, потрібно було залити стяжку. Щоб залити стяжку, треба було привезти всі матеріали. Враховуючи вагу та кількість матеріалів треба було робити дві поїздки машиною, а оскільки я приїжджала здебільшого на вихідних, треба уже закласти два тижні до початку робіт.

До залиття стяжки також потрібно розмітити всі виходи сантехніки, купити трапи (сток) для душової, оскільки він має бути вмонтований у стяжку, щоб вкінці бути в рівень з плиткою у ванній (це і був єдиний наш факап: стяжку залили, а трап я привезла тиждень потому. Довелось переробляти, а це час робочих і, відповідно, мої гроші).

Одним словом, постійний грумінг дозволяв уникнути простоїв команди, оптимізувати роботу і витрати також.

Daily stand-ups — у моєму випадку вечірній зідзвон. Ні, це не Zoom-дейлі, але ми завжди зідзвонювались з Миколою, він розповідав про прогрес, про нюанси, якщо якісь виникали. Якщо ж якась частина роботи була повністю завершена — на мене чекало вайбер відеодемо.

Постійний елайнмент на прогресі допомагав мені краще розуміти поточний статус, швидко вирішувати проблеми, які виникали і коригувати плани за потреби.

Sprint retros & team time — гуцули дуже вразливі і ніжні, коли мовиться про фідбек. Свої ретро я планувала разом з маленькими тимбілдингами, щоб згладити кути, якщо вони починали ставати гострими.

Так, тимбілдинги з гуцуликами в Карпатах. Хіба ж не проєкт мрії? Ми збирались на річці в спекотний день і говорили там про все — роботу зокрема, я готувала вечерю і запрошувала всіх пригощатись.

Ми всі ласували кавунами, що я привозила декілька разів, коли нестерпно пекло сонце серпневими обідами. Окрім того, що це мої робочі, я старалась не забувати, що це у першу чергу — люди, яким хочеться поговорити, послухати, просто побути разом.

Основні інсайти, які працюють для мене і моїх команд

• Плануйте! Добре плануйте. Перевіряйте план і переплановуйте за потреби. Так, це забирає багато часу на початку, але це економить його потім. Як і людський ресурс, нерви і фінанси.
• Довіряйте своїй команді. Обирайте людей, які розділяють ваші цінності, дозволяйте їм робити те, що вони добре вміють, і дозволяйте експериментувати (звісно, контролюючи і перевіряючи результат).
• Будьте зразком. Будьте «у човні» разом зі своєю командою, працюйте пліч-о-пліч, робіть складні речі зрозумілими, тоді й ви ставатимете зрозумілими і легкими в роботі.
• Просіть про допомогу і пораду. Ваша команда може знати відповіді на багато запитань, і попросити допомогу — не прояв некомпетентності, а всього лиш можливість для інших проявити свої знання чи вміння. Поділюсь на останок історією: моя криниця виглядала так собі. Я планувала привести її до ладу, але не зовсім мала розуміння, що саме для цього треба. Запитала своїх хлопців, що вони б зробили і вау! — у мене найкрасивіша криниця тепер. Гуцули порадили назбирати каміння і облицювати ним криницю. Йшли за камінням ми всі з конем і фірою, багато говорили, вибирали найкрасивіші камінці, а потім усі разом пішли до найглибшого місця на нашій річці Безульці, і мочили ноги у холодній воді під палючим сонцем.




• Покажіть свою цінність. Люди поважають вас не за звання, а за те, що ви вмієте робити.
• Хев фан! Отримуйте насолоду від того, що ви робите, і впевніться, що вашими тиммейтам теж до вподоби те, що ви робите разом.